10 Nützliche Microsoft Outlook Tipps und Tricks, die Sie Wissen Sollten

Outlook oder Microsoft Outlook ist ein persönlicher Organizer aus der Office-Anwendungssuite von Microsoft. Es bietet eine All-in-One-Lösung für all Ihre Bürobedürfnisse, mit Funktionen wie E-Mail-Verwaltung, Notizen, Kalender, Aufgabenverwaltung und Web-Browsing. Die Idee ist, die wesentlichen Funktionen an einem Ort verfügbar zu machen, sodass Sie die App nicht verlassen oder auf andere Anwendungen angewiesen sein müssen. So sparen Sie Zeit und sind produktiver und effizienter bei Ihrer Arbeit.

Wenn Sie die Anwendung selbst nutzen oder kürzlich gewechselt haben, finden Sie hier einige nützliche Microsoft Outlook Tipps und Tricks, die Ihnen helfen, das Beste aus der Anwendung herauszuholen.

1. Stellen Sie eine Abwesenheitsnotiz in Outlook ein

Für diejenigen, deren Arbeit die Interaktion mit Kunden oder Teamkollegen aus verschiedenen Zeitzonen umfasst, ist es nicht immer möglich, den ganzen Tag über auf Nachrichten zu antworten. Ganz zu schweigen davon, dass es Zeiten gibt, in denen Sie am Wochenende verreisen und denjenigen, die Sie kontaktieren, mitteilen möchten, dass Sie derzeit nicht verfügbar sind. Glücklicherweise gibt es mit Outlook einen praktischen Trick, um mit einer solchen Situation umzugehen. Öffnen Sie dazu Microsoft Outlook im Web, tippen Sie auf das Einstellungen-Symbol oben und wählen Sie Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Wählen Sie hier Automatische Antworten und schalten Sie den Schalter neben Automatische Antworten aktivieren um. Je nach Ihrem Arbeitszeitplan können Sie nun die Start- und Endzeit festlegen und auf Speichern klicken.

2. Erstellen/Ändern Sie Ihre E-Mail-Signatur in Microsoft Outlook

Eine E-Mail-Signatur gilt als eine der besten Praktiken, um Ihre E-Mail zu beenden. Sie umfasst Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten, die für den Empfänger nützlich sein können, wenn er versucht, Sie zu erreichen. Um eine E-Mail-Signatur zu erstellen, öffnen Sie Microsoft Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Wählen Sie von hier E-Mail und tippen Sie auf Verfassen und Antworten. Sie sehen nun ein Fenster mit verschiedenen Textformatierungsoptionen. Darüber hinaus haben Sie auch die Möglichkeit, ein Bild oder eine Vorlage hochzuladen, um es als Ihre Signatur zu bearbeiten. Sobald Sie fertig sind, können Sie bestimmte Einstellungen und Optionen von unten aktivieren oder deaktivieren. Und klicken Sie auf Speichern. Um diese Signatur zu verwenden, tippen Sie im Verfassen-Fenster auf die drei horizontalen Punkte und wählen Sie Signatur einfügen.

3. Fügen Sie ein Inline-Bild in eine E-Mail ein

Obwohl Sie ein Attachment auf herkömmliche Weise hinzufügen können, bietet Microsoft Outlook einen praktischen Trick, um Ihr Attachment inline mit dem Text Ihrer E-Mail zu platzieren. Dies kann nützlich sein, wenn Sie möchten, dass der Empfänger das Attachment nicht verpasst. Gehen Sie dazu zu Outlook und klicken Sie auf Neue Nachricht. Tippen Sie im Verfassen-Fenster auf das kleine Bildsymbol rechts neben dem Attachment neben der Schaltfläche Senden und Verwerfen. Wählen Sie nun das Bild aus, das Sie hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Auswählen.

4. E-Mail senden rückgängig machen

Wenn Sie E-Mails mit verschiedenen Empfängern hin und her austauschen, kann es manchmal passieren, dass Sie versehentlich an die falsche Person antworten. Mit Outlook können Sie jedoch solche Situationen verhindern, indem Sie die Funktion “Senden rückgängig machen” verwenden. Um dies zu nutzen, müssen Sie zunächst diese Funktion aktivieren. Öffnen Sie dazu Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Tippen Sie hier auf E-Mail und wählen Sie Verfassen und Antworten. Scrollen Sie nun nach unten, um Senden rückgängig machen zu finden, und ziehen Sie den Schieberegler, um die minimale Zeit (in Sekunden) festzulegen, die zwischen dem Senden einer Nachricht und dem Rückgängigmachen des Sendens liegen soll. Klicken Sie schließlich auf Speichern. Sobald dies eingerichtet ist und Sie eine E-Mail an jemanden senden, sehen Sie die Option Senden rückgängig machen für die nächsten 10 Sekunden. Um das Senden rückgängig zu machen, tippen Sie auf die Schaltfläche.

5. Eingehende E-Mails durch Regeln verwalten

Wenn Ihr Posteingang mit einer Menge E-Mails überflutet wird, können Sie Regeln festlegen, um die eingehenden Nachrichten zu filtern und Ihren Posteingang aufgeräumt zu halten. Gehen Sie dazu zu Outlook > Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Tippen Sie von hier auf E-Mail und wählen Sie Regeln. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Neue Regel hinzufügen und geben Sie ihr einen Namen. Wählen Sie nun eine Bedingung und eine Aktion für die ausgewählte Bedingung aus. Klicken Sie auf Speichern.

6. Junk-E-Mail verwalten

Neben dem Festlegen von Regeln ist eine weitere Möglichkeit, unnötige E-Mails in Ihrem Posteingang zu vermeiden, den Benutzer oder die Domain zu blockieren, von der sie kommen. Gehen Sie dazu zu Outlook und klicken Sie oben auf Einstellungen. Klicken Sie dann auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen, wählen Sie E-Mail und tippen Sie auf Junk-E-Mail. Klicken Sie im rechten Bereich auf die Schaltfläche Hinzufügen unter Blockierte Absender und Domains, um die E-Mail oder Domain hinzuzufügen, von der Sie keine E-Mails mehr erhalten möchten. Klicken Sie schließlich auf Speichern. Ebenso, um sicherzustellen, dass Sie keine E-Mail von einer Person oder Domain verpassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen unter Sichere Absender und Domains und fügen Sie die E-Mail-Adresse oder den Domainnamen hinzu.

7. Die Standard-Absenderadresse festlegen

Wenn Sie mehr als ein Konto mit Outlook verbinden, haben Sie die Möglichkeit, die primäre E-Mail auszuwählen, von der aus Sie standardmäßig E-Mails senden möchten. Um eine E-Mail als Standard festzulegen, öffnen Sie Outlook und tippen Sie auf das Einstellungen-Symbol oben rechts. Wählen Sie von hier Alle Outlook-Einstellungen anzeigen und tippen Sie auf E-Mail. Wählen Sie dann E-Mail synchronisieren, und scrollen Sie im rechten Fenster nach unten, um Standard-Absenderadresse festlegen zu finden. Klicken Sie nun auf die Dropdown-Schaltfläche und wählen Sie die E-Mail aus, die Sie als Ihre Standard-Absenderadresse festlegen möchten, und klicken Sie auf Speichern.

8. E-Mail an mehrere Personen senden

Wenn Sie Nachrichten an mehrere Personen gleichzeitig senden möchten, ermöglicht Ihnen Outlook genau das mit Gruppen. Gehen Sie dazu zu Microsoft Outlook und tippen Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe im linken Bereich. Geben Sie im Popup-Fenster Ihrer Gruppe einen Namen und eine Beschreibung und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie nun auf dem nächsten Bildschirm den Namen oder die E-Mail-Adresse der Teilnehmer ein, die Sie zur Gruppe hinzufügen möchten, und klicken Sie auf Hinzufügen. Sobald Sie fertig sind, können Sie alle Gruppenmitglieder ganz einfach gleichzeitig anschreiben.

9. Kalender teilen

Outlook verfügt über einen integrierten Kalender, der Ihnen hilft, Ihren Zeitplan und bevorstehende Ereignisse im Auge zu behalten. Wenn Sie ein Ereignis hinzufügen, wird es im Kalender markiert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung dafür, je nach Ihren festgelegten Präferenzen. Sie können dann den Kalender mit anderen Personen teilen, um ihnen zu ermöglichen, den Eintrag anzuzeigen oder zu ändern. Gehen Sie dazu zu Outlook und tippen Sie auf das Kalendersymbol im linken Bereich. Klicken Sie von hier auf die Schaltfläche Teilen oben rechts (neben Drucken), und geben Sie im Popup den Namen der Person oder deren E-Mail-Adresse ein. Wenn Sie gefragt werden, Berechtigungen zu erteilen – können Sie entweder erlauben, dass sie alle Details anzeigen oder bearbeiten. Klicken Sie, sobald Sie fertig sind, auf Teilen.

10. Aktionen anpassen

Microsoft bietet in Outlook schnelle Aktionen, die neben einer Person oder einer E-Mail erscheinen, um Ihnen zu helfen, schnelle Aktionen sofort auszuführen. Darüber hinaus ermöglicht der Dienst auch, diese Aktionen anzupassen und die auszuwählen, die Sie häufig verwenden. Um diese Aktionen anzupassen, öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Einstellungen > Alle Outlook-Einstellungen anzeigen. Wählen Sie nun E-Mail und tippen Sie auf Aktionen anpassen. Markieren Sie im rechten Fenster das Kontrollkästchen neben den Aktionen, die Sie für Schnellaktionen und Nachrichtenoberfläche sehen möchten. Klicken Sie schließlich auf Speichern.

Das sind einige der Tipps und Tricks, die Sie verwenden können, um das Beste aus Microsoft Outlook herauszuholen. Beachten Sie, dass es noch einige andere Funktionen und Tipps gibt, die im Premium-Abonnement von Outlook verfügbar sind. Da jedoch viele Benutzer Microsoft Outlook als ihren bevorzugten E-Mail-Dienst nutzen, behandelt dieser Artikel die Funktionen der kostenlosen Version von Outlook. Wenn Sie es nützlich finden, ziehen Sie in Betracht, es mit Ihren Freunden und Ihrer Familie zu teilen.