Comment j'ai rendu ma liste de tâches hebdomadaire dans Notion plus amusante et moins stressante

Je ne me qualifierais pas de gourou de la productivité, mais j’ai testé des centaines d’applications de productivité, y compris des applications de liste de tâches. Cependant, j’ai constaté que les applications de liste de tâches standard sont faciles à utiliser mais manquent souvent de flexibilité et suivent un modèle fixe pour gérer les tâches qui pourrait ne pas convenir à tous vos besoins. De plus, les applications de liste de tâches les plus populaires que j’ai utilisées ont des fonctionnalités limitées dans la version gratuite, et des fonctionnalités essentielles comme les tâches récurrentes et les rappels sont souvent derrière un mur payant.

En raison de ces limitations, il y a quelques mois, j’ai abandonné toutes mes applications de liste de tâches et je suis passé à Notion pour suivre mes tâches. Et devinez quoi ? C’est la meilleure décision que j’ai jamais prise dans ma vie. Il y a de nombreuses raisons à cela, mais surtout, la flexibilité de Notion m’a permis de concevoir un système de liste de tâches plus efficace et personnalisé qui simplifie la gestion des tâches, priorise les tâches les plus importantes et garde une trace de toutes les tâches en un seul endroit.

Dans ce guide, vous apprendrez comment j’ai utilisé Notion pour configurer le tracker de liste de tâches le plus efficace et vous aider à concevoir votre configuration de liste de tâches qui convient à vos besoins ou à combiner toutes vos tâches en un seul endroit et à rendre vos tâches quotidiennes sans stress.

Comment fonctionne Notion ?

Si vous n’avez jamais entendu parler de Notion auparavant, c’est un outil de travail tout-en-un qui vous permet de prendre des notes, d’organiser des données et de les visualiser, de collaborer avec votre équipe, de créer des tâches et de les gérer en un seul endroit.

Plus qu’une simple liste de tâches, vous pouvez utiliser Notion comme un outil de gestion de projet pour votre travail professionnel, prendre des notes, stocker des articles, suivre vos finances, planifier des événements et plus encore. Plus important encore, un compte Notion personnel vous permet de créer et de stocker des pages illimitées gratuitement.

En gros, dans Notion, tout fonctionne sur des pages. Vous pouvez créer des pages et ajouter plusieurs éléments à la page, tels que des titres, des images et des tableaux, et même créer des bases de données ou les importer d’autres pages. Vous pouvez lier des bases de données d’autres pages et les filtrer, établir des connexions entre les pages, et plus encore. Pour les particuliers, Notion est gratuit à utiliser sans aucune limite de pages et vous permet également de collaborer et de travailler en temps réel avec votre équipe.

Cependant, Notion a des limites dans le plan gratuit pour les équipes. Vous pouvez consulter tous les avantages et limitations de l’équipe sur cette page de tarification de Notion. Dans ce cas, si vous souhaitez créer une liste de tâches avec l’équipe ou le parent, vous pouvez les ajouter à votre espace de travail en tant qu’invité ou les inviter à votre équipe.

Dans le plan gratuit, vous pouvez inviter jusqu’à 10 invités et contrôler l’accès à chacun d’eux individuellement. Si vous en voulez plus, vous pouvez opter pour le plan Plus, qui permet jusqu’à 100 invités, ou le plan Business, qui peut autoriser jusqu’à 250 invités.

Puisque notre focus est principalement sur la liste de tâches dans ce post, un niveau gratuit avec un support pour dix invités est plus que suffisant si vous souhaitez créer une liste de tâches pour vous-même ou avec votre partenaire ou une équipe de moins de dix personnes.

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Principes que j’ai suivis pour créer une meilleure liste de tâches

Créer une liste de tâches dans Notion ne vous rend pas automatiquement sans stress. Pour ce faire, j’ai suivi de nombreux autres principes pour créer une meilleure version des listes de tâches avec l’aide de Notion.

J’ai lu de nombreux livres sur la façon de gérer les tâches efficacement et de rendre les tâches sans stress et amusantes. Les experts partagent de nombreux principes et stratégies. J’ai appliqué ces principes pour créer une meilleure version des listes de tâches.

Un de ces principes est Getting Things Done de David Allen. L’auteur dit que notre cerveau n’est pas fait pour stocker des tâches mais plutôt pour les traiter. En utilisant ce principe, je déverse toutes les idées ou tâches en attente qui me viennent à l’esprit dans Notion. Pour une meilleure organisation, je les tague et les rends organisées.

Ensuite, clarifiez les tâches. Au lieu d’écrire des tâches de manière vague, par exemple, au lieu de tâches qui disent “Lire pendant 20 minutes”, j’écris des tâches actionnables avec des informations détaillées et actionnables, comme ‘Lire 20 pages du livre Getting Things Done’.

De même, je décompose les grandes tâches en sous-tâches actionnables. Par exemple, supposons que je prévois des vacances et que je veux faire des choses à l’avance, comme planifier des vols, demander des congés, réserver des hôtels, créer une liste de lieux à visiter, et plus encore. Dans ce cas, je liste tous les éléments actionnables sous la tâche principale et je fais chaque tâche chaque jour.

De cette façon, je peux vivre sans stress en sachant exactement ce que je fais sans procrastination ni inquiétude sur les tâches qui encombrent ma boîte de réception sans savoir quoi faire ensuite. Je peux revoir toutes vos tâches et les créer et les ajouter aux tâches.

Ensuite, j’utilise la matrice d’Eisenhower pour prioriser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Supposons que vous n’ayez jamais entendu parler de cette matrice auparavant ; en gros, en utilisant ce principe, je priorise les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence, ce qui peut m’aider à me concentrer sur les tâches qui ont un impact élevé et à réduire le temps passé sur des tâches de faible priorité.

La matrice est divisée en quatre catégories, qui incluent :

• Tâches Urgentes et Importantes : Ces tâches nécessitent mon attention immédiate et doivent être faites tout de suite.
• Tâches Non Urgentes mais Importantes : Celles-ci sont importantes mais ne nécessitent pas mon attention immédiate.
• Tâches Urgentes mais Pas Importantes : Celles-ci nécessitent une action immédiate mais ne sont pas importantes pour mes objectifs à long terme. Si possible, je délègue ces tâches pour gagner du temps et des ressources.
• Tâches Non Urgentes et Pas Importantes : Ce sont des tâches qui font perdre du temps que je dois éliminer de ma liste de tâches.

Comment j’utilise Notion comme mon outil de liste de tâches efficace

La flexibilité de Notion me permet de créer une liste de tâches efficace qui adhère à tous ces principes. Il existe plusieurs façons de créer une liste de tâches dans Notion.

Vous pouvez utiliser une seule page pour gérer toutes vos tâches, comme déverser vos idées dans Notion pour libérer votre clause mentale, trouver des tâches importantes en utilisant la matrice d’Eisenhower, et enfin décomposer les grandes sous-tâches en étapes actionnables et créer votre liste de tâches finale.

Vous pouvez également séparer ces processus en différentes pages et utiliser l’importation de données pour importer des tâches. Cela rend une seule page moins encombrée mais nécessite plus d’efforts pour gérer et jongler entre plusieurs pages.

Pour ma liste de tâches, j’ai créé toutes ces tâches sur une seule page. Cela me donne un contrôle total sur la tâche et facilite la recherche des tâches en attente, à venir et en cours en un seul endroit. Cependant, comme je l’ai dit, vous pouvez créer une liste de tâches Notion en fonction de vos préférences.

Comment créer un tracker de liste de tâches dans Notion

Vous pouvez créer un tracker de liste de tâches en utilisant l’application web Notion ou l’application mobile. Notion a également des applications dédiées pour Mac et Windows. Puisque nous nous concentrons sur plusieurs tâches, je vous recommande d’utiliser la version de bureau pour une meilleure visibilité et un meilleur multitâche. Une fois que vous avez configuré un tracker de liste de tâches, vous pouvez utiliser votre application mobile Notion pour gérer toutes vos tâches.

Vous pouvez dupliquer mon modèle de liste de tâches pour gérer toutes vos tâches efficacement. Ouvrez la page, cliquez sur l’icône de copie dans le coin supérieur droit de l’écran, et sélectionnez dupliquer. Si vous ne vous êtes pas connecté avec votre compte Notion, vous souhaitez le dupliquer, et alors mon modèle de liste de tâches sera dupliqué.

1. Déversez toutes vos tâches en un seul endroit

Dans le premier tableau des tâches, désencombrez votre esprit en déversant toutes vos tâches et choses à faire en un seul endroit. En gros, l’idée est de libérer votre esprit en stockant toutes vos pensées dans Notion. Cela peut vous aider à éliminer le stress mental.

Une fois que vous avez toutes les tâches en place, classez-les en fonction de ce qui compte le plus. Vous pouvez utiliser une matrice d’Eisenhower pour les classer en fonction de vos préférences. Vous pouvez les classer comme importantes ou non importantes et urgentes ou non urgentes.

2. Classez les tâches en fonction de vos besoins

En fonction du principe ci-dessus, vos tâches sont automatiquement divisées en catégories À faire d’abord, Planifier, Déléguer et Éliminer. Sur cette base, vous pouvez planifier votre journée. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur les tâches les plus importantes et précieuses qui ajoutent une réelle valeur au lieu de passer votre temps sur des tâches qui n’ajoutent pas de valeur.

3. Les tâches finales à faire sont prêtes

Enfin, dans le tableau final, vos tâches importantes. Ici, vous pouvez utiliser le principe Manger cette grenouille pour compléter les tâches les plus importantes, ainsi que le principe de Pareto pour trouver les tâches les plus précieuses.

Les tâches énumérées dans le tableau final de la liste de tâches ne proviennent que de la catégorie importante et urgente pour apporter plus et avoir la majorité de l’impact. Vous pouvez également personnaliser le tableau pour inclure des tâches programmées et une liste de tâches recommandées à éliminer dans le tableau en fonction de vos préférences. Pour vous aider à vous concentrer sur les tâches les plus importantes, j’ai seulement inclus les tâches les plus importantes et urgentes.

Dans la liste de tâches, vous pouvez suivre la tâche pour le jour ou la semaine. Vous pouvez faire glisser et déposer et déplacer les tâches vers la section de progression, et lorsque vous avez enfin terminé, vous pouvez la déplacer vers le Fait lorsque votre tâche est terminée. Ici, vous verrez toutes les tâches que vous avez complétées. Si vous le souhaitez, vous pouvez les supprimer complètement de la liste.

En utilisant cette approche, vous pouvez utiliser Notion pour une gestion des tâches sans stress et également vous concentrer sur les tâches les plus importantes qui ajoutent une réelle valeur. Si vous trouvez cette approche inconfortable, j’ai également partagé un modèle standard simple que vous pouvez utiliser pour créer un tracker de liste de tâches simple comme les applications de liste de tâches standard.

J’ai partagé les étapes détaillées ci-dessous. Cependant, je vous demanderais fortement d’utiliser le modèle Ma liste de tâches pour créer des tâches plus significatives. En fait, vous pouvez également ajouter de l’automatisation pour rendre les tâches plus amusantes en ajoutant des récompenses à votre liste de tâches, en ajoutant du temps et en gagnant des récompenses. Cela sera une liste de tâches plus complexe ; cependant, vous avez toujours la flexibilité de Notion. De plus, vous n’avez pas besoin de suivre le modèle standard que j’ai partagé. Vous pouvez le personnaliser en fonction de vos préférences.

Comment créer une liste de tâches simple dans Notion

Pour simplifier davantage, vous pouvez créer trois types de listes de tâches dans Notion. Tout d’abord, vous pouvez créer une liste de tâches simple en utilisant des tableaux ou des points de balle dans Notion, qui convient principalement aux utilisateurs de base qui veulent juste une application de liste de tâches qui a une liste de tâches et qui les marque comme complètes lorsqu’elles sont terminées.

Ensuite, vous pouvez créer des applications de liste de tâches avancées en utilisant des fonctionnalités avancées dans Notion. Vous pouvez également collaborer avec votre partenaire ou votre équipe, vous connecter à des outils externes tels que Slack et Google Drive (la version gratuite ne prend en charge que des outils limités), intégrer le dernier calendrier Notion avec vos listes de tâches, créer plusieurs vues telles que des listes, des tableaux, des chronologies en fonction de votre visualisation de tâches préférée, utiliser une recherche avancée, ajouter des filtres à des tâches spécifiques, ajouter des ressources et créer des notes pour des tâches individuelles pour plus de contexte, définir des dates d’échéance et des rappels personnalisés, et plus encore.

Enfin, vous pouvez créer des listes de tâches en utilisant des modèles de liste de tâches Notion préconçus, qui conviennent le mieux aux utilisateurs simples et avancés qui ne veulent pas les créer manuellement. Le meilleur, c’est que vous pouvez commencer avec un modèle et le personnaliser en fonction de vos besoins.

De plus, vous pouvez convertir et changer des listes de tâches d’un format à un autre. Par exemple, vous pouvez convertir une liste de tâches simple en une liste de tâches avancée en ajoutant plus de fonctionnalités, de rappels et toutes les fonctionnalités avancées.

Créer une liste de tâches simple dans Notion :

1. Pour créer une application de liste de tâches simple, ouvrez Notion et cliquez sur Créer une page dans la barre latérale gauche en haut.
   
2. Maintenant, entrez le titre ; vous pouvez l’appeler liste de tâches ou un nom préféré.
3. Pour le rendre attrayant, survolez votre souris sur le titre, et en haut, vous verrez les options suivantes : ajouter une icône, ajouter une couverture et ajouter un commentaire. Vous pouvez ajouter des éléments supplémentaires pour lui donner le meilleur aspect. Vous pouvez cliquer sur l’icône d’ajout pour ajouter une icône à la page et ajouter une couverture pour ajouter une photo de couverture. Notion a des photos de couverture vraiment uniques intégrées ; vous pouvez les utiliser ou ajouter les vôtres.
   
4. Maintenant, pour créer la liste de tâches principale, ici vous pouvez utiliser soit la base de données, soit le tableau. Pour le garder simple, vous pouvez utiliser l’élément de liste de tâches préconçu de Notion pour ajouter et marquer des tâches. Si vous avez besoin de fonctionnalités supplémentaires pour la liste de tâches, vous devez créer une base de données.
5. Pour créer une liste de tâches simple, cliquez sur espace puis entrez /liste de tâches et sélectionnez la liste de tâches dans la liste des options.
   
6. Si vous souhaitez créer quelque chose de plus avancé, entrez / puis tapez base de données et ajoutez la base de données.
7. Une fois que vous avez créé une base de données, renommez-la dans la première colonne en ‘Nom de la tâche‘ puis créez une tâche.
8. Cliquez sur le plus pour ajouter une colonne, et ici, vous pouvez ajouter des tags pour définir des priorités pour la tâche. Vous pouvez ajouter des numéros de priorité en fonction de vos préférences.
   
9. Ensuite, vous pouvez ajouter la colonne de statut pour suivre le statut des tâches, qu’elles soient complètes ou en attente.
10. Ensuite, cliquez à nouveau sur le plus, sélectionnez ‘Date d’échéance‘ dans la liste, et ajoutez une date d’échéance. Vous pouvez également définir des rappels. Activez le bouton à côté du rappel pour définir l’heure à laquelle vous souhaitez être rappelé.

Si tout fonctionne bien pour vous, une liste de tâches créée avec Notion sera un véritable changement pour vous. Elle sera plus efficace que n’importe quelle liste de tâches ; vous savez exactement où vous allez, suivez vos tâches à venir et en cours en un seul endroit, et organisez toutes vos tâches en un seul endroit.

Cela m’a aidé à planifier ma journée plus efficacement et à me concentrer également sur la tâche la plus importante qui génère de la valeur.

Cependant, Notion n’est pas parfait ; il a des limitations, comme être complexe pour les débutants, ne pas prendre en charge les tâches récurrentes et ne pas être conçu comme une liste de tâches. Cependant, en utilisant Notion, je peux configurer le tracker de liste de tâches le plus efficace qui m’a aidé à augmenter ma productivité. J’espère que cela fonctionnera pour vous aussi. Si vous avez des problèmes lors de la configuration, commentez ci-dessous.

FAQ sur l’utilisation de Notion comme tracker de liste de tâches

1. Puis-je accéder à ma liste de tâches Notion sur plusieurs appareils ?

Oui, Notion est disponible sur toutes les principales plateformes, y compris Mac OS et Windows. Il est également disponible sur le web et se synchronise avec différents appareils en temps réel.

2. Y a-t-il une courbe d’apprentissage pour utiliser Notion, surtout pour les débutants ?

Si vous êtes un débutant, cela peut sembler écrasant au début, mais avec le temps, cela devient facile si vous vous familiarisez avec l’outil. L’équipe de Notion a un guide détaillé pour les débutants sur la façon d’utiliser Notion. Vous pouvez les regarder.

3. Quelle est la sécurité de mes données sur Notion ?

Notion crypte les données stockées sur la plateforme. Cependant, en raison de son ouverture, je vous recommande fortement d’éviter de stocker des informations sensibles dans les pages Notion, car quiconque accédant à votre compte Notion peut voir tous vos détails sans nécessiter de type d’authentification.

4. Puis-je collaborer avec d’autres sur ma liste de tâches Notion gratuitement ?

Dans la version gratuite, vous pouvez inviter jusqu’à 10 invités dans votre espace de travail et partager et collaborer avec eux sur les tâches en temps réel.

5. Puis-je utiliser Notion hors ligne pour gérer mes tâches ?

Notion fonctionne hors ligne sans aucun problème ; vous pouvez suivre et ajouter des listes de tâches hors ligne. Cependant, vous avez besoin d’une connexion Internet pour synchroniser les données avec d’autres appareils et collaborer.