Verwendung und Anpassung von Vorlagen in OpenOffice.org - Seite 5

Verwendung von Etikettenassistenten-Vorlagen

Es gibt zwei grundlegende Arten von Etikettenvorlagen in OpenOffice.org: Dokumente, die bereits existieren, und Vorlagen, die für Sie basierend auf den Auswahlmöglichkeiten, die Sie im Etikettenassistenten treffen, erstellt werden. Die Verwendung der Assistentenetiketten ist etwas anders. Es ist jedoch auf jeden Fall eine gute Idee, zu lernen, wie man sie verwendet; sie bieten zwei wichtige Funktionen, den Serienbrief und die Möglichkeit, alle Etiketten im Blatt automatisch zu aktualisieren, um mit dem ersten Etikett übereinzustimmen. Ich werde nicht über den Serienbrief sprechen, da das ein großes Thema für sich ist, aber ich werde durchgehen, wie man das automatische Update macht, auch bekannt als Synchronisieren.

Erstellen eines Etiketts mit dem Etikettenassistenten

1. Wählen Sie Datei > Neu > Etiketten.

2. Wählen Sie im erscheinenden Fenster die Seitengröße und die Avery-Nummer aus, die Sie möchten.

3. Wenn Sie denselben Inhalt in jedem Etikett anzeigen möchten, füllen Sie diesen Text im leeren Feld aus. (Sie können ihn später ändern und formatieren.)

Hinweis: Wenn Sie leichte Anpassungen am Etikett vornehmen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Format und ändern Sie die Maße. Dies ist jedoch eine fortgeschrittene Aufgabe und Sie sollten dies nicht tun müssen.

4. Klicken Sie auf die Registerkarte Optionen. Wenn Sie möchten, dass der Text oder die Formatierung in allen Etiketten gleich ist, wählen Sie die Option Synchronisieren aus.

5. Klicken Sie auf Neues Dokument. Das Etikettendokument wird angezeigt, und wenn Sie Synchronisieren ausgewählt haben, wird auch die Schaltfläche Synchronisieren angezeigt.

6. Sie sind jetzt bereit, die Vorlage zu formatieren, zu drucken, zu bearbeiten oder anderweitig zu ändern.

Aktualisieren von Etiketten mit der Synchronisierungsfunktion

So funktioniert die Synchronisierungsfunktion. Sie ist sehr praktisch – Sie können sie verwenden, um den Text oder die Formatierung (oder die Grafiken) im ersten Etikett zu aktualisieren, sodass alle anderen Etiketten übereinstimmen.

1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen in der ersten Zelle vor. Ändern Sie die Formatierung, wie Sie es normalerweise in einem Textdokument tun würden, ändern Sie den Inhalt oder (wie im nächsten Verfahren) fügen Sie eine Grafik hinzu.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Etiketten synchronisieren.

3. Alle Etiketten werden aktualisiert, um mit dem ersten übereinzustimmen.

• Erstellen im Assistenten
• Synchronisieren verwenden
• Speichern als Vorlage mit Datei > Vorlagen > Speichern, um in die Kategorie mit den anderen zu gelangen

Speichern einer Assistentenvorlage als Standardvorlage

Jedes Mal durch den Assistenten zu gehen, um Etiketten zu erstellen, ist etwas mehr Arbeit, als einfach eine vorhandene Vorlage zu öffnen. Es gibt jedoch diese praktische Synchronisierungsfunktion. Was tun Sie, um die Arbeit, die mit den Assistentenetiketten verbunden ist, zu reduzieren? Speichern Sie einfach die Vorlage, die der Assistent erstellt, am selben Ort wie Ihre anderen Vorlagen.

1. Erstellen Sie eine Vorlage, wie Sie es normalerweise über den Assistenten tun würden.

2. Nehmen Sie alle zusätzlichen Formatierungen vor, nachdem Sie die Vorlage erstellt haben.

3. Wählen Sie Datei > Vorlagen > Speichern.

4. Geben Sie im erscheinenden Vorlagenfenster einen Namen für die Vorlage und eine Kategorie ein.

Hinweis: Um eine neue Kategorie zu erstellen, klicken Sie auf Organizer. Klicken Sie in der linken Liste mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Kategorie und wählen Sie Neu. Geben Sie sofort den Namen der neuen Kategorie ein. Klicken Sie auf Schließen, um zum Vorlagenfenster zurückzukehren.

5. Klicken Sie auf OK.

Sie können die Vorlage jetzt auf die gleiche Weise verwenden, wie Sie jede andere Vorlage verwenden. Wählen Sie Datei > Neu > Vorlagen und Dokumente, wählen Sie die Kategorie Vorlagen aus und doppelklicken Sie einfach auf die Vorlage, die Sie möchten.