15+ conseils et astuces Slack que vous devriez connaître

Slack est une plateforme de messagerie populaire pour la communication d’équipe. C’est l’application de communication de référence pour les équipes/organisations avec des effectifs à distance.

Si votre équipe utilise également Slack pour la communication, vous familiariser avec les meilleures fonctionnalités et astuces de Slack peut vous aider à l’utiliser plus efficacement et à être plus productif.

Voici toutes les meilleures astuces et conseils Slack que vous devez connaître pour tirer le meilleur parti de votre utilisation de Slack.

1. Créer des canaux

Slack tourne autour des espaces de travail. Si vous avez un espace de travail sur Slack, vous pouvez en tirer plus en créant divers canaux.

Un canal dans Slack vous permet de garder toutes vos discussions organisées et d’améliorer votre expérience de collaboration. Par exemple, si vous avez un espace de travail pour votre projet en cours qui repose sur une énorme pile logicielle, vous pouvez créer des canaux pour différents modules afin de maintenir la pertinence localement et de faciliter la discussion et la recherche de conversations connexes pour les utilisateurs.

Voici comment créer un canal dans Slack :

1. Rendez-vous dans votre espace de travail sur Slack.
2. Appuyez sur l’icône + à côté de Canaux et sélectionnez Créer un canal.
3. Sur la page suivante, donnez un nom à votre canal et ajoutez une description explicite de son objectif.
4. Enfin, cliquez sur Créer.

De plus, Slack vous permet également de créer des canaux privés lorsque vous devez garder les conversations restreintes à quelques membres de l’équipe. Ces canaux Slack ne sont accessibles qu’à ceux qui ont un lien d’invitation.

2. Activer l’authentification à deux facteurs

Nous ne pouvons pas insister sur l’importance d’avoir un second facteur d’authentification - en plus du mot de passe - sur tous vos différents comptes en ligne. [ Guide pour activer l’authentification à deux facteurs ] Suivez ces étapes pour ajouter une 2FA à votre compte Slack : 1. Passez à un abonnement de niveau premium.

2. Rendez-vous sur la page Paramètres et autorisations et allez à l’onglet Authentification.
3. Cliquez sur Développer à côté de l’option Authentification à deux facteurs pour l’ensemble de l’espace de travail et appuyez sur Activer l’authentification à deux facteurs pour mon espace de travail.
4. Enfin, choisissez entre les messages texte ou l’application d’authentification pour obtenir vos codes d’authentification.

3. Intégrer des applications tierces

Pour les équipes qui s’appuient sur des applications tierces pour accomplir des tâches, Slack offre la possibilité d’intégrer ces applications dans votre espace de travail. Certaines des applications disponibles incluent Google Drive, Google Sheets, Box, OneDrive, 1Password, Giphy, IFTTT et RSS, entre autres. Voici comment intégrer une application tierce à votre espace de travail Slack : 1. Allez sur votre espace de travail Slack sur le web et connectez-vous.

2. Appuyez sur le menu hamburger en haut à gauche, et dans la liste, choisissez Configurer les applications.
3. Allez dans le répertoire des applications pour trouver toutes les applications tierces prises en charge.
4. Sélectionnez l’application que vous souhaitez intégrer à votre espace de travail et appuyez sur Ajouter à Slack.
5. Enfin, accordez-lui l’accès aux autorisations requises. Alternativement, vous pouvez ouvrir l’application Slack, aller dans votre espace de travail et appuyer sur Applications pour trouver toutes les applications tierces prises en charge et les intégrer à partir de là.

Aussi sur TechPP ! Meilleures intégrations et applications Slack pour rationaliser votre flux de travail

4. Autoriser les appels vidéo et changer l’application d’appel par défaut

Si vous devez souvent participer à des appels vidéo avec vos collègues, vous pouvez vous aider de l’astuce ci-dessus pour intégrer votre application d’appel vidéo tierce préférée dans votre espace de travail. Une fois cela fait, vous devez changer l’application d’appel par défaut, ce que vous pouvez faire en suivant ces étapes : 1. Rendez-vous dans votre espace de travail sur le web et connectez-vous.

2. Allez dans Paramètres et autorisations sous Administration.
3. Faites défiler vers le bas jusqu’à ce que vous trouviez Appels et cochez la case qui dit Autoriser les appels vidéo dans Slack.
4. Sélectionnez la case à cocher à côté de l’application que vous souhaitez définir comme application d’appel par défaut sur Slack.

5. Créer de meilleurs sondages

Les entreprises avec un grand nombre d’employés travaillant dans différents départements trouvent souvent le besoin d’obtenir des retours collectifs ou d’autres contributions précieuses sur différents sujets. Si vous avez une startup ou si vous dirigez une équipe dans une organisation, et que vous devez réaliser des enquêtes (ou des sondages), Slack a ce qu’il vous faut, grâce à l’intégration tierce. Voici comment profiter de cette fonctionnalité pour créer un sondage dans Slack : 1. Ouvrez l’espace de travail dans lequel vous souhaitez créer un sondage et allez dans le répertoire des applications Slack.

2. Entrez le terme sondage pour afficher une liste de toutes les applications de sondage et appuyez sur Ajouter pour ajouter l’application à votre espace de travail. Nous recommandons Polly et Survey Monkey, qui sont deux des applications de sondage les plus populaires. Une fois ajoutées, vous pouvez facilement réaliser des sondages dans votre espace de travail Slack.

6. Limiter l’installation d’applications tierces

Lorsque vous commencez avec Slack, la possibilité d’installer des applications tierces est activée par défaut. Cependant, si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver cela pour limiter le nombre d’installations d’applications tierces dans votre espace de travail. Après avoir fait cela, si un membre essaie d’installer une application dans l’espace de travail, cela nécessitera votre approbation avant d’être ajoutée. Voici comment désactiver l’installation d’applications tierces sur Slack : 1. Rendez-vous dans Paramètres de gestion des applications.

2. Basculez le bouton à côté de Approuver les applications. À partir de là, vous pouvez également personnaliser les paramètres et autoriser les personnes qui peuvent installer des applications sans nécessiter votre approbation.

7. Filtrer les messages

Étant donné que vous êtes toujours sur Slack tout au long de la journée, vous finirez probablement avec une boîte de réception pleine de messages liés à différents sujets. Pour faire face à de telles situations et éviter de manquer des messages importants, Slack offre la fonctionnalité de filtre par mot-clé pour vous aider à accéder aux messages les plus pertinents. Suivez ces étapes pour utiliser cette fonctionnalité : 1. Ouvrez votre espace de travail dans l’application et allez dans Préférences.

2. Ici, avec Notifications sélectionné dans le menu du coin gauche, sélectionnez le bouton radio qui dit Messages directs, mentions et mots-clés.
3. Enfin, sous Mes mots-clés, entrez les mots-clés pertinents pour votre domaine ou pour le sujet que vous attendez.

8. Masquer l’adresse e-mail des profils

Si la confidentialité est l’une de vos préoccupations ou celle de vos membres d’équipe, vous pouvez masquer leurs adresses e-mail de leurs profils et les rendre privées. Suivez ces étapes pour le faire : 1. Ouvrez votre espace de travail sur le web et allez dans Paramètres et autorisations.

2. Faites défiler vers le bas jusqu’à Affichage de l’adresse e-mail et appuyez sur Développer.
3. Décochez la case à côté de Afficher l’adresse e-mail des membres et cliquez sur Enregistrer.

9. Limiter les invitations

Par défaut, Slack donne à tous les membres d’un espace de travail la possibilité d’inviter de nouveaux membres. Bien que cela puisse être utile parfois, en général, vous devriez désactiver cette option pour contrôler qui peut ajouter des personnes à l’espace de travail. Voici comment faire : 1. Allez dans Autorisations et appuyez sur Développer à côté de Invitations.

2. Cochez la case à côté de Exiger l’approbation de l’administrateur, et parmi les options disponibles sous Envoyer des demandes d’invitation à, sélectionnez soit Ajouter des administrateurs soit Ce canal. Alors que le premier nécessite l’approbation des administrateurs, le second envoie les demandes à un canal, qui doit ensuite être approuvé.

10. Définir un rappel pour vous-même

Lorsque vous travaillez avec des équipes, les tâches sont souvent réparties entre les membres de l’équipe pour améliorer l’efficacité de l’équipe et maximiser la production. Pour de telles occasions, définir un rappel pour terminer une tâche dans le délai imparti peut vous aider à rester au top de votre travail. Suivez ces étapes pour créer un rappel : 1. Allez dans le canal où vous souhaitez créer une tâche.

2. Appuyez sur l’icône d’éclair dans la boîte de message et sélectionnez Définir un rappel pour moi-même.
3. Sur l’écran suivant, donnez à votre rappel un nom approprié, un horaire et une description.
4. Enfin, cliquez sur Créer, et vous devriez avoir votre rappel défini.

11. Prendre une note rapide

Le besoin de noter quelque chose peut surgir à tout moment. Bien que votre application de prise de notes de confiance puisse certainement vous aider, si vous êtes en conversation avec quelqu’un sur Slack et que vous devez souvent noter des choses, le moyen le plus simple de procéder est d’utiliser la fonctionnalité de messagerie directe. Ouvrez simplement un message direct à vous-même et commencez à entrer du texte. Tout comme d’autres messages directs, cela enregistrera tout votre historique de messages, et vous pourrez le trouver sous la section Messages directs dans l’application. En plus des notes, vous pouvez également utiliser le message direct pour lister vos tâches à faire ou garder des fichiers ou des liens à portée de main.

12. Créer des réponses personnalisées pour Slackbot

Slackbot est un bot dans Slack qui vous aide à envoyer des messages, à délivrer des rappels ou à notifier les personnes lorsqu’elles sont mentionnées dans un canal. Bien qu’il soit assez réactif dans ce qu’il fait, Slack vous offre la possibilité de créer des réponses personnalisées pour Slackbot pour les moments où vous devez répondre à un ensemble particulier de requêtes d’une manière spécifique. Par exemple, si vous recevez beaucoup de requêtes concernant des mots de passe, des liens, etc., vous pouvez faire en sorte que Slackbot envoie des réponses automatisées à de telles requêtes pour vous. Suivez ces étapes pour définir une réponse personnalisée dans Slackbot : 1. Allez dans Personnaliser votre espace de travail.

2. Entrez les questions les plus posées dans la boîte de saisie Lorsque quelqu’un dit et la réponse dans la boîte Slackbot répond.
3. Enfin, cliquez sur Enregistrer la réponse. Pour ajouter plus de telles réponses à des requêtes courantes que vous rencontrez souvent, appuyez sur le bouton Ajouter une nouvelle réponse et répétez les mêmes étapes.

13. Créer une liste de tâches

Travailler avec des membres d’équipe nécessite que vous soyez au courant des tâches qui vous sont attribuées ou de vérifier les autres si vous êtes le responsable. Bien que vous puissiez tirer parti du potentiel des messages étoilés, des messages enregistrés et des messages épinglés pour garder un œil sur les tâches et les revisiter plus tard, une meilleure façon de faire cela est de créer une liste de tâches pour vous-même et les autres membres de l’équipe. Voici comment créer une liste de tâches dans Slack : 1. Ouvrez le canal dans lequel vous souhaitez créer une liste de tâches et appuyez sur l’icône d’éclair dans la fenêtre de message.

2. Choisissez Créer un post parmi les options et commencez à créer votre post.
3. Pour lister les éléments à faire, sélectionnez le texte et appuyez sur le bouton de liste de contrôle dans la fenêtre contextuelle.
4. Enfin, appuyez sur le bouton Partager, sélectionnez où vous souhaitez le partager, et cliquez sur Partager.

14. Utiliser des emojis pour répondre rapidement

Pour les moments où vous devez répondre à un message texte avec quelque chose d’aussi trivial que, disons, “terminé”, “je jette un œil”, etc., Slack a des emojis dédiés pour vous éviter d’avoir à taper de tels messages. Pour répondre à un message avec un emoji, allez au message auquel vous souhaitez répondre et cliquez sur le bouton Ajouter une réaction (avec l’icône d’emoji). Maintenant, recherchez votre emoji désiré dans la barre de recherche et sélectionnez-le pour l’utiliser comme réponse.

15. Enregistrer des messages importants

Slack vous permet d’enregistrer des messages que vous trouvez utiles pour référence ultérieure. Tous vos messages enregistrés sont ajoutés sous l’onglet Éléments enregistrés, auquel vous pouvez accéder à tout moment depuis la barre de menu de gauche. Voici comment enregistrer un message dans Slack : 1. Ouvrez le canal ou la fenêtre de message direct qui contient le message que vous souhaitez enregistrer.

2. Survolez le message et appuyez sur le bouton Ajouter aux éléments enregistrés (avec l’icône de signet) dans la barre d’outils.

16. Recherche universelle

Bien que vous puissiez naviguer entre les messages, les canaux ou les espaces de travail dans Slack en cliquant sur les raccourcis dans le menu latéral gauche, il existe un moyen rapide et efficace de le faire pour vous éviter quelques clics supplémentaires. Pour cela, depuis n’importe où dans l’espace de travail, appuyez sur le raccourci clavier Command + K ou Ctrl + K, entrez le nom de l’espace de travail, du canal ou du fil que vous souhaitez rejoindre, et appuyez sur Entrée / Retour.

17. Recherche avancée

La recherche dans Slack fonctionne assez bien. Cependant, elle ne parvient pas à offrir des résultats lorsque vous demandez des requêtes complexes. Pour de telles instances, il existe quelques modificateurs de clé cachés que vous pouvez utiliser pour modifier votre recherche en fonction de choses comme le temps/le jour/la date, les canaux, le type, et plus encore, et obtenir une réponse à votre requête. Certains de ces modificateurs incluent :

• from: [nom de l’utilisateur Slack] ou to: [nom de l’utilisateur Slack] — pour trouver des messages pertinents d’un membre d’équipe particulier
• in: [nom du canal] — pour restreindre la recherche à un canal particulier
• type: [texte, image, etc.] — pour spécifier le type par rapport à votre recherche
• before: [date] ou after: [date] — pour modifier les résultats en fonction de la date
• has: [lien, image, etc.] — pour filtrer les résultats qui contiennent le modificateur

Apprenez-en plus sur les modificateurs de recherche ici.

18. Limiter les notifications entrantes

Par défaut, les notifications Slack sont configurées pour vous envoyer des alertes pour toutes les activités dans l’espace de travail. Comme vous pouvez l’imaginer, cela peut être assez ennuyeux et distrayant, surtout lorsque vous essayez de vous concentrer sur votre travail. Heureusement, vous pouvez changer les préférences de notification dans Slack pour limiter les distractions. Voici comment faire : 1. Allez dans l’espace de travail dont vous souhaitez modifier les préférences de notification.

2. Appuyez sur le raccourci clavier Command + , ou Ctrl + , pour ouvrir Préférences Slack.
3. Sélectionnez Notifications dans la barre latérale.
4. Maintenant, si vous ne souhaitez recevoir des notifications entrantes que pour les messages directs, les mentions ou des mots-clés spécifiques, sélectionnez le bouton radio à côté de Messages directs, mentions et mots-clés sous Me notifier à propos de. Alternativement, sélectionnez Rien si vous souhaitez désactiver les notifications.

19. Profiter du menu des raccourcis

Le menu des raccourcis de Slack vous permet d’effectuer certaines actions rapidement et facilement. Pour accéder à ces raccourcis, cliquez sur l’icône d’éclair à gauche du champ de message, commencez à entrer un nom d’action et cliquez dessus pour l’exécuter. Ou alternativement, vous pouvez également utiliser des commandes slash pour trouver et effectuer de telles actions spécifiques dans Slack. Il existe trois types de commandes slash dans Slack : intégrées, spécifiques à l’application et personnalisées. Cependant, pour les besoins de ce guide, nous nous en tiendrons aux commandes slash intégrées. Pour utiliser les commandes slash, tapez une barre oblique (/) dans le champ de message et entrez le mot-clé spécifique pour la commande slash. Liste des commandes slash intégrées :

• /archive: Archiver le canal actuel
• /dm: Envoyer un message direct à quelqu’un
• /msg [#canal]: Envoyer un message à un canal
• /collapse: Réduire les images et vidéos en ligne dans le canal
• /expand: Développer toutes les images et vidéos en ligne dans le canal
• /status: Définir ou effacer votre statut
• /topic: Définir le sujet du canal
• /search [votre texte]: Rechercher des messages et fichiers Slack

Apprenez-en plus sur les commandes slash intégrées ici.

20. Utiliser des raccourcis clavier

Bien que Slack ait une interface utilisateur assez soignée et facile à utiliser qui vous permet de naviguer et d’effectuer différentes fonctions facilement, vous pouvez effectuer les mêmes opérations beaucoup plus rapidement et facilement en utilisant ses raccourcis clavier. Liste des raccourcis clavier Slack utiles :

• Command + K ou Ctrl + K: Passer à une conversation
• Command + shift + K ou Ctrl + Shift + K: Ouvrir le menu des messages directs
• Command + shift + L ou Ctrl + Shift + L: Parcourir tous les canaux
• Option + Shift + ↑ ou Alt + Shift + ↑: Voir le canal ou le DM non lu précédent
• Option + Shift + ↓ ou Alt + Shift + ↓: Voir le canal ou le DM non lu suivant
• Command + , ou Ctrl + ,: Ouvrir les Préférences
• Command + Shift + S ou Ctrl + Shift + S: Voir les éléments enregistrés
• Command + F ou Ctrl + F: Ouvrir la fenêtre de recherche pour effectuer une recherche rapide
• Command + Shift + [ ou Ctrl+ Shift + Tab: Passer à l’espace de travail précédent
• Command + Shift + ] ou Ctrl + Tab: Passer à l’espace de travail suivant
• Command + U ou Ctrl + U: Télécharger un fichier
• Command + Shift + J ou Ctrl + Shift + J: Voir tous les fichiers et documents téléchargés
• M: Couper le son
• V: Basculer la vidéo
• E: Modifier le message
• R: Ajouter une réaction emoji
• T: Ouvrir ou répondre à un fil
• Command + B ou Ctrl + B: Mettre en gras le texte sélectionné
• Command + Shift + X ou Ctrl + Shift + X: Barrer le texte sélectionné (strikethrough)
• P: Épingler/désépingler un message
• S: Partager un message
• A: Enregistrer un message
• D: Supprimer un message

Apprenez-en plus sur les raccourcis clavier Slack ici.

Faites plus sur Slack ! Et avec une plus grande efficacité

En utilisant les conseils et astuces Slack énumérés ci-dessus, vous devriez maintenant être en mesure d’utiliser les différentes fonctionnalités de Slack à votre avantage et d’en tirer plus de la plateforme. Bien que nous ne puissions pas garantir que ces conseils Slack feront de vous un expert de Slack, vous pouvez certainement les intégrer dans votre flux de travail quotidien pour le rationaliser, et ainsi, vous améliorer dans la gestion de vos projets et l’organisation des équipes et des collaborations.