12 conseils et astuces pour la visioconférence Zoom que vous devriez connaître

Étant donné les événements récents causés par l’épidémie de coronavirus (COVID-19), nous avons constaté une forte augmentation du nombre de personnes travaillant à domicile. Bien que cela ne soit pas une source d’inquiétude pour certaines personnes, il y en a d’autres qui, en raison du type de travail auquel elles sont associées, doivent assister à des réunions/conférences ou rester en contact avec leurs coéquipiers pour se tenir au courant des développements. Pour aider ces personnes à tirer le meilleur parti de leurs efforts tout en travaillant à distance, certaines entreprises ont annoncé un niveau gratuit ou à prix réduit pour leurs services pendant cette période. Parmi celles-ci, Zoom — un service de visioconférence — a connu une augmentation considérable de ses utilisateurs et est devenu un choix privilégié pour les appels vidéo ou les réunions de conférence.

Bien qu’il existe diverses alternatives à Zoom, la pléthore de fonctionnalités qu’il offre le place en tête de liste des meilleurs outils de visioconférence. Donc, si vous êtes un utilisateur de Zoom, ou si vous venez de commencer à l’utiliser, voici quelques-uns des meilleurs conseils et astuces Zoom pour vous aider à tirer le meilleur parti du service.

1. Utilisez un arrière-plan virtuel

Alors que vous travaillez à domicile et passez des appels vidéo, l’une des préoccupations que vous avez pu avoir à un moment donné est d’éviter que les personnes en appel ne voient votre chambre désordonnée en arrière-plan. Eh bien, ne vous inquiétez pas, car Zoom a pensé à vous, grâce à une fonctionnalité appelée Arrière-plan virtuel. Comme son nom l’indique, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité pour ajouter une image ou une vidéo comme votre arrière-plan virtuel. Donc maintenant, avant de vous lancer dans un appel vidéo, sélectionnez une image ou une vidéo comme arrière-plan.

Pour ce faire, ouvrez l’application Zoom, appuyez sur votre icône de profil, et allez dans Paramètres. Sur la page des paramètres, sélectionnez Arrière-plan virtuel dans les options du panneau de gauche. Maintenant, choisissez un arrière-plan parmi les options disponibles, et vous devriez voir les changements prendre effet. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l’icône + à côté de Choisir un arrière-plan virtuel et ajouter une image ou une vidéo comme arrière-plan. De plus, si vous avez un écran vert, vous pouvez cocher la case correspondante pour obtenir un effet d’arrière-plan encore meilleur et également inverser votre vidéo.

2. Améliorez votre apparence

Bien que vous travailliez à domicile, vous pourriez toujours vouloir avoir l’air au mieux. Heureusement, il existe une option pour cela, appelée Retoucher mon apparence. En gros, cela égalise le teint de votre visage pour offrir une meilleure impression en vidéo. Pour l’activer, allez dans Paramètres et choisissez Vidéo dans le panneau de gauche. Dans les paramètres vidéo, cochez la case à côté de Retoucher mon apparence en plus des paramètres de Ma vidéo.

3. Passez à la vue galerie

Lorsque vous commencez à utiliser Zoom pour la première fois, l’application a son agencement vidéo par défaut réglé sur ‘Intervenant actif’, qui, comme son nom l’indique, montre la personne qui parle actuellement dans la fenêtre principale. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez passer à la vue Galerie pour voir tous les participants à l’appel de conférence en même temps. Pour cela, pendant que vous êtes en appel, cliquez sur Vue galerie en haut à droite de l’écran.

4. Masquez les participants non vidéo lors d’un appel

Bien que vous puissiez passer à la vue Galerie pour voir tous les participants à un appel de conférence, vous pourriez parfois rencontrer des situations où certains participants ont leurs caméras web éteintes. Donc, dans de telles situations, si vous avez un grand nombre de personnes en appel, vous devriez certainement retirer les participants non vidéo de la vue Galerie pour vous concentrer sur les autres et avoir une vue Galerie dégagée. Pour ce faire, allez dans Paramètres et sélectionnez Vidéo dans le panneau de gauche. Sur la page des paramètres vidéo, cochez la case à côté de l’option qui dit Masquer les participants non vidéo.

5. Coupez le son et éteignez la vidéo avant de rejoindre une réunion

Zoom, par défaut, a votre audio et votre vidéo activés. Bien que cela puisse être utile si vous prenez des appels de temps en temps, cela a un inconvénient, qui est que le(s) participant(s) à l’autre bout de l’appel peuvent vous voir ou écouter votre audio avant que vous ne rejoigniez une réunion. Par conséquent, nous vous recommandons de couper le son et d’éteindre la vidéo jusqu’à ce que vous rejoigniez une réunion. Pour cela, allez dans Paramètres et sélectionnez Audio. De là, cochez la case à côté de Couper mon microphone lorsque je rejoins une réunion.

De même, sur la page des Paramètres, sélectionnez Vidéo et cochez la case pour Éteindre ma vidéo lorsque je rejoins une réunion dans l’option Réunions.

6. Utilisez la barre d’espace pour couper le son/activer le son pendant que vous parlez

Lorsque vous êtes en appel de conférence avec de nombreux participants, il peut parfois être difficile d’entendre ce que quelqu’un essaie de dire. Bien que pour éviter cela, vous puissiez couper le son, comme mentionné dans le conseil ci-dessus, il existe une autre fonctionnalité pratique pour cela qui vous permet de couper le son/activer le son à l’aide de la barre d’espace. Pour cela, lorsque vous souhaitez parler, appuyez et maintenez la barre d’espace pour activer le microphone et relâchez-la lorsque vous avez terminé.

7. Utilisez Snap Camera pour la vidéo

Pour les non-initiés, Snap Camera est l’équivalent de Snapchat pour le bureau, et il vous permet d’appliquer des lentilles à votre visage pendant que vous passez des appels vidéo ou des diffusions en direct [guide d’utilisation de Snap Camera]. En tirant parti de l’intégration de Snap Camera de Zoom, vous pouvez capturer des flux de Snap avec des filtres appliqués sur votre visage. Pour utiliser cette fonctionnalité, téléchargez d’abord Snap Camera sur votre ordinateur et configurez-le. Maintenant, ouvrez Zoom, allez dans Paramètres et sélectionnez Vidéo. Dans les paramètres vidéo, cliquez sur le menu déroulant à côté de Caméra et sélectionnez Snap Camera dans la liste.

8. Copiez automatiquement le lien d’invitation

Parfois, lorsque vous organisez une réunion de conférence, vous devez générer un lien et le partager avec les participants potentiels. La méthode habituelle consiste à commencer une réunion, à cliquer sur inviter pour copier le lien d’invitation, puis à le partager avec ceux que vous souhaitez voir rejoindre la réunion. Cependant, Zoom a un moyen rapide de le faire, qui copie automatiquement le lien d’invitation. Ainsi, vous économisez une étape supplémentaire. Pour activer cela, allez dans Paramètres et appuyez sur Général. Ici, cochez la case qui dit Copier automatiquement l’URL d’invitation une fois la réunion commencée.

9. Partagez une partie de l’écran

Le partage d’écran est l’une des fonctionnalités les plus utiles de Zoom, qui vous permet de partager votre écran avec d’autres participants à l’appel. Et cela peut avoir différentes utilisations comme des présentations, des réunions sur tableau blanc, de l’enseignement, etc. Cependant, parfois, vous ne voudrez peut-être pas que la personne à l’autre bout voie les applications que vous avez sur votre ordinateur ou consulte d’autres informations confidentielles. Dans ce cas, vous pouvez partager uniquement une partie de votre écran, ce qui limite leur utilisation à cette fenêtre particulière. Pour activer cela, allez dans Paramètres et sélectionnez Partage d’écran. Ici, cliquez sur le bouton Avancé en bas et cochez la case à côté de Partager uniquement la fenêtre d’application sélectionnée. Maintenant, lorsque vous partagez votre écran avec quelqu’un en appel, vous pouvez sélectionner la partie de l’écran que vous souhaitez partager.

10. Enregistrez les réunions

Si vous assistez à de nombreuses réunions de conférence qui contiennent des détails cruciaux que vous pourriez avoir besoin de revoir plus tard, ou que vous souhaitez simplement conserver un enregistrement, vous pouvez enregistrer ces réunions. Cependant, avec le plan gratuit, vous avez la possibilité de sauvegarder les enregistrements localement sur votre ordinateur, tandis que le premium vous permet de les sauvegarder dans le cloud, les rendant facilement accessibles de n’importe où. De plus, vous pouvez également transcrire l’audio pendant que vous enregistrez des réunions dans le cloud. Pour enregistrer une réunion, appuyez simplement sur le bouton Enregistrer en bas, et cela commencera à enregistrer votre réunion. Vous pouvez ensuite vous rendre dans les Documents pour voir vos réunions enregistrées.

11. Salle d’attente

Bien que les réunions nécessitent un lien d’invitation pour que quiconque puisse rejoindre, des événements récents ont causé des ravages lorsque des hackers ont réussi à entrer dans des réunions aléatoires. Heureusement, il existe une option dans Zoom qui vous permet de protéger vos réunions contre les utilisateurs non autorisés (ou les hackers, dans la plupart des cas). Pour cela, tout ce que vous avez à faire est d’activer l’option Salle d’attente, ce qui peut être fait en allant dans les paramètres de profil Zoom (sur le web, ici), et en basculant le bouton à côté de Salle d’attente.

12. Utilisez des raccourcis clavier pratiques

Enfin, mais certainement pas des moindres, Zoom est livré avec un ensemble de raccourcis pour vous permettre d’effectuer des actions rapides comme rejoindre une réunion, démarrer/arrêter une vidéo, appuyer pour parler, et plus encore. Voici donc quelques-uns des raccourcis clavier pour les fonctionnalités et opérations les plus utilisées.

• Capture d’écran : Commande + T ou Alt + Maj + T
• Rejoindre une réunion : Commande + J
• Démarrer une réunion : Commande + Contrôle + V
• Planifier une réunion : Commande + J
• Quitter une réunion : Commande + W
• Couper/activer le son : Commande + Maj + A ou Alt + A
• Appuyer pour parler : Espace
• Démarrer/arrêter la vidéo : Commande + Maj + V ou Alt + V
• Démarrer/arrêter le partage d’écran : Commande + Maj + S ou Alt + Maj + S
• Mettre en pause/reprendre le partage d’écran : Commande + Maj + T ou Alt + T
• Démarrer/arrêter l’enregistrement local : Commande + Maj + R ou Alt + R
• Démarrer/arrêter l’enregistrement cloud : Commande + Maj + C ou Alt + C
• Entrer/quitter le mode plein écran : Commande + Maj + F ou Alt + F

Vous pouvez en apprendre davantage sur les raccourcis clavier ici.

C’est tout !
En utilisant les conseils et astuces ci-dessus, vous devriez être en mesure d’utiliser Zoom plus efficacement avec accès à des fonctionnalités plus avancées et d’autres options de personnalisation.