Wie ich meine wöchentliche To-Do-Liste in Notion unterhaltsamer und weniger stressig gemacht habe

Ich würde mich nicht als Produktivitätsguru bezeichnen, aber ich habe Hunderte von Produktivitäts-Apps getestet, einschließlich To-Do-Listen-Apps. Allerdings habe ich festgestellt, dass die Standard-To-Do-Listen-Apps zwar einfach zu bedienen sind, aber oft an Flexibilität mangeln und einem festen Template zur Verwaltung von Aufgaben folgen, das möglicherweise nicht all Ihren Bedürfnissen entspricht. Darüber hinaus haben die beliebtesten To-Do-Listen-Apps, die ich verwendet habe, in der kostenlosen Version eingeschränkte Funktionen, und wesentliche Funktionen wie wiederkehrende Aufgaben und Erinnerungen sind oft hinter einer Bezahlschranke verborgen.

Aufgrund dieser Einschränkungen habe ich vor einigen Monaten alle meine To-Do-Listen-Apps aufgegeben und bin zu Notion gewechselt, um meine Aufgaben zu verfolgen. Und wissen Sie was? Es ist die beste Entscheidung, die ich je in meinem Leben getroffen habe. Es gibt viele Gründe dafür, aber vor allem hat mir die Flexibilität von Notion ermöglicht, ein effizienteres und personalisiertes To-Do-Listen-System zu entwerfen, das das Aufgabenmanagement vereinfacht, die wichtigsten Aufgaben priorisiert und alle Aufgaben an einem einzigen Ort verfolgt.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie ich Notion verwendet habe, um den effizientesten To-Do-Listen-Tracker einzurichten und Ihnen zu helfen, Ihr To-Do-Listen-Setup zu gestalten, das Ihren Bedürfnissen entspricht oder alle Ihre Aufgaben an einem Ort zu kombinieren und Ihre To-Do-Aufgaben täglich und stressfrei zu gestalten.

Wie funktioniert Notion?

Wenn Sie noch nie von Notion gehört haben, ist es ein All-in-One-Workspace-Tool, mit dem Sie Notizen machen, Daten organisieren und visualisieren, mit Ihrem Team zusammenarbeiten, Aufgaben erstellen und sie an einem Ort verwalten können.

Mehr als nur eine To-Do-Liste können Sie Notion als Projektmanagement-Tool für Ihre berufliche Arbeit verwenden, Notizen machen, Artikel speichern, Ihre Finanzen verfolgen, Veranstaltungen planen und mehr. Am wichtigsten ist, dass ein persönliches Notion-Konto es Ihnen ermöglicht, unbegrenzt Seiten kostenlos zu erstellen und zu speichern.

Im Grunde funktioniert in Notion alles auf Seiten. Sie können Seiten erstellen und mehrere Elemente zur Seite hinzufügen, wie Überschriften, Bilder und Tabellen, und sogar Datenbanken erstellen oder sie von anderen Seiten importieren. Sie können Datenbanken von anderen Seiten verlinken und filtern, zwischen den Seiten verbinden und mehr. Für Einzelpersonen ist Notion kostenlos zu verwenden, ohne Seitenlimits, und ermöglicht es Ihnen auch, in Echtzeit mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

Notion hat jedoch im kostenlosen Tarifplan für Teams Einschränkungen. Sie können alle Teamvorteile und -einschränkungen auf dieser Notion-Preisseite einsehen. In diesem Fall, wenn Sie eine To-Do-Liste zusammen mit dem Team oder den Eltern erstellen möchten, können Sie sie als Gast zu Ihrem Workspace hinzufügen oder sie zu Ihrem Team einladen.

Im kostenlosen Plan können Sie bis zu 10 Gäste einladen und den Zugriff auf sie individuell steuern. Wenn Sie mehr möchten, können Sie entweder den Plus-Plan wählen, der bis zu 100 Gäste erlaubt, oder den Business-Plan, der bis zu 250 Gäste zulässt.

Da sich unser Fokus in diesem Beitrag hauptsächlich auf die To-Do-Liste konzentriert, ist ein kostenloser Tarif mit Unterstützung für zehn Gäste mehr als ausreichend, wenn Sie eine To-Do-Liste für sich selbst oder mit Ihrem Partner oder einem Team von weniger als zehn Personen erstellen möchten.

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Prinzipien, die ich befolgt habe, um eine bessere To-Do-Liste zu erstellen

Eine Notion-To-Do-Liste allein macht Sie nicht stressfrei. Um dies zu erreichen, habe ich viele andere Prinzipien befolgt, um eine bessere Version von To-Do-Listen mit Hilfe von Notion zu erstellen.

Ich habe viele Bücher darüber gelesen, wie man Aufgaben effizient verwaltet und sie stressfrei und unterhaltsam macht. Experten teilen viele Prinzipien und Strategien. Ich habe diese Prinzipien angewendet, um eine bessere Version von To-Do-Listen zu erstellen.

Ein solches Prinzip ist Getting Things Done von David Allen. Der Autor sagt, dass unser Gehirn nicht dazu gedacht ist, Aufgaben zu speichern, sondern sie zu verarbeiten. Mit diesem Prinzip dumpfe ich jede Idee oder ausstehende Aufgabe, die mir in den Sinn kommt, in Notion. Zur besseren Organisation tagge ich sie und mache sie organisiert.

Als nächstes kläre ich die Aufgaben. Anstatt Aufgaben vage zu schreiben, zum Beispiel anstatt Aufgaben zu schreiben, die sagen “Lese 20 Minuten”, schreibe ich umsetzbare Aufgaben mit detaillierten, umsetzbaren Informationen, wie “Lese 20 Seiten aus dem Buch Getting Things Done”.

Ähnlich zerlege ich große Aufgaben in umsetzbare Unteraufgaben. Zum Beispiel, wenn ich einen Urlaub plane und Dinge im Voraus erledigen möchte, wie Flüge planen, Urlaub beantragen, Hotels buchen, eine Liste von Orten erstellen, die ich besuchen möchte, und mehr. In diesem Fall liste ich alle umsetzbaren Punkte unter der Hauptaufgabe auf und erledige dann jeden Tag eine Aufgabe.

Auf diese Weise kann ich stressfrei leben, indem ich genau weiß, was ich tue, ohne Prokrastination oder Sorgen über Aufgaben, die mein Postfach verstopfen, ohne zu wissen, was ich als Nächstes tun soll. Ich kann alle Ihre Aufgaben überprüfen und sie zu den Aufgaben erstellen und hinzufügen.

Als nächstes verwende ich die Eisenhower-Matrix, um Aufgaben basierend auf ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Angenommen, Sie haben noch nie von dieser Matrix gehört; im Grunde priorisiere ich Aufgaben basierend auf Wichtigkeit und Dringlichkeit, was mir hilft, mich auf Aufgaben zu konzentrieren, die einen hohen Einfluss haben, und die Zeit, die ich mit Aufgaben von niedriger Priorität verbringe, zu reduzieren.

Die Matrix ist in vier Kategorien unterteilt, die Folgendes umfassen:

• Dringende und wichtige Aufgaben: Diese Aufgaben erfordern meine sofortige Aufmerksamkeit und sollten sofort erledigt werden.
• Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben: Diese sind wichtig, erfordern aber nicht meine sofortige Aufmerksamkeit.
• Dringende, aber nicht wichtige Aufgaben: Diese erfordern sofortige Maßnahmen, sind jedoch nicht wichtig für meine langfristigen Ziele. Wenn möglich, delegiere ich diese Aufgaben, um Zeit und Ressourcen zu sparen.
• Nicht dringende und nicht wichtige Aufgaben: Dies sind zeitverschwendende Aufgaben, die ich von meiner To-Do-Liste entfernen muss.

Wie ich Notion als mein effizientes To-Do-Listen-Tool verwende

Die Flexibilität von Notion ermöglicht es mir, eine effiziente To-Do-Liste zu erstellen, die all diesen Prinzipien entspricht. Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine To-Do-Liste in Notion zu erstellen.

Sie können eine einzelne Seite verwenden, um alle Ihre Aufgaben zu verwalten, wie das Dumpen Ihrer Ideen in Notion, um Ihren mentalen Platz freizugeben, wichtige Aufgaben mithilfe der Eisenhower-Matrix zu finden und schließlich große Unteraufgaben in umsetzbare Schritte zu zerlegen und Ihre endgültige To-Do-Liste zu erstellen.

Sie können auch diese Prozesse auf verschiedene Seiten aufteilen und Importdaten verwenden, um Aufgaben zu importieren. Dies macht eine einzelne Seite weniger überladen, erfordert jedoch mehr Aufwand, um zwischen mehreren Seiten zu verwalten und zu jonglieren.

Für meine To-Do-Liste habe ich all diese Aufgaben auf einer einzigen Seite erstellt. Es gibt mir die vollständige Kontrolle über die Aufgabe und macht es einfach, ausstehende, bevorstehende und laufende Aufgaben an einem einzigen Ort zu finden. Wie gesagt, Sie können eine Notion-To-Do-Liste basierend auf Ihren Vorlieben erstellen.

So erstellen Sie einen To-Do-Listen-Tracker in Notion

Sie können einen To-Do-Listen-Tracker mit der Notion-Web- oder Mobil-App erstellen. Notion hat auch spezielle Apps für Mac und Windows. Da wir uns auf mehrere Aufgaben konzentrieren, empfehle ich Ihnen, die Desktop-Version für bessere Sichtbarkeit und besseres Multitasking zu verwenden. Sobald Sie einen To-Do-Listen-Tracker eingerichtet haben, können Sie Ihre Notion-Mobil-App verwenden, um alle Ihre Aufgaben zu verwalten.

Sie können meine To-Do-Listen-Vorlage duplizieren, um alle Ihre Aufgaben effizient zu verwalten. Öffnen Sie die Seite, klicken Sie auf das Kopiersymbol in der oberen rechten Ecke des Bildschirms und wählen Sie Duplizieren. Wenn Sie sich nicht mit Ihrem Notion-Konto angemeldet haben, möchten Sie es duplizieren, und dann wird meine To-Do-Listen-Vorlage dupliziert.

1. Dumpen Sie alle Ihre Aufgaben an einem Ort

In der ersten Aufgaben-Tabelle räumen Sie Ihren Kopf auf, indem Sie alle Ihre Aufgaben und To-Do-Dinge an einem Ort ablegen. Grundsätzlich besteht die Idee darin, Ihren Kopf freizumachen, indem Sie alle Ihre Gedanken in Notion speichern. Dies kann Ihnen helfen, mentalen Stress abzubauen.

Sobald Sie alle Aufgaben an Ort und Stelle haben, bewerten Sie sie basierend darauf, was am wichtigsten ist. Sie können eine Eisenhower-Matrix verwenden, um sie basierend auf Ihren Vorlieben zu bewerten. Sie können sie als wichtig oder unwichtig und dringend oder nicht dringend bewerten.

2. Aufgaben basierend auf Ihren Bedürfnissen bewerten

Basierend auf dem obigen Prinzip sind Ihre Aufgaben automatisch in die Kategorien Do First, Schedule, Delegate und Eliminate unterteilt. Basierend darauf können Sie Ihren Tag planen. Auf diese Weise können Sie sich auf die wichtigsten und wertvollsten Aufgaben konzentrieren, die echten Wert hinzufügen, anstatt Ihre Zeit mit Aufgaben zu verschwenden, die keinen Wert hinzufügen.

3. Finale To-Do-Aufgaben sind bereit

Schließlich in der finalen Tabelle Ihre wichtigen Aufgaben. Hier können Sie das Eat that Frog-Prinzip verwenden, um die wichtigsten Aufgaben zu erledigen, sowie das Pareto-Prinzip, um die wertvollsten Aufgaben zu finden.

Die in der finalen To-Do-Listen-Tabelle aufgeführten Aufgaben stammen nur aus der Kategorie wichtig und dringend, um mehr zu bringen und die Mehrheit des Einflusses zu erzielen. Sie können die Tabelle auch anpassen, um geplante Aufgaben und eine Liste empfohlener Aufgaben zum Eliminieren in der Tabelle basierend auf Ihren Vorlieben einzuschließen. Um Ihnen zu helfen, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren, habe ich nur die wichtigsten und dringendsten Aufgaben aufgenommen.

In der To-Do-Liste können Sie die Aufgabe für den Tag oder die Woche verfolgen. Sie können die Aufgaben per Drag & Drop in den Fortschrittsbereich verschieben, und wenn Sie schließlich fertig sind, können Sie sie in die Fertig-Kategorie verschieben, wenn Ihre Aufgabe abgeschlossen ist. Hier sehen Sie alle Aufgaben, die Sie abgeschlossen haben. Wenn Sie möchten, können Sie sie vollständig von der Liste entfernen.

Mit diesem Ansatz können Sie Notion für ein stressfreies Aufgabenmanagement verwenden und sich auch auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, die echten Wert hinzufügen. Wenn Sie diesen Ansatz unangenehm finden, habe ich auch eine einfache Standardvorlage geteilt, die Sie verwenden können, um einen einfachen To-Do-Listen-Tracker wie die Standard-To-Do-Listen-Apps zu erstellen.

Ich habe die detaillierten Schritte unten geteilt. Ich würde jedoch dringend empfehlen, die Vorlage Meine To-Do-Liste zu verwenden, um bedeutungsvollere Aufgaben zu erstellen. Tatsächlich können Sie auch Automatisierungen hinzufügen, um die Aufgaben unterhaltsamer zu gestalten, indem Sie Belohnungen zu Ihrer To-Do-Liste hinzufügen, Zeit hinzufügen und Belohnungen verdienen. Dies wird eine komplexere To-Do-Liste sein; dennoch haben Sie die Flexibilität von Notion. Darüber hinaus müssen Sie nicht das Standard-Template verwenden, das ich geteilt habe. Sie können es basierend auf Ihren Vorlieben anpassen.

So erstellen Sie eine einfache To-Do-Liste in Notion

Um es weiter zu vereinfachen, können Sie drei Arten von To-Do-Listen in Notion erstellen. Zuerst können Sie eine einfache To-Do-Liste mit Tabellen oder Aufzählungspunkten in Notion erstellen, die hauptsächlich für grundlegende Benutzer geeignet ist, die nur eine To-Do-Listen-App möchten, die eine Liste von Aufgaben hat und diese dann als abgeschlossen markiert, wenn sie erledigt sind.

Als nächstes können Sie fortgeschrittene To-Do-Listen-Apps mit den erweiterten Funktionen in Notion erstellen. Sie können auch mit Ihrem Partner oder Team zusammenarbeiten, sich mit externen Tools wie Slack und Google Drive verbinden (die kostenlose Version unterstützt nur eine begrenzte Anzahl von Tools), den neuesten Notion-Kalender mit Ihren To-Do-Listen integrieren, mehrere Ansichten wie Listen, Boards, Zeitpläne basierend auf Ihrer bevorzugten Aufgabenvisualisierung erstellen, erweiterte Suchfunktionen nutzen, Filter für bestimmte Aufgaben hinzufügen, Ressourcen hinzufügen und Notizen für einzelne Aufgaben für mehr Kontext erstellen, Fälligkeitsdaten festlegen und benutzerdefinierte Erinnerungen hinzufügen und mehr.

Schließlich können Sie To-Do-Listen mit vorgefertigten To-Do-Listen-Notion-Vorlagen erstellen, die am besten für einfache und fortgeschrittene Benutzer geeignet sind, die sie nicht manuell erstellen möchten. Der beste Teil ist, dass Sie mit einer Vorlage beginnen und sie basierend auf Ihren Bedürfnissen anpassen können.

Darüber hinaus können Sie To-Do-Listen von einem Format in ein anderes konvertieren und ändern. Zum Beispiel können Sie eine einfache To-Do-Liste in eine fortgeschrittene To-Do-Liste umwandeln, indem Sie mehr Funktionen, Erinnerungen und alle erweiterten Funktionen hinzufügen.

Erstellen einer einfachen To-Do-Liste in Notion:

1. Um eine einfache To-Do-Listen-App zu erstellen, öffnen Sie Notion und klicken Sie auf Seite erstellen in der oberen linken Seitenleiste.
   
2. Geben Sie jetzt den Titel ein; Sie können ihn als To-Do-Liste oder einen bevorzugten Namen benennen.
3. Um es ansprechend zu gestalten, bewegen Sie die Maus über den Titel, und oben sehen Sie die folgenden Optionen: ein Symbol hinzufügen, ein Cover hinzufügen und einen Kommentar hinzufügen. Sie können zusätzliche Elemente hinzufügen, um es am besten aussehen zu lassen. Sie können auf das Symbol hinzufügen klicken, um ein Symbol zur Seite hinzuzufügen, und ein Cover hinzufügen, um ein Titelbild hinzuzufügen. Notion hat einige wirklich einzigartig aussehende Titelbilder integriert; Sie können diese verwenden oder Ihre eigenen hinzufügen.
   
4. Um die Haupt-To-Do-Liste zu erstellen, können Sie entweder die Datenbank oder die Tabelle verwenden. Um es einfach zu halten, können Sie das vorgefertigte Element für die einfache To-Do-Liste von Notion verwenden, um Aufgaben hinzuzufügen und abzuhaken. Wenn Sie zusätzliche Funktionen für die To-Do-Liste benötigen, müssen Sie eine Datenbank erstellen.
5. Um eine einfache To-Do-Liste zu erstellen, klicken Sie auf Leertaste und geben Sie dann /to-do-Liste ein und wählen Sie die To-Do-Liste aus der Liste der Optionen aus.
   
6. Wenn Sie etwas Fortgeschritteneres erstellen möchten, geben Sie / ein und tippen Sie dann Datenbank und fügen Sie die Datenbank hinzu.
7. Sobald Sie eine Datenbank erstellt haben, benennen Sie die erste Spalte in Aufgabenname um und erstellen Sie eine Aufgabe.
8. Klicken Sie auf das Pluszeichen, um eine Spalte hinzuzufügen, und hier können Sie Tags hinzufügen, um Prioritäten für die Aufgabe festzulegen. Sie können Prioritätsnummern basierend auf Ihren Vorlieben hinzufügen.
   
9. Als nächstes können Sie die Statusspalte hinzufügen, um den Status der Aufgaben zu verfolgen, ob sie abgeschlossen oder ausstehend sind.
10. Klicken Sie als nächstes erneut auf das Pluszeichen, wählen Sie Fälligkeitsdatum aus der Liste aus und fügen Sie ein Fälligkeitsdatum hinzu. Sie können auch Erinnerungen festlegen. Aktivieren Sie den Schalter neben der Erinnerung, um die Zeit festzulegen, zu der Sie erinnert werden möchten.

Wenn alles gut für Sie funktioniert, wird eine mit Notion erstellte To-Do-Liste ein Wendepunkt für Sie sein. Sie wird effizienter sein als jede To-Do-Liste; Sie wissen genau, wohin Sie gehen, verfolgen Ihre bevorstehenden und laufenden Aufgaben an einem einzigen Ort und organisieren alle Ihre Aufgaben an einem einzigen Ort.

Es hat mir geholfen, meinen Tag effizienter zu planen und mich auch auf die wichtigste Aufgabe zu konzentrieren, die Wert schafft.

Allerdings ist Notion nicht perfekt; es hat Einschränkungen, wie z.B. dass es für Anfänger komplex ist, keine wiederkehrenden Aufgaben unterstützt und nicht als To-Do-Liste konzipiert ist. Dennoch kann ich mit Notion den effizientesten To-Do-Listen-Tracker einrichten, der mir geholfen hat, meine Produktivität zu steigern. Ich hoffe, es wird Ihnen auch helfen. Wenn Sie Probleme beim Einrichten haben, kommentieren Sie unten.

FAQs zur Verwendung von Notion als To-Do-Listen-Tracker

1. Kann ich auf meine Notion-To-Do-Liste von mehreren Geräten aus zugreifen?

Ja, Notion ist auf allen wichtigen Plattformen verfügbar, einschließlich Mac OS und Windows. Es ist auch im Web verfügbar und synchronisiert sich in Echtzeit mit verschiedenen Geräten.

2. Gibt es eine Lernkurve für die Verwendung von Notion, insbesondere für Anfänger?

Wenn Sie ein Anfänger sind, kann es anfangs überwältigend erscheinen, aber mit der Zeit wird es einfach, wenn Sie sich mit dem Tool vertraut machen. Das Notion-Team hat einen detaillierten Leitfaden für Anfänger, wie man Notion verwendet. Sie können sich diese ansehen.

3. Wie sicher sind meine Daten auf Notion?

Notion verschlüsselt die auf der Plattform gespeicherten Daten. Aufgrund seiner Offenheit empfehle ich jedoch dringend, keine sensiblen Informationen in Notion-Seiten zu speichern, da jeder, der auf Ihr Notion-Konto zugreift, alle Ihre Details ohne jegliche Authentifizierung einsehen kann.

4. Kann ich kostenlos mit anderen an meiner Notion-To-Do-Liste zusammenarbeiten?

In der kostenlosen Version können Sie bis zu 10 Gäste in Ihren Workspace einladen und in Echtzeit mit ihnen an den Aufgaben zusammenarbeiten.

5. Kann ich Notion offline verwenden, um meine Aufgaben zu verwalten?

Notion funktioniert offline ohne Probleme; Sie können To-Do-Listen offline verfolgen und hinzufügen. Sie benötigen jedoch eine Internetverbindung, um die Daten mit anderen Geräten zu synchronisieren und zusammenzuarbeiten.