Torii Bewertung: So finden Sie heraus, welche SaaS-Tools Ihr Team am häufigsten verwendet

Da die Einführung von SaaS-Anwendungen in Organisationen weiterhin steigt, stehen IT-Teams vor Herausforderungen in jedem Schritt, von der Verwaltung von Lizenzen und SaaS-Ausgaben bis hin zu Datenzugriffsberechtigungen und Anwendungsnutzern.

Torii, eine autonome SaaS-Management-Plattform, ermöglicht es IT-Teams:

• Einblick in die SaaS-Nutzung zu erhalten

• interne Arbeitsabläufe zu verbessern

• SaaS-Governance und Budgetdaten zu konsolidieren

• verschiedene Routineaufgaben zu automatisieren

Dies ermöglicht es Ihnen, besser zu verwalten, wie viel Ihre Organisation für welche Tools ausgibt, und erleichtert es, Sicherheits- und Compliance-Risiken zu reduzieren.

In diesem Artikel erklären wir, wie IT-Manager Torii nutzen können, um herauszufinden, welche SaaS-Anwendungen ihre Organisation am häufigsten verwendet, welche unnötig erneuert werden und vieles mehr.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist Torii?
• 1. Welche Teammitglieder welche Apps verwenden (und wie oft)
• 2. Welche Datenzugriffsberechtigungen jede App hat
• 3. Wann App-Lizenzen erneuert werden müssen
• 4. Gesamtausgaben, die mit jeder App verbunden sind
• 5. Identifizierung des Eigentümers jeder App
• 6. Entdeckung neuer Apps
• 7. Benutzerverwaltung für das IT-Ökosystem Ihres Unternehmens
• Fazit

Was ist Torii?

Torii ist eine SaaS-Management-Plattform, die es IT-Managern ermöglicht, die Technologiestacks ihrer Organisationen zu identifizieren, zu optimieren und zu verwalten und verschwendete SaaS-Ausgaben über ein zentrales Dashboard zu reduzieren.

Es ermöglicht Unternehmen, die Hunderte von SaaS-Tools in verschiedenen Abteilungen verwenden, nachzuvollziehen, wie viel sie für jede Anwendung ausgeben, Zugriffsberechtigungen zu verwalten und ein besseres Verständnis für die Nutzung von Anwendungen im gesamten Unternehmen zu entwickeln.

Hier sind einige der Hauptvorteile, die Unternehmen durch die Nutzung von Torii zur Verwaltung von SaaS-Anwendungen haben:

• Sichtbarkeit. Torii hilft IT-Teams, mit den SaaS-Anwendungen, die innerhalb des Software-Ökosystems der Organisation verwendet werden, Schritt zu halten und sie einfach von einem einzigen Dashboard aus zu verwalten. Es ermöglicht einen schnellen Überblick über Informationen zur Anwendungsnutzung, Anzahl der Benutzer und Gesamtausgaben für diese Tools.

• Workflow. Entdecken Sie schnell, welche Anwendungen von Mitarbeitern angenommen wurden, damit Sie Lizenzverlängerungen und Datenzugriffsberechtigungen besser verwalten können. Dies erleichtert auch die Identifizierung (und den Abbruch) von Anwendungen, die Sicherheits- oder regulatorische Risiken darstellen, die doppelte Funktionalität bieten oder untergenutzt werden.

• Automatisierung. Torii ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, um verschiedene mit dem SaaS-Management verbundene Aktivitäten zu automatisieren – wie Upgrades, Erneuerungen und Widerrufe – indem Sie Trigger und Aktionen kombinieren.

Jetzt, da wir ein grundlegendes Verständnis für die Fähigkeiten von Torii haben, lassen Sie uns tiefer eintauchen, um herauszufinden, wie es Organisationen ermöglicht, die SaaS-Verwaltung im Griff zu behalten.

Hier sind einige der verschiedenen Möglichkeiten, wie Torii IT-Teams ermöglicht, ihre sich ständig weiterentwickelnden Technologiestacks einfach zu verwalten.

1. Welche Teammitglieder welche Apps verwenden (und wie oft)

Torii erkennt automatisch die verschiedenen SaaS-Anwendungen, die von Ihrer Organisation verwendet werden, und gibt IT-Managern einen schnellen Überblick darüber, welche Teammitglieder welche Anwendungen nutzen.

Dies geschieht durch:

• Automatisches Extrahieren von Daten aus Geschäftsinvoice über API-Integrationen mit der ERP-Software Ihres Unternehmens.

• Verfolgen der Anwendungsnutzung durch sichere und anonymisierte Browsererweiterungen und durch Integration mit der SSO-Lösung Ihres Unternehmens wie G-Suite oder OneLogin.

• Verwenden von Kreditkartentransaktionsdaten, die in Torii hochgeladen werden können.

Sie können schnell herausfinden, welche Anwendungen regelmäßig von Ihren Teammitgliedern verwendet werden, welches Tool wem lizenziert ist und den genauen Dollarbetrag, den Sie jeden Monat für jede SaaS-Anwendung ausgeben.

Es gibt Ihnen auch nützliche Einblicke in Benutzer, Anwendungsgebühren, Arbeitsabläufe und Lizenzen. Diese Daten werden in Form von Grafiken und Diagrammen präsentiert, die es IT-Managern ermöglichen, schnell informierte Entscheidungen über die SaaS-Nutzung und -Ausgaben der Organisation zu treffen. Sie können auch jeden Torii-Bericht als CSV-Datei herunterladen, um ihn nach Belieben wiederzuverwenden.

2. Welche Datenzugriffsberechtigungen jede App hat

Torii ermöglicht es Ihnen, zu kontrollieren, welche Unternehmensdaten mit verschiedenen SaaS-Anwendungen geteilt werden. Wenn Ihre Mitarbeiter sich für ein SaaS-Abonnement anmelden, werden sie möglicherweise aufgefordert, Zugriff auf verschiedene sensible Ressourcen zu gewähren. Dies gilt insbesondere für einige gängige Software wie Slack und G-Suite.

Die von einigen SaaS-Anwendungen angeforderten Daten und Aktionen können Berechtigungen umfassen, um:

• E-Mail-Adressen von Personen in Ihrem Arbeitsbereich anzuzeigen.

• Ihr Profil zu ändern, auf Kalender oder Kontaktdaten zuzugreifen.

• E-Mail-Nachrichten in Ihrem Namen zu senden.

Die Gewährung uneingeschränkten Zugriffs auf Unternehmenskonten und das Ausführen von Aktionen im Namen von Mitarbeitern kann Ihr Unternehmen möglichen Datenschutzbedrohungen aussetzen.

Mit Torii erhalten Sie Einblick, welche Daten mit jedem SaaS-Tool geteilt werden, indem Sie eine aktuelle Liste aller erteilten Berechtigungen verwenden. Darüber hinaus ermöglicht Ihnen der Risikobericht von Torii, das Risikoniveau jedes SaaS-Anbieters basierend auf den ihm erteilten Berechtigungen zu verfolgen.

3. Wann App-Lizenzen erneuert werden müssen

Die Verwaltung von SaaS-Anwendungen in einem Software-Ökosystem mit Dutzenden oder sogar Hunderten von Tools erfordert von IT-Managern, dass sie effizient relevante Informationen, einschließlich App-Lizenzen, Verträge und Erneuerungsdaten, im Auge behalten.

Egal, ob Sie Anbieter Verträge überprüfen oder das Erneuerungsdatum einer bestimmten Anwendung finden müssen, Torii kann Ihnen dabei helfen. Es konsolidiert alle Informationen zu App-Lizenzen, Verträgen und Erneuerungsdaten.

Sie können alle relevanten Informationen zu Ihren SaaS-Tools einfach organisieren und jederzeit darauf zugreifen. Darüber hinaus wird Torii Sie über bevorstehende Lizenzverlängerungsdaten informieren, sodass Sie keine Termine in Ihrem Kalender für jede Anwendung, die Ihre Organisation verwendet, festlegen müssen.

4. Gesamtausgaben, die mit jeder App verbunden sind

Wenn Sie nicht darauf achten, doppelte oder ungenutzte Software zu verfolgen, kann dies zu übermäßigen Ausgaben Ihrerseits führen. Jede neue SaaS-App-Lizenz, die für Mitarbeiter gekauft wird, bedeutet mehr Geld aus der Tasche Ihres Unternehmens. Daher ist es für IT-Manager sehr wichtig, im Auge zu behalten, welche Tools tatsächlich verwendet werden, um eine bessere Kostenverwaltung der Ressourcen der Organisation sicherzustellen.

Mit Torii erhalten Sie Einblick, wie viel Sie für jedes SaaS-Tool ausgeben. Dadurch können Sie Kosten optimieren und unnötige (oder doppelte) Anwendungen vermeiden.

Sie können alle in Ihrer Organisation verwendeten Software auf der Insights-Seite auflisten. Sie erhalten auch Informationen darüber, wie viele Mitarbeiter jedes Tool verwenden, die Anzahl der von jeder Person verwendeten Anwendungen und den Betrag, den Sie für App-Lizenzen ausgegeben haben.

5. Identifizierung des Eigentümers jeder App

In größeren Organisationen neigen Mitarbeiter dazu, unabhängig mit ihren Geschäftskonten SaaS-Tools zu abonnieren. Das Problem dabei ist, dass es für IT-Teams nahezu unmöglich ist, den Überblick über alle in der Organisation verwendeten Software zu behalten.

Die Identifizierung des Eigentümers jeder in der Organisation verwendeten SaaS-App kann Ihnen helfen zu verstehen, wie sie in das Software-Ökosystem Ihres Unternehmens passt.

Mit Torii können Ihre IT-Manager leicht den internen Eigentümer jeder SaaS-Anwendung identifizieren oder zuweisen – die Person, die für alle Entscheidungen und Aktionen im Zusammenhang mit der Nutzung der App verantwortlich ist.

6. Entdeckung neuer Apps

Torii ermöglicht es IT-Managern, schnell jedes neue Tool zu identifizieren, das zu Ihrem Software-Stack hinzugefügt wird. Sobald eine App identifiziert ist, können Sie ihr einen relevanten Lebenszyklusstatus zuweisen, wie Entdeckt, In Bewertung, In Überprüfung oder Genehmigt.

Der Workflow-Builder ermöglicht es Ihnen, regelbasierte Benachrichtigungs-E-Mails einzurichten, die wichtige Stakeholder über neu entdeckte SaaS-Produkte informieren. Sie können auch eine Benachrichtigung an den internen Eigentümer der App vom IT-Manager senden und ihn bitten, ein Formular auszufüllen, das alles beschreibt, was die IT über den Anwendungsfall und die Lizenzbedingungen wissen muss.

Infolgedessen müssen die Mitarbeiter sicherstellen, dass jede neue Anwendung die Richtlinien des IT-Teams erfüllt, bevor sie offiziell genehmigt und in den Technologiestack der Organisation integriert werden kann.

Die Verfolgung der Anwendungsnutzung ist viel einfacher, wenn sie zuerst zum Technologiestack der Organisation hinzugefügt wird, da dies der IT-Abteilung ermöglicht, etwaige Probleme mit der Datenkonformität, Inkompatibilitäten oder Cyber-Bedrohungen zu erkennen.

7. Benutzerverwaltung für das IT-Ökosystem Ihres Unternehmens

Mit Torii können Sie jeden Benutzer mit einer unbegrenzten Anzahl von SaaS-Tools verknüpfen, je nach den Produkten, auf die sie Zugriff benötigen. Sie können auch einfach verwalten und anzeigen, wer welche Anwendungen besitzt, mit nur wenigen Klicks.

Darüber hinaus können Sie App-Eigentümer bitten, freiwillig ihren Besitz zurückzuziehen oder ihren Zugriff automatisch über Torii’s One-Click-Offboarding-Workflow zu widerrufen. Damit können Sie den Zugriff eines Benutzers auf eine Anwendung über Offboarding-Tools stornieren. Sie können auch vermeiden, für Tools zu viel auszugeben, die seit über 30 Tagen nicht mehr verwendet wurden.

Fazit

SaaS-Management-Plattformen können Ihrem IT-Team helfen, die SaaS-Ressourcen Ihrer Organisation besser zu verwalten, aber nur wenige tun dies so kraftvoll und einfach wie Torii.

Diese Plattform ermöglicht es Ihnen, schnell nützliche Einblicke in den Software-Stack Ihrer Organisation zu erhalten und hilft Ihnen, die SaaS-Ausgaben zu optimieren. Mit Torii können Sie den Zugriff auf Anwendungen einfach steuern, die Daten- und Datenschutzkonformität sicherstellen und Cyber-Bedrohungsrisiken im gesamten Unternehmen minimieren.