Guide Notion pour Débutants : Comment Commencer

Notion est un nom populaire dans l’espace de la prise de notes et de la productivité. Non seulement parce qu’il est gratuit à utiliser, mais aussi parce qu’il est polyvalent, ce qui le rend adapté à un large éventail d’applications autres que la prise de notes.

Bien que l’utilisation de Notion soit suffisamment facile, en tirer le meilleur parti nécessite une compréhension de base de ses diverses fonctionnalités et outils. À cette fin, voici un guide rapide sur Notion, explorant toutes ses fonctionnalités et outils clés et vous donnant un aperçu de la façon d’utiliser la plateforme pour organiser votre vie.

Qu’est-ce que Notion ?

Notion est plus qu’une simple application de prise de notes. C’est un espace de travail tout-en-un qui vous donne accès à divers outils et fonctionnalités sous un même toit. Non seulement cela réduit la dépendance à plusieurs applications et outils, mais comme vous pouvez effectuer de nombreuses tâches dans le même environnement, cela améliore considérablement le flux de travail et vous rend plus productif.

Selon ce que vous faites, vous pouvez utiliser Notion à diverses fins. Par exemple, les étudiants peuvent utiliser Notion pour établir un répertoire de notes, gérer les devoirs, suivre l’avancement des projets, etc. Les créateurs de contenu peuvent utiliser la plateforme pour suivre leurs idées de contenu, leur progression et leurs horaires. Ceux qui dirigent de petites entreprises peuvent utiliser Notion pour des choses comme la gestion des tâches, la documentation, la collaboration, l’intégration, et plus encore pour rationaliser leurs opérations. De plus, vous pouvez même créer un site web public en utilisant Notion.

En plus de ces cas d’utilisation spécifiques, vous pouvez également utiliser Notion pour organiser votre vie personnelle. Établir une base de connaissances, gérer les dépenses, suivre les objectifs, construire et suivre des habitudes, et tenir un journal sont quelques applications utiles de Notion dans votre vie quotidienne. De même, vous pouvez également enregistrer des pages web que vous trouvez intéressantes en ligne dans votre espace de travail Notion pour une utilisation ultérieure à l’aide du Notion Web Clipper.

Notion est disponible sur le web et dispose d’applications pour toutes les principales plateformes : Android, iOS, macOS et Windows. Il prend en charge la synchronisation multiplateforme, vous permettant d’accéder et de modifier le contenu de votre espace de travail sur n’importe quel appareil. Cependant, la plateforme manque d’un mode hors ligne approprié. En conséquence, vous pouvez accéder au contenu de votre espace de travail Notion lorsque vous êtes hors ligne uniquement s’il a été préchargé. De même, vous ne pouvez pas créer de nouvelles pages, synchroniser les modifications ou intégrer du contenu externe sans connexion Internet.

Comprendre les Bases de Notion

Pour utiliser Notion de manière compétente, vous devez d’abord vous familiariser avec les bases. Cela inclut la compréhension de l’interface et la prise de connaissance des fonctionnalités et outils à bord. Commençons.

Espace de travail

Tout ce que vous faites dans votre compte Notion se déroule dans un espace de travail. Un espace de travail est essentiellement une maison où tout votre contenu et vos outils résident. Vous pouvez soit travailler dans votre espace de travail seul, soit inviter d’autres personnes à collaborer sur un projet.

Notion vous permet de créer plusieurs espaces de travail avec un seul compte. Cela peut être utile si vous utilisez Notion pour gérer à la fois votre vie personnelle et professionnelle et que vous souhaitez les garder séparées. Tous les espaces de travail Notion ont leurs propres noms, icônes et paramètres, et vous pouvez facilement passer d’un espace de travail à l’autre d’un simple clic ou d’un tap sur l’écran.

L’espace de travail Notion est divisé en deux sections : la barre latérale et l’éditeur. La barre latérale sert de barre de navigation, vous donnant accès à toutes vos pages et paramètres pour l’espace de travail particulier. Elle est personnalisable, vous pouvez donc la réorganiser selon vos besoins. D’autre part, l’éditeur est l’endroit où vous créez tout le contenu. Il est vide, par défaut, avec un tas de menus de contrôle disponibles en haut pour vous aider à configurer les préférences de la page.

Pages et Blocs

Un espace de travail Notion est composé de pages. Vous pouvez penser à une page comme à une toile où vous pouvez écrire du texte, insérer des images, créer des tableaux, établir des bases de données, et bien plus encore en fonction de vos besoins. Les pages Notion peuvent être imbriquées les unes dans les autres, ce qui signifie que vous pouvez créer plusieurs pages à l’intérieur d’une page. Cela peut être utile pour établir une base de données ou organiser le contenu de manière hiérarchique.

Ce que les pages sont pour un espace de travail Notion, les blocs le sont pour une page. En termes simples, un bloc est l’élément le plus fondamental sur une page. Il est disponible sous différentes formes, allant des simples comme le texte, les listes de tâches et les citations aux plus avancés comme les tableaux, les galeries, les calendriers, les médias, les équations, et plusieurs autres. Vous pouvez accéder et ajouter ces blocs à votre page en utilisant la commande slash (/) ou le bouton plus (+).

Bases de données

Les bases de données Notion sont des versions avancées de pages que vous pouvez utiliser pour structurer vos données. Tout élément que vous créez dans votre base de données est sa propre page. Vous pouvez choisir parmi différents formats pour votre base de données, tels que tableau, liste, tableau Kanban, chronologie, calendrier, et plus encore, et passer facilement d’un format à l’autre selon vos besoins.

Selon le format que vous choisissez pour votre base de données, vous pouvez ensuite personnaliser ses propriétés selon vos exigences. De même, vous pouvez configurer des filtres pour filtrer et afficher des types d’informations spécifiques ou utiliser des options de tri pour trier les données dans l’ordre de votre choix.

Notion prend en charge le partage et la collaboration, vous pouvez donc inviter d’autres utilisateurs de Notion ou vos membres d’équipe dans votre espace de travail pour collaborer avec eux sur des projets. De même, vous pouvez accepter des invitations d’autres utilisateurs de Notion pour collaborer sur des projets dans leur espace de travail.

Comment on peut collaborer dans Notion est décidé par les autorisations qui leur sont données. Si vous êtes l’administrateur de l’espace de travail, vous pouvez définir les autorisations pour la page avant de partager l’invitation à la collaboration. Dans presque tous les cas, Notion utilise quatre niveaux d’accès pour déterminer ce que l’on peut faire en tant qu’invité dans l’espace de travail de quelqu’un :

• Peut lire – Permet de visualiser le contenu de la page.
• Peut commenter – Donne au collaborateur la capacité de visualiser et de laisser un commentaire sur le contenu d’une page.
• Peut éditer – En plus de lire et de commenter, cela permet également à la personne d’éditer le contenu d’une page.
• Accès complet – Donne à l’utilisateur un accès complet à une page, lui permettant de visualiser, commenter, éditer et même partager la page avec quiconque.

En plus de partager une page Notion avec quelqu’un pour visualiser ou collaborer, vous pouvez également la rendre publique pour permettre à quiconque sur Internet de la visualiser. Cela est possible grâce à la fonctionnalité de publication sur le web. Avec cela, vous pouvez configurer les autorisations d’accès pour la page, choisir combien de temps le lien partagé fonctionne, et activer l’indexation de recherche pour permettre à la page d’apparaître dans les résultats des moteurs de recherche avec la bonne requête de recherche.

Notion AI

Notion AI est une suite de fonctionnalités d’IA conçues pour vous aider avec diverses tâches sur Notion et améliorer votre productivité. Certaines de ces tâches incluent l’écriture, où l’IA peut aider à simplifier le langage, corriger les erreurs et changer le ton de la voix ; la synthèse pour aider à comprendre des textes longs ; la traduction pour traduire du texte directement dans Notion ; et le brainstorming, où vous pouvez demander à l’IA de générer des idées ou des plans pour du contenu.

Contrairement à d’autres fonctionnalités, cependant, Notion AI n’est pas complètement gratuit. Peu importe quel plan Notion vous utilisez, il vous permet de générer un nombre limité de réponses. Une fois que vous les avez épuisées, vous devrez payer pour cela en tant qu’option complémentaire, qui coûte 10 $ par mois par utilisateur dans un espace de travail. Au moment de la rédaction, Notion AI n’est pas disponible pour les collaborateurs.

Gestion des Données et Intégrations d’Applications

Notion ne vous aide pas seulement à créer et gérer du contenu de manière plus efficace, mais il dispose également d’outils pour faciliter vos migrations vers et depuis la plateforme. Donc, si vous passez à Notion depuis une autre application, vous pouvez utiliser l’outil d’importation intégré pour amener rapidement et facilement tout votre contenu sous un même toit dans Notion. Bien sûr, lorsque vous migrez des données dans Notion, il pourrait y avoir des problèmes avec leur formatage ou leur structuration. Mais c’est quelque chose que vous pouvez corriger plus tard.

Tout comme l’outil d’importation, Notion dispose également d’un outil d’exportation intégré. Donc, si vous décidez de quitter Notion à l’avenir, vous pouvez l’utiliser pour déplacer vos données tout aussi facilement.

En plus de faciliter l’importation et l’exportation, Notion permet également l’intégration avec des offres tierces. Vous pouvez utiliser cela lorsque vous souhaitez, par exemple, afficher du contenu ou des données provenant de différentes applications sur une page dans votre espace de travail Notion, rationaliser votre flux de travail ou améliorer la collaboration.

Par exemple, si votre équipe utilise Asana au travail pour suivre les tâches, vous pouvez l’intégrer dans votre espace de travail Notion. Cela vous aidera à rester à jour avec toutes vos tâches (et leurs délais) directement dans votre espace de travail Notion, éliminant ainsi le besoin d’accéder à Asana à plusieurs reprises.

Au moment de la rédaction, Notion prend en charge l’intégration avec de nombreuses applications de productivité populaires. Cependant, si une application que vous utilisez n’en fait pas partie, vous pouvez utiliser l’API Notion pour créer une intégration personnalisée pour accéder et interagir avec ses données dans votre espace de travail.

Intégrations

Les intégrations dans Notion vous permettent d’afficher du contenu provenant de différents sites web sur Internet. Notion utilise le service Iframely pour cela et vous permet d’intégrer des images, des vidéos, de l’audio, des dépôts de code, et bien plus encore. Certains des sites web populaires d’où vous pouvez intégrer du contenu dans votre page incluent Google Maps, Spotify, YouTube, LinkedIn, Excalidraw, et Reddit.

Comment Utiliser Notion

Avec les bases mises de côté, commencer avec Notion est facile. Téléchargez l’application Notion sur votre appareil et inscrivez-vous pour un compte Notion si ce n’est pas déjà fait. Créez votre espace de travail et rendez-vous sur la page Paramètres & Membres pour configurer ses préférences.

Avec votre espace de travail configuré, vous pouvez importer votre contenu depuis votre application actuelle ou commencer à zéro. Pour le premier, ouvrez votre espace de travail Notion sur un ordinateur, cliquez sur Paramètres & Membres dans la barre latérale, et sélectionnez Importer. Choisissez l’application dont vous souhaitez importer des données, liez votre compte, et suivez les instructions à l’écran. Alternativement, si l’application n’est pas disponible, exportez vos données dans un fichier et téléchargez-le ensuite sur Notion. Une fois cela fait, vous pouvez revoir, éditer, supprimer ou déplacer le contenu dans votre espace de travail.

Alternativement, si vous souhaitez commencer à zéro, vous avez à nouveau deux options : utiliser un modèle ou commencer avec une toile vierge et le configurer vous-même. Un modèle est une page préformatée que vous pouvez ajouter à votre espace de travail et commencer à y ajouter du contenu ou des données. Vous pouvez trouver des modèles Notion pour diverses catégories, comme personnel, travail, projets, école, et plus encore.

Pour utiliser un modèle dans Notion, sélectionnez Modèles dans la barre latérale de l’application de bureau Notion, choisissez une catégorie pour trouver le modèle dont vous avez besoin, et cliquez sur le bouton Obtenir le Modèle. Cela importera le modèle dans votre espace de travail, et vous pourrez commencer à le remplir avec votre contenu ou vos données. Si nécessaire, vous pouvez même personnaliser le modèle pour le rendre adapté à vos exigences.

Les modèles sont un excellent point de départ lorsque vous êtes nouveau sur la plateforme. Mais si vous souhaitez garder les choses simples ou préférez une mise en page ou une structure de page personnalisée, vous pouvez créer une page à partir de zéro. Cliquez sur l’icône de stylo à côté du nom de votre espace de travail dans la barre latérale pour créer une page vide dans Notion. Donnez un nom à cette page. Vous pouvez également ajouter une icône appropriée et une image de fond pour la page.

Après cela, cliquez sur une zone vide et appuyez sur le bouton plus ( +) à gauche. Cela vous montrera une liste de tous les blocs de contenu que vous pouvez ajouter à la page. Sélectionnez un bloc à ajouter. Alternativement, vous pouvez ajouter des blocs en utilisant la commande slash ( /). Pour ce faire, tapez / pour accéder à toutes les options de blocs et sélectionnez-en un à mettre sur la page. Ou suivez / avec des noms de blocs, comme /todo pour une liste de tâches, /table pour un tableau, et ainsi de suite. Vous pouvez même créer une page imbriquée de cette manière en tapant /page. Sur l’application mobile de Notion, vous pouvez ajouter des blocs à une page en appuyant sur le bouton plus ( +) et en sélectionnant le bloc souhaité.

À tout moment, si vous souhaitez restructurer une page, vous pouvez déplacer les blocs de contenu vers le haut ou vers le bas. Il vous suffit de cliquer sur la poignée à gauche du bloc et de le faire glisser à l’endroit où vous souhaitez le placer sur la page. De même, vous pouvez déplacer la page vers une autre page dans votre espace de travail. Il vous suffit de cliquer et de faire glisser la page depuis la barre latérale gauche vers la page où vous souhaitez la placer. Vous pouvez également sortir une page imbriquée d’une page et la mettre dans votre barre latérale pour un accès rapide.

Enfin, si vous souhaitez demander de l’aide à l’IA pour certaines tâches, appuyez sur la touche Espace et sélectionnez une option appropriée en fonction de vos besoins. Notion AI générera maintenant une réponse à votre demande. Vous pouvez vous en tenir à la réponse ou demander à l’IA d’apporter des modifications jusqu’à ce que vous obteniez le résultat souhaité.

Plans et Tarification de Notion

Notion a trois plans principaux :

• Gratuit – Vous donne toutes les fonctionnalités mais avec certaines limitations.
• Plus – 8 $ par utilisateur/mois ; inclut tout dans le plan Gratuit sans limitations.
• Business – 15 $ par utilisateur/mois ; a tout dans le plan Plus ainsi que des fonctionnalités supplémentaires comme des espaces d’équipe privés, l’exportation PDF en masse, et des analyses de page avancées.

De plus, Notion a également un abonnement pour Notion AI. Donc, si vous voulez un accès complet à Notion AI dans votre espace de travail, vous devez payer des frais de 10 $/mois en plus de votre coût d’abonnement existant.

Guide Notion : Gardez Votre Vie Organisée Avec Notion

Notion n’est pas le genre d’application que vous voudriez utiliser juste pour prendre des notes, car cela serait une sous-utilisation de ses capacités. Au lieu de cela, vous voulez maximiser sa polyvalence et utiliser la plateforme à des fins avancées, telles que la création de wikis, le suivi des objectifs, la gestion de projets, l’organisation d’idées et de ressources, et le journalisme, entre autres, pour garder votre travail et votre vie personnelle organisés.

Ce guide devrait servir de point de départ pour vous aider à commencer avec Notion. Au fur et à mesure que vous continuez à utiliser la plateforme, vous vous améliorerez dans la navigation de son interface et l’exécution de diverses opérations et serez en mesure de découvrir des moyens de l’utiliser pour améliorer votre productivité au fil du temps.

Alors plongez et commencez dès aujourd’hui !