Zoho WorkDrive: Eine kollaborative Dateiverwaltungslösung zur Optimierung Ihrer Daten

Alle Unternehmen – egal wie klein oder groß sie sind – benötigen zuverlässige Speicher- und Kollaborationsplattformen, um effektiv zu arbeiten. Obwohl es viele gute Optionen für beide gibt, ist es schwierig, eine Plattform zu finden, die beide Funktionen unter einem Dach vereint.

Hier kommt Zoho WorkDrive ins Spiel, eine Cloud-Speicher- und Kollaborationsplattform, die Ihre Daten optimiert, indem sie Ihnen sicheren Cloud-Speicher und Kollaborationstools an einem Ort bietet.

Lassen Sie uns eintauchen und Zoho WorkDrive im Detail erkunden und herausfinden, was es zu einer großartigen Plattform für Dateispeicherung und Zusammenarbeit macht.

Was ist Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive ist eine cloudbasierte Datei-Speicher- und Kollaborationsplattform, die es Teams ermöglicht, Dateien einfach zu speichern, zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Es wurde vor einigen Jahren als Ersatz für Zoho Docs eingeführt, um als zugrunde liegende Speicherplattform für seine Suite von Büro- und Produktivitätsanwendungen zu dienen. In dieser Zeit wurden mehrere Änderungen an der Plattform vorgenommen.

Die neueste Version kommt in Form von WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 bringt eine Vielzahl neuer Funktionen in verschiedenen Bereichen, einschließlich Benutzeroberfläche, Datenverwaltung, Drittanbieterintegration und mehr, um den wachsenden Anforderungen einer hybriden Arbeitsumgebung gerecht zu werden.

Zoho WorkDrive ist sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop verfügbar.

Wobei kann Ihnen Zoho WorkDrive helfen?

Als Plattform für Dateiverwaltung und Zusammenarbeit ermöglicht Zoho WorkDrive Ihnen viel mehr als nur das Speichern von Dateien. Dies ist dank seiner vielfältigen Funktionen möglich, zu denen Folgendes gehört:

Teamzusammenarbeit

Eine der besten Eigenschaften von WorkDrive ist die Teamzusammenarbeit. WorkDrive ermöglicht dies durch Teamordner, die es Mitgliedern eines Teams erlauben, Dokumente in einen einzigen Ordner hochzuladen, um sie allen im Team gleichzeitig zur Verfügung zu stellen. Auf diese Weise müssen Benutzer Dateien nicht einzeln per E-Mail senden und später nachverfolgen.

Wenn jemand im Team Änderungen an einer Datei in einem Teamordner vornimmt, informiert WorkDrive alle über Benachrichtigungen, sodass sie immer über die Änderungen auf dem Laufenden sind und nicht ständig selbst den Speicher überprüfen müssen.

Um alle Projektdateien und Dokumente organisiert zu halten, ermöglicht WorkDrive den Arbeitsbereich-Administratoren, Unterordner innerhalb eines Teamordners zu erstellen. Dies ist etwas, das große Organisationen optimal nutzen können, um Dateien nach Abteilung zu kategorisieren. Administratoren können auch Zugriffsberechtigungen für jedes Teammitglied festlegen, um deren Zugriff auf den Inhalt des Ordners zu beschränken.

Schließlich hat jeder WorkDrive-Arbeitsbereich einen Papierkorb unter dem Teamordner, um alle Dateien und Dokumente sicher aufzubewahren. Wenn jemand im Team eine Datei oder einen Ordner löscht, gelangt dieser in den Papierkorb. So gibt es die Möglichkeit, ihn wiederherzustellen, falls er später benötigt wird oder wenn jemand im Team ihn versehentlich löscht.

Zugriff auf Zoho’s leistungsstarke Büro-Suite

Wenn Teams WorkDrive abonnieren, erhalten sie auch Zugang zur Zoho Office Suite. Die Zoho Office Suite ist eine Sammlung von Tools, die Teams bei Büroarbeiten unterstützen. Sie umfasst drei Tools: Writer, Sheet und Show. Alle drei bieten eine saubere und benutzerfreundliche Oberfläche und stellen eine Vielzahl von Vorlagen zur Verfügung, um die Arbeit zu beschleunigen und auch offline arbeiten zu können.

Darüber hinaus bietet jedes Tool mehrere andere nützliche Funktionen, wie den fokussierten Schreibmodus in Zoho Writer, vordefinierte und benutzerdefinierte Funktionen in Zoho Sheet sowie verschiedene Design- und Animationsoptionen in Zoho Show.

In Kombination mit WorkDrive unterstützt dies nicht nur Teams bei Büroaufgaben, sondern hilft ihnen auch, ihre Dateien an einem Ort zu halten. Dadurch wird es für Teammitglieder einfacher, in Echtzeit zusammenzuarbeiten, Feedback zu sammeln und ihre Arbeit für alle im Team sichtbar zu machen.

Kollaborativer Arbeitsbereich

WorkDrive hebt das Zusammenarbeitserlebnis auf die nächste Stufe. Es gibt Ihnen die Möglichkeit, einen kollaborativen Arbeitsbereich zu erstellen, in dem Sie mit Kollegen arbeiten können, ohne sie in einen Teamordner einladen zu müssen. Ebenso vereinfacht es das Teilen von Dateien mit Einzelpersonen oder anderen Teams auf der Plattform, was die Zusammenarbeit effizienter macht.

Da mehrere Personen gleichzeitig an einer Datei arbeiten können, kann dies zu mehreren Kopien derselben Datei führen. Dies kann es schwierig und mühsam machen, die Originaldatei zu identifizieren. Aber glücklicherweise unterstützt WorkDrive die Versionshistorie, sodass Teammitglieder auf alle verschiedenen Versionen einer Datei zugreifen, sie vergleichen und bei Bedarf problemlos auf eine frühere Version zurückkehren können.

In diesem Zusammenhang ist eine weitere nützliche Funktion, die das Zusammenarbeitserlebnis auf der Plattform verbessert, die Aktivitätsüberwachung. Damit können Teamleiter alles, was in ihrem Arbeitsbereich passiert, einfach überprüfen, um den Fortschritt im Auge zu behalten. Darüber hinaus können Aktivitäten detailliert über Filter überprüft werden, um wertvollere Einblicke zu erhalten.

Für Zeiten, in denen Teammitglieder etwas besprechen oder Feedback zu einer Datei oder einem Dokument geben müssen, kann die Feedback-Funktion von WorkDrive (genannt Dateianmerkungen) hilfreich sein. Damit können Benutzer ihre Gedanken zu einer Idee leicht teilen oder Feedback unter Dateien oder Dokumenten durch kontextuelle Kommentare hinterlassen.

Datenmanagement-Tools

Zoho WorkDrive unterstützt über 220 Dateiformate. Da dies ein ziemlich breites Spektrum an Dateiformaten abdeckt, wird sichergestellt, dass es auf der Plattform keine Kompatibilitätsprobleme gibt, sodass Teams Dateien direkt im Arbeitsbereich anzeigen oder die gewünschten hochladen können, ohne sie zuerst konvertieren zu müssen.

Um die Dateientdeckung und -suche auf der Plattform zu erleichtern, bietet WorkDrive die Möglichkeit, Dateien nach Name, Ersteller oder Schlüsselwort im Dokument zu suchen. Ebenso unterstützt es OCR und Objekterkennung, mit denen Sie Bilder und gescannte Dokumente im Arbeitsbereich einfach finden können, indem Sie einfach ein Schlüsselwort eingeben.

Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, Dateien im Teamordner zu kategorisieren. Dies ermöglicht es Ihnen, Ihre Dateien und Dokumente organisiert zu halten, um es jedem im Team zu erleichtern, sie zu finden.

Arbeiten mit Personen außerhalb Ihres Teams

Wenn Ihr Team mit anderen Unternehmen zusammenarbeitet, möchten Sie möglicherweise den Kunden Ihren Fortschritt zeigen, um sie auf dem Laufenden zu halten oder deren Input zu etwas einzuholen.

WorkDrive macht dies super einfach. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, schnell einen externen Link zu einer Datei zu erstellen, die Sie teilen möchten. Um diese Zusammenarbeit sicher zu gestalten und Ihre Daten zu schützen, ermöglicht das Tool Ihnen, jeden Link, den Sie senden, mit unabhängigen Zugriffsberechtigungen, Ablaufdaten und Passwörtern zu sichern. Grundsätzlich gibt es Ihnen die vollständige Kontrolle über Ihre Links und lässt Sie entscheiden, auf was Benutzer, die Ihrem Arbeitsbereich beitreten, zugreifen oder tun können.

Ebenso können die “Client-Benutzer” von WorkDrive es Ihnen ermöglichen, Ihren externen Kunden oder Partner in Ihr Team einzuladen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie möchten, dass Ihre Stakeholder für einen kurzen Zeitraum auf ein Projekt schauen oder daran mitarbeiten.

Erweiterte Analysen

Wenn Sie mit großen Teams arbeiten, möchten Sie bestimmte Statistiken über Ihren Arbeitsbereich wissen. Auf WorkDrive haben Sie Zugriff auf all diese Statistiken sowie Berichte über alles, was in Ihrem Arbeitsbereich an einem Ort passiert.

Wenn Sie beispielsweise ein Arbeitsbereich-Administrator sind, können Sie leicht überprüfen, wann eine Datei aktualisiert wurde, wie viel Speicherplatz ein Projekt benötigt und wie viel freien Speicherplatz es gibt.

Unterbrechungsfreier Datei-Zugriff

Zoho WorkDrive ist sowohl auf Mobilgeräten als auch auf Desktop verfügbar und hält alle Ihre Dateien und Ordner auf Ihren Geräten synchron. Dies ermöglicht es Ihnen, auf einem Gerät zu arbeiten und dort fortzufahren, wo Sie auf einem anderen aufgehört haben.

Darüber hinaus synchronisiert die Plattform auch Ihre Dateien und Ordner mit Ihrem Desktop, sodass Sie auch offline arbeiten können und die Änderungen synchronisieren, wenn Sie online gehen.

Zoho WorkDrive-Pläne und Preise

Zoho WorkDrive bietet drei Pläne an: Starter, Team und Business.

• Starter: 2,50 $ (Rs 140) pro Benutzer und Monat; Speicher beginnt bei 1 TB pro Team mit einem Upload-Limit von 1 GB
• Team: 4,50 $ (Rs 275) pro Benutzer und Monat; 3 TB Speicherplatz pro Team und ein Upload-Limit von 5 GB
• Business: 9 $ (Rs 550) pro Benutzer und Monat; Speicherplatz von 5 TB pro Team mit einem Upload-Limit von 50 GB

Jeder Plan bietet alle grundlegenden Funktionen zur Dateispeicherung und -verwaltung. Aber je höher Sie in die Pläne aufsteigen, desto mehr zusätzliche Funktionen werden freigeschaltet. Schauen Sie sich die WorkDrive-Pläne an, um einen umfassenden Überblick über die Unterschiede zwischen allen drei Plänen zu erhalten und den richtigen für Ihre Organisation auszuwählen.

Darüber hinaus, wenn der angebotene Speicherplatz nicht ausreicht, hat Zoho zusätzliche Speicheroptionen, die separat erworben werden können.

Zoho bietet neuen Benutzern eine 15-tägige Testphase mit vollem Zugriff auf alle Funktionen von WorkDrive. Mit diesem Test können Einzelpersonen und Teams den Dienst testen und erkunden, um festzustellen, ob er ihren Anforderungen entspricht, und dann entsprechend einen Plan abonnieren.

Schauen Sie sich Zoho WorkDrive an