15+ Meilleures fonctionnalités de Google Docs que chaque utilisateur devrait connaître

Google Docs est un traitement de texte populaire parmi les écrivains. Il fait partie de la suite Google Docs Editor, qui comprend des services comme Google Sheets, Google Slides, etc., et est entièrement gratuit à utiliser.

Si vous êtes écrivain ou si votre travail nécessite de créer ou de modifier de nombreux documents, alors Google Docs est probablement le meilleur service pour vous. Ce qui distingue Docs des autres traitements de texte, c’est son ensemble de fonctionnalités étendu, qui comprend des fonctionnalités telles que la collaboration, la vérification orthographique et grammaticale, un dictionnaire intégré et un outil de recherche intégré, pour n’en nommer que quelques-uns.

Astuces et conseils Google Docs

Si vous êtes utilisateur de Google Docs depuis un certain temps ou si vous venez de commencer à l’utiliser, voici une liste des meilleures fonctionnalités de Google Docs que vous devriez connaître et commencer à utiliser pour tirer le meilleur parti du service.

1. Modèles pour une création de document plus rapide

Google propose une sélection décente de modèles pour différents types de documents dans Docs. Donc, pour toutes ces fois où vous ne pouvez pas penser à des idées de mise en forme pour votre document, vous pouvez choisir l’un de ces modèles pour commencer.

Suivez ces étapes pour trouver et utiliser un modèle dans Docs :

1. Sur la page d’accueil de Google Docs, survolez l’icône plus et sélectionnez l’option Choisir un modèle.
2. Dans la galerie de modèles, faites défiler la page pour voir les différentes catégories de documents.
   
3. Cliquez sur un modèle que vous aimez dans cette liste pour l’ouvrir.

Dès que le modèle choisi est ouvert, vous pouvez l’éditer et le modifier selon vos besoins.

2. Table des matières pour faciliter la navigation dans le document

Une table des matières est une liste de toutes les sections/titres d’un document avec leurs numéros de page correspondants. Elle est placée au début d’un document et facilite la navigation à travers ses nombreuses sections.

Sur Google Docs, vous pouvez ajouter une table des matières à votre document de deux manières : avec des numéros de page et avec des liens bleus. Si vous créez un document avec des numéros de page bien étiquetés, vous pouvez créer une table des matières avec des numéros de page. Sinon, si ce n’est pas le cas - et que vous souhaitez faciliter la navigation pour le lecteur en lui offrant la possibilité de cliquer sur des liens de section pour y accéder directement dans le document - vous pouvez utiliser des liens bleus.

Pour configurer l’une de ces options dans un document, voici ce que vous devez faire :

1. Remplissez votre document avec le contenu et toutes les sections et leurs titres.
2. Cliquez sur Insérer, survolez Table des matières, et sélectionnez un type de liste.
   

Selon l’option que vous sélectionnez, vous verrez la table des matières en conséquence. À tout moment, si vous apportez des modifications à votre document, survolez la section de la table des matières et appuyez sur l’icône de rechargement à sa gauche pour la mettre à jour.

3. Signets pour une référence rapide / Navigation plus facile

Tout comme l’ajout d’une table des matières à vos documents, le signet est une autre fonctionnalité utile dans Google Docs qui peut vous aider à naviguer efficacement dans le document.

Mais ce n’est pas tout. Ajouter un signet à un élément dans un document a également un autre avantage : cela peut vous aider à définir des références dans le même document ou dans d’autres documents afin qu’il soit plus facile de trouver ces éléments dans un document.

Voici comment ajouter un signet à un élément dans Google Docs :

1. Sélectionnez le texte dans le document que vous souhaitez marquer.
2. Cliquez sur Insérer et sélectionnez Signet. (Un ruban bleu apparaîtra à côté de votre texte sélectionné, indiquant qu’il a été marqué.)
3. Sélectionnez le texte que vous souhaitez lier au signet de manière à ce que le fait d’appuyer dessus redirige vers l’élément marqué.
4. Cliquez à nouveau sur Insérer et sélectionnez Lien.
5. Appuyez sur l’élément marqué dans la liste. Il apparaîtra avec une icône de signet à sa gauche.
6. Appuyez sur Appliquer pour enregistrer le signet.
   

Maintenant, ce texte sera hyperlié à votre élément marqué. Donc, chaque fois que vous cliquez dessus, cela vous amènera à la position de l’élément marqué dans le document.

4. Mode hors ligne pour écrire lorsque vous êtes hors ligne

Bien que vous soyez plus susceptible de travailler dans Docs lorsque vous êtes en ligne, il peut y avoir des moments où il n’y a pas de connexion Internet, ou vous vous trouverez dans un endroit sans Internet. Pour ces moments, vous avez besoin du mode hors ligne dans Docs, qui vous permet de créer, visualiser ou modifier des documents même sans Internet.

Le mode hors ligne fonctionne avec tous les navigateurs basés sur Chromium. Voici comment rendre un document disponible hors ligne :

1. Ouvrez le document que vous souhaitez accéder hors ligne.
2. Cliquez sur Fichier et sélectionnez Rendre disponible hors ligne.
   
3. Si vous ne l’avez pas déjà fait, Docs vous demandera d’installer l’extension Docs hors ligne sur votre navigateur. Cliquez sur Installer.
4. Avec l’extension installée, vous serez invité par un message à activer l’accès hors ligne pour tous les fichiers. Appuyez sur Activer pour le faire.

Maintenant, vous pouvez accéder et travailler sur ce document même lorsqu’il n’y a pas de connexion active. Lorsque vous souhaitez quitter le mode hors ligne, allez dans Fichier > Supprimer l’accès hors ligne.

5. Explorer pour rechercher tout en écrivant

Souvent, lorsque vous travaillez sur une histoire ou un projet qui nécessite de rechercher divers sujets sur Internet, vous devrez ouvrir plusieurs onglets de navigateur et naviguer entre eux et Docs, ce qui peut devenir ingérable.

Pour simplifier cela, Google propose une fonctionnalité Explore intégrée qui vous permet de rechercher des sujets sur Internet, de trouver des images et même d’accéder à d’autres documents sur votre Google Drive directement dans Docs.

Donc maintenant, chaque fois que vous souhaitez rechercher un sujet ou rechercher une image à joindre à votre document en ligne, cliquez sur le bouton Explorer en bas du document. Ensuite, lorsqu’il affiche la section Explorer (sur le côté droit), appuyez sur la zone de recherche pour entrer votre requête et appuyez sur Entrée pour la rechercher.

Une fois qu’Explore trouve et renvoie des résultats pertinents, appuyez sur l’onglet WEB, IMAGES ou DRIVE pour filtrer les résultats en conséquence. Si c’est un lien d’article que vous souhaitez voir, cliquez dessus pour l’ouvrir dans un nouvel onglet. En cas d’image, appuyez sur l’icône plus en haut pour l’importer dans le document. Et enfin, pour accéder à un document contenant votre requête de recherche, appuyez sur un document de la liste.

6. Saisie vocale pour entrer du texte rapidement

La saisie vocale est une fonctionnalité d’accessibilité qui vous permet d’utiliser votre voix comme méthode d’entrée pour ajouter du texte à votre document Docs. En plus d’entrer du texte, vous pouvez également utiliser la saisie vocale pour modifier et formater le document.

Pour utiliser cette fonctionnalité, tout ce dont vous avez besoin est un navigateur Web basé sur Chromium. Après quoi, vous pouvez suivre ces instructions pour utiliser la saisie vocale :

1. Ouvrez un document.
2. Cliquez sur Outils > Saisie vocale. Alternativement, appuyez sur les touches Command + Shift + S ou Ctrl + Shift + S sur Mac et Windows, respectivement, pour faire apparaître la boîte de saisie vocale.
3. Appuyez sur l’icône du microphone dans cette boîte. Si vous utilisez la saisie vocale pour la première fois, vous devrez accorder à Docs l’accès à votre microphone. Appuyez sur Autoriser dans l’invite de permissions qui apparaît pour le faire.
   
4. Maintenant, commencez à dicter du texte à votre ordinateur. Assurez-vous de maintenir un rythme décent et des prononciations claires pendant que vous dictez le texte. Énoncez les noms des signes de ponctuation pour les ajouter à votre document.
5. Une fois que vous avez terminé d’entrer le texte, cliquez à nouveau sur l’icône du microphone.

Consultez la documentation de Google sur la saisie vocale pour en savoir plus.

7. Dictionnaire personnel pour les mots non-dictionnaires

Google Docs dispose d’un outil de vérification orthographique intégré, qui garantit qu’il n’y a pas de mots mal orthographiés dans vos documents. Bien que cette fonctionnalité fonctionne bien, et que le dictionnaire derrière cela souligne très rarement les orthographes comme incorrectes, il peut parfois marquer certains argots ou noms d’entreprise comme mal orthographiés.

Heureusement, Google Docs propose le mode dictionnaire personnel, qui vous permet d’ajouter de tels mots à votre propre dictionnaire afin qu’ils ne soient plus soulignés comme mal orthographiés.

Suivez ces étapes pour ajouter un mot à votre dictionnaire personnel :

1. Sélectionnez le mot souligné comme mal orthographié dans votre document.
2. Cliquez sur les trois points dans le pop-up, et sélectionnez Ajouter X au dictionnaire, où X est le mot que vous souhaitez ajouter au dictionnaire.

8. Substitutions pour économiser des frappes

Les substitutions, équivalentes au remplacement de texte, sont une fonctionnalité de Docs qui vous permet d’entrer des caractères complexes et vous permet de définir des déclencheurs pour des mots/chaînes longs afin de les entrer efficacement dans un document. C’est essentiellement une paire de clé de déclenchement et de texte de remplacement, où l’entrée de la fonctionnalité identifie automatiquement le déclencheur pendant que vous le tapez et le remplace par son texte de remplacement.

Voici comment utiliser les substitutions dans Docs :

1. Cliquez sur Outils > Préférences.
2. Appuyez sur l’onglet Substitutions.
3. Ici, cochez la case pour Substitution automatique.
4. Appuyez sur OK.

Par défaut, Docs a déjà un tas de paires déclencheur-substitut. Vous pouvez utiliser celles-ci, ainsi que créer vos propres, comme ceci :

1. Dans l’onglet Substitutions, appuyez sur la case du haut sous Remplacer et ajoutez votre mot déclencheur.
2. De même, cliquez sur la case en dessous de Avec et ajoutez le texte de remplacement là.

Ex : Configurer une substitution pour ‘ttyl’ qui la remplace par sa forme plus longue, ‘À plus tard’.

9. Dictionnaire pour une recherche de définition rapide

Parfois, en travaillant sur un document, vous pouvez douter qu’un mot que vous êtes sur le point d’utiliser dans votre écriture convienne au contexte. Bien que vous puissiez rechercher la définition de ce mot en ouvrant un nouvel onglet, ce n’est pas une approche très efficace.

En alternative, Google propose un dictionnaire intégré dans Docs qui facilite vraiment la recherche d’un mot. Suivez ces étapes pour l’utiliser :

1. Sélectionnez et mettez en surbrillance le mot que vous souhaitez définir dans le document.
2. Cliquez avec le bouton droit sur le mot et sélectionnez Définir. Ou sélectionnez le mot et appuyez sur le raccourci clavier Control + Shift + Y ou Command + Shift + Y.

Une fenêtre Dictionnaire apparaîtra à droite du document. Ici, vous pouvez trouver la signification du mot ainsi que quelques autres détails, comme des synonymes.

Aussi sur TechPP

15+ Meilleures fonctionnalités de Google Docs que chaque utilisateur devrait connaîtreLire la suite

10. Mode de suggestion pour suggérer des modifications précieuses

La collaboration est une fonctionnalité pratique de Google Docs qui vous permet de travailler sur un document avec d’autres de manière à ce que les deux parties puissent apporter des modifications et voir les changements dans le document en temps réel. Bien que cela fonctionne bien, parfois, vous ne voudrez peut-être que suggérer une modification sans réellement apporter de modifications au document.

Le mode de suggestion est utile ici. Il vous permet de suggérer vos modifications au propriétaire du document afin qu’il puisse les voir et apporter des modifications au document original en conséquence.

Pour utiliser le mode de suggestion, avec le document ouvert, appuyez sur l’icône de stylo dans la barre d’outils et sélectionnez Suggestion dans le menu. Si vous n’avez pas accès à l’édition, appuyez sur Demander l’accès à l’édition.

Une fois que vous avez obtenu l’accès, commencez à modifier le document pour suggérer vos modifications. Toutes vos modifications apparaîtront dans une nouvelle couleur dans le document. Si vous souhaitez ajouter des détails à vos suggestions, cliquez dessus et tapez un commentaire. Appuyez sur Répondre pour l’enregistrer.

Dès que vous faites cela, le propriétaire du fichier recevra un e-mail concernant vos suggestions, qu’il pourra ensuite ouvrir pour voir vos modifications suggérées.

11. E-signature pour la signature de documents virtuels

Docs n’est pas seulement limité à l’écriture occasionnelle, et sa sélection de modèles en est la preuve. Par exemple, vous pouvez utiliser Docs pour rédiger une lettre d’affaires, une proposition de projet et un devis de vente, entre autres.

Ainsi, certains de ces cas d’utilisation peuvent nécessiter que vous signiez électroniquement le document. Google Docs dispose d’un mode de dessin intégré qui rend cela possible.

Pour signer électroniquement un document, ouvrez-le et allez à Insérer > Dessin > Ajouter nouveau. Cliquez sur le menu déroulant à côté de Ligne et sélectionnez Gribouiller. Commencez à dessiner votre signature en utilisant le pavé tactile et appuyez sur Enregistrer et fermer.

Enfin, redimensionnez la signature et déplacez-la vers la zone de signature.

12. Historique des versions pour suivre les modifications

L’historique des versions est une fonctionnalité très utile de Docs qui vous permet de découvrir la date de création d’un document ainsi que de visualiser toutes les modifications et changements qu’il a subis au fil du temps. De cette façon, si vous n’aimez pas un changement, vous pouvez simplement l’annuler et revenir à une version précédente.

Suivez ces étapes pour consulter l’historique des versions :

1. Cliquez sur Fichier et sélectionnez Historique des versions > Voir l’historique des versions.
   
2. Une fenêtre Historique des versions apparaîtra à droite du document.
3. Appuyez sur une version pour voir tous ses détails.
   
4. Pour restaurer une version, cliquez sur les trois points et sélectionnez Restaurer cette version.

13. Traduire pour des traductions rapides

Peu importe quel type de document vous travaillez dans Docs, le besoin de traduire du texte d’une langue à une autre peut survenir à tout moment. Heureusement, Google propose un traducteur intégré dans Google Docs qui facilite extrêmement la traduction de textes/documents.

Voici comment utiliser la traduction dans Docs :

1. Ouvrez le document que vous souhaitez traduire.
2. Cliquez sur Outils et sélectionnez Traduire le document.
3. Ajoutez un nom pour ce document traduit et sélectionnez la langue dans laquelle vous souhaitez le traduire.
4. Appuyez sur Traduire pour commencer la traduction.

14. Rechercher et remplacer pour éditer plus rapidement

Pour toutes ces fois où vous souhaitez remplacer plusieurs occurrences d’un mot dans votre document, la fonctionnalité de recherche et de remplacement peut s’avérer très utile. Comme son nom l’indique, elle vous permet de remplacer toutes les occurrences d’un mot dans un document par son substitut.

Pour utiliser rechercher et remplacer, sélectionnez Édition > Rechercher et remplacer. Alternativement, appuyez sur Control + Shift + H ou Command + Shift + H. Dans la fenêtre Rechercher et remplacer, entrez le mot que vous souhaitez remplacer à côté du champ Rechercher et son substitut à côté de Remplacer par.

Enfin, appuyez sur Remplacer tout pour effectuer votre action.

15. Add-ons pour étendre la fonctionnalité de Docs

Bien que Docs dispose d’une gamme de fonctionnalités intégrées assez impressionnante, il propose également des add-ons, qui étendent encore plus sa fonctionnalité. L’intégration de Box storage et de la vérification grammaticale de Grammarly sont quelques-uns des nombreux add-ons précieux que vous pouvez ajouter à Docs.

Voici comment ajouter un add-on à Docs :

1. Cliquez sur Extensions > Add-ons.
2. Sélectionnez Obtenir des add-ons dans le menu.
3. Dans le Google Workspace Marketplace, trouvez l’add-on que vous souhaitez ajouter.
   
4. Cliquez sur le bouton Installer sur l’écran suivant pour l’ajouter à Docs.

16. Paramètres de page pour des documents personnalisés

Par défaut, tout document que vous créez dans Docs utilise le format de papier lettre en orientation portrait avec une valeur définie pour tous ses marges. Cependant, il peut y avoir des moments où ce paramètre ne conviendrait pas aux exigences de votre document.

Pour ces moments, Google vous permet de changer les paramètres de page. Voici comment faire cela :

1. Avec le document auquel vous souhaitez appliquer les paramètres de page ouvert, cliquez sur Fichier > Configuration de la page.
2. Appuyez sur l’onglet Pages dans la fenêtre Configuration de la page.
3. Cliquez sur le paramètre que vous souhaitez changer et sélectionnez l’option appropriée pour cela selon vos besoins.
   
4. Appuyez sur OK pour appliquer les modifications.
5. Pour définir des valeurs par défaut, appuyez sur Définir comme défaut.

17. Sans page pour des documents à défilement continu

Changer les paramètres de page est utile lorsque vous souhaitez modifier des éléments tels que l’orientation, les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page, et plus encore. Cependant, cela inclut des sauts de page, ce qui peut ne pas être souhaitable pour vous si vous prévoyez d’utiliser de larges images et tableaux dans vos documents.

C’est là que le format sans page s’avère utile. Il transforme le document en orientation paysage et supprime les sauts de page, résultant en un document continu sans interruptions qui est facile à lire et à imprimer.

Suivez ces étapes pour passer en mode sans page :

1. Ouvrez le document que vous souhaitez transformer en mode sans page.
2. Cliquez sur Fichier > Configuration de la page.
3. Appuyez sur l’onglet Sans page dans la fenêtre Configuration de la page.
   
4. Si vous souhaitez changer la couleur de fond du document, appuyez sur le bouton en dessous de Couleur de fond et choisissez une couleur.
5. Cliquez sur OK pour transformer votre document en mode sans page.

18. Comparer des documents pour voir les changements et identifier les doublons

Si vous travaillez dans Docs, il peut y avoir des moments où vous vous retrouvez avec plus d’une copie d’un document dans votre compte. Comme cela peut entraîner de la confusion, il est préférable de comparer ces documents pour identifier le doublon.

Docs vous permet de le faire très facilement, comme indiqué ci-dessous :

1. Ouvrez un document et appuyez sur Outils > Comparer des documents.
2. Dans la boîte de dialogue Comparer des documents, cliquez sur le bouton en dessous de Sélectionner le document de comparaison et choisissez le document que vous souhaitez comparer.
3. Dans le champ Attribuer les différences à, identifiez l’utilisateur dont le nom apparaîtra dans le fichier de sortie en tant qu’auteur des modifications suggérées.
   
4. Appuyez sur Comparer.

Docs générera maintenant un nouveau document montrant tous les changements entre les deux documents.

19. Smart Chips pour ajouter rapidement des éléments à une page

Smart Chips est une fonctionnalité de Docs qui vous permet d’utiliser le caractère @ pour insérer rapidement des éléments dans votre document. Ces éléments peuvent être n’importe quoi, d’une image ou d’un tableau à des personnes, des titres et des blocs de construction (feuille de route produit, suivi des avis).

Suivez ces étapes pour ajouter l’un de ces éléments à votre document :

1. Ouvrez le document où vous souhaitez insérer l’un de ces éléments.
2. Tapez @, et lorsqu’il affiche le menu Smart Chips, sélectionnez un élément dans la liste pour l’insérer dans le document.
   
3. Selon l’élément que vous avez ajouté, vous pouvez maintenant le remplir avec les informations appropriées.

20. Menu déroulant pour fournir plusieurs choix d’entrée

Un menu déroulant est un moyen efficace de prendre des entrées des utilisateurs. Il garantit qu’il n’y a pas d’entrées incorrectes ou invalides dues à une erreur humaine. Non seulement cela, mais comme un menu déroulant contient toutes ses options en lui-même, vous pouvez en ajouter plusieurs sans prendre beaucoup de place.

Google Docs vous permet d’ajouter des menus déroulants à votre document avec à la fois des options prédéfinies et personnalisées. Voici comment les ajouter :

1. Allez dans le document dans lequel vous souhaitez ajouter un menu déroulant.
2. Cliquez sur Insérer > Menu déroulant et sélectionnez une option soit sous MENU DÉROULANTS DE DOCUMENT ou MENU DÉROULANTS PRÉDÉFINIS, selon que vous souhaitez utiliser un menu déroulant prédéfini ou personnalisé.
   
3. Dans le cas d’un menu déroulant personnalisé, vous obtiendrez une boîte de dialogue sur la page suivante où vous pourrez nommer ce menu et ajouter les options de menu que vous souhaitez avoir dans votre menu déroulant. Appuyez sur Enregistrer pour enregistrer ce menu et l’ajouter au document.

Obtenez plus de Google Docs

Google Docs est l’un des traitements de texte les plus fonctionnels et faciles à utiliser qui existent. Il vous permet de créer et de travailler avec une gamme de documents ainsi que de vous donner la possibilité de collaborer avec d’autres, le tout gratuitement.

Nous espérons que ce guide vous familiarise avec de nombreuses fonctionnalités précieuses de Google Docs afin que vous puissiez commencer à les utiliser dans votre flux de travail et en tirer le meilleur parti.

Lectures complémentaires :

• 50+ Meilleurs raccourcis clavier Google Docs pour PC et Mac
• Comment créer un organigramme dans Google Docs
• Utiliser Google Docs pour écrire ? Dix conseils pour accélérer les choses !
• Comment importer un document Google Docs dans Google Sheets
• Comment utiliser des add-ons dans Google Docs

FAQ sur les fonctionnalités de Google Docs

Quels sont les 3 avantages de l’utilisation de Google Docs ?

Google Docs offre de nombreux avantages par rapport à d’autres traitements de texte. Mais si nous devions choisir les trois principaux, nous dirions que les avantages les plus notables de Docs sont :

• Facilité d’utilisation
• Gratuit
• Accès hors ligne

Quel format utilise Google Docs ?

Avec Google Docs, vous pouvez ouvrir et enregistrer des documents dans une multitude de formats différents : OpenDocument, Rich Text Format, Unicode, HTML compressé et Microsoft Word. De plus, vous avez également plusieurs options d’exportation, telles que PDF et EPUB.

Quel est le meilleur format pour envoyer un document ?

PDF, abréviation de Portable Document Format, est probablement le meilleur format pour envoyer des documents. Il est universellement compatible, polyvalent et accessible sur une large gamme d’appareils et de services. Une autre raison majeure pour laquelle le PDF est préféré à d’autres formats est la fiabilité : un PDF affichera toujours ses données telles qu’elles ont été écrites, peu importe quel service vous utilisez pour le visualiser.

Enfin, un document PDF offre une meilleure sécurité que d’autres formats de document, car vous pouvez le sécuriser à l’aide d’un mot de passe, ce qui limite son accès et garantit que ses données restent privées.

Quels sont les avantages de l’utilisation de Google Docs ?

Il y a de nombreux avantages à utiliser Google Docs :

1. Accessibilité et collaboration
2. Entièrement compatible avec Microsoft Office
3. Contrôle de version
4. Flexibilité pour importer et exporter dans les formats souhaités
5. Facile à apprendre et à utiliser
6. Sauvegarde automatique des documents
7. Fonctionnalité supplémentaire grâce aux extensions Chrome
8. GRATUIT à utiliser !

** Quels sont les avantages de Google Docs pour les étudiants ?

Il y a plusieurs avantages à Google Docs si vous êtes étudiant :

1. C’est GRATUIT à utiliser !
2. Les documents sont accessibles de n’importe où - chez vous ou à l’école
3. L’historique des versions aide à récupérer les suppressions indésirables
4. Sauvegarde automatique des documents
5. Mode de travail hors ligne
6. Collaboration en temps réel avec des amis
7. Saisie vocale au lieu d’écrire
8. Plus de styles de police que Microsoft Word, ce qui aide avec les rapports de projet