Gmail Archive vs Supprimer : Quelle est la différence et quand les utiliser

Maîtriser Gmail est l’une des compétences essentielles que vous devriez acquérir, car cela rend la gestion de votre flux de travail beaucoup plus facile. Avec une multitude de conseils et d’astuces à votre disposition, vous devriez d’abord être clair sur les choses simples. Un tel aspect est l’archivage ou la suppression d’un e-mail, que la plupart des gens ont tendance à confondre.

Si vous n’avez aucune idée de l’endroit où l’e-mail est allé après l’avoir archivé ou si vous n’êtes pas sûr de savoir quand vous devriez supprimer un e-mail au lieu de l’archiver, restez avec nous alors que nous explorons en détail l’archivage et la suppression dans Gmail. Commençons !

Que fait l’archivage d’un e-mail ?

Pour commencer, que fait l’archivage d’un e-mail ? Si vous avez déjà archivé un e-mail par accident sur votre téléphone grâce aux actions de glissement prédéfinies, vous savez qu’il disparaît de la boîte de réception. L’archivage fait précisément cela, mais le mail est placé sous Tous les mails au lieu de disparaître. Il en va de même lorsque vous archivez un e-mail sur un ordinateur de bureau.

L’objectif principal de l’archivage est de mettre quelque chose à l’écart de la section principale tout en le gardant quelque part pour référence future. Dans ce cas, archiver un e-mail le retirera de votre boîte de réception principale et le mettra là où se trouvent tous vos e-mails. Le principal avantage de cela est de désencombrer votre boîte aux lettres et de vous concentrer sur les e-mails de plus haute priorité.

De plus, si vous vous demandez ce qui arrive aux e-mails archivés lorsqu’il y a un e-mail de suivi ou une réponse, il est déplacé de nouveau dans votre boîte de réception principale afin que vous puissiez revenir dans la boucle. Cela dit, voici comment vous pouvez archiver un e-mail sur votre smartphone ou PC –

Pour les smartphones

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone.
2. Appuyez longuement sur l’e-mail que vous souhaitez archiver. Vous pouvez sélectionner plusieurs e-mails si vous le souhaitez.
3. Appuyez sur le bouton d’archivage dans le menu supérieur, comme montré dans l’image ci-dessous.
4. De plus, si vous n’avez pas modifié les fonctions de glissement, vous pouvez glisser à gauche ou à droite sur n’importe quel e-mail et relâcher votre doigt pour archiver automatiquement l’e-mail.
   

Suivez les étapes ci-dessous pour accéder à vos e-mails archivés ou pour les désarchiver.

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone.
2. Appuyez sur l’icône du menu hamburger (☰) dans le coin supérieur gauche.
3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Tous les mails. Vous trouverez vos e-mails archivés aux côtés de tous les autres e-mails présents dans votre boîte de réception.
4. Si vous souhaitez désarchiver un e-mail, appuyez longuement dessus et cliquez sur l’icône du menu kebab (⁝) dans le coin supérieur droit.
5. Appuyez sur Déplacer vers la boîte de réception pour désarchiver l’e-mail sélectionné.
   

Pour les ordinateurs de bureau/PC

1. Accédez à votre boîte de réception Gmail en visitant ici.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté des e-mails que vous souhaitez archiver.
3. Cliquez sur l’option d’archivage dans la barre d’outils, comme montré ci-dessous.
   

Pour accéder à vos e-mails archivés –

1. Accédez à votre boîte de réception Gmail en visitant ici.
2. Sélectionnez le menu déroulant sur le côté gauche de votre boîte de réception.
3. Entrez Tous les mails, où vous pouvez trouver tous vos e-mails archivés.
   
4. Sélectionnez la case à cocher à côté des e-mails que vous souhaitez désarchiver et cliquez sur l’option Déplacer vers la boîte de réception, comme montré ci-dessous.
   

De plus, vous pouvez également créer des filtres pour archiver un e-mail automatiquement. Pour ce faire,

1. Accédez à votre boîte de réception Gmail en visitant ici.
2. Sélectionnez l’icône des paramètres dans la barre d’outils supérieure et cliquez sur Voir tous les paramètres.
   
3. Passez à Filtres et adresses bloquées dans le panneau supérieur et sélectionnez Créer un nouveau filtre.
   
4. Remplissez les paramètres comme vous le souhaitez. Vous pouvez ajouter l’adresse e-mail d’un expéditeur, la taille de la pièce jointe ou des mots spécifiques qui déclencheraient le filtre. Cliquez sur l’option Créer un filtre après avoir rempli les paramètres nécessaires.
   
5. Sélectionnez Ignorer la boîte de réception (Archiver) dans la boîte de dialogue suivante.
   

Que fait la suppression d’un e-mail ?

Pas de points supplémentaires pour deviner cela – supprimer un e-mail fait exactement ce qu’il signifie, mais légèrement différemment. Bien que vous le sachiez déjà, supprimer un e-mail ne le supprime pas instantanément. Au lieu de cela, il met l’e-mail à la corbeille et sera supprimé 30 jours plus tard. Donc, ne paniquez pas la prochaine fois que vous appuyez accidentellement sur le bouton de suppression.

Alors que l’e-mail est dans la corbeille, vous pouvez le restaurer complètement d’un simple clic. Malheureusement, l’inverse n’est pas possible à moins que vous n’ayez une sauvegarde de tous vos e-mails, ce qui n’est pas quelque chose que beaucoup de gens font. Quoi qu’il en soit, voici comment vous pouvez supprimer un e-mail sur votre smartphone ou votre bureau –

Pour les smartphones

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone.
2. Appuyez longuement sur l’e-mail que vous souhaitez supprimer. Vous pouvez sélectionner plusieurs e-mails si vous le souhaitez.
3. Appuyez sur l’icône de la corbeille dans la barre d’outils.
   

Vous pouvez également définir des fonctions de glissement pour supprimer un e-mail d’un simple geste. Voici comment vous pouvez configurer les actions de glissement dans l’application mobile Gmail –

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone.
2. Appuyez sur l’icône du menu hamburger (☰) dans le coin supérieur gauche.
3. Faites défiler vers le bas et entrez dans Paramètres.
4. Sélectionnez Paramètres généraux dans la page qui suit.
5. Faites défiler vers le bas et appuyez sur Actions de glissement des e-mails.
6. Vous pouvez configurer les glissements à gauche et à droite en appuyant sur l’option Changer à côté d’eux.
   

Pour accéder à la corbeille pour restaurer ou supprimer définitivement un e-mail, voici ce que vous devez faire –

1. Ouvrez l’application Gmail sur votre smartphone.
2. Appuyez sur l’icône du menu hamburger (☰) dans le coin supérieur gauche.
3. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Corbeille.
4. Appuyez longuement sur l’e-mail que vous souhaitez restaurer et appuyez sur l’icône du menu kebab (⁝) dans le coin supérieur droit.
5. Cliquez sur Déplacer vers dans le menu déroulant.
6. Déplacez l’e-mail vers n’importe quel emplacement de votre choix pour restaurer l’e-mail.
7. Pour supprimer définitivement tous les e-mails présents dans la corbeille, appuyez sur Vider la corbeille maintenant.
   

Pour les ordinateurs de bureau/PC

1. Accédez à votre boîte de réception Gmail en visitant ici.
2. Sélectionnez la case à cocher à côté des e-mails que vous souhaitez supprimer.
3. Cliquez sur l’icône de la corbeille dans la barre d’outils, comme montré ci-dessous. Alternativement, vous pouvez également sélectionner l’icône de la corbeille à côté de l’e-mail respectif pour le supprimer rapidement.
   

Pour accéder à vos e-mails supprimés pour les restaurer ou les supprimer définitivement,

1. Accédez à votre boîte de réception Gmail en visitant ici.
2. Sélectionnez le menu déroulant sur le côté gauche de votre boîte de réception.
3. Entrez Corbeille dans le menu, où vous pouvez trouver tous vos e-mails supprimés.
   
4. Sélectionnez la case à cocher à côté des e-mails que vous souhaitez supprimer ou restaurer.
5. Pour restaurer l’e-mail sélectionné, sélectionnez l’icône Déplacer vers comme montré ci-dessous et cliquez sur n’importe quel emplacement de votre préférence.
   
6. Pour supprimer l’e-mail sélectionné, sélectionnez Supprimer définitivement dans la barre d’outils en haut. Alternativement, vous pouvez cliquer sur l’option Vider la corbeille maintenant pour vider immédiatement la corbeille.
   

De plus, vous pouvez également créer un filtre pour supprimer un e-mail avant de le voir. Le processus de création de filtres pour supprimer un e-mail entrant est le même que celui mentionné ci-dessus pour archiver un e-mail. La seule différence est de sélectionner Supprimer dans la dernière étape au lieu de Ignorer la boîte de réception (Archiver).

Archivage vs Suppression : Que devriez-vous faire ?

Pour répondre à la question, l’archivage et la suppression ont des cas d’utilisation différents, au point que vous ne pouvez pas vous fier à une seule action dans son ensemble. Selon notre recommandation, il est préférable d’archiver un e-mail si vous sentez le besoin de le conserver à l’avenir. Cela pourrait être un e-mail dont vous vous attendez à recevoir un suivi à l’avenir, des e-mails officiels que vous jugez nécessaires pour référence future, des e-mails contenant des pièces jointes essentielles, ou pour systématiser votre boîte de réception principale. Dans tous ces cas, l’archivage a beaucoup plus de sens que la suppression.

La suppression a aussi sa place, et voici ses cas d’utilisation. Puisqu’il n’y a pas de retour en arrière si vous supprimez un e-mail, vous ne devriez prendre cette mesure que si l’e-mail est complètement redondant. Par exemple, les messages indésirables, les e-mails promotionnels et d’autres e-mails de ce type devraient être supprimés immédiatement. Supprimer des e-mails est également le meilleur moyen de désencombrer et de faire de la place pour de nouveaux e-mails. La suppression est l’un des moyens les plus efficaces de libérer de l’espace de stockage dans votre compte Google et devrait être effectuée de temps en temps pour les e-mails plus anciens.

Gérez mieux votre boîte de réception

Maintenant que vous savez tout sur l’archivage et la suppression d’un e-mail, vous devriez espérer être en mesure d’organiser votre boîte de réception de manière plus efficace. En règle générale, si l’e-mail est essentiel, l’archivage a plus de sens que la suppression. Mais, si un e-mail est si peu important que vous ne l’ouvrirez même pas, le supprimer est un bien meilleur choix pour garder votre boîte de réception propre et votre espace de stockage Google exempt de déchets indésirables. De plus, si vous ne voulez pas prendre les choses en main, vous pouvez toujours créer des filtres. Bon emailing !