ContractZen Bewertung: Vertragsmanagement und digitale Governance leicht gemacht

Angesichts des ständig wachsenden Wettbewerbs zwischen Unternehmen ist es leicht zu erkennen, welchem enormen Druck Unternehmensleiter ausgesetzt sind – insbesondere wenn es um Vertragsmanagement und digitale Governance geht.

Oft führt dies zu einem Verlust an Produktivität oder zu einem Missmanagement wichtiger Daten. Dies geschieht typischerweise, wenn wichtige Unternehmensdokumente nicht an zentralen Orten gespeichert werden und Entscheidungsträger im Unternehmen (wie C-Level-Führungskräfte und der Vorstand) keinen Zugang zu den Informationen und Dokumenten haben, die sie benötigen, wenn sie sie benötigen.

Unternehmen benötigen eine digitale Governance-Lösung, die in der Lage ist, das Unternehmensdateimanagement zu unterstützen und Werkzeuge anzubieten, die es den Nutzern ermöglichen, kritische Geschäftsdokumente sicher an einem sicheren, zentralen Ort zu speichern und zu teilen.

In diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie ContractZen C-Level-Führungskräften sowie Vorstandsmitgliedern hilft, das Vertragsmanagement zu verbessern und wichtige Geschäftsdokumente auf sichere und effiziente Weise zu speichern.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ContractZen?
• Optimierung des Vertragsmanagements innerhalb der Organisation
• Nutzen Sie ein vollständig digitales, modernes Meeting-Portal
• Lassen Sie Dokumente schnell mit elektronischen Signaturen unterzeichnen
• Preise
• Fazit

Was ist ContractZen?

Gegründet im Jahr 2014, ist ContractZen ein B2B-Cloud-Service, der ein All-in-One-Digital-Hub für Unternehmensführung bietet.

Hier ist eine schnelle Übersicht über die angebotenen Funktionen von ContractZen:

• Vertragsmanagement. Es ermöglicht Ihnen, Verträge von einem zentralen Ort aus hochzuladen, zu speichern und zu verwalten.

• Meeting-Management. Sie können Meetings einfach planen, die Tagesordnung besprechen und den gesamten Meeting-Prozess digital verwalten.

• Datenräume. Es bietet sichere, virtuelle Datenräume für Prüfungssituationen, in denen Nutzer Dokumente mit Kunden oder anderen Personen außerhalb der Organisation teilen können, z.B. für Finanz- und Steuerprüfungen.

• E-Signaturen. Ermöglicht es Ihnen, Dokumente schnell und sicher über integrierte E-Signatur-Lösungen unterzeichnen zu lassen.

Optimierung des Vertragsmanagements innerhalb der Organisation

Wenn es um rechtliche Angelegenheiten geht, wird das Dilemma zwischen Kontrolle und Geschwindigkeit durch den Mangel an Sichtbarkeit in Verträge erheblich verschärft. Denken Sie so darüber nach: Wenn Sie keinen Zugang zu wichtigen Unternehmensdokumenten haben, haben Sie weniger Kontrolle über Situationen wie Fusionen und Übernahmen.

Dies ist ein ernstes Anliegen, da Verträge die Bedingungen des ausgetauschten Wertes enthalten. Wenn Sie den richtigen Wert für Vereinbarungen nicht sicherstellen können, könnte Ihr Unternehmen viel Geld verlieren.

Um zu beginnen, ermöglicht eine bessere Sichtbarkeit in Verträge, dass Sie ablaufende Verträge verhindern und den Überblick über Erneuerungen behalten. Verschiedene Abteilungen eines Unternehmens arbeiten zusammen, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Schritte im Vertragsmanagementprozess befolgt werden.

Das Management von Verträgen wird noch komplexer, wenn man andere Faktoren wie mehrere Bürostandorte, Sprachen und Zeitzonen berücksichtigt. Darüber hinaus kann die manuelle Verwaltung von Verträgen zu menschlichen Fehlern, Verzögerungen im Vertragszyklus und begrenzter Kontrolle über den Vertragsprozess führen.

Deshalb ist es entscheidend für ein Unternehmen, in der Lage zu sein, Änderungen zentral in Echtzeit zu steuern und zu verfolgen. Durch die Automatisierung von Vertragsmanagementaktivitäten können Unternehmen verhindern, dass Informationssilos entstehen, die Kontrolle verbessern und die Vertragsentstehungszeit erheblich reduzieren.

Das Drag-and-Drop-Tool von ContractZen ermöglicht es Ihnen, mehrere Dateien (einschließlich vorhandener Dokumente) schnell auf einmal in die cloudbasierte Lösung zu importieren. Es ermöglicht Ihnen auch, Dokumente per E-Mail zu versenden, was die Dinge für Unternehmen, die remote arbeiten, mehrere Standorte haben oder E-Mails mit Anhängen erhalten, die direkt in eine Vertragsmanagement-Plattform importiert werden müssen, unglaublich einfach macht.

Mit ContractZen können Sie automatisierte E-Mail-Erinnerungen für Verträge festlegen, die Teammitglieder über wichtige bevorstehende Termine informieren. Es verfügt über ein integriertes Metadaten-Tagging-System, das dynamische Ordner erstellt, die es Ihnen ermöglichen, schnell nach Ihren Verträgen zu suchen und darauf zuzugreifen.

Die metadatenbasierte Speicherimplementierung von ContractZen ermöglicht es Ihnen, Dokumente basierend auf der Art der Informationen, die sie enthalten, zu organisieren.

Sie können die visuelle Vertragskennzeichnung verwenden, um Metadaten festzulegen und den Vertrag, den Sie suchen, schnell zu finden. Wenn Sie beispielsweise verschiedene Arten von Verträgen speichern – wie Lizenzen, NDAs und Mietverträge – können Sie für jeden von ihnen ein separates Tag erstellen.

Eine metadatengetriebene Dokumentenorganisation hilft Ihnen auch, leicht auf alle verbundenen Dokumente zuzugreifen, nicht nur auf Verträge. Sobald Ihre Dokumente nach Metadaten-Tags organisiert sind, können Sie verwandte Dokumente auf verschiedene Weise miteinander verbinden.

Infolgedessen müssen Ihre Teammitglieder keinen Weg finden, um Dokumente logisch zu organisieren. Es ist auch erwähnenswert, dass Benutzer mit ContractZen Kommentare zu Dateien posten und miteinander über verschiedene Dokumente sprechen können, anstatt durch Dutzende von E-Mail-Threads zu sichten.

Nutzen Sie ein vollständig digitales, modernes Meeting-Portal

ContractZen ermöglicht es Ihnen, Verkaufsanrufe, Vorstandssitzungen und Führungssitzungen digital zu verwalten, was die Produktivität der Arbeit erhöht. Dies ist hilfreich für alle Arten von Unternehmensbesprechungsszenarien, sei es eine jährliche Hauptversammlung oder eine einfache Produktdemonstration.

Das Meeting-Portal bietet Ihnen Zugang zu einem vollständig digitalen Meeting-Prozess, der alles von der Planung des Meetings bis zur Unterzeichnung von Verträgen und Dokumenten abdeckt. Sie können schnell Meeting-Agenden und Protokolle erstellen. ContractZen verfügt auch über ein Überprüfungstool, mit dem Sie Feedback von Teilnehmern sammeln können.

Darüber hinaus verfügt es über einen leistungsstarken, integrierten Meeting-Planer, der sich um die Suche nach geeigneten Zeitfenstern für die Planung von Meetings kümmert. So müssen Sie kein separates Tool zur Planung von Unternehmensbesprechungen verwenden. Es ermöglicht Ihnen auch, Meeting-Einladungen mit einem einzigen Klick zu senden und E-Mail-Erinnerungen zu automatisieren.

ContractZen ermöglicht es Ihnen, Aufgaben und Verpflichtungen zu erstellen, zu priorisieren und nachzuverfolgen, nachdem sie während der Meetings vereinbart wurden. Sie können die Meeting-Agenda und andere Materialien sicher mit Ihren Teammitgliedern teilen.

Hier sind einige der Hauptvorteile einer vollständig digitalen Meeting-Plattform für C-Level-Führungskräfte und Vorstandsmitglieder:

2. Finden und planen Sie einfach einen Meeting-Zeitpunkt, der für alle Beteiligten geeignet ist

3. Ermöglichen Sie dem Vorstand interne Diskussionen

4. Teilen Sie die Meeting-Agenda und Materialien auf sichere Weise

5. Bietet Werkzeuge, die die Arbeit der Vorstandsmitglieder erleichtern (wie MeetingBook mit persönlichen Kommentar- und Annotationswerkzeugen)

6. Protokollieren Sie die Sitzungsprotokolle direkt im Portal

7. Organisieren Sie mühelos die Kommentarrunde für den Entwurf der Sitzungsprotokolle

8. Überwachen Sie einfach die während der Meetings vereinbarten Aufgaben

9. Effiziente und umfassende Suchfunktionen

Mit ContractZen können C-Level-Führungskräfte und Vorstandsmitglieder die besprochenen Themen einfach mit Schlüsselwörtern (Tags) markieren, die den Nutzern helfen, den Entscheidungsprozess im Nachhinein nachzuvollziehen.

Lassen Sie Dokumente schnell mit elektronischen Signaturen unterzeichnen

Hier sind einige der Gründe, warum es wichtig ist, dass C-Level-Führungskräfte Dokumente elektronisch unterzeichnen:

• Es ist einfacher, schneller und sicherer. Kunden können Dokumente elektronisch unterzeichnen, was das Kauferlebnis verbessert und Ihnen hilft, mehr zu verkaufen. Ein vollständig digitales Unterschriftensystem hilft auch dem Management oder den Vorstandsmitgliedern, die Sitzungsprotokolle schnell und sicher zu unterzeichnen.

• Schließen Sie Geschäfte schneller ab. Elektronisches Unterzeichnen ermöglicht es Ihnen, Geschäfte abzuschließen, ohne Ihren Wettbewerbern eine zweite Chance zu geben. Mit anderen Worten, sobald ein Geschäft unterzeichnet ist, können Sie sicher sein, dass Sie den Verkauf gesichert haben.

• Es kann unterwegs erledigt werden. Digitales Unterzeichnen bedeutet, dass Sie Ihr Telefon oder Tablet anstelle von Stift und Papier verwenden können. Selbst wenn Ihr Kunde keine Zeit hat, um zu drucken und zu unterschreiben, kann er dennoch auf einem mobilen Gerät unterschreiben.

ContractZen ermöglicht es Ihnen, Ihr E-Signatur-System mit Ihrem Vertragsmanagement-Hub zu verbinden. So können Sie Dokumente einfach zur Unterzeichnung senden und deren Fortschritt vom Moment des Versendens bis zur Unterzeichnung und Speicherung in Ihrem Konto verfolgen.

Es integriert sich mit mehreren E-Signatur-Diensten, nämlich Assently, DocuSign, SignHere und Adobe Sign. Darüber hinaus unterstützen die virtuellen Datenräume, die Finanzverwaltung, das Vorstandportal und die Meeting-Management-Funktionen von ContractZen ebenfalls die E-Signatur-Integrationen.

ContractZen bietet eine Volltextsuche mit OCR-Funktionen. Wenn ein Dokument in ContractZen hochgeladen wird, wird es in textbasierte, durchsuchbare Informationen umgewandelt. Dadurch können Sie einfach nach dem suchen, was Sie suchen, anstatt das gesamte Dokument durchzugehen. Das Metadaten-Tagging-System für das Unterzeichnen und Verwalten von Dokumenten funktioniert ebenfalls auf die gleiche Weise.

Preise

Sie können mit ContractZen zu einem erschwinglichen Preis von 9,50 $ pro Benutzer und Monat (jährlich abgerechnet) beginnen, was Folgendes umfasst:

• Vertragsmanagement

• Meeting-Management

• Finanz- und Verwaltungsdokumente

• Unternehmensregister

• Virtueller Datenraum

• E-Signatur

• 50 GB Speicherplatz

• Unbegrenzte Anzahl von Verträgen

ContractZen bietet auch eine 30-tägige kostenlose Testversion für alle Kunden an. Und wenn Sie mehr als 50 Benutzer im Team haben, können Sie ein Angebot anfordern. Das Unternehmen bietet auch Rabatte für berechtigte gemeinnützige Organisationen an.

Fazit

ContractZen kann C-Level-Führungskräften und Vorstandsmitgliedern helfen, die Arbeitsabläufe im Vertragsmanagement zu verbessern und kritische Dokumente sicher zu teilen und zu speichern. Es bietet nützliche Funktionen wie E-Signaturen, vollständig digitales Meeting-Management, Vertragsmanagement und automatisierte E-Mail-Erinnerungen.

Welche Funktionen suchen Sie in einem Vertragsmanagement-Tool? Lassen Sie es uns wissen, indem Sie unten kommentieren.