Wie man OneDrive-Links schützt

Das Teilen von Dateien und Ordnern über die Cloud ist in unserem persönlichen und beruflichen Leben üblich. Microsofts OneDrive ist eine der bevorzugten Optionen für Cloud-Laufwerke. Sie können Dateien auf OneDrive hochladen und teilen, ähnlich wie bei Google Drive.

Wenn wir mehrere Dateien über OneDrive mit verschiedenen Personen teilen, wird es schwierig, nachzuvollziehen, wie die Dateien zugegriffen und verwendet werden. Dies gefährdet die Privatsphäre der Dateien, und wir können Missbrauch nicht verhindern.

Dieser Leitfaden bietet Möglichkeiten, die Sie umsetzen können, um Dateien auf OneDrive zu schützen, die Sie mit anderen Personen teilen.

Wie man OneDrive-Links schützt

Sie benötigen ein Microsoft 365-Abonnement, um die Dateien, die Sie auf OneDrive mit anderen Personen teilen, zu schützen. Ohne Microsoft 365 können Sie nur auswählen, wer darauf zugreifen kann. Andere Funktionen wie Ablaufdatum und Passwort stehen nur Premium-Nutzern zur Verfügung. Wenn Sie kein Microsoft 365-Abonnement haben, aber Google Workspace nutzen, erfahren Sie, wie Sie Dateien schützen, die über Google Drive geteilt werden, was eine ähnliche Funktion ist.

Um Dateien, die auf OneDrive geteilt werden, zu schützen, wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, den Sie teilen möchten, und klicken Sie auf das Teilen-Symbol. Ein Link senden-Popup wird angezeigt. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben dem Bleistift-Symbol und wählen Sie Freigabeoptionen. Alternativ können Sie auf Jeder mit dem Link kann bearbeiten unter dem Link kopieren klicken. Beide führen Sie zu denselben Optionen.

Wählen Sie nun aus, mit wem Sie die Dateien teilen möchten. Wenn Sie die Datei für jeden mit dem Link zugänglich machen möchten, aktivieren Sie die Schaltfläche neben Jeder. Um bestimmten Personen Zugriff zu gewähren, aktivieren Sie die Schaltfläche neben Bestimmte Personen und geben Sie deren E-Mail-Adressen ein.

Wählen Sie dann unter Weitere Einstellungen die Optionen Kann bearbeiten oder Kann anzeigen, um den Personen die Möglichkeit zu geben, die Datei zu bearbeiten oder anzuzeigen. Wenn Sie Bearbeitungsoptionen gewähren, geben Sie ihnen die Kontrolle über Ihre Datei. Legen Sie anschließend ein Ablaufdatum im Tab Ablaufdatum festlegen (MM/TT/JJJJ) und ein Passwort im Tab Passwort fest. Klicken Sie auf Übernehmen, um die Datei mit den von Ihnen gerade festgelegten Sicherheitseinstellungen zu teilen.

Microsoft 365-Abonnements ermöglichen Ihnen den Zugriff auf diese Funktionen und schützen, was Sie auf OneDrive mit anderen Personen teilen. Wenn Sie nicht häufig Dateien mit Personen teilen und das Teilen von Dateien nachverfolgen können, können Sie Dateien manuell schützen.

Wie man Dateien schützt, die ohne Microsoft 365-Abonnement auf OneDrive geteilt werden

Dies ist eine manuelle Methode. Sie müssen jede Datei, die Sie mit anderen teilen, nachverfolgen, Passwörter für die Dateien manuell festlegen und ändern, den Zugriff für Personen entfernen, die nichts mehr mit der Datei zu tun haben, usw.

Die einzige Möglichkeit, Dateien, die ohne ein Microsoft 365-Abonnement auf OneDrive geteilt werden, zu schützen, besteht darin, die Dateien einzeln mit einem Passwort zu schützen. Wenn Sie einen Ordner teilen, komprimieren Sie ihn und legen Sie ein Passwort fest, während Sie ihn komprimieren.

Legen Sie Passwörter für PDFs und andere Dokumente in den Anwendungen fest, die Sie zum Erstellen verwenden, bevor Sie sie mit anderen teilen. Um Bilder zu teilen, komprimieren Sie sie in eine ZIP-Datei mit Passwortschutz. Verwenden Sie niemals die Option Jeder mit dem Link kann auf die Datei zugreifen. Teilen Sie nur mit Personen, die Sie persönlich kennen, indem Sie deren E-Mail-Adressen unter der Option Bestimmte Personen eingeben.

Dies gibt Ihnen die absolute Kontrolle über die Dateien. Sie können Missbrauch leicht nachverfolgen und den Zugriff jederzeit beenden, indem Sie den Link entfernen. Um die Sicherheit zu verbessern, ändern Sie regelmäßig die Passwörter der Dateien und speichern Sie sie in einem Passwortmanager, um sich die neuen Passwörter zu merken.

Wie mache ich meinen OneDrive-Link privat?

Wenn Sie eine Datei zum Teilen auf OneDrive auswählen, sehen Sie die Liste der Personen, mit denen die Datei geteilt wird. Klicken Sie auf die geteilten Personen, um den Zugriff zu verwalten.

Klicken Sie nun auf die Registerkarte Links im Fenster Zugriff verwalten. Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um den Link zu entfernen.

Es wird der teilbare Link dauerhaft entfernt. Sie müssen erneut einen anderen Link erstellen, um ihn über die Schaltfläche Teilen zu teilen.

Sichere OneDrive-Dateien und -Links

Immer wenn wir eine Datei auf OneDrive hochladen und sie mit anderen teilen, müssen wir die Optionen betrachten, die beim Teilen angezeigt werden. Diese Optionen geben uns mehr Kontrolle über die Datei, nachdem sie geteilt wurde. Wenn wir die Optionen übersehen und mit dem Teilen fortfahren, gefährdet dies die Privatsphäre und Sicherheit der Datei. Angesichts der heutigen digitalen Welt sollte der Datenschutz unsere oberste Priorität sein. Sei es OneDrive oder Google Drive, wir sollten niemandem mit dem Link Zugriff gewähren.

FAQs zur Sicherung von OneDrive-Links

Kann man OneDrive-Links mit einem Passwort schützen?

Ein Microsoft 365-Abonnement gibt Ihnen Zugriff auf Passwortschutzfunktionen für OneDrive-Links, die wir teilen. Wenn Sie kein Microsoft 365 haben, können Sie keinen Passwortschutz einrichten. Stattdessen können Sie die Dateien, die Sie auf OneDrive teilen, einzeln mit Passwörtern versehen und sie mit bestimmten Personen teilen.

Ist es sicher, einen OneDrive-Link zu teilen?

Wenn der OneDrive-Link, den Sie teilen, wichtige Dateien enthält, ist es nicht sicher, ihn zu teilen. Wenn Sie wichtige Dateien über OneDrive teilen müssen, teilen Sie sie mit Passwörtern mit bestimmten Personen und entfernen Sie den Link, nachdem die Aufgabe abgeschlossen ist. Auf diese Weise können Sie verhindern, dass die Datei missbraucht wird. Wenn die andere Person die Datei bereits heruntergeladen hat, können Sie nichts mehr über ihre Privatsphäre und Sicherheit tun.