Faites du travail rapidement avec ces 14 outils

Tout au long de mon enfance, j’ai toujours entendu la phrase « c’est le siècle de la vitesse ». Après avoir franchi la limite du nouveau millénaire, j’ai réalisé sa signification et j’ai commencé à optimiser mon travail, quelle que soit sa nature. En plus de la discipline, d’un esprit concentré et de l’ambition de respecter les délais, une large gamme d’outils m’a également aidé au fil des ans. Il est temps de révéler et de partager quelles applications les utilisateurs réguliers peuvent installer pour faire le travail plus rapidement, sans même avoir à remettre en question la ligne de travail et d’autres détails comme ça.

Bien qu’un artisan qualifié puisse réaliser des miracles sans les meilleurs outils, j’ai toujours trouvé utile d’avoir ma propre collection d’applications qui peuvent optimiser mon temps de travail et augmenter l’efficacité. Donc aujourd’hui, nous allons discuter et présenter une poignée de programmes utiles qui peuvent vous faire gagner du temps en travaillant.

Outils et applications qui augmentent l’efficacité au travail

Le but de ce guide est de maximiser l’efficacité pendant les heures de travail et d’aider les gens à se concentrer sur leur travail, tout en fournissant une belle suite d’outils qui peuvent réaliser certaines parties de votre travail, dans un temps record.

La musique peut faire la différence

GetWorkDoneMusic.com

Ma génération a toujours été passionnée par la musique, mais quand il est temps de faire un travail sérieux, il n’y a pas de place pour des mélodies aléatoires. Pour garder un esprit concentré, vous aurez besoin soit d’une mélodie classique lente, soit d’un rythme rapide (ce dernier fonctionne parfaitement pour moi). Un des outils pour fournir de tels avantages est GetWorkDoneMusic.com, un site spécialisé dans la fourniture de musique efficace pour le travail.

L’interface du site est assez simple, vous avez un grand bouton Play dans la partie supérieure droite de l’écran qui libère de sérieuses vagues une fois pressé. Vous pouvez ajuster la rapidité du rythme en utilisant les boutons Fast et Faster, tout en parcourant les mélodies avec les boutons de retour en arrière et d’avance. Le site donne des détails sur l’apparence générale de la musique jouée, affichée à travers des ondes sonores, ainsi que le nom et la durée de la lecture.

FITRadio

Une autre alternative intéressante est FITRadio, un service conçu pour ceux qui aiment faire de l’exercice mais qui excelle également dans des tâches plus basiques, comme un travail quotidien ordinaire. Celui-ci est un peu plus ample, nécessitant que les utilisateurs s’inscrivent d’abord pour un compte, mais une fois que vous avez passé cette étape, c’est tout simplement brillant. Toutes les mélodies présentes ici peuvent être réparties en plusieurs catégories (Top 40, House, Party, Rock, Hip Hop, Indie, etc.) permettant à l’utilisateur de choisir seulement le meilleur.

Dans FITRadio, les chansons sont mixées quotidiennement par des DJs renommés, donc la plupart des mélodies sont fraîches. Un autre aspect intéressant concerne la mobilité, car le service est accompagné de deux applications compatibles avec Android et iOS.

Buffer : socialiser au bon moment

Pour ceux d’entre nous qui font du travail au milieu de la nuit, partager des histoires et attirer des gens pour les partager avec vous ne sera pas fait efficacement à ce genre d’heures. Les gens ont tendance à être plus actifs le matin et pendant les heures de bureau, donc utiliser des outils comme Buffer pour programmer des tweets peut s’avérer être un véritable atout. En quelques mots, Buffer met tous vos tweets dans une file d’attente et les publie en votre nom quand c’est plus approprié.

Bien qu’il ait été d’abord conçu pour Twitter, Buffer a l’avantage de prendre en charge plusieurs plateformes de médias sociaux, telles que Facebook et LinkedIn. Pour utiliser le service, vous devrez créer un compte Buffer spécial ou vous inscrire en utilisant un compte des services pris en charge. Buffer peut être accessible via son client de bureau spécial ou en utilisant le tableau de bord en ligne, depuis un ordinateur personnel ou un smartphone / tablette.

MockFlow : dessiner des croquis en un rien de temps

Les artistes, designers, architectes et pourquoi pas, même les codeurs, ressentent tous le besoin de présenter leurs idées en peu de temps, mais aussi avec style. MockFlow est une bonne option pour quand vous devez rencontrer un client potentiel et proposer une idée sur le champ, juste dans le café. Bien que ces sortes de personnes aient généralement quelque chose préparé chez elles, il est toujours agréable de changer le design et de fournir au client exactement ce qu’il veut.

Quant au service lui-même, MockFlow peut être installé sur un bureau ordinaire et les projets créés peuvent également être vus dans des formats compatibles avec des appareils mobiles tels que des tablettes. L’application peut fonctionner en modes en ligne et hors ligne, tout en fournissant accès aux fonctionnalités suivantes :

• Designs interactifs, avec des pages qui incluent des sitemaps et des liens de démonstration
• De nombreux composants pour des choses diverses comme des icônes et une bibliothèque pour ceux qui ne trouvent pas ce dont ils ont besoin
• Partager des projets avec d’autres designers aussi simple que de partager un lien
• L’exportation de wireframes au format HTML5 pour une visualisation et un partage faciles
• Sauvegarde automatique des projets
• Définir des stratégies en utilisant le Visualiseur de SiteMap
• Intégration complète avec Google Apps

Tous ceux inclus ci-dessus représentent juste un aperçu de l’ensemble du package, qui peut devenir vraiment complexe pour ceux qui apprennent à l’utiliser.

Teux Deux et Wunderlist : listes de tâches simples

TeuxDeux Part Deux de TeuxDeux sur Vimeo.

Personnellement, je ne peux pas gérer mon flux de travail avec des listes de tâches. Lorsque vous recevez un grand nombre de tâches et que vous réalisez que le multitâche n’est pas aussi facile que vous le pensiez, vous avez besoin d’une base à partir de laquelle vous pouvez définir et suivre des objectifs. Alors que des outils compliqués sont partout sur le marché, j’ai parfois ressenti le besoin de quelque chose de simple, comme une feuille de papier ordinaire et un stylo virtuel, pour toujours me suivre. Eh bien, grâce à Teux Deux, mes souhaits ont été exaucés.

En quelques mots, Teux Deux repose sur une application basée sur le navigateur pour créer des listes de tâches qui sont simples, mais d’une belle apparence. Pour ceux qui sont souvent en déplacement, ce service dispose également d’une application iPhone qui fonctionne exactement comme le client principal lui-même. Croyez-le ou non, les développeurs se vantent même que leur création est la 16ème plus grande invention de tous les temps (Nutella est à la 6ème place). Une autre alternative serait Wunderlist, une liste gratuite, élégante et simple à utiliser, spécialisée dans les tâches. Cette application a un design dont même Steve Jobs serait fier et une fonctionnalité qui peut vous aider à travailler plus rapidement. Wunderlist est livrée avec une organisation par glisser-déposer, le partage de tâches par e-mail, l’impression, CloudApp et pratiquement tous les services de médias sociaux.

L’application est compatible avec la grande majorité des systèmes d’exploitation de bureau et mobiles, y compris Windows, Mac OS X, Android, iOS, et dispose même d’une version web pour ceux qui sont en déplacement. Tout cela gratuitement.

Let’s Crate : partage de fichiers rapide

Partager des fichiers fait partie de notre vie quotidienne sur le web. Au cours des dernières années, j’ai pensé que MegaUpload était le moyen le plus simple de le faire, mais après avoir lu un peu sur Let’s Crate, j’ai changé d’avis. Tout ce que les utilisateurs ont à faire est de visiter le site et de faire glisser des fichiers dans la caisse présente sur la page d’accueil. Après que le fichier soit téléchargé sur le cloud, vous pourrez le partager en utilisant le lien généré automatiquement. Tout cela se fait après que les utilisateurs s’inscrivent pour un compte, qui est gratuit pour le premier mois.

Ceux qui souhaitent tirer un peu plus de Let’s Crate peuvent s’inscrire pour un compte Basic, Plus ou Pro, chacun avec sa propre limite de téléchargement maximale et des fonctionnalités spéciales. Les frais commencent à partir de 10 $/an et tous les utilisateurs bénéficient d’un mois gratuit ainsi qu’une politique d’annulation.

RescueTime : pour zéro distractions

Rester concentré n’est pas un travail facile. Alors que le monde hors ligne peut facilement être réduit au silence en utilisant les bons écouteurs, Internet s’est avéré être une grande distraction pour beaucoup d’entre nous. Après avoir lu une histoire intéressante où un blogueur a engagé quelqu’un pour le frapper chaque fois qu’il passait trop de temps sur Facebook et d’autres sources distrayantes, j’ai creusé un peu et trouvé un outil qui peut vous garder concentré, gratuitement.

RescueTime est un outil qui analyse combien de temps vous perdez en ligne, au lieu de réellement mettre votre esprit au travail. En gros, cela suit tout ce que vous faites sur l’ordinateur et fournit ensuite un joli graphique à partir duquel vous pouvez mesurer votre production. Fonctionnant en arrière-plan, RescueTime mesure quelles applications, sites Web ou documents (optionnel) sont utilisés le plus. À la fin de la journée, un résumé de vos activités sera affiché, complet avec des pourcentages et des plages horaires, afin que vous puissiez ensuite prendre des mesures et vous discipliner.

Voici un aperçu des fonctionnalités :

• Suit automatiquement le temps dans les applications et les sites Web
• Définit des objectifs et suit les progrès vers ceux-ci
• Envoie des résumés hebdomadaires par e-mail pour informer l’utilisateur des activités effectuées
• Suit manuellement le temps loin de l’ordinateur (réunions, appels téléphoniques, repas, croquis et autres) – version Pro
• Bloque temporairement les sites Web distrayants – version Pro
• Configure des alertes en temps réel pour annoncer les réalisations de productivité – version Pro

Comme nous l’avons suggéré ci-dessus, il existe deux versions de cette application : Lite et Pro. Alors que la première est gratuite, la version Pro coûte 9 $/mois et est livrée avec un ensemble de fonctionnalités étendu et des données plus granulaires pour les graphiques.

StickK : respecter les délais, ou payer

StickK est un site qui aide les gens à respecter les délais et à accomplir des tâches grâce à l’utilisation d’un contrat en ligne et d’un arbitre. En quelques mots, StickK peut être utilisé pour imposer des conséquences chaque fois qu’un délai, de toute nature, n’est pas respecté. Le système est simple, gratuit à utiliser et pousse les gens à terminer des tâches, en menaçant de vider votre compte bancaire chaque fois que vous êtes paresseux.

Par exemple, StickK peut être utilisé par un écrivain comme motivation pour terminer un livre. L’écrivain doit d’abord définir l’objectif, établir les enjeux (généralement de l’argent et un compte pour livrer la somme en cas de perte), le rythme de mesure (disons une semaine à la fois) et un arbitre (souvent un membre de la famille ou un ami). À la fin de chaque semaine, l’arbitre doit confirmer que vous avez écrit le nombre de pages prévu ou le site Web retirera la somme d’argent utilisée pour parier. Lorsque le projet est terminé, tout l’argent perdu sera remis au compte utilisé lors de la définition des enjeux. Plutôt sympa, non ?

Eh bien, bien que StickK puisse être configuré pour n’importe quel objectif, il s’est avéré plus utile dans des situations à long terme et avec l’aide d’un arbitre objectif. Bien que le système puisse être configuré sans aucun arbitre, nous recommandons fortement d’en choisir un.

Write Space : mots en déplacement

Write Space est une extension Google Chrome qui peut être utilisée pour ceux qui n’aiment pas les traitements de texte mais qui ont tout de même besoin d’une plateforme pour écrire, aussi simple que possible. Eh bien, grâce à ce petit logiciel, vous pouvez maintenant écrire un article de blog rapide ou même prendre des notes depuis un terminal de bureau, tant qu’il a installé le propre navigateur de Google. En plus de la simplicité et de la rapidité, il existe également une poignée de fonctionnalités qui peuvent vous aider à terminer des tâches plus rapidement :

• Mode plein écran pour minimiser les distractions et options pour changer l’arrière-plan, les polices, etc.

• Fonction de sauvegarde automatique persistante qui enregistre le document chaque fois qu’une touche est pressée
• Les données sont sauvegardées localement sur l’ordinateur et non sur un serveur externe, donc vous n’aurez pas à vous soucier de la sécurité ou de la confidentialité
• Statistiques en direct du document qui montrent le nombre de mots et d’autres faits directement sur la page elle-même, sans ouvrir de menus supplémentaires

Google Drive

Oui, le cloud est également un moyen de faire du travail rapidement. Personnellement, j’utilise environ 4-5 terminaux par semaine et le seul moyen de préserver mon travail tout en changeant de lieu est d’utiliser le cloud. Tout se fait rapidement, il y a toujours des sauvegardes et même si je voyage dans un endroit complètement nouveau et que j’ai besoin de faire du travail, le cloud n’est qu’à quelques clics.

Bien qu’il existe de nombreuses options sur cette liste, y compris DropBox, SkyDrive, iCloud et beaucoup d’autres, j’ai personnellement choisi Google Drive principalement en raison de sa simplicité et de sa flexibilité. Tout ce dont vous avez besoin pour utiliser le cloud de Google est un compte Gmail, un client de bureau ou un navigateur et voilà : des fichiers partout. Pour résumer, Google donne à chaque utilisateur un maximum de 5 Go de stockage qui peut être utilisé sur n’importe quel ordinateur personnel (Windows, Chrome OS et Mac) ou même sur des mobiles (iOS, Android). L’un des meilleurs aspects est que cette limite inclut uniquement les fichiers préservés dans le cloud lui-même et tout le trafic effectué entre les appareils est gratuit.

Après avoir utilisé Google Drive pendant environ deux mois, j’ai trouvé cela extrêmement simple et direct. Vous avez un compte Google, vous téléchargez un client de bureau et c’est tout. Une belle icône apparaîtra sur votre bureau et tout ce qui se trouve dans ce dossier spécial sera synchronisé sur tous les appareils.

Tous les transferts sont effectués rapidement et l’application elle-même informe les utilisateurs lorsque quelque chose de mauvais s’est produit avec le processus de synchronisation et quand tout est comme il se doit. De plus, Google Drive est également devenu la première option de stockage pour de nombreux services Google, tels que Docs, Picasa et Gmail.

Pour ceux qui ont besoin d’un peu plus de stockage, Google propose 25 Go pour 2,49 $/mois, 100 Go pour 4,99 $ et jusqu’à 16 To d’espace pour quiconque souhaite garder sa collection de films privée en ligne.

FreeEditor : ouvrir tout type de fichier

Bien que seulement quelques jours se soient écoulés depuis que nous avons présenté ce petit bijou, je ne pouvais pas terminer ce post sans FreeEditor. Ce petit logiciel peut ouvrir plus de 100 types de fichiers différents, couvrant principalement des documents, des images, des vidéos, des fichiers codés et même des fichiers de configuration difficiles de Windows lui-même. C’est une merveille, je vous le dis.

En plus d’être compatible avec presque tous les types de fichiers que vous allez utiliser, FreeEditor est également livré avec quelques outils utiles comme un convertisseur intégré, un correcteur orthographique et des effets d’image – le tout gratuitement. Pour plus d’informations, rendez-vous sur notre introduction détaillée.

Slices et TweetDeck

Bien que la plupart des gens socialisent via Facebook, quand il s’agit de faire du travail, j’aime croire que Twitter a sa propre place sur le podium. De mon point de vue, Twitter est un endroit pour trouver des informations fraîches et utiles, tant que vous dégagez les débris – une tâche bien réalisée par Slices et TweetDeck.

Pour commencer, Slices est un client Twitter bien conçu qui aide les utilisateurs à classer les sources en plusieurs catégories, un peu comme le font les listes Twitter ordinaires. Contrairement à l’option officielle, Slices est livré avec une large gamme de fonctionnalités intéressantes, un excellent design et une interface très réactive. Nous avons examiné en profondeur le logiciel il y a quelques jours, donc vous pourriez être intéressé à en savoir plus.

La deuxième option est TweetDeck, peut-être le client Twitter le plus utilisé de tous les temps. Après que Twitter lui-même a acheté l’application en mai 2011, les choses ont un peu flotté, mais ce client reste toujours une bonne option pour les personnes rapides, qu’elles utilisent Twitter ou Facebook. Utiliser cet outil vous donne accès à plusieurs connexions de compte, à la définition de plusieurs colonnes contenant des tweets et des partages en direct, à la création de listes, à la programmation et bien plus encore.