Gmail Archivieren vs Löschen: Was ist der Unterschied & Wann sollte man sie verwenden?

Das Beherrschen von Gmail gehört zu den wesentlichen Fähigkeiten, die Sie erwerben sollten, da es das Verwalten Ihres Workflows erheblich erleichtert. Mit einer Menge Tipps und Tricks sollten Sie sich zuerst über die einfachen Dinge im Klaren sein. Ein solcher Aspekt ist das Archivieren oder Löschen einer E-Mail, was die meisten Menschen oft verwechseln.

Wenn Sie keine Ahnung haben, wo die E-Mail nach dem Archivieren geblieben ist, oder sich nicht sicher sind, wann Sie eine E-Mail anstelle des Archivierens löschen sollten, bleiben Sie dran, während wir Gmail Archivieren vs Löschen im Detail erkunden. Lassen Sie uns beginnen!

Was bewirkt das Archivieren einer E-Mail?

Um zu beginnen, was bewirkt das Archivieren einer E-Mail? Wenn Sie jemals versehentlich eine E-Mail auf Ihrem Telefon archiviert haben, dank der voreingestellten Wischaktionen, wissen Sie, dass sie aus dem Posteingang verschwindet. Das Archivieren bewirkt genau das, aber die E-Mail wird unter Alle E-Mails abgelegt, anstatt zu verschwinden. Das Gleiche passiert, wenn Sie eine E-Mail auf einem Desktop archivieren.

Das Hauptziel des Archivierens ist es, etwas aus dem Hauptbereich zu entfernen, es aber dennoch für zukünftige Referenzen aufzubewahren. In diesem Fall entfernt das Archivieren einer E-Mail sie aus Ihrem primären Posteingang und legt sie dort ab, wo sich alle Ihre E-Mails befinden. Der Hauptvorteil dabei ist, dass Sie Ihren Posteingang aufräumen und sich auf die E-Mails mit höherer Priorität konzentrieren können.

Darüber hinaus, wenn Sie sich fragen, was mit archivierten E-Mails passiert, wenn es eine Folge-E-Mail oder Antwort gibt, wird sie zurück in Ihren primären Posteingang verschoben, damit Sie wieder im Bilde sind. Das gesagt, hier ist, wie Sie eine E-Mail auf Ihrem Smartphone oder PC archivieren können –

Für Smartphones

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone.
2. Lange drücken Sie die E-Mail, die Sie archivieren möchten. Sie können mehrere E-Mails auswählen, wenn Sie möchten.
3. Tippen Sie auf die Archivieren-Schaltfläche im oberen Menü, wie im Bild unten gezeigt.
4. Darüber hinaus, wenn Sie die Wischfunktionen nicht geändert haben, können Sie nach links oder rechts wischen und Ihren Finger loslassen, um die E-Mail automatisch zu archivieren.
   

Befolgen Sie die folgenden Schritte, um auf Ihre archivierten E-Mails zuzugreifen oder sie zu dearchivieren.

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone.
2. Tippen Sie auf das Hamburger-Menü-Symbol (☰) in der oberen linken Ecke.
3. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Alle E-Mails. Sie finden Ihre archivierten E-Mails neben allen anderen E-Mails in Ihrem Posteingang.
4. Wenn Sie eine E-Mail dearchivieren möchten, drücken Sie lange darauf und klicken Sie auf das Kebab-Menü-Symbol (⁝) in der oberen rechten Ecke.
5. Tippen Sie auf In den Posteingang verschieben, um die ausgewählte E-Mail zu dearchivieren.
   

Für Desktop/PCs

1. Greifen Sie auf Ihren Gmail-Posteingang zu, indem Sie hier besuchen.
2. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den E-Mails, die Sie archivieren möchten.
3. Klicken Sie auf die Archivieren-Option in der Symbolleiste, wie unten gezeigt.
   

Um auf Ihre archivierten E-Mails zuzugreifen –

1. Greifen Sie auf Ihren Gmail-Posteingang zu, indem Sie hier besuchen.
2. Wählen Sie das Dropdown-Menü auf der linken Seite Ihres Posteingangs.
3. Geben Sie Alle E-Mails ein, wo Sie alle Ihre archivierten E-Mails finden können.
   
4. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den E-Mails, die Sie dearchivieren möchten, und klicken Sie auf die In den Posteingang verschieben-Option, wie unten gezeigt.
   

Darüber hinaus können Sie auch Filter erstellen, um eine E-Mail automatisch zu archivieren. Um dies zu tun,

1. Greifen Sie auf Ihren Gmail-Posteingang zu, indem Sie hier besuchen.
2. Wählen Sie das Einstellungen- Symbol in der oberen Symbolleiste und klicken Sie auf Alle Einstellungen anzeigen.
   
3. Wechseln Sie zu Filter und blockierte Adressen im oberen Bereich und wählen Sie Neuen Filter erstellen.
   
4. Füllen Sie die Parameter nach Ihren Wünschen aus. Sie können die E-Mail-Adresse des Absenders, die Größe des Anhangs oder spezifische Wörter hinzufügen, die den Filter auslösen würden. Klicken Sie auf die Filter erstellen-Option, nachdem Sie die erforderlichen Parameter ausgefüllt haben.
   
5. Wählen Sie Posteingang überspringen (Archivieren) im nachfolgenden Dialogfeld.
   

Was bewirkt das Löschen einer E-Mail?

Keine Bonuspunkte für das Raten – das Löschen einer E-Mail bewirkt genau das, was es bedeutet, aber etwas anders. Während Sie dies wahrscheinlich bereits wissen, entfernt das Löschen einer E-Mail sie nicht sofort. Stattdessen wird die E-Mail in den Papierkorb verschoben und 30 Tage später gelöscht. Also, geraten Sie nicht in Panik, wenn Sie das nächste Mal versehentlich die Löschen-Taste drücken.

Während sich die E-Mail im Papierkorb befindet, können Sie sie mit einem Klick auf eine Schaltfläche vollständig wiederherstellen. Leider ist der umgekehrte Weg nicht möglich, es sei denn, Sie haben ein Backup aller Ihrer E-Mails, was nicht viele Menschen tun. Unabhängig davon, hier ist, wie Sie eine E-Mail auf Ihrem Smartphone oder Desktop löschen können –

Für Smartphones

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone.
2. Lange drücken Sie die E-Mail, die Sie löschen möchten. Sie können mehrere E-Mails auswählen, wenn Sie möchten.
3. Tippen Sie auf das Papierkorb-Symbol in der oberen Symbolleiste.
   

Sie können auch Wischfunktionen einrichten, um eine E-Mail mit einem Wisch des Fingers zu löschen. Hier ist, wie Sie Wischaktionen in der mobilen Gmail-App einrichten können –

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone.
2. Tippen Sie auf das Hamburger-Menü-Symbol (☰) in der oberen linken Ecke.
3. Scrollen Sie nach unten und geben Sie Einstellungen ein.
4. Wählen Sie Allgemeine Einstellungen von der folgenden Seite aus.
5. Scrollen Sie nach unten und tippen Sie auf E-Mail-Wischaktionen.
6. Sie können die Wischaktionen nach links und rechts konfigurieren, indem Sie die Ändern-Option daneben drücken.
   

Um auf den Papierkorb zuzugreifen, um eine E-Mail wiederherzustellen oder sie dauerhaft zu löschen, hier ist, was Sie tun müssen –

1. Öffnen Sie die Gmail-App auf Ihrem Smartphone.
2. Tippen Sie auf das Hamburger-Menü-Symbol (☰) in der oberen linken Ecke.
3. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie Papierkorb.
4. Lange drücken Sie die E-Mail, die Sie wiederherstellen möchten, und tippen Sie auf das Kebab-Menü-Symbol (⁝) in der oberen rechten Ecke.
5. Klicken Sie auf Verschieben nach im Dropdown-Menü.
6. Verschieben Sie die E-Mail an einen beliebigen Ort Ihrer Wahl, um die E-Mail wiederherzustellen.
7. Um alle E-Mails im Papierkorb dauerhaft zu löschen, tippen Sie auf Papierkorb jetzt leeren.
   

Für Desktop/PCs

1. Greifen Sie auf Ihren Gmail-Posteingang zu, indem Sie hier besuchen.
2. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den E-Mails, die Sie löschen möchten.
3. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol in der Symbolleiste, wie unten gezeigt. Alternativ können Sie auch das Papierkorb-Symbol neben der jeweiligen E-Mail auswählen, um sie schnell zu löschen.
   

Um auf Ihre gelöschten E-Mails zuzugreifen, um sie wiederherzustellen oder sie dauerhaft zu löschen,

1. Greifen Sie auf Ihren Gmail-Posteingang zu, indem Sie hier besuchen.
2. Wählen Sie das Dropdown-Menü auf der linken Seite Ihres Posteingangs.
3. Geben Sie Papierkorb aus dem Menü ein, wo Sie alle Ihre gelöschten E-Mails finden können.
   
4. Wählen Sie das Kontrollkästchen neben den E-Mails, die Sie löschen oder wiederherstellen möchten.
5. Um die ausgewählte E-Mail wiederherzustellen, wählen Sie das Verschieben nach-Symbol wie unten gezeigt und klicken Sie auf einen beliebigen Ort Ihrer Wahl.
   
6. Um die ausgewählte E-Mail zu löschen, wählen Sie Für immer löschen aus der Symbolleiste oben. Alternativ können Sie auch auf die Option Papierkorb jetzt leeren klicken, um den Papierkorb sofort zu leeren.
   

Darüber hinaus können Sie auch einen Filter erstellen, um eine E-Mail zu löschen, bevor Sie sie sehen. Der Prozess zum Erstellen von Filtern zum Löschen einer eingehenden E-Mail ist derselbe wie der oben erwähnte für das Archivieren einer E-Mail. Die einzige Änderung besteht darin, Löschen im letzten Schritt anstelle von Posteingang überspringen (Archivieren) auszuwählen.

Archivieren vs Löschen: Was sollten Sie tun?

Um die Frage zu beantworten, haben Archivieren und Löschen unterschiedliche Anwendungsfälle, sodass Sie sich nicht ausschließlich auf eine Aktion verlassen können. Nach unserer Empfehlung ist es am besten, eine E-Mail zu archivieren, wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie sie in Zukunft benötigen. Es könnte sich um eine E-Mail handeln, von der Sie erwarten, dass sie in Zukunft eine Folge erhält, offizielle E-Mails, die Sie für zukünftige Referenzen für notwendig halten, E-Mails mit wichtigen Anhängen oder um Ihren primären Posteingang zu systematisieren. In all diesen Fällen macht das Archivieren viel mehr Sinn als das Löschen.

Das Löschen hat auch seine Berechtigung, und hier sind seine Anwendungsfälle. Da es kein Zurück gibt, wenn Sie eine E-Mail löschen, sollten Sie diesen Schritt nur unternehmen, wenn die E-Mail völlig überflüssig ist. Zum Beispiel sollten Spam-Nachrichten, Werbe-E-Mails und andere solche E-Mails sofort gelöscht werden. Das Löschen von E-Mails ist auch der beste Weg, um das Durcheinander zu beseitigen und Platz für neue E-Mails zu schaffen. Das Löschen ist eine der effektivsten Möglichkeiten, um Speicherplatz in Ihrem Google-Konto freizugeben und sollte von Zeit zu Zeit für ältere E-Mails eingesetzt werden.

Verwalten Sie Ihren Posteingang besser

Jetzt, da Sie alles über das Archivieren und Löschen einer E-Mail wissen, sollten Sie hoffentlich in der Lage sein, Ihren Posteingang besser zu organisieren. Als Faustregel gilt: Wenn die E-Mail wichtig ist, macht das Archivieren mehr Sinn als das Löschen. Wenn eine E-Mail jedoch so unwichtig ist, dass Sie sie nicht einmal öffnen würden, ist das Löschen eine weitaus bessere Wahl, um Ihren Posteingang sauber zu halten und Ihren Google-Konto-Speicher von unerwünschtem Junk zu befreien. Außerdem, wenn Sie die Angelegenheit nicht selbst in die Hand nehmen möchten, können Sie immer Filter erstellen. Viel Spaß beim E-Mailen!