Notion-Leitfaden für Anfänger: So starten Sie durch

Notion ist ein beliebter Name im Bereich Notizen und Produktivität. Nicht nur, weil es kostenlos ist, sondern auch, weil es vielseitig ist, was es für eine Vielzahl von Anwendungen über das Notieren hinaus geeignet macht.

Während die Nutzung von Notion einfach genug ist, erfordert es ein grundlegendes Verständnis seiner verschiedenen Funktionen und Werkzeuge, um das Beste daraus zu machen. Zu diesem Zweck finden Sie hier einen kurzen Leitfaden zu Notion, der alle wichtigen Funktionen und Werkzeuge erkundet und Ihnen einen Überblick darüber gibt, wie Sie die Plattform nutzen können, um Ihr Leben zu organisieren.

Was ist Notion?

Notion ist mehr als nur eine Notizen-App. Es ist ein All-in-One-Arbeitsbereich, der Ihnen Zugang zu verschiedenen Werkzeugen und Funktionen unter einem Dach bietet. Dies reduziert nicht nur die Abhängigkeit von mehreren Apps und Werkzeugen, sondern verbessert auch den Workflow erheblich, da Sie viele Ihrer Aufgaben in derselben Umgebung erledigen können, was Ihre Produktivität steigert.

Je nachdem, was Sie tun, können Sie Notion für verschiedene Zwecke nutzen. Zum Beispiel können Studenten Notion nutzen, um ein Verzeichnis von Notizen einzurichten, Hausaufgaben zu verwalten, den Fortschritt von Projekten zu verfolgen und so weiter. Content-Ersteller können die Plattform nutzen, um ihre Ideen, Fortschritte und Zeitpläne zu verfolgen. Kleinunternehmer können Notion für Dinge wie Aufgabenmanagement, Dokumentation, Zusammenarbeit, Einarbeitung und mehr nutzen, um ihre Abläufe zu optimieren. Darüber hinaus können Sie sogar eine öffentliche Website mit Notion erstellen.

Neben diesen spezifischen Anwendungsfällen können Sie Notion auch nutzen, um Ihr persönliches Leben zu organisieren. Das Einrichten einer Wissensdatenbank, das Verwalten von Ausgaben, das Verfolgen von Zielen, das Aufbauen und Verfolgen von Gewohnheiten und das Führen eines Journals sind einige nützliche Anwendungen von Notion in Ihrem Alltag. Ebenso können Sie interessante Webseiten, die Sie online finden, mit dem Notion Web Clipper in Ihrem Notion-Arbeitsbereich speichern.

Notion ist im Web verfügbar und hat Apps für alle gängigen Plattformen: Android, iOS, macOS und Windows. Es unterstützt die plattformübergreifende Synchronisierung, sodass Sie auf den Inhalt in Ihrem Arbeitsbereich von jedem Gerät aus zugreifen und ihn ändern können. Die Plattform verfügt jedoch nicht über einen richtigen Offline-Modus. Daher können Sie auf Inhalte in Ihrem Notion-Arbeitsbereich, wenn Sie offline sind, nur zugreifen, wenn sie vorab geladen wurden. Ebenso können Sie ohne Internetverbindung keine neuen Seiten erstellen, Änderungen synchronisieren oder externe Inhalte einbetten.

Grundlegendes Verständnis von Notion

Um Notion effizient zu nutzen, müssen Sie sich zunächst mit den Grundlagen vertrautmachen. Dazu gehört das Verständnis der Benutzeroberfläche und das Kennenlernen der Funktionen und Werkzeuge an Bord. Lassen Sie uns beginnen.

Arbeitsbereich

Alles, was Sie in Ihrem Notion-Konto tun, findet in einem Arbeitsbereich statt. Ein Arbeitsbereich ist im Wesentlichen ein Zuhause, in dem all Ihre Inhalte und Werkzeuge leben. Sie können entweder alleine in Ihrem Arbeitsbereich arbeiten oder andere einladen, um an einem Projekt zusammenzuarbeiten.

Notion ermöglicht es Ihnen, mit einem einzigen Konto mehrere Arbeitsbereiche zu erstellen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Notion sowohl zur Verwaltung Ihres persönlichen als auch Ihres Arbeitslebens nutzen und diese getrennt halten möchten. Alle Notion-Arbeitsbereiche haben ihre eigenen Namen, Symbole und Einstellungen, und Sie können mit einem einzigen Klick oder Tippen auf den Bildschirm einfach zwischen Ihren Arbeitsbereichen wechseln.

Der Notion-Arbeitsbereich ist in zwei Abschnitte unterteilt: Seitenleiste und Editor. Die Seitenleiste dient als Navigationsleiste und gibt Ihnen Zugang zu all Ihren Seiten und Einstellungen für den jeweiligen Arbeitsbereich. Sie ist anpassbar, sodass Sie sie nach Ihren Anforderungen umsortieren können. Der Editor hingegen ist der Ort, an dem Sie alle Inhalte erstellen. Er ist standardmäßig leer, mit einer Reihe von Steuerungsmenüs, die oben verfügbar sind, um Ihnen zu helfen, die Einstellungen der Seite zu konfigurieren.

Seiten und Blöcke

Ein Notion-Arbeitsbereich besteht aus Seiten. Sie können sich eine Seite als eine Leinwand vorstellen, auf der Sie Text schreiben, Bilder einfügen, Tabellen erstellen, Datenbanken einrichten und vieles mehr basierend auf Ihren Bedürfnissen tun können. Notion-Seiten können ineinander geschachtelt werden, was bedeutet, dass Sie mehrere Seiten innerhalb einer Seite erstellen können. Dies kann nützlich sein, um eine Datenbank einzurichten oder Inhalte hierarchisch zu organisieren.

Was Seiten für einen Notion-Arbeitsbereich sind, sind Blöcke für eine Seite. Einfach ausgedrückt ist ein Block das grundlegendste Element auf einer Seite. Er ist in verschiedenen Typen verfügbar, von einfachen wie Text, To-Do-Listen und Zitaten bis hin zu fortgeschrittenen wie Tabellen, Galerien, Kalendern, Medien, Gleichungen und mehreren anderen. Sie können auf diese Blöcke zugreifen und sie Ihrer Seite mit dem Slash (/) Befehl oder der Plus (+) Taste hinzufügen.

Datenbanken

Notion-Datenbanken sind erweiterte Versionen von Seiten, die Sie verwenden können, um Ihre Daten zu strukturieren. Jedes Element, das Sie in Ihrer Datenbank erstellen, ist seine eigene Seite. Sie können aus verschiedenen Layouts für Ihre Datenbank wählen, wie Tabelle, Liste, Board, Zeitachse, Kalender und mehr, und nahtlos zwischen ihnen wechseln, wenn nötig.

Je nach dem Layout, das Sie für Ihre Datenbank wählen, können Sie dann deren Eigenschaften nach Ihren Anforderungen anpassen. Ebenso können Sie Filter einrichten, um bestimmte Arten von Informationen herauszufiltern und anzuzeigen, oder Sortieroptionen verwenden, um die Daten in Ihrer bevorzugten Reihenfolge zu sortieren.

Notion unterstützt das Teilen und die Zusammenarbeit, sodass Sie andere Notion-Nutzer oder Ihre Teammitglieder in Ihren Arbeitsbereich einladen können, um mit ihnen an Projekten zusammenzuarbeiten. Ebenso können Sie Einladungen von anderen Notion-Nutzern annehmen, um an Projekten in deren Arbeitsbereich zusammenzuarbeiten.

Wie man in Notion zusammenarbeiten kann, wird durch die Berechtigungen bestimmt, die ihnen gegeben werden. Wenn Sie der Administrator des Arbeitsbereichs sind, können Sie die Berechtigungen für die Seite festlegen, bevor Sie die Einladung zur Zusammenarbeit teilen. In fast allen Fällen verwendet Notion vier Zugriffslevel, um zu bestimmen, was jemand als eingeladene Person in einem Arbeitsbereich tun kann:

• Kann lesen – Erlaubt es, die Inhalte der Seite anzusehen.
• Kann kommentieren – Gibt dem Mitarbeiter die Möglichkeit, die Inhalte einer Seite zu sehen und einen Kommentar zu hinterlassen.
• Kann bearbeiten – Neben dem Lesen und Kommentieren ermöglicht es auch, die Inhalte einer Seite zu bearbeiten.
• Vollzugriff – Gibt dem Benutzer vollständigen Zugriff auf eine Seite, sodass er die Seite ansehen, kommentieren, bearbeiten und sogar mit jedem teilen kann, den er möchte.

Neben dem Teilen einer Notion-Seite mit jemandem zum Ansehen oder zur Zusammenarbeit können Sie sie auch öffentlich machen, damit jeder im Internet sie ansehen kann. Dies ist dank der Funktion „Veröffentlichen im Web“ möglich. Damit können Sie die Zugriffsberechtigungen für die Seite festlegen, auswählen, wie lange der freigegebene Link funktioniert, und die Suchindexierung aktivieren, damit die Seite in den Suchmaschinenergebnissen mit der richtigen Suchanfrage angezeigt wird.

Notion AI

Notion AI ist eine Suite von KI-Funktionen, die Ihnen bei verschiedenen Aufgaben in Notion helfen und Ihre Produktivität steigern sollen. Zu diesen Aufgaben gehören das Schreiben, bei dem die KI helfen kann, die Sprache zu vereinfachen, Fehler zu beheben und den Tonfall zu ändern; die Zusammenfassung, um lange Texte besser zu verstehen; die Übersetzung, um Texte direkt in Notion zu übersetzen; und das Brainstorming, bei dem Sie die KI bitten können, Ideen oder Gliederungen für Inhalte zu generieren.

Im Gegensatz zu anderen Funktionen ist Notion AI jedoch nicht vollständig kostenlos. Unabhängig davon, welchen Notion-Plan Sie haben, können Sie eine begrenzte Anzahl von Antworten generieren. Sobald Sie diese aufgebraucht haben, müssen Sie dafür als Add-On bezahlen, was 10 $ pro Monat und Benutzer in einem Arbeitsbereich kostet. Zum Zeitpunkt des Schreibens ist Notion AI nicht für Mitarbeiter verfügbar.

Datenmanagement und App-Integrationen

Notion hilft Ihnen nicht nur, Inhalte besser zu erstellen und zu verwalten, sondern verfügt auch über Werkzeuge, um Ihre Migrationen zu und von der Plattform zu erleichtern. Wenn Sie also von einer anderen App zu Notion wechseln, können Sie das integrierte Importwerkzeug verwenden, um schnell und einfach alle Ihre Inhalte unter einem Dach in Notion zu bringen. Sicher, wenn Sie Daten in Notion migrieren, kann es Probleme mit deren Formatierung oder Strukturierung geben. Aber das ist etwas, das Sie später beheben können.

Genau wie das Importwerkzeug hat Notion auch ein integriertes Exportwerkzeug. Wenn Sie sich also entscheiden, in Zukunft von Notion wegzuwechseln, können Sie es verwenden, um Ihre Daten ebenso einfach herauszubewegen.

Neben der Erleichterung von Import und Export ermöglicht Notion auch die Integration mit Drittanbietern. Sie können dies nutzen, wenn Sie beispielsweise Inhalte oder Daten von verschiedenen Apps auf einer Seite in Ihrem Notion-Arbeitsbereich anzeigen, Ihren Workflow optimieren oder die Zusammenarbeit verbessern möchten.

Wenn Ihr Team beispielsweise Asana bei der Arbeit verwendet, um Aufgaben im Auge zu behalten, können Sie es in Ihren Notion-Arbeitsbereich integrieren. Dadurch bleiben Sie über alle Ihre Aufgaben (und deren Fristen) direkt in Ihrem Notion-Arbeitsbereich auf dem Laufenden, ohne Asana wiederholt aufrufen zu müssen.

Zum Zeitpunkt des Schreibens unterstützt Notion die Integration mit vielen beliebten Produktivitäts-Apps. Wenn eine App, die Sie verwenden, jedoch nicht darunter ist, können Sie die Notion-API verwenden, um eine benutzerdefinierte Integration zu erstellen, um auf deren Daten in Ihrem Arbeitsbereich zuzugreifen und damit zu interagieren.

Einbettungen

Einbettungen in Notion ermöglichen es Ihnen, Inhalte von verschiedenen Websites im Internet anzuzeigen. Notion verwendet den Iframely-Dienst, um dies zu tun, und lässt Sie Bilder, Videos, Audio, Code-Repositories und vieles mehr einbetten. Einige der beliebten Websites, von denen Sie Inhalte in Ihre Seite einbetten können, sind Google Maps, Spotify, YouTube, LinkedIn, Excalidraw und Reddit.

So verwenden Sie Notion

Mit den Grundlagen hinter sich ist der Einstieg in Notion einfach. Laden Sie die Notion-App auf Ihr Gerät herunter und melden Sie sich an, wenn Sie noch kein Notion-Konto haben. Erstellen Sie Ihren Arbeitsbereich und gehen Sie zur Seite Einstellungen & Mitglieder, um dessen Präferenzen einzurichten.

Nachdem Sie Ihren Arbeitsbereich eingerichtet haben, können Sie Ihre Inhalte aus Ihrer aktuellen App importieren oder neu beginnen. Für Letzteres öffnen Sie Ihren Notion-Arbeitsbereich auf einem Computer, klicken Sie in der Seitenleiste auf Einstellungen & Mitglieder und wählen Sie Importieren. Wählen Sie die App aus, aus der Sie Daten importieren möchten, verknüpfen Sie Ihr Konto und folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Alternativ, wenn die App nicht verfügbar ist, exportieren Sie Ihre Daten in eine Datei und laden Sie sie dann in Notion hoch. Sobald dies erledigt ist, können Sie den Inhalt in Ihrem Arbeitsbereich überprüfen, bearbeiten, löschen oder verschieben.

Alternativ, wenn Sie neu anfangen möchten, haben Sie erneut zwei Optionen: Verwenden Sie eine Vorlage oder beginnen Sie mit einer leeren Leinwand und richten Sie sie selbst ein. Eine Vorlage ist eine vorformatierte Seite, die Sie zu Ihrem Arbeitsbereich hinzufügen und mit Inhalten oder Daten füllen können. Sie können Notion-Vorlagen für verschiedene Kategorien finden, wie persönlich, Arbeit, Projekte, Schule und mehr.

Um eine Vorlage in Notion zu verwenden, wählen Sie Vorlagen in der Seitenleiste der Notion-Desktop-App, wählen Sie eine Kategorie aus, um die benötigte Vorlage zu finden, und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorlage abrufen. Dadurch wird die Vorlage in Ihren Arbeitsbereich importiert, und Sie können beginnen, sie mit Ihren Inhalten oder Daten zu füllen. Bei Bedarf können Sie die Vorlage sogar anpassen, um sie für Ihre Anforderungen geeignet zu machen.

Vorlagen sind ein großartiger Ausgangspunkt, wenn Sie neu auf der Plattform sind. Wenn Sie jedoch die Dinge einfach halten oder ein benutzerdefiniertes Layout oder eine Seitenstruktur bevorzugen möchten, können Sie eine Seite von Grund auf neu erstellen. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben Ihrem Arbeitsbereichsnamen in der Seitenleiste, um eine leere Seite in Notion zu erstellen. Geben Sie dieser Seite einen Namen. Sie können auch ein passendes Symbol und ein Hintergrundbild für die Seite hinzufügen.

Klicken Sie danach auf einen leeren Bereich und tippen Sie auf die Plus (+) Taste links. Dadurch wird Ihnen eine Liste aller Inhaltsblöcke angezeigt, die Sie zur Seite hinzufügen können. Wählen Sie einen Block aus, um ihn hinzuzufügen. Alternativ können Sie Blöcke mit dem Slash (/) Befehl hinzufügen. Dazu geben Sie / ein, um auf alle Blockoptionen zuzugreifen, und wählen einen aus, um ihn auf die Seite zu setzen. Oder folgen Sie / mit Blocknamen, wie /todo für eine To-Do-Liste, /table für eine Tabelle und so weiter. Sie können auf diese Weise sogar eine geschachtelte Seite erstellen, indem Sie /page eingeben. In der mobilen App von Notion können Sie Blöcke zu einer Seite hinzufügen, indem Sie auf die Plus (+) Taste tippen und den gewünschten Block auswählen.

Zu jedem Zeitpunkt, wenn Sie eine Seite umstrukturieren möchten, können Sie die Inhaltsblöcke nach oben oder unten verschieben. Klicken Sie einfach auf den Griff links vom Block und ziehen Sie ihn an die Stelle, an der Sie ihn auf der Seite platzieren möchten. Ebenso können Sie die Seite auch auf eine andere Seite in Ihrem Arbeitsbereich verschieben. Klicken und ziehen Sie die Seite einfach von der linken Seitenleiste auf die Seite, auf der Sie sie platzieren möchten. Sie können auch eine geschachtelte Seite aus einer Seite herausnehmen und in Ihrer Seitenleiste für einen schnellen Zugriff ablegen.

Schließlich, wenn Sie die Hilfe von KI bei bestimmten Aufgaben in Anspruch nehmen möchten, drücken Sie die Leertaste und wählen Sie eine geeignete Option basierend auf Ihren Anforderungen. Notion AI wird nun eine Antwort auf Ihre Anfrage generieren. Sie können bei der Antwort bleiben oder die KI bitten, Änderungen vorzunehmen, bis Sie das gewünschte Ergebnis erhalten.

Notion-Pläne und Preise

Notion hat drei Hauptpläne:

• Kostenlos – Bietet Ihnen alle Funktionen, jedoch mit einigen Einschränkungen.
• Plus – 8 $ pro Benutzer/Monat; umfasst alles im kostenlosen Plan ohne Einschränkungen.
• Business – 15 $ pro Benutzer/Monat; hat alles im Plus-Plan sowie zusätzliche Funktionen wie private Teamräume, Massen-PDF-Export und erweiterte Seitenanalysen.

Darüber hinaus hat Notion auch ein Abonnement für Notion AI. Wenn Sie also vollen Zugriff auf Notion AI in Ihrem Arbeitsbereich haben möchten, müssen Sie eine Gebühr von 10 $/Monat zusätzlich zu Ihren bestehenden Abonnementkosten zahlen.

Notion-Leitfaden: Halten Sie Ihr Leben mit Notion organisiert

Notion ist nicht die Art von App, die Sie nur zum Notieren verwenden möchten, da dies eine Unterausnutzung ihrer Fähigkeiten wäre. Stattdessen möchten Sie ihre Vielseitigkeit maximieren und die Plattform für fortgeschrittene Zwecke nutzen, wie das Erstellen von Wikis, das Verfolgen von Zielen, das Verwalten von Projekten, das Organisieren von Ideen und Ressourcen sowie das Führen eines Journals, um Ihr Arbeits- und Privatleben organisiert zu halten.

Dieser Leitfaden sollte als Ausgangspunkt dienen, um Ihnen den Einstieg in Notion zu erleichtern. Während Sie die Plattform weiterhin nutzen, werden Sie besser darin, sich in ihrer Benutzeroberfläche zurechtzufinden und verschiedene Operationen durchzuführen, und Sie werden in der Lage sein, Wege zu entdecken, wie Sie sie nutzen können, um Ihre Produktivität im Laufe der Zeit zu verbessern.

Also steigen Sie gleich ein und starten Sie noch heute!