10 Fonctionnalités peu connues de Microsoft Excel

L’outil inégalé de manipulation de données et d’organisation de statistiques, Microsoft Excel, est sans aucun doute une application qui fait gagner du temps, mais tout comme ses outils associés Word et PowerPoint, il possède également certaines fonctionnalités cachées. En connaissant lesquelles, vous pouvez tirer davantage parti de cette application.

Importer des statistiques depuis des sites web

Lors de l’insertion de chiffres graphiques depuis un site web, dans Excel, vous n’avez pas nécessairement à vous soucier de les copier et de les coller manuellement. Au lieu de cela, vous pouvez simplement importer les statistiques depuis des sites. Pour ce faire, si vous utilisez Excel 2010, allez dans Fichier, cliquez sur Ouvrir, et entrez l’adresse dans la barre de question.

Il est intéressant de noter qu’il existe de nombreuses fonctionnalités de ce type dans Excel 2013. Tout d’abord, vous pouvez certainement extraire des données de votre compte SkyDrive, ou SharePoint, si nécessaire. Pour ce faire, allez dans Fichier| Ouvrir| et cliquez sur le signe plus qui dit “Ajouter un emplacement”. Si vous souhaitez récupérer la tabulation d’une page web particulière, cliquez sur le menu “Données” dans la barre de ruban, et, à gauche, cliquez sur Depuis le web. Il vous demandera alors l’URL de cette page ; gardez à l’esprit que cela peut prendre une minute ou deux pour récupérer les données du site. En dehors de cela, vous pouvez également importer des statistiques à partir de tables SQL, de fichiers XML et de plusieurs autres sources comme indiqué dans l’image ci-dessous.

Collage spécial pour effectuer des calculs en lot

Manipuler des données sur quelques lignes et colonnes n’est pas une tâche fastidieuse, mais lorsque vous devez effectuer des opérations mathématiques sur un grand nombre de cellules et de lignes, ce n’est pas facile. C’est là que Collage spécial entre en jeu.

Vous pouvez le trouver dans la barre de menu Coller, ou vous pouvez y accéder directement depuis votre clavier en appuyant sur Alt + Ctrl + V. Cela vous aide à insérer uniquement les valeurs que vous avez copiées et non tous les codes inutiles qui l’accompagnent.

Transformer des lignes en colonnes et des colonnes en lignes

Supposons que vous ayez confondu des lignes avec des colonnes, et que vous ne vous en soyez rendu compte qu’après avoir causé suffisamment de dégâts. Y a-t-il un moyen de revenir en arrière ? Eh bien, apparemment, il existe un moyen de transposer la position des cellules et de corriger leur position. Pour ce faire, sélectionnez à nouveau les cellules, cliquez sur le petit triangle sur l’icône de collage, allez dans Collage spécial, et cochez le bouton Transposer.

Personnaliser la zone d’impression

Contrairement à l’impression d’un document, obtenir une copie papier des fichiers de feuille de calcul est un peu épineux. En utilisant les paramètres par défaut, vous obtiendrez presque toujours vos tableaux hors de la feuille. Une chose intelligente à faire est d’utiliser l’Aperçu des sauts de page pour vérifier comment vos tableaux vont être imprimés. Si vous souhaitez avoir votre mot à dire sur les cellules qui doivent être imprimées, vous pouvez faire glisser pour inclure ou exclure des cellules ; de cette manière, vous pouvez inclure uniquement les cellules que vous souhaitez imprimer.

Obtenir les Sparklines

La tabulation et le formatage habituels dans la feuille de calcul sont remarquables, mais cela peut être un peu encombré à saisir si vous manquez de temps. Essayez d’ajouter des Sparklines à votre feuille de calcul afin que vos statistiques aient du sens même d’un simple coup d’œil. Pour obtenir les Sparklines, sélectionnez les cellules, allez dans le menu Insertion de la barre de ruban, et sélectionnez Sparklines.

Supprimer les doublons

La redondance est un autre problème courant que vous pourriez rencontrer lors de l’importation de statistiques depuis des sources. Heureusement, Excel peut vous aider à le corriger ; il vous suffit de sélectionner le tableau, d’aller dans l’onglet Données, et de cliquer sur Supprimer les doublons. Une fenêtre apparaîtra vous demandant les colonnes et les lignes sur lesquelles vous souhaitez vérifier les entrées en double.

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Somme, compte et moyenne sans utiliser de formule mathématique

Si vous souhaitez connaître certaines choses de base comme la somme des éléments de certaines cellules, sa moyenne et son compte, vous n’avez pas nécessairement à utiliser de formule mathématique pour cela. Excel dispose de cette fonctionnalité où si vous sélectionnez simplement les cellules, il affichera les résultats en bas de la fenêtre Excel. En cliquant avec le bouton droit sur la barre d’état, vous pouvez également activer d’autres types mathématiques comme minimum, maximum, et compte numérique.

Surveiller les cellules

Une chose vraiment ennuyeuse lors de l’utilisation de documents de feuille de calcul est que, à mesure que la taille de la feuille augmente, il est difficile de garder l’ensemble de la feuille sur un seul écran. Bien sûr, vous pouvez zoomer et dézoomer, mais cela a également tendance à élever le niveau d’ennui. C’est là que Fenêtres de surveillance entre en jeu. Cette fonctionnalité d’Excel vous permet de diviser votre feuille en plusieurs parties. Vous pouvez ensuite la séparer et continuer à travailler dessus.

Pour obtenir la Fenêtre de surveillance, allez dans l’onglet Formules du menu ruban, et cliquez sur le bouton Fenêtre de surveillance. Après qu’une fenêtre redimensionnable apparaisse, définissez la plage de cellules avec laquelle vous souhaitez travailler.

Afficher toutes les formules

Les cellules, par défaut, ne vous montrent que le résultat des formules au lieu de montrer les formules utilisées elles-mêmes. Cependant, de nombreuses fois, vous aurez besoin de vérifier la formule que vous avez utilisée lors de la révision du document. Pour voir les formules qui fonctionnent en coulisses, sélectionnez les cellules et appuyez sur Ctrl et la touche moins (-). Un bon aspect de tout cela est que, lorsque vous appuyez sur cette combinaison, les cellules que vous avez choisies s’agrandissent automatiquement, ce qui vous aide à mieux voir ces petites cellules contenant tant d’expressions.

Prendre des instantanés

Une des fonctionnalités les plus pratiques d’Excel est son utilitaire de caméra. Bien que caché de la vue, ce petit utilitaire peut vous aider à prendre des instantanés de cellules. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devrez l’ajouter à la Barre d’outils d’accès rapide (voir l’image ci-dessous). Cliquez sur cette petite flèche, et sélectionnez “ Plus de commandes “, faites défiler les options depuis “ Choisir des commandes parmi “ et définissez-le sur toutes les commandes. Après cela, localisez l’option Caméra, double-cliquez dessus, et sélectionnez Appliquer à cette fenêtre. Vous verrez une icône de caméra en haut de votre écran, sélectionnez-la, puis sélectionnez les cellules dont vous souhaitez prendre des instantanés. Ces captures d’écran seront stockées dans votre presse-papiers et vous pourrez soit coller cela dans n’importe quelle cellule, soit créer une image à partir de cela avec n’importe quel outil d’édition d’image.