10 conseils et astuces utiles pour Microsoft Outlook que vous devriez connaître

Outlook ou Microsoft Outlook est un organisateur personnel de la suite d’applications Office de Microsoft. Il offre une solution tout-en-un pour tous vos besoins de bureau, avec des fonctionnalités telles que la gestion des e-mails, la prise de notes, le calendrier, la gestion des tâches et la navigation sur le web. L’idée est de rendre les fonctionnalités essentielles disponibles en un seul endroit, afin que vous n’ayez pas à quitter l’application ou à dépendre d’autres applications. Ainsi, vous vous économisez du temps et devenez plus productif et efficace dans votre travail.

Si vous utilisez l’application vous-même ou si vous avez récemment fait le changement, voici quelques conseils et astuces utiles pour Microsoft Outlook pour vous aider à tirer le meilleur parti de l’application.

1. Définir un message d’absence du bureau sur Outlook

Pour ceux dont le travail implique d’interagir avec des clients ou des collègues de différents fuseaux horaires, il n’est pas toujours possible d’être disponible pour répondre aux messages tout au long de la journée. Sans parler des moments où vous partez en voyage pendant le week-end et souhaitez informer ceux qui vous contactent que vous êtes actuellement indisponible. Heureusement, avec Outlook, il existe une astuce pratique pour gérer une telle situation. Pour cela, ouvrez Microsoft Outlook sur le web, appuyez sur l’icône Paramètres en haut, et sélectionnez Afficher tous les paramètres Outlook. Ici, sélectionnez Réponses automatiques et activez le bouton à côté de Réponses automatiques activées. Maintenant, selon votre emploi du temps, définissez l’heure de début et de fin, puis cliquez sur Enregistrer.

2. Créer/modifier votre signature d’e-mail dans Microsoft Outlook

Une signature d’e-mail est considérée comme l’une des meilleures pratiques pour terminer votre e-mail. Elle comprend votre nom, votre adresse e-mail et d’autres informations de contact, ce qui peut être utile pour le destinataire s’il essaie de vous contacter. Pour créer une signature d’e-mail, ouvrez Microsoft Outlook et allez dans Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook. À partir de là, sélectionnez Mail et appuyez sur Rédiger et répondre. Vous verrez maintenant une fenêtre avec diverses options de formatage de texte. De plus, vous avez également la possibilité de télécharger une image ou un modèle pour l’éditer comme votre signature. Une fois terminé, vous pouvez activer ou désactiver certains paramètres et options ci-dessous. Et cliquez sur Enregistrer. Pour utiliser cette signature, dans la fenêtre de composition, appuyez sur les trois points horizontaux et sélectionnez Insérer la signature.

3. Insérer une image en ligne dans un e-mail

Bien que vous puissiez ajouter une pièce jointe de manière conventionnelle, Microsoft Outlook offre une astuce pratique pour insérer votre pièce jointe en ligne avec le corps de votre e-mail. Cela peut être utile si vous souhaitez que le destinataire ne manque pas de vérifier la pièce jointe. Pour cela, allez sur Outlook et cliquez sur Nouveau message. Dans la fenêtre de composition, appuyez sur la petite icône d’image à droite de la pièce jointe à côté du bouton Envoyer et Annuler. Maintenant, sélectionnez l’image que vous souhaitez ajouter et cliquez sur Choisir.

4. Annuler l’envoi d’un e-mail

Lorsque vous échangez des e-mails avec différents destinataires, il arrive parfois que vous finissiez par répondre à la mauvaise personne. Cependant, avec Outlook, vous pouvez éviter de telles situations en utilisant la fonctionnalité Annuler l’envoi. Pour utiliser cela, la première chose que vous devez faire est de l’activer. Pour cela, ouvrez Outlook et allez dans Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook. Ici, appuyez sur Mail et sélectionnez Rédiger et répondre. Maintenant, faites défiler vers le bas pour trouver Annuler l’envoi et faites glisser le curseur pour définir le temps minimum (en secondes) entre le moment où vous envoyez un message et celui où vous pouvez annuler son envoi. Enfin, cliquez sur Enregistrer. Une fois cela configuré, et que vous envoyez un e-mail à quelqu’un, vous verrez une option pour Annuler l’envoi pendant les 10 secondes suivantes. Pour annuler l’envoi, appuyez sur le bouton.

5. Gérer les e-mails entrants en définissant des règles

Si votre boîte de réception est bombardée de tonnes d’e-mails, vous pouvez définir des règles pour filtrer les messages entrants et garder votre boîte de réception dégagée. Pour cela, allez sur Outlook > Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook. À partir de là, appuyez sur Mail et sélectionnez Règles. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter une nouvelle règle et donnez-lui un nom. Maintenant, sélectionnez une condition et une action pour la condition sélectionnée. Cliquez sur Enregistrer.

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6. Gérer les e-mails indésirables

En plus de définir des règles, une autre façon d’éviter que des e-mails inutiles n’atterrissent dans votre boîte de réception est de bloquer l’utilisateur ou le domaine d’où ils proviennent. Pour cela, allez sur Outlook et cliquez sur Paramètres en haut. Ensuite, cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook, sélectionnez Mail, et appuyez sur E-mail indésirable. Dans le panneau de droite, cliquez sur le bouton Ajouter sous Expéditeurs et domaines bloqués pour ajouter l’e-mail ou le domaine dont vous souhaitez arrêter la réception d’e-mails. Enfin, cliquez sur Enregistrer. De même, pour vous assurer que vous ne manquez pas un e-mail d’une personne ou d’un domaine, cliquez sur le bouton Ajouter sous Expéditeurs et domaines sûrs et ajoutez l’adresse e-mail ou le nom de domaine.

7. Définir l’adresse par défaut de l’expéditeur

Lorsque vous connectez plus d’un compte à Outlook, vous avez la possibilité de choisir l’e-mail principal à partir duquel vous souhaitez envoyer des e-mails par défaut. Pour définir un e-mail comme adresse par défaut, ouvrez Outlook et appuyez sur l’icône Paramètres en haut à droite. À partir de là, choisissez Afficher tous les paramètres Outlook et appuyez sur Mail. Ensuite, sélectionnez Synchroniser les e-mails, et dans la fenêtre à droite, faites défiler vers le bas pour trouver Définir l’adresse de l’expéditeur par défaut. Maintenant, cliquez sur le bouton déroulant et sélectionnez l’e-mail que vous souhaitez définir comme votre adresse par défaut, puis cliquez sur Enregistrer.

8. Envoyer un e-mail à plusieurs personnes

Si vous avez besoin d’envoyer des messages à plusieurs personnes à la fois, Outlook vous permet de le faire en utilisant des Groupes. Pour cela, allez sur Microsoft Outlook et appuyez sur le bouton Nouveau groupe dans le panneau de gauche. Dans la fenêtre contextuelle, donnez un nom et une description à votre groupe, puis cliquez sur Créer. Maintenant, sur l’écran suivant, entrez le nom ou l’adresse e-mail des participants que vous souhaitez ajouter au groupe, puis cliquez sur Ajouter. Une fois terminé, vous pouvez facilement envoyer un message à tous les membres du groupe en même temps.

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9. Partager le calendrier

Outlook est livré avec un calendrier intégré pour vous aider à suivre votre emploi du temps et vos événements à venir. Lorsque vous ajoutez un événement, il est marqué sur le calendrier, et vous recevez une notification à ce sujet en fonction de vos préférences définies. Vous pouvez ensuite partager le calendrier avec d’autres personnes pour leur permettre de visualiser ou de modifier l’entrée. Pour cela, allez sur Outlook et appuyez sur l’icône Calendrier dans le panneau de gauche. À partir de là, cliquez sur le bouton Partager en haut à droite (à côté de Imprimer), et dans la fenêtre contextuelle, entrez le nom de la personne ou son adresse e-mail. Ensuite, lorsque vous êtes invité à donner des autorisations, vous pouvez soit leur permettre de voir tous les détails, soit de modifier. Une fois terminé, cliquez sur Partager.

10. Personnaliser les actions

Microsoft propose des actions rapides dans Outlook qui apparaissent à côté d’une personne ou d’un e-mail pour vous aider à effectuer des actions rapides instantanément. Pour ajouter à cela, le service vous permet également de personnaliser ces actions et de sélectionner celles que vous utilisez fréquemment. Pour personnaliser ces actions, ouvrez Outlook et allez dans Paramètres > Afficher tous les paramètres Outlook. Maintenant, sélectionnez Mail et appuyez sur Personnaliser les actions. Dans la fenêtre de droite, cochez la case à côté des actions que vous souhaitez voir pour Actions rapides et Surface de message. Enfin, cliquez sur Enregistrer.

Ce sont quelques-uns des conseils et astuces que vous pouvez utiliser pour tirer le meilleur parti de Microsoft Outlook. Notez qu’il existe quelques autres fonctionnalités et conseils disponibles sur l’abonnement Premium d’Outlook. Cependant, comme de nombreux utilisateurs utilisent Microsoft Outlook comme leur service de messagerie de choix, cet article couvre les fonctionnalités trouvées dans la version gratuite d’Outlook. Si vous le trouvez utile, envisagez de le partager avec vos amis et votre famille.