Top 15 Microsoft Teams Tipps und Tricks, die Sie kennen sollten

In diesen schwierigen Zeiten, in denen Länder mit Lockdowns konfrontiert sind und Organisationen ihre Mitarbeiter bitten, zu Hause zu bleiben und remote zu arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, den Überblick zu behalten und sich auf die Entwicklungen Ihrer Arbeit zu konzentrieren. Dank einer Reihe von Apps und Diensten, wie z.B. Video-Konferenz-Apps und Tools zur remote Zusammenarbeit, kann diese Erfahrung jedoch bis zu einem gewissen Grad vereinfacht werden. Eine solche App ist Microsoft Teams, eine einheitliche Plattform für Zusammenarbeit und Kommunikation, die es Ihnen ermöglicht, sich mit Ihren Teammitgliedern zu verbinden und gemeinsam an einem Projekt zu arbeiten. Wenn Sie also neu in der App sind oder sie schon die ganze Zeit verwenden, hier sind einige Microsoft Teams Tipps und Tricks, die Sie kennen sollten, um das Beste aus dem Dienst herauszuholen.

1. Ändern Sie Ihren Hintergrund

Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist es möglich, dass nicht jede Ecke in Ihrem Zuhause für Videoanrufe geeignet ist. Aber mit Teams sollte das kein Problem sein. Wie sich herausstellt, können Sie Ihren Hintergrund während eines Meetings ändern, um Ihre unordentliche Umgebung im Hintergrund zu verbergen. Derzeit unterstützt Microsoft Teams jedoch nur die Standardhintergründe. Um einen Hintergrund hinzuzufügen, klicken Sie während eines Videoanrufs auf die Ellipse (drei Punkte) und wählen Sie Hintergrundeffekte anzeigen. Sie sehen das Menü für die Hintergrund-Einstellungen auf der rechten Seite mit einer Liste von Standardhintergründen. Wählen Sie von hier aus einen Hintergrund aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau, um ihn mit Ihren Einstellungen anzuzeigen. Um ihn als Ihren Hintergrund festzulegen, wählen Sie ihn aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen.

Darüber hinaus können Sie neben dem Ändern Ihres Hintergrunds auch die Funktion Hintergrundunschärfe während Video-Konferenz-Meetings aktivieren, um Ihren Hintergrund zu verbergen. Dazu klicken Sie während eines Meetings auf die Ellipse (drei Punkte), um weitere Aktionen anzuzeigen, und wählen Sie Hintergrund unscharf machen.

2. Verwenden Sie den immersiven Leser

Wenn Sie durch eine Menge Text hin und her gehen müssen, kann das manchmal eine ziemlich mühsame Aufgabe sein. Glücklicherweise kann Microsofts immersiver Leser Ihnen Zeit sparen, indem er den Text in verschiedenen Geschwindigkeiten vorliest, die Sie nach Belieben ändern können. Darüber hinaus bietet er auch Barrierefreiheitsoptionen, die den Text in verschiedenen Schriftgrößen, Farben und Abständen anzeigen. Neben Büroumgebungen kann das Tool auch hilfreich sein, um Schüler mit Legasthenie und Dysgraphie zu unterrichten, da es das Verständnis von Text erleichtert, indem es den Text in verschiedene Wortarten unterteilt. Tippen Sie dazu auf die Ellipse (drei Punkte) neben Ihrer Nachricht und wählen Sie Immersiver Leser aus den Optionen.

3. Übersetzen Sie Gespräche

Für diejenigen, die Englisch nicht als ihre Muttersprache haben, aber deren Arbeit hauptsächlich darum kreist, hat Microsoft Teams die Übersetzungsfunktion. Um eine Nachricht in Ihre bevorzugte Sprache zu übersetzen, tippen Sie auf die Ellipse (drei Punkte) neben dem Text im Gespräch und wählen Sie Übersetzen. Sie sollten jetzt den Text in Ihrer bevorzugten Sprache übersetzt sehen. Sobald Sie fertig sind, können Sie zum Originaltext zurückkehren, indem Sie denselben Prozess befolgen.

4. Markieren Sie ein Team oder einen Kanal als Favorit

Wenn Sie an mehr als einem Projekt gleichzeitig arbeiten, kann es manchmal verwirrend sein, mit den Fortschritten in einem bestimmten Team Schritt zu halten, das Ihre volle Aufmerksamkeit erfordert. In solchen Fällen können Sie einfach ein Team oder einen Kanal als Favorit markieren, der dann im Abschnitt Favoriten ganz oben im linken Fenster zu finden ist. Um ein Team oder einen Kanal als Favorit zu markieren, öffnen Sie es, tippen Sie auf die Ellipse und wählen Sie Favorit.

5. Folgen Sie einem Kanal für Updates

Ähnlich wie Sie einen Kanal als Favorit markieren können, um einen organisierten Abschnitt für den schnellen Zugriff zu haben, können Sie ihm auch folgen, um schnelle Updates zu erhalten. Dies kann nützlich sein, wenn Sie keine wichtigen Updates oder Entwicklungen in Ihren Teams verpassen möchten. Um einem Kanal zu folgen, öffnen Sie ihn und tippen Sie auf die Ellipse (drei Punkte). Wählen Sie jetzt aus der Liste der Optionen Diesen Kanal folgen. Sobald ein Kanal als Favorit markiert ist, werden Sie über alle seine Updates per Push-Benachrichtigung informiert.

6. Nachrichten als ungelesen markieren

Während Kanäle es Ihnen ermöglichen, mit Ihren Teamkollegen über verschiedene Entwicklungen zu diskutieren, kann es manchmal chaotisch werden, wenn es eine große Anzahl von Mitgliedern in einem Kanal gibt. Und es kann schnell von etwas Nützlichem zu einem Schwarm von Nachrichten werden. Um zu vermeiden, in solchen Situationen zu enden, können Sie die wichtigen Nachrichten prioritär als ungelesen markieren, damit Sie sie später erneut besuchen können. Um eine Nachricht als ungelesen zu markieren, gehen Sie zu dem Gespräch mit der Nachricht, die Sie als ungelesen markieren möchten, und tippen Sie auf die Ellipse (drei Punkte) daneben. Wählen Sie jetzt im Pop-up Als ungelesen markieren. Sie können diese Nachrichten finden, indem Sie „ /ungelesen “ in das Suchfeld eingeben.

7. Nachrichten als Lesezeichen speichern

In ähnlicher Weise, wie Sie Nachrichten in einem Gespräch als ungelesen markieren, um sie später erneut zu besuchen, können Sie auch Texte, Bilder oder andere Inhalte in einem Gespräch als Lesezeichen speichern, um sie später zu überprüfen. Während ungelesene Nachrichten nützlich sein können, um sich an die Aufgaben zu erinnern, die Sie erledigen müssen, kann das Speichern von Nachrichten Ihnen helfen, wichtige Nachrichten oder Inhalte zu speichern, auf die Sie häufig zugreifen müssen. Um eine Nachricht als Lesezeichen zu speichern, gehen Sie zu dem Gespräch und tippen Sie auf das Lesezeichen-Symbol daneben. Sie können Ihre gespeicherten Nachrichten finden, indem Sie „ /gespeichert “ in das Suchfeld eingeben.

8. Erstellen Sie Rich-Text-Nachrichten

Manchmal benötigen Sie mehr Kontrolle über Ihren Text, um Ihre Nachrichten effektiver zu übermitteln. Hier kommt die Rich-Text-Bearbeitung ins Spiel und bietet Unterstützung für Dinge wie Schriftarten, Anmerkungen, Bilder und andere benutzerdefinierte Formatierungsoptionen. Um eine Rich-Text-Nachricht zu verfassen, öffnen Sie den Kanal, in dem Sie die Nachricht senden möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche “ A ” unten links. Jetzt öffnet sich ein Textfenster, in dem Sie Ihre Nachricht erstellen und formatieren können, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Senden, um Ihre Nachricht zu senden.

9. Integrieren Sie Apps in Teams

Eines der Alleinstellungsmerkmale von Teams ist die Möglichkeit, die gesamte Suite von Office 365-Apps auf der Plattform zu integrieren. Wenn Ihr Team hauptsächlich auf diese Apps angewiesen ist, können Sie sie mit wenigen einfachen Klicks integrieren. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Plattform keine Unterstützung für andere Produktivitätstools bietet. Es gibt eine gesamte Sammlung von Apps, die in verschiedene Kategorien organisiert sind, um den Anforderungen aller gerecht zu werden. Um eine App zu Ihrem Team hinzuzufügen, gehen Sie zu Ihrem Team, tippen Sie auf das Ellipsenmenü (drei Punkte) und wählen Sie Team verwalten. Gehen Sie von hier aus zum Abschnitt Apps (unter Ihrem Teamnamen) und tippen Sie auf die Schaltfläche Weitere Apps. Sie haben jetzt eine gesamte Sammlung von Apps, die Sie entweder auswählen können, indem Sie in verschiedene Kategorien gehen oder Ihre Anfrage in das Alle suchen-Feld (unter Apps) eingeben. Und sobald Sie eine App gefunden haben, wählen Sie sie aus und klicken Sie auf Hinzufügen, um sie zu Ihrem Team oder Kanal hinzuzufügen.

10. Teilen Sie einen Chat mit dem Team über Outlook

Wie oben erwähnt, kommt Teams vorintegriert mit Microsofts Suite von Apps. Und Outlook ist eine davon. Outlook in Teams kann Ihnen helfen, Gespräche als E-Mail zu teilen, ohne Teams verlassen zu müssen. Gehen Sie dazu zu dem Gespräch und klicken Sie auf die Ellipse (drei Punkte). Wählen Sie im Pop-up An Outlook teilen und fügen Sie Ihren Empfänger und andere relevante Informationen hinzu. Klicken Sie schließlich auf Senden. Ebenso können Sie auch ein ganzes Gespräch für einen Kanal auf die gleiche Weise per E-Mail senden.

11. Aktivität mit Erwähnungen filtern

Wenn Ihr Teamkanal viele Benutzer hat, haben Sie vielleicht bemerkt, dass während Diskussionen eine Flut von Nachrichten hereinkommt — bis zu dem Punkt, an dem es manchmal schwierig wird, die Nachrichten mit Ihren Erwähnungen im Auge zu behalten. Um zu vermeiden, dass Sie solche wichtigen Nachrichten verpassen, können Sie das Gespräch mithilfe von Erwähnungen filtern, um die benötigten von den anderen Nachrichten zu trennen. Gehen Sie dazu zu Aktivität und tippen Sie auf das Trichtersymbol auf der rechten Seite. Klicken Sie jetzt auf die Ellipse (drei Punkte) neben dem Tippen Sie, um zu filtern-Feld und wählen Sie Erwähnungen. Sie sollten jetzt den relevantesten Inhalt (der Sie erwähnt) im Abschnitt Aktivität sehen. Darüber hinaus können Sie auch zu Aktivität gehen und auf die Dropdown-Schaltfläche neben Feed tippen und Meine Aktivität auswählen, um eine detaillierte Liste aller Ihrer Aktivitäten an einem Ort anzuzeigen.

12. Teams-Meetings aufzeichnen

Oftmals, wenn Sie in einem Meeting mit Ihren Teamkollegen sind, gibt es bestimmte Dinge, die Sie später zur Referenz erneut besuchen möchten. In solchen Fällen bietet Teams Ihnen die Möglichkeit, Meetings aufzuzeichnen, um später auf die Audio-, Video- und Bildschirmfreigabeaktivitäten zugreifen zu können. Der Dienst speichert die aufgezeichneten Meetings in Microsoft Stream für eine sichere Freigabe innerhalb Ihres Teams. Um ein laufendes Meeting aufzuzeichnen, klicken Sie auf die Ellipse (drei Punkte) und wählen Sie Aufzeichnung starten. Sobald Sie fertig sind, folgen Sie denselben Schritten, um die Aufzeichnung zu stoppen.

13. Nutzen Sie Slash-Befehle

Obwohl Sie die Plattform nach Ihren Wünschen anpassen können, indem Sie bestimmte Funktionen aktivieren oder mit verschiedenen Einstellungen herumspielen, gibt es nicht viel, was Sie tun können, um die betriebliche Effizienz zu steigern, außer zu lernen, wie Sie grundlegende Operationen schnell erledigen. Hier kommen die Slash (/) Befehle ins Spiel. Wie Sie an ihrem Namen erkennen können, besteht der Befehl aus dem Slash (/) Zeichen, gefolgt von einem Befehl.

Einige der Slash-Befehle sind –

i. /goto – hilft Ihnen, zu einem Team oder einem Kanal zu springen
ii. /call – jemanden direkt anrufen
iii. /chat – eine schnelle Nachricht an jemanden senden
iv. /activity – um die Aktivität von jemandem anzuzeigen
v./whatsnew – um zu sehen, was neu im Team ist
vi. /mentions – alle Ihre Erwähnungen anzeigen
vii. /saved – um Ihre gespeicherte Liste anzuzeigen
viii. /unread – um Ihre ungelesene Aktivität anzuzeigen
ix. /keys – um eine Liste aller Tastenkombinationen anzuzeigen
x. /available (oder away, brb, dnd und busy) – um einen Status festzulegen

Zusätzlich können Sie, um weitere Befehle anzuzeigen, das Slash (/) Zeichen im Suchfeld oder im Befehlsfenster eingeben, um eine Liste aller unterstützten Slash-Befehle zu sehen. Alternativ können Sie auch zur Microsoft-Hilfe gehen, um mehr über diese Befehle zu erfahren.

14. Beherrschen Sie Tastenkombinationen

Ähnlich wie Sie Slash-Befehle verwenden können, um schnell auf verschiedene Optionen zuzugreifen und grundlegende Aufgaben auszuführen, können Sie auch die Macht der Tastenkombinationen nutzen, um verschiedene Operationen einfach auszuführen und dabei Zeit zu sparen.

Hier sind einige der Tastenkombinationen –

i. Gehe zu Suche – Befehl + . oder Ctrl + E
ii. Gehe zu – Befehl + G oder Ctrl + G
iii. Starte einen neuen Chat – Befehl + N oder Ctrl + N
iv. Einstellungen öffnen – Befehl + , oder Ctrl + ,
v. Datei anhängen – Befehl + O oder Ctrl + O
vi. Auf einen Thread antworten – R
vii. Als wichtig markieren – Befehl + Shift + I oder Ctrl + Shift + I
viii. Stummschaltung umschalten – Befehl + Shift + M oder Ctrl + Shift + M

Offensichtlich sind das einige der Tastenkombinationen, die Sie in Teams verwenden können. Um eine vollständige Liste der unterstützten Tastenkombinationen anzuzeigen, gehen Sie zu Office Support. Beachten Sie auch, dass einige der Tastenkombinationen für das Web und die App unterschiedlich sein können. Daher sollten Sie den Link zu den Tastenkombinationen zur Hilfe heranziehen.

15. Verwenden Sie Bots

Microsoft Teams bietet Unterstützung für Bots, die im Wesentlichen ein Tool sind, um Ihnen zu helfen, bestimmte Operationen zu automatisieren oder Unterstützung bei einigen alltäglichen Aufgaben zu erhalten. Zum Beispiel kann ein Bot Ihnen helfen, Aufgaben so einfach wie die Suche nach dem, was auf der Agenda für ein Meeting steht, Erinnerungen zu setzen, Berichte anzuzeigen, bis hin zu etwas so Komplexem wie das Abrufen ausstehender Anfragen aus Ihrem Github-Repository. All das, ohne Teams verlassen zu müssen. Sie können einige der beliebten Bots hier finden oder im Internet einen nach Ihren Anforderungen suchen. Darüber hinaus, wenn Sie mehr Kontrolle über Ihren Bot wünschen oder tiefere Automatisierungsaufgaben durchführen möchten, können Sie Ihren eigenen Bot mithilfe von Microsofts Anleitung hier erstellen.

Bonus-Tipp: Wenn Sie auch Zoom für Video-Konferenzen und remote Zusammenarbeit neben Teams verwenden, haben die beiden kürzlich eine gemeinsame Integration zwischen beiden Diensten angekündigt. Sie müssen also nicht mehr zwischen Apps wechseln, um an Ihren Meetings teilzunehmen oder diese zu verwalten. Um die Zoom-Integration in Teams zu aktivieren, tippen Sie auf die Ellipse (drei Punkte) im oberen linken Bereich und gehen Sie zu Weitere Apps. Sie sehen jetzt eine Sammlung verschiedener Apps. Tippen Sie von hier aus in das Suchfeld unter Apps und geben Sie Zoom ein. Wählen Sie jetzt die App aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um sie zu Ihrem Team oder Kanal hinzuzufügen. Sobald Sie fertig sind, können Sie mit nur einem Klick ein Zoom-Meeting starten oder daran teilnehmen.

Das sind einige der Tipps und Tricks für Microsoft Teams, die Sie befolgen können, um mehr aus Ihrer Erfahrung herauszuholen und Operationen effizienter auszuführen. So sparen Sie sich Zeit und investieren diese in Aufgaben, die mehr Aufmerksamkeit erfordern.