Die besten Microsoft Outlook 2013 Tipps und Tricks zur Steigerung der Produktivität

Microsoft Outlook ist eine persönliche Informationsverwaltungssoftware, die als Teil der Microsoft Office Suite angeboten wird. Die Anwendung hat Versionen für Windows sowie für Mac und ermöglicht es Ihnen, eingehende und ausgehende E-Mails zu verwalten, den Kalender und Ihre tägliche Arbeit zu organisieren, indem Sie den Aufgabenmanager, den Kontaktmanager und das Journal unter den vielen verfügbaren Funktionen nutzen.

Obwohl einige von Ihnen möglicherweise mit Outlook vertraut sind, haben einige Menschen aufgrund der neuen Funktionen, die die Version 2013 enthält, nicht vollständig verstanden, wie sie die Software nutzen können. Wir haben daher einige der wichtigsten Outlook 2013 Tipps und Tricks zusammengestellt, die darauf abzielen, Ihr Benutzererlebnis zu verbessern.

13 Tipps und Tricks zur Verwendung von Outlook 2013

Die erste Version von Outlook, mit der wir vertraut wurden, war Microsoft Outlook 1997, aber seitdem sind 17 Jahre vergangen und wir stehen vor der neuesten Version: Microsoft Outlook 2013. Zu den Funktionen, die das neue Outlook mit sich bringt, müssen wir die Erinnerungsfunktion für Anhänge, die Verbesserungen im Cache-Modus, die Resilienz von Add-Ins, ActiveSync, Verbesserungen des IMAP-Protokolls, People Hug, die Datenkompression, die Wetterleiste und einige Verbesserungen der Startleistung erwähnen. Hier erfahren Sie, wie Sie jede einzelne davon vollständig nutzen können:

Organisieren Sie, wie Sie Ihren Posteingang sehen

Eine der Hauptfunktionen, die Outlook bietet, ist die E-Mail-Verwaltung, weshalb Sie sicherstellen sollten, dass Sie den Posteingang genau so sehen, wie Sie es möchten. Wenn Sie auf die neue Version aktualisieren und Outlook öffnen, sehen Sie Ihre E-Mails in der Standardansicht. Um die Effizienz zu steigern und alles einfacher zu finden, können Sie Ihre Ansicht anpassen.

Um dies zu tun, gehen Sie zum Reiter Ansicht und klicken Sie auf Ansicht ändern. Dies öffnet eine Liste verschiedener vordefinierter Ansichten, aus denen Sie wählen können, aber Sie können sie auch anpassen, um eine völlig neue Ansicht zu erstellen – Spalten hinzufügen, die Reihenfolge ändern, Ihre E-Mails sortieren, entscheiden, ob Sie nur die neuesten E-Mails oder mehr sehen möchten, festlegen, wie viele Zeilen der E-Mail Sie unter der Überschrift sehen möchten usw. Sobald Sie mit der Anpassung fertig sind, können Sie Ihre Ansicht speichern, indem Sie auf Ansicht ändern und dann auf Aktuelle Ansicht als neue Ansicht speichern klicken.

Überprüfen Sie Ihren Kalender, während Sie eine E-Mail schreiben

Das Schreiben einer E-Mail ist jetzt mit Outlook 2013 viel einfacher – es ist nicht mehr nötig, Ihre E-Mail zu verlassen, um den Kalender nach Terminen zu überprüfen. Und um es noch interessanter zu machen, können Sie auch einen schnellen Blick auf Ihre Aufgaben und Kontakte werfen, während Sie die E-Mail bearbeiten.

Um Ihren Kalender zu sehen, bewegen Sie einfach den Cursor über den Kalender unten, und eine kleinere Version davon wird neben Ihrer E-Mail angezeigt. Sie können durch die verschiedenen Daten klicken, um Termine zu sehen, genau wie Sie ein Popup-Fenster für Aufgaben oder Personen öffnen können, indem Sie den Cursor über diese Funktionen bewegen.

Wählen Sie, wann eine E-Mail als gelesen markiert werden soll

Sie wissen bereits, dass das Offenhalten einer E-Mail für eine Weile oder das Hoch- und Herunterscrollen in Ihrem Posteingang dazu führen kann, dass bestimmte E-Mails als gelesen erscheinen, während andere weiterhin ungelesen sind. Dies ändert auch die Farbe, mit der sie markiert sind, was verwirrend sein kann, wenn Sie versehentlich eine E-Mail als gelesen markiert haben, obwohl Sie noch keine Zeit hatten, sie durchzugehen.

Um solche Situationen zu vermeiden, können Sie zu Datei gehen, dann die Registerkarte Optionen auswählen und auf E-Mail klicken. Rechts sehen Sie ein Kontrollkästchen für das Lesefenster, das Sie anklicken sollten, um die verschiedenen Optionen anzuzeigen. Sie können wählen, ob Sie eine der Optionen aktivieren oder deaktivieren möchten, sowie die Anzahl der Sekunden ändern, bevor eine E-Mail als gelesen markiert wird. Sobald Sie mit der Anpassung fertig sind, klicken Sie auf OK, um Ihre Optionen zu speichern.

Wie kann ich meine E-Mails in Outlook cachen?

Wir haben einige Änderungen beim Caching einer E-Mail erwähnt – Sie haben vielleicht bemerkt, dass Outlook Ihre E-Mails standardmäßig nicht mehr cached. Dies ist eine Möglichkeit, die Effizienz zu verbessern, da wir festgestellt haben, dass Sie in den meisten Fällen keinen direkten Zugriff auf alle Elemente mehr benötigen.

Der Standardzeitraum beträgt jetzt 12 Monate, wenn Ihre Festplatte eine Kapazität von 128 GB hat. Falls sie kleiner ist, kann er auf 6 Monate reduziert werden. Um diese Einstellungen zu ändern, können Sie zu Datei gehen, dann Kontoeinstellungen auswählen und nach unten scrollen, um erneut auf Kontoeinstellungen zu klicken. Sobald dieses Fenster geöffnet ist, sollten Sie auf das Exchange-Konto hier doppelklicken, was Sie zu einem Schieberegler für die Offline zu haltenden E-Mails bringt.

Wie kann ich die Journal-Funktion von Outlook nutzen?

Da wir zuvor über die Journal-Funktion gesprochen haben, ist es wichtig zu erwähnen, dass Outlook 2013 keinen sofortigen Zugriff auf den Journal-Ordner bietet – er wird nicht mehr im Navigationsbereich angezeigt, wie es früher der Fall war.

Um Zugriff auf den Ordner zu erhalten, können Sie auf die Punkte neben der Registerkarte Aufgaben im Navigationsbereich klicken und dann auf Ordner klicken. Dies öffnet alle verfügbaren Ordner, in denen Sie auch den Journal-Ordner finden sollten. Alternativ können Sie weiterhin die Tasten STRG+8 verwenden, um sofortigen Zugriff auf den Journal-Ordner zu erhalten.

Wie kann ich die Nachrichtenansicht anpassen?

Die Standardanzeige von Outlook 2013 zeigt eine Nachricht, indem sie nur eine Zeile unter der Überschrift anzeigt. Während Sie Einstellungen für diesen Aspekt in Ihrem Posteingangsansichtsmodus einfügen können, gibt es auch eine andere Möglichkeit, dies viel schneller zu tun. Gehen Sie einfach zu Ansicht – direkt unter dem Reiter sehen Sie die Nachrichtenansicht, wo Sie nach unten scrollen können zu 1 Zeile, 2 Zeilen oder 3 Zeilen. Sie können diese Vorschau auch ausschalten, falls Sie den Inhalt der E-Mail vor dem Öffnen nicht sehen möchten.

Wo sind meine Notizen geblieben?

Sie haben möglicherweise Schwierigkeiten gehabt, Ihren Notizenordner zu finden – wir haben die Struktur der Navigationsleiste geändert und beschlossen, die Notizen-Registerkarte aufgrund der geringen Nutzung zu verschieben. Sie können weiterhin mit den Tasten STRG+5 auf Ihrer Tastatur darauf zugreifen.

Falls Sie möchten, dass es dauerhaft im Navigationsbereich sichtbar ist, können Sie zu den Navigationsoptionen gehen und den Notizenordner nach oben verschieben oder die Anzahl der sichtbaren Elemente erhöhen, um mehr Platz in der Navigationsleiste für die Notizen-Registerkarte zu schaffen.

Wie erstelle ich eine Signatur?

Es ist einfacher als je zuvor, eine personalisierte Signatur mit Outlook 2013 zu erstellen. Alles, was Sie tun müssen, ist zu Datei zu gehen und Optionen auszuwählen, dann E-Mail und auf die Registerkarte Signaturen zu klicken, die Sie rechts sehen.

Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, so viele Signaturen hinzuzufügen, wie Sie benötigen – Sie klicken einfach auf Neu, um einen Namen für Ihre neue Signatur hinzuzufügen, und schreiben dann alles auf, was in die Signatur aufgenommen werden soll: Ihren Namen, Ihre Position, Ihr Unternehmen, Ihre Postanschrift, Telefonnummer usw.

Wie kann ich mein Thema und meinen Hintergrund ändern?

Outlook kommt jetzt in neuen Farben – anstelle der schwarzen, blauen und silbernen Themen, an die Sie sich vielleicht gewöhnt haben, können Sie jetzt das Thema auf Hellgrau oder Dunkelgrau ändern, während Sie auch die Option haben, es Weiß zu belassen.

Um dies zu tun, können Sie zu Datei gehen und Optionen auswählen, dann auf den Pfeil neben Office-Thema klicken, um eine der drei Optionen auszuwählen. Neben diesen Themen ermöglicht es Outlook 2013 auch, den Hintergrund zu ändern.

Wie kann ich die Farbe meines Kalenders ändern?

Sie können nicht nur das Thema Ihres Outlook ändern, sondern auch den Kalender personalisieren, um unter einer bestimmten Farbe angezeigt zu werden.

Um dies in Outlook 2013 zu tun, öffnen Sie einfach Ihren Kalender, klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Farbe. Sie werden dann sehen, dass Sie einige Optionen zur Auswahl haben: blau, pink, grau, grün, aber auch die automatische Version, die Ihren Kalender weiß hält.

Wie kann ich das Wetter auf Celsius ändern?

Die Standardansicht des Wetters ist in Fahrenheit, kann jedoch leicht auf Celsius geändert werden, um den Bedürfnissen und Anforderungen jedes Landes gerecht zu werden. Das ist sehr einfach zu beheben, indem Sie zu Datei gehen und auf die Schaltfläche Optionen klicken. Sie können dann zu Kalender gehen und nach unten zur Wetterkategorie scrollen. Es ist sehr einfach, die Wetteroption zu aktivieren oder zu deaktivieren und sie von Fahrenheit auf Celsius oder umgekehrt zu ändern.

Wie kann ich ein zusätzliches Postfach hinzufügen?

Diese Funktion hat sich im Vergleich zu früheren Versionen von Outlook nicht viel geändert. Falls Sie Schwierigkeiten damit haben, müssen Sie nur zu Datei gehen und Informationen auswählen. Sie sehen dann eine Registerkarte mit dem Namen Kontoeinstellungen, wo Sie erneut auf Kontoeinstellungen klicken.

Sobald das Fenster mit den E-Mail-Optionen geöffnet ist, markieren Sie das aktuelle E-Mail-Konto und klicken Sie auf Ändern. Sie können jetzt zu Weitere Einstellungen, dann zu Erweitert gehen und auf Hinzufügen klicken. Dies ermöglicht es Ihnen, ein zusätzliches Postfach einzugeben, das Sie verwenden möchten.

Verbinden Sie Outlook mit sozialen Medien

Wir leben in einer Welt der sozialen Medien, daher kann es nützlich sein, Ihr Outlook mit verschiedenen Arten von sozialen Medien zu verbinden, um auf dem Laufenden zu bleiben. Auf diese Weise wird Ihre Personenfunktion mit Informationen aus Facebook, Twitter, LinkedIn oder anderen gefüllt.

Um eines dieser Konten mit Outlook zu verknüpfen, gehen Sie einfach zu Datei und wählen Sie Informationen, scrollen Sie nach unten zu Kontoeinstellungen und klicken Sie auf Soziale Netzwerk-Konten. Dies gibt Ihnen die Erlaubnis, alle solchen Verbindungen zu verwalten – um eine neue hinzuzufügen, aber auch um eines der Konten zu entfernen, die Sie zuvor mit Outlook verbunden haben.

Annotieren Sie Ihre Fotos einfach in Outlook mit Markup Hero

Outlook ist eine großartige E-Mail-Plattform, aber es gibt Zeiten, in denen Sie einer E-Mail eine zusätzliche Ebene des Kontexts hinzufügen möchten, indem Sie einen Screenshot, ein Foto oder ein gescanntes Dokument hinzufügen. Zum Beispiel möchten Sie möglicherweise eine E-Mail annotieren, um ein Detail im Text zu erklären oder einem Kollegen zu zeigen, wo Sie möchten, dass er eine Aktion ausführt. Während es mehrere Möglichkeiten gibt, dies zu tun, gibt es nichts so Einfaches und Effektives wie Markup Hero. Es erleichtert das Annotieren Ihrer Fotos und gescannten Dokumente mit Text, Formen, Linien und mehr. Mit Markup Hero können Sie ganz einfach Notizen zu Fotos hinzufügen, die Sie an Ihre E-Mail anhängen. Sie können sogar verschiedene Farben und Linienstile auswählen, um Ihre Änderungen hervorzuheben.