Revue de ContractZen : Gestion des contrats et gouvernance numérique simplifiées

Considérant la concurrence toujours croissante entre les entreprises, il est facile de voir la pression immense à laquelle font face les dirigeants d’entreprise - en particulier en ce qui concerne la gestion des contrats et la gouvernance numérique.

Souvent, cela peut entraîner une perte de productivité ou une mauvaise gestion des données importantes. Cela se produit généralement lorsque des documents d’entreprise importants ne sont pas stockés dans des emplacements centralisés et que les décideurs de l’entreprise (comme les dirigeants et le conseil d’administration) n’ont pas accès aux informations et documents dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin.

Les entreprises ont besoin d’une solution de gouvernance numérique qui soit équipée pour correspondre à la gestion des fichiers d’entreprise et offre des outils permettant aux utilisateurs de stocker et de partager en toute sécurité des documents commerciaux critiques dans un endroit centralisé et sécurisé.

Dans cet article, nous allons examiner comment ContractZen permet aux dirigeants ainsi qu’aux membres du conseil d’administration d’améliorer la gestion des contrats et de stocker des documents commerciaux importants de manière sécurisée et efficace.

Table des matières

• Qu’est-ce que ContractZen ?
• Rationaliser la gestion des contrats au sein de l’organisation
• Tirer parti d’un portail de réunion moderne et entièrement numérique
• Obtenez des documents signés rapidement avec des signatures électroniques
• Tarification
• Conclusion

Qu’est-ce que ContractZen ?

Fondé en 2014, ContractZen est un service cloud B2B qui offre un hub numérique tout-en-un pour la gouvernance d’entreprise.

Voici un aperçu rapide des fonctionnalités proposées par ContractZen :

• Gestion des contrats. Il vous permet de télécharger, stocker et gérer des contrats à partir d’un emplacement centralisé.

• Gestion des réunions. Vous pouvez facilement planifier des réunions, discuter de l’ordre du jour et gérer numériquement l’ensemble du processus de réunion.

• Salles de données. Il offre des salles de données virtuelles sécurisées pour des situations d’audit où les utilisateurs peuvent partager des documents avec des clients ou d’autres personnes en dehors de l’organisation, par exemple pour des audits financiers et fiscaux.

• Signatures électroniques. Vous permet d’obtenir des documents signés rapidement et en toute sécurité via des solutions de signature électronique intégrées.

Rationaliser la gestion des contrats au sein de l’organisation

En ce qui concerne les questions juridiques, le dilemme entre contrôle et rapidité est considérablement aggravé par le manque de visibilité sur les contrats. Pensez-y de cette manière : si vous ne pouvez pas accéder à des documents d’entreprise importants, vous aurez moins de contrôle sur des situations telles que les fusions et acquisitions.

C’est une préoccupation sérieuse car les contrats incluent les termes de la valeur échangée, donc si vous ne pouvez pas garantir la valeur correcte des accords, votre entreprise pourrait perdre beaucoup d’argent.

Pour commencer, une meilleure visibilité sur les contrats vous permet d’éviter les contrats expirés et de rester à jour sur les renouvellements. Différents départements d’une entreprise travaillent ensemble pour s’assurer que toutes les étapes nécessaires sont suivies dans le processus de gestion des contrats.

La gestion des contrats devient encore plus complexe si vous tenez compte d’autres facteurs tels que plusieurs emplacements de bureaux, langues et fuseaux horaires. De plus, gérer des contrats manuellement peut entraîner des erreurs humaines, un retard dans les cycles de contrat et un contrôle limité sur le processus de contrat.

C’est pourquoi il est vital pour une entreprise de pouvoir contrôler et suivre les changements en temps réel de manière centralisée. En automatisant les activités de gestion des contrats, les entreprises peuvent éviter la formation de silos d’information, améliorer le contrôle et réduire considérablement le temps de création des contrats.

L’outil de glisser-déposer de ContractZen vous permet d’importer rapidement plusieurs fichiers (y compris des documents existants) dans la solution cloud en une seule fois. Il vous permet également d’envoyer des documents par e-mail, ce qui facilite énormément les choses pour les entreprises qui opèrent à distance, ont des succursales dans plusieurs emplacements ou reçoivent des e-mails avec des pièces jointes qui doivent être importées directement dans une plateforme de gestion des contrats.

Avec ContractZen, vous pouvez définir des rappels par e-mail automatisés pour les contrats informant les membres de l’équipe des dates importantes à venir. Il est livré avec un système de balisage de métadonnées intégré qui crée des dossiers dynamiques vous permettant de rechercher et d’accéder rapidement à vos contrats.

La mise en œuvre du stockage basé sur les métadonnées de ContractZen vous permet d’organiser des documents en fonction du type d’information qu’ils contiennent.

Vous pourrez utiliser le balisage visuel des contrats pour définir des métadonnées et localiser rapidement le contrat que vous recherchez. Par exemple, si vous stockez différents types de contrats - tels que des licences, des NDA et des locations - vous pouvez créer une balise séparée pour chacun d’eux.

Une organisation de documents basée sur les métadonnées vous aide également à accéder facilement à tous les documents connectés, pas seulement aux contrats. Une fois vos documents organisés par balises de métadonnées, vous pouvez connecter des documents connexes de plusieurs manières.

En conséquence, vos membres d’équipe n’auront pas à trouver un moyen d’organiser logiquement les documents. Il convient également de mentionner qu’avec ContractZen, les utilisateurs peuvent poster des commentaires sur des fichiers et discuter entre eux de différents documents au lieu de parcourir des dizaines de fils de discussion par e-mail.

Tirer parti d’un portail de réunion moderne et entièrement numérique

ContractZen vous permet de gérer numériquement les appels de vente, les réunions du conseil d’administration et les réunions exécutives, ce qui augmente la productivité au travail. Cela est utile pour tous les types de scénarios de réunion d’entreprise, qu’il s’agisse d’une réunion annuelle des actionnaires ou d’une simple démonstration de produit.

Son portail de réunion vous donne accès à un processus de réunion entièrement numérique qui s’occupe de tout, de la planification de la réunion à la signature de contrats et de documents. Vous pourrez rapidement créer des ordres du jour et des procès-verbaux de réunion. ContractZen est également livré avec un outil de révision qui vous permet de collecter les retours des participants.

De plus, il dispose d’un planificateur de réunion puissant et intégré qui s’occupe de trouver des créneaux appropriés pour planifier des réunions. De cette manière, vous n’aurez pas besoin d’utiliser un outil séparé pour planifier des réunions d’entreprise. Il vous permet également d’envoyer des invitations à des réunions en un seul clic et d’automatiser les rappels par e-mail.

ContractZen vous permet de créer, de prioriser et de suivre les tâches et obligations après qu’elles aient été convenues lors des réunions. Vous pouvez facilement partager l’ordre du jour de la réunion et d’autres documents avec vos membres d’équipe de manière sécurisée.

Voici quelques-uns des principaux avantages d’une plateforme de réunion entièrement numérique pour les dirigeants et les membres du conseil d’administration :

2. Trouver et planifier facilement un horaire de réunion qui convient à toutes les parties prenantes

3. Permettre au conseil d’avoir des discussions internes

4. Partager l’ordre du jour de la réunion et les documents de manière sécurisée

5. Offrir des outils qui facilitent le travail des membres du conseil (comme MeetingBook avec des outils de commentaire et d’annotation personnels)

6. Prendre des procès-verbaux directement dans le portail

7. Organiser sans effort le tour de commentaires pour le projet de procès-verbal des réunions

8. Surveiller facilement les tâches convenues lors des réunions

9. Capacités de recherche efficaces et complètes

En utilisant ContractZen, les dirigeants et les membres du conseil d’administration peuvent facilement marquer les questions discutées avec des mots-clés (balises), aidant les utilisateurs à suivre le processus de prise de décision a posteriori.

Obtenez des documents signés rapidement avec des signatures électroniques

Voici quelques raisons pour lesquelles il est important pour les dirigeants d’obtenir des documents signés électroniquement :

• C’est plus facile, plus rapide et plus sûr. Les clients pourront signer électroniquement des documents, améliorant ainsi l’expérience d’achat, vous aidant à vendre davantage. Un système de signature entièrement numérique aide également les dirigeants ou les membres du conseil à signer rapidement et en toute sécurité les procès-verbaux des réunions.

• Conclure des affaires plus rapidement. La signature électronique vous permet de finaliser des affaires sans donner une seconde chance à vos concurrents. En d’autres termes, une fois qu’un accord est signé, vous pouvez être assuré que vous avez sécurisé la vente.

• Cela peut être fait en déplacement. Signer numériquement signifie que vous pouvez utiliser votre téléphone ou votre tablette au lieu d’un stylo et d’un papier. Donc, même si votre client n’a pas le temps d’imprimer et de signer, il pourra toujours signer sur un appareil mobile.

ContractZen vous permet de connecter votre système de signature électronique à votre hub de gestion des contrats. De cette manière, vous pourrez facilement envoyer des documents pour signature et suivre leur progression depuis le moment où ils sont envoyés jusqu’à ce qu’ils soient signés et stockés dans votre compte.

Il s’intègre à plusieurs services de signature électronique, à savoir Assently, DocuSign, SignHere et Adobe Sign. De plus, les salles de données virtuelles de ContractZen, l’administration financière, le portail du conseil et les fonctionnalités de gestion des réunions prennent également en charge les intégrations de signature électronique.

ContractZen offre une recherche en texte intégral avec des capacités OCR. Lorsqu’un document est téléchargé sur ContractZen, il est transformé en informations textuelles et consultables. En conséquence, vous pourrez simplement rechercher ce que vous recherchez au lieu de parcourir l’ensemble du document. Le système de balisage des métadonnées pour la signature et la gestion des documents fonctionne également de la même manière.

Tarification

Vous pouvez commencer avec ContractZen à un prix abordable de 9,50 $ par utilisateur et par mois (facturé annuellement) qui comprend :

• Gestion des contrats

• Gestion des réunions

• Documents financiers et administratifs

• Registre de l’entreprise

• Salle de données virtuelle

• Signature électronique

• 50 Go d’espace de stockage

• Nombre illimité de contrats

ContractZen propose également un essai gratuit de 30 jours à tous les clients. Et, si vous avez plus de 50 utilisateurs dans l’équipe, vous pouvez demander un devis. L’entreprise propose également des réductions pour les organismes à but non lucratif éligibles.

Conclusion

ContractZen peut aider les dirigeants et les membres du conseil d’administration à améliorer les flux de travail de gestion des contrats et à partager et stocker des documents critiques de manière sécurisée. Il est livré avec des fonctionnalités utiles telles que la signature électronique, la gestion des réunions entièrement numériques, la gestion des contrats et des rappels par e-mail automatisés.

Quelles fonctionnalités recherchez-vous dans un outil de gestion des contrats ? Faites-le nous savoir en commentant ci-dessous.