Découvrez la solution alimentée par l'IA de Trullion pour rationaliser votre comptabilité des baux et votre conformité

Si vous utilisez encore des tableurs pour comptabiliser les baux de votre entreprise, vous risquez de nuire à votre productivité et de compromettre l’intégrité de vos données.

Les normes comptables telles que l’ASC 842 et l’IFRS 16 impliquent des fonctions élaborées et des calculs cruciaux qui peuvent épuiser la productivité de vos employés si vous utilisez des méthodes manuelles.

Au lieu de cela, vous devriez utiliser un logiciel de comptabilité des baux fiable. Il offre instantanément et efficacement les fonctionnalités et calculs nécessaires pour respecter les normes de reporting financier pour vos contrats de bail.

Un logiciel de comptabilité des baux robuste et un outil indispensable pour rationaliser vos opérations commerciales est Trullion. Dans ce guide, nous vous présenterons ses fonctions et les différentes manières dont il rationalise les flux de travail associés pour votre conformité prête. Mais d’abord…

Table des matières

• Qu’est-ce que Trullion ? - Extraction des détails du contrat avec l’IA
• Modification visuelle des détails du contrat
• Ajustement des détails de l’accord en masse
• Rationalisez votre comptabilité des baux et votre conformité maintenant avec Trullion

Qu’est-ce que Trullion ?

Trullion est une plateforme SaaS alimentée par l’intelligence artificielle (IA) qui automatise les flux de travail comptables pour les comptables, les directeurs financiers (CFO) et les auditeurs.

Elle fusionne les aspects comptables structurés et non structurés en lisant les contrats et en les traduisant automatiquement en flux de travail financiers et en écritures de journal en un clic — tous liés à leurs sources de données.

Trullion transforme même vos informations de bail en données comptables visuelles en direct à 360 degrés et en rapports conformes à l’ASC 842, à l’IFRS 16 et au GASB 87. Cette fonction permet aux contrôleurs, aux CFO et à leurs partenaires de collaborer sans effort sur une plateforme intégrée.

Trullion est approuvé par plusieurs industries de premier plan telles que RigUp (maintenant Workrise), KPMG, Bell Industries, Eisai Co., Ltd., HMD Global (créateur des téléphones Nokia), et même le gouvernement du comté de Bernalillo de l’État du Nouveau-Mexique aux États-Unis, entre autres.

Extraction des détails du contrat avec l’IA

Pour commencer à convertir votre contrat en un document financier, téléchargez ou faites glisser votre fichier PDF ou Excel dans le logiciel Trullion. L’IA l’analyse ensuite avec la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’apprentissage automatique pour analyser et découvrir les informations pertinentes.

Une fois que l’IA a terminé l’analyse, vous verrez les données extraites alignées avec les normes de reporting financier. Trullion suggère également certains points de données (par exemple, le 31 janvier 2022 pour la date de fin) que vous pouvez examiner et approuver.

Trullion dispose également de fonctionnalités de reporting. Vous pouvez passer par chaque étape prescrite par lesdites réglementations et produire vos actifs de droit d’utilisation (ROU), passifs et autres écritures.

Lorsque vous avez téléchargé tous les contrats nécessaires, vous pouvez créer un rapport — tel qu’un rapport d’écriture de journal de toutes les écritures pour toute période que vous souhaitez couvrir.

Vous pouvez même choisir un rapport de divulgation. Cette fonction vous permet de sélectionner une période de reporting, de visualiser les écritures de journal et les contrats pertinents, et de voir une divulgation (qui affiche les données comptables classées en baux financiers et opérationnels sous l’ASC 842).

Trullion affiche les moyennes pondérées, l’analyse de maturité, et même un report dans la réconciliation du bilan.

Une fois que vous avez terminé votre rapport, vous ou vos auditeurs pouvez exporter les données vers Excel et vérifier leur exactitude. Sur votre feuille de calcul téléchargée, vous pouvez cliquer sur n’importe quelle cellule et voir la formule exacte utilisée. Cela vous donne une visibilité à 360 degrés sur votre piste d’audit.

De plus, Trullion vous permet d’explorer le classeur et de cliquer sur les éléments de données et les divulgations pour voir les contrats impliqués. Lorsque vous cliquez sur l’un d’eux, Trullion vous ramène à l’accord original sur le logiciel pour votre référence.

Modification visuelle des détails du contrat

Trullion vous aide à appliquer des modifications visuelles à vos accords et documents comptables conformément à la nouvelle norme de comptabilité des baux, GASB87.

Une fois que vous avez terminé de réviser votre bail sur Trullion, vous pouvez verrouiller le document, en faisant un enregistrement financier en lecture seule. Si vous avez des mises à jour d’accord à intégrer, vous pouvez déverrouiller ledit contrat et traiter l’ajustement — qui peut être un renouvellement de bail, un changement des termes et paiements, etc.

Lorsque vous avez saisi les nouveaux détails, cliquez sur le bouton de modification pour ouvrir le flux de travail. Vous pouvez ajouter un nouveau fichier de document ou un paiement et étendre ou ajuster les points de données de l’accord.

Avec cette fonction de modification visuelle, vous verrez alors une chronologie créée en bas de l’écran du logiciel.

La phase initiale de la chronologie (« Début » à « Modif Visuelle » dans l’image ou votre description de modification saisie) montre les informations historiques, tandis que la dernière partie affiche les données actuelles.

Lorsque vous vérifiez votre rapport, vous et vos auditeurs pouvez instantanément voir l’enregistrement actif. Vous pouvez toujours voir les données historiques de vos enregistrements, spécifiquement les détails avant et après modification.

Ajustement des détails de l’accord en masse

Trullion propose également une fonctionnalité d’ajustement en masse qui est idéale pour :

• Les entreprises avec de grands portefeuilles d’actifs
• Les organisations et auditeurs qui ont déjà intégré les données de bail dans Excel, et
• Les auditeurs qui essaient de moderniser leurs flux de travail.

Pour commencer, téléchargez une feuille de calcul de baux en utilisant votre modèle ou celui de Trullion. Si vous procédez avec votre feuille de calcul, le système détecte les en-têtes de colonne dans vos données. Ici, vous pouvez les faire correspondre avec vos champs de données souhaités — consistant en un identifiant unique, une date d’activation, etc.

Vous pouvez ensuite prévisualiser, approuver et importer instantanément les données (qui peuvent être mois par mois, trimestre par trimestre ou année par année). Une fois importées, vous pouvez cliquer dessus et voir tous les baux dans le logiciel.

Par exemple, supprimons quatre enregistrements, prolongeons trois accords de bail de trois années supplémentaires, et sauvegardons une copie du fichier. Lorsque je le télécharge sur Trullion, le système se souvient des champs de données utilisés précédemment.

Lorsque vous examinez vos données, Trullion montre les ajustements dans trois catégories.

Tout d’abord, il affiche les modifications appliquées au document, spécifiquement les anciennes et nouvelles valeurs. Vous pouvez sélectionner si ce sont des modifications, quand la date d’ajustement est, et si c’est seulement une mise à jour non matérielle.

Deuxièmement, Trullion détecte et montre les suppressions, qui sont des actifs qui ne figurent plus dans la feuille de calcul. Vous pouvez également décider de les résilier, de les ignorer ou de les modifier. Enfin, Trullion listera les détails non modifiés, qui continueront comme ils sont dans la feuille.

Cette fonctionnalité en masse est pratique lors de la mise à jour des données en grande quantité, comme dans de nouveaux plans de comptes ou les dernières entités de reporting.

Rationalisez votre comptabilité des baux et votre conformité maintenant avec Trullion

Trullion aide votre entreprise à se conformer sans effort aux normes ASC 842, GASB 87 et IFRS 16 avec ses fonctionnalités d’automatisation intelligentes.

En laissant l’IA automatiser vos flux de travail de comptabilité des baux, vous simplifiez votre travail et minimisez les erreurs coûteuses. Vous pouvez également rester confiant quant à vos données financières, augmenter votre efficacité et vous concentrer sur des tâches qui contribuent directement à la rentabilité et au succès de votre entreprise.