Meilleurs conseils et astuces Evernote pour l'utiliser comme un pro

Evernote est une application populaire de prise de notes et de gestion des tâches utilisée par des millions de personnes dans le monde. Elle peut vous aider à vous souvenir des choses, à créer des listes de tâches pour des tâches importantes, à sauvegarder des pages web pour plus tard, à numériser des documents importants pour les avoir à portée de main lorsque vous en avez besoin, et plus encore.

De plus, Evernote prend également en charge l’intégration avec des applications et services tiers et offre plusieurs autres fonctionnalités qui étendent encore sa fonctionnalité. Ainsi, connaître ces fonctionnalités et comment les utiliser peut s’avérer très utile et pratique si vous utilisez Evernote régulièrement.

Voici un aperçu de tous ces conseils et astuces Evernote que vous devez connaître pour maîtriser Evernote et l’utiliser de manière efficace et efficiente. Certaines de ces fonctionnalités et conseils fonctionnent à la fois sur les versions de bureau et mobiles d’Evernote, tandis que d’autres sont limitées à la version web uniquement.

1. Utilisez Evernote Web Clipper pour sauvegarder des éléments dans votre compte Evernote

L’une des meilleures fonctionnalités d’Evernote est la possibilité de sauvegarder des éléments d’internet directement dans votre compte Evernote. Cela vous permet d’utiliser Evernote comme une sorte d’application de lecture ultérieure, où vous pouvez sauvegarder tout, des pages web aux articles et PDF, d’un simple clic.

Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser cette fonctionnalité est l’Evernote Web Clipper. Téléchargez et installez l’extension de navigateur Web Clipper dans votre navigateur. Ensuite, chaque fois que vous avez besoin de sauvegarder quelque chose d’intéressant sur internet, il vous suffit de cliquer sur l’icône de l’extension et de cliquer sur Sauvegarder.

Web Clipper vous permet même de prendre des captures d’écran, afin que vous ne manquiez rien d’important. Une fois capturées, vous pouvez également annoter les captures d’écran et les sauvegarder.

2. Recherchez efficacement en utilisant la recherche avancée

Dans la section supérieure de l’application Evernote, vous avez la barre de recherche où vous pouvez définir et ajouter des filtres à votre recherche. Si vous écrivez devant votre recherche le mot “tag :“, cela n’affichera que les notes avec ce tag spécifique, et si vous le précédez du signe moins (“-tag:”), cela exclura toutes les trouvailles compatibles.

De plus, le caractère astérisque (““) est utilisé comme un caractère générique. Par exemple, si vous recherchez “tag:“, cela trouvera toutes vos notes étiquetées. Vous voulez vérifier les notes des 30 derniers jours ? Il vous suffit de taper “created: day-30” dans la barre de recherche, et voilà.

D’autres opérateurs que vous pouvez utiliser incluent :

• intitle: Rechercher dans le titre de la note
• updated: Rechercher des notes mises à jour à partir de la date spécifiée
• todo: Rechercher des notes contenant une ou plusieurs cases à cocher
• contains: Rechercher des notes par type de contenu qu’elles contiennent

En savoir plus sur la recherche avancée d’Evernote ici.

3. Fusionnez plusieurs notes en une seule note

Si vous avez un tas de notes similaires dans votre carnet Evernote, vous pouvez les fusionner en une seule note. Cela permet non seulement de rassembler des notes similaires, mais aussi de désencombrer votre carnet, ce qui facilite sa gestion.

Evernote prend en charge la fonctionnalité de fusion dans la version de bureau. Et il est assez facile de fusionner vos notes. Sélectionnez deux notes ou plus que vous souhaitez fusionner et appuyez sur le bouton de fusion (icône de flèches combinées) dans la boîte bleue en bas de la page.

Maintenant, dans le menu contextuel, cliquez sur la poignée de glissement (à gauche d’une note) et faites glisser et déposer la note dans l’ordre dans lequel vous souhaitez que les notes apparaissent. Cochez l’option Conserver une copie des notes originales et sélectionnez Fusionner les notes.

4. Créez des tâches

En plus d’utiliser Evernote pour noter des choses, vous pouvez également l’utiliser pour suivre vos tâches. Si vous recherchez une solution tout-en-un pour tous vos besoins de prise de notes et de gestion des tâches, c’est la meilleure façon de procéder.

Evernote vous permet de créer des tâches dans toutes ses applications ainsi que sur le web. Pour ajouter une nouvelle tâche, ouvrez une nouvelle note ou une note existante et cliquez sur le bouton Insérer. Choisissez Tâche et remplissez les entrées de manière appropriée.

Alternativement, vous pouvez également appuyer sur le bouton Nouveau, sélectionner Tâche dans les options et entrer les détails de la tâche pour créer une tâche.

5. Utilisez des modèles pour travailler plus efficacement

Les modèles sont des notes préformatées qui vous permettent de créer des notes instantanément afin que vous puissiez commencer à y ajouter du contenu immédiatement. Evernote propose une collection de modèles de notes pour différents cas d’utilisation, que vous pouvez choisir en fonction de vos préférences.

Par exemple, si vous souhaitez planifier un itinéraire de voyage, il existe des modèles pour des calendriers de voyage qui peuvent être utiles. De même, Evernote propose également des modèles pour des aperçus de projet, des ordres du jour de réunion et des listes de choses à faire, parmi d’autres catégories, que vous pouvez consulter.

6. Sauvegardez des e-mails dans Evernote

Tout comme la sauvegarde d’éléments depuis le web, vous pouvez également utiliser Evernote pour sauvegarder des e-mails importants, tels que ceux pour des réservations de voyage, des annonces ou d’autres que vous recevez dans votre e-mail, pour y accéder facilement de n’importe où. Cependant, notez que vous avez besoin d’un abonnement payant à Evernote pour utiliser cette fonctionnalité.

La sauvegarde d’e-mails dans Evernote implique votre adresse e-mail Evernote, que vous pouvez trouver dans les paramètres de votre compte. La limite actuelle de sauvegarde d’e-mails d’Evernote est de 200 (par jour).

Une fois que vous avez trouvé votre adresse e-mail Evernote, ouvrez l’e-mail que vous souhaitez sauvegarder et transférez-le à votre adresse Evernote. Après qu’il ait été sauvegardé, vous pouvez le trouver comme une nouvelle note avec l’objet de l’e-mail comme titre. Vous pouvez également utiliser certaines extensions à la fin de la ligne d’objet pour spécifier le carnet dans lequel vous souhaitez sauvegarder un e-mail.

• !Rappel: Pour définir un rappel pour l’e-mail
• @Nom du carnet: Pour sauvegarder l’e-mail dans un carnet spécifique

7. Créez une pile de carnets

Une pile dans Evernote est essentiellement une collection de carnets que vous pouvez utiliser pour garder vos carnets organisés. L’une des meilleures façons de créer des piles par catégorie, c’est-à-dire par objectif. Par exemple, vous pouvez créer des piles pour des notes personnelles, des notes de travail, des journaux ou même des blogs.

Pour créer une pile de carnets, ouvrez Carnets, cliquez sur le bouton Plus d’actions à côté du carnet que vous souhaitez ajouter à une pile, et sélectionnez Ajouter à la pile dans le menu. Sélectionnez Nouvelle pile pour créer une nouvelle pile et donnez-lui un nom approprié. Par la suite, vous pouvez ajouter de nouveaux carnets à la pile en choisissant Plus d’actions et en sélectionnant Ajouter à la pile dans les options.

8. Exportez des notes au format PDF

Occasionnellement, il y aura des moments où vous voudrez sauvegarder une note sur votre ordinateur—peut-être pour la partager avec d’autres ou pour y accéder facilement même lorsque vous êtes hors ligne. Avec Evernote, vous pouvez le faire en exportant vos notes au format PDF.

Selon que vous souhaitiez exporter une seule note ou plusieurs notes, ouvrez la note ou sélectionnez-les, respectivement, cliquez sur le bouton Plus d’actions à côté de la note, et sélectionnez Exporter au format PDF. Choisissez les options de page en fonction de vos préférences et cliquez sur Exporter.

9. Consultez l’historique des notes

L’historique des notes est une fonctionnalité disponible uniquement pour les utilisateurs premium d’Evernote. Elle prend des instantanés des notes et copie tout leur contenu sur un serveur sécurisé. C’est très pratique car normalement, si vous téléchargez une version plus récente de votre note, vous n’aurez accès qu’à la dernière. Pendant ce temps, avec cette fonctionnalité, vous pouvez accéder à toutes les versions précédentes.

La fonctionnalité d’historique des notes vérifie le compte Evernote plusieurs fois par jour. S’il y a des changements, il les téléchargera sur le serveur. Notez que cela ne capturera pas automatiquement les documents à chaque changement.

Si vous avez un carnet partagé, c’est le meilleur moyen de suivre les modifications apportées par d’autres. Vous pourrez accéder à vos versions précédentes pour voir comment la note a évolué et si vous décidez de la supprimer définitivement, rappelez-vous que les versions seront également effacées.

10. Fusionnez le contenu de deux comptes Evernote

Il n’est pas vraiment possible de fusionner différents comptes, mais il est possible d’exporter des carnets d’un compte à un autre. Sélectionnez le carnet souhaité et faites un clic droit dessus. Sélectionnez Exporter des notes de lorsque le menu apparaît.

Maintenant, choisissez l’emplacement où vous souhaitez les sauvegarder et le type d’exportation. De plus, il est très important de choisir le type de fichier ENEX pour les carnets exportés afin de vous assurer que vous n’aurez pas d’autres problèmes.

Tout ce que vous avez à faire maintenant est d’importer ces fichiers dans un autre compte. Encore une fois, c’est un processus très simple. Il vous suffit de vous connecter et de cliquer sur Fichier et de sélectionner Importer des notes. Parcourez l’emplacement où vous avez sauvegardé les fichiers ENEX et sélectionnez ceux que vous souhaitez. Evernote créera automatiquement un nouveau carnet nommé Notes importées avec ces fichiers, que vous pourrez organiser et déplacer à l’emplacement souhaité.

11. Enregistrez vos notes

Pour les moments où vous n’avez pas envie de taper, Evernote offre la possibilité d’enregistrer et de stocker un enregistrement audio dans votre compte Evernote. Si vous êtes sur un compte gratuit, vous pouvez enregistrer jusqu’à 25 Mo par note, tandis qu’un compte Evernote payant vous permet d’enregistrer des notes jusqu’à 500 Mo.

Pour ajouter une note vocale, ouvrez une nouvelle note, cliquez sur le bouton Insérer et sélectionnez Enregistrement audio. Enregistrez votre note et appuyez sur le bouton Arrêter une fois que c’est terminé. Evernote sauvegardera alors la note et l’enregistrera dans votre carnet.

12. Partagez une note avec quelqu’un

Evernote vous permet de partager rapidement et facilement une note avec quelqu’un pour obtenir son avis sur celle-ci ou pour qu’il collabore dessus. Cela fonctionne même lorsque vous souhaitez partager la note avec quelqu’un qui n’est pas sur Evernote, car chaque note dans Evernote a son propre lien.

Pour partager une note avec quelqu’un, ouvrez la note que vous souhaitez partager et appuyez sur le bouton Partager. Entrez l’adresse e-mail de la personne avec laquelle vous souhaitez partager la note/faire collaborer, et appuyez sur Envoyer l’invitation.

Alternativement, si vous souhaitez partager la note avec un utilisateur non-Evernote, cliquez sur le bouton bascule à côté du lien partageable pour activer le lien. Ensuite, cliquez sur Copier le lien pour copier le lien et l’envoyer via n’importe quelle application de messagerie ou e-mail.

13. Simplifiez les interactions avec des raccourcis clavier

Si vous êtes toujours pressé ou que vous souhaitez utiliser Evernote plus efficacement, vous pouvez tirer parti de certains raccourcis clavier. Ces raccourcis vous aideront à travailler plus rapidement et à gagner du temps en utilisant le clavier. Les raccourcis clavier les plus courants pour les ordinateurs Windows et Mac sont :

• Créer une nouvelle note : Ctrl + N / Command + N
• Nouveau carnet : Ctrl + Shift + N / CMD + Shift + N
• Nouvelle étiquette : Ctrl + Shift + T / Control + Command + N
• Envoyer des notes par e-mail : Ctrl + Shift + E
• Insérer la date et l’heure : Alt + Shift + D / Control + Command + D
• Synchroniser : F9 / Control + Command + S
• Accéder à la barre de recherche : Ctrl + Alt + F / Command + Option + F

Si vous ne pouvez pas vous contenter des raccourcis par défaut, Evernote vous permet de configurer vos propres raccourcis. Tout ce que vous avez à faire est d’entrer dans l’application de bureau et de sélectionner Aide > Raccourcis clavier. Double-cliquez sur un raccourci que vous souhaitez personnaliser et tapez une nouvelle combinaison.

Les conseils et astuces Evernote rendent Evernote plus efficace et puissant

Comme vous l’avez vu ci-dessus, connaître les conseils et astuces d’Evernote et se familiariser avec certaines fonctionnalités utiles d’Evernote peut vous aider à utiliser Evernote plus efficacement et à en tirer le meilleur parti. Donc, peu importe que vous l’utilisiez pour prendre des notes, gérer des tâches, comme une application de lecture ultérieure ou pour autre chose, vous pourrez le faire efficacement.

Remarque : L’article a été publié à l’origine en avril 2013 par Alex Serban et republié par Yash Wate en novembre 2022.