Les Meilleurs Conseils et Astuces pour Microsoft Outlook 2013 pour Augmenter la Productivité

Microsoft Outlook est un logiciel de gestion d’informations personnelles proposé dans le cadre de la suite Microsoft Office. L’application a des versions pour Windows, ainsi que pour Mac, et vous permet de gérer les e-mails entrants et sortants, d’organiser le calendrier et votre travail quotidien, en utilisant le gestionnaire de tâches, le gestionnaire de contacts et le journal parmi les nombreuses fonctionnalités disponibles.

Bien que certains d’entre vous soient peut-être familiers avec Outlook, en raison des nouvelles fonctionnalités que la version 2013 inclut, quelques personnes n’ont pas réussi à comprendre entièrement comment utiliser le logiciel. Nous avons donc rassemblé ci-dessous quelques-uns des conseils et astuces les plus importants d’Outlook 2013 destinés à améliorer votre expérience utilisateur.

13 Conseils et Astuces pour Utiliser Outlook 2013

La première version d’Outlook avec laquelle nous nous sommes familiarisés était Microsoft Outlook 1997, mais cela fait maintenant 17 ans et nous sommes confrontés à la dernière version : Microsoft Outlook 2013. Parmi les fonctionnalités apportées par le nouveau Outlook, nous devons mentionner le rappel de pièces jointes, les améliorations du mode mis en cache, la résilience des compléments, ActiveSync, les améliorations du protocole IMAP, People Hug, la compression des fichiers de données, la barre météo et quelques améliorations de performance au démarrage. Voici comment profiter pleinement de chacune d’entre elles :

Organisez la façon dont vous voyez votre boîte de réception

L’une des principales fonctionnalités offertes par Outlook est la gestion des e-mails, c’est pourquoi vous devez vous assurer que vous voyez la boîte de réception exactement comme vous le souhaitez. Lorsque vous mettez à jour pour la première fois la nouvelle version et ouvrez Outlook, vous verrez vos e-mails dans la vue par défaut. Pour augmenter l’efficacité et pouvoir tout trouver plus facilement, vous pouvez personnaliser votre vue.

Pour ce faire, vous pouvez aller dans l’onglet Affichage et cliquer sur Changer de vue. Cela ouvrira une liste de diverses vues prédéfinies parmi lesquelles vous pouvez choisir, mais vous pouvez également la personnaliser pour générer une vue entièrement nouvelle – ajouter des colonnes, réorganiser l’ordre, trier vos e-mails, choisir si vous souhaitez voir uniquement les derniers e-mails ou plus, décider combien de lignes de l’e-mail vous souhaitez voir sous son en-tête, etc. Une fois que vous avez terminé de personnaliser, vous pouvez enregistrer votre vue en cliquant sur Changer de vue, puis Enregistrer la vue actuelle en tant que nouvelle vue.

Vérifiez votre calendrier tout en écrivant un e-mail

Écrire un e-mail est maintenant beaucoup plus facile avec Outlook 2013 – il n’est plus nécessaire de quitter votre e-mail pour vérifier le calendrier pour des rendez-vous. Et pour rendre cela encore plus intéressant, vous pouvez également jeter un coup d’œil rapide à vos Tâches et Contacts tout en modifiant l’e-mail.

Pour voir votre calendrier, il vous suffit de déplacer votre curseur sur le Calendrier en bas et une version plus petite apparaîtra à côté de votre e-mail. Vous pouvez cliquer sur les différentes dates pour voir les rendez-vous de la même manière que vous pouvez ouvrir une fenêtre contextuelle Tâches ou Personnes en déplaçant le curseur sur ces fonctionnalités.

Choisissez quand vous souhaitez qu’un e-mail soit marqué comme lu

Vous savez déjà que garder un e-mail ouvert pendant un certain temps ou faire défiler votre boîte de réception peut faire apparaître certains e-mails comme lus, tandis que d’autres restent non lus. Cela change également la couleur avec laquelle ils sont marqués, ce qui peut devenir déroutant lorsque vous avez accidentellement marqué un e-mail comme lu, bien que vous n’ayez pas eu le temps de le parcourir encore.

Pour éviter de telles situations, vous pouvez aller dans Fichier, puis choisir l’onglet Options et cliquer sur Courrier. À votre droite, vous verrez une case à cocher pour le Volet de lecture sur laquelle vous devez cliquer pour voir les différentes options. Vous pouvez choisir de cocher et décocher l’une d’entre elles, ainsi que de changer le nombre de secondes avant de marquer un e-mail comme lu. Une fois que vous avez terminé de personnaliser, cliquez sur OK pour enregistrer vos options.

Comment mettre en cache mes e-mails sur Outlook ?

Nous avons mentionné quelques changements concernant le caching d’un e-mail – vous avez peut-être remarqué qu’Outlook ne met plus vos e-mails en cache par défaut. C’est un moyen d’améliorer l’efficacité, car nous avons observé que dans la plupart des cas, vous n’avez plus besoin d’avoir un accès direct à tous les éléments.

La période par défaut est maintenant de 12 mois si votre disque a une capacité de 128 Go. Dans le cas où il est plus petit, cela peut être réduit à 6 mois. Pour changer ces paramètres, vous pouvez aller dans Fichier, puis choisir Paramètres du compte et faire défiler vers le bas pour cliquer à nouveau sur Paramètres du compte. Une fois cette fenêtre ouverte, vous devez double-cliquer sur Compte Exchange ici, ce qui vous amènera à un curseur Mail à conserver hors ligne.

Comment puis-je utiliser la fonctionnalité Journal d’Outlook ?

Puisque nous avons parlé de la fonctionnalité Journal auparavant, il est important de mentionner qu’Outlook 2013 n’offre pas d’accès immédiat au dossier Journal – il n’apparaît plus dans le Volet de navigation comme auparavant.

Pour avoir accès au dossier, vous pouvez cliquer sur les points à côté de l’onglet Tâches dans le Volet de navigation, puis cliquer sur Dossiers. Cela ouvre tous les dossiers disponibles, où vous devriez également pouvoir trouver celui du Journal. Alternativement, vous pouvez toujours utiliser les touches CTRL+8 pour accéder instantanément au dossier Journal.

Comment puis-je personnaliser l’aperçu des messages ?

La façon par défaut d’Outlook 2013 d’afficher un message est de montrer seulement une ligne sous le titre. Bien que vous puissiez inclure des paramètres pour cet aspect dans votre mode d’affichage de boîte de réception, il existe également une autre façon de le faire beaucoup plus rapidement. Il vous suffit d’aller dans Affichage – juste sous l’onglet, vous verrez Aperçu du message, où vous pouvez faire défiler vers le bas pour 1 ligne, 2 lignes ou 3 lignes. Vous pouvez également désactiver cet aperçu si vous n’avez pas besoin de voir le contenu de l’e-mail avant de l’ouvrir.

Où sont passés mes Notes ?

Vous avez peut-être rencontré des difficultés à trouver votre dossier Notes – nous avons changé la structure de la barre de navigation et décidé de déplacer l’onglet Notes, en raison d’une utilisation limitée. Vous pouvez toujours y accéder avec les touches CTRL+5 sur votre clavier.

Si vous souhaitez le rendre visible en permanence dans le Volet de navigation, vous pouvez aller dans les options de navigation et déplacer le dossier Notes vers le haut ou augmenter le nombre d’éléments visibles pour avoir plus d’espace dans la barre de navigation pour l’onglet Notes.

Comment créer une signature ?

Il est plus facile que jamais de créer une signature personnalisée avec Outlook 2013. Tout ce que vous avez à faire est d’aller dans Fichier et de choisir Options, puis Courrier et de cliquer sur l’onglet Signatures que vous voyez à votre droite.

Cette fonctionnalité vous permet d’ajouter autant de signatures que vous le souhaitez – il vous suffit de cliquer sur Nouveau pour ajouter un nom à votre nouvelle signature, puis d’écrire tout ce que vous souhaitez inclure dans la signature : votre nom, votre poste, votre entreprise, votre adresse postale, votre numéro de téléphone, etc.

Comment puis-je changer mon thème et mon arrière-plan ?

Outlook se décline maintenant en nouvelles couleurs – au lieu des thèmes noir, bleu et argent auxquels vous pourriez être habitué, vous pouvez maintenant changer le thème en Gris clair ou Gris foncé, tout en ayant également la possibilité de le garder Blanc.

Pour ce faire, vous pouvez aller dans Fichier et choisir Options, puis cliquer sur la flèche vers le bas à côté de Thème Office afin de choisir l’une des trois options. En plus de ces thèmes, Outlook 2013 vous permet également de changer l’arrière-plan.

Comment puis-je changer la couleur de mon calendrier ?

Non seulement vous pouvez changer le thème de votre Outlook, mais vous pouvez également personnaliser le calendrier pour qu’il s’affiche sous une certaine couleur.

Pour ce faire dans Outlook 2013, il vous suffit d’ouvrir votre Calendrier, de cliquer à droite et d’aller sur couleur. Vous verrez alors que vous avez quelques options parmi lesquelles choisir : bleu, rose, gris, vert, mais aussi la version automatique, qui garde votre calendrier blanc.

Comment puis-je changer la météo en Celsius ?

La vue par défaut de la météo est en Fahrenheit, mais elle peut facilement être changée en Celsius pour s’adapter aux besoins et exigences de chaque pays. C’est très facile à corriger, en allant dans Fichier et en cliquant sur le bouton Options. Vous pouvez ensuite aller dans Calendrier et faire défiler vers le bas jusqu’à la catégorie Météo. Il est très simple de cocher ou décocher l’option météo et de la changer de Fahrenheit à Celsius ou vice versa.

Comment puis-je ajouter une boîte aux lettres supplémentaire ?

Cette fonctionnalité n’a pas beaucoup changé par rapport à la façon dont vous ajoutiez une boîte aux lettres avec les anciennes versions d’Outlook. Si vous avez des difficultés avec cela, tout ce que vous avez à faire est d’aller dans Fichier et de choisir Info. Vous verrez alors un onglet nommé Paramètres du compte, où vous cliquez à nouveau sur Paramètres du compte.

Une fois que la fenêtre des options de messagerie s’ouvre, mettez en surbrillance le compte de messagerie actuel, puis cliquez sur Modifier. Vous pouvez maintenant aller dans Plus de paramètres, puis Avancé, et cliquer sur Ajouter. Cela vous permet de taper toute boîte aux lettres supplémentaire que vous souhaitez utiliser.

Connectez Outlook aux Réseaux Sociaux

Nous vivons dans un monde de réseaux sociaux, donc connecter votre Outlook à divers types de réseaux sociaux peut être un moyen utile de rester à jour. De cette manière, votre fonctionnalité Personnes sera peuplée d’informations provenant de Facebook, Twitter, LinkedIn, ou d’autres.

Pour lier l’un de ces comptes à Outlook, il vous suffit d’aller dans Fichier, puis de choisir Info, de faire défiler vers le bas jusqu’à Paramètres du compte, et de cliquer sur Comptes de réseaux sociaux. Cela vous permet de gérer toutes ces connexions – d’en ajouter une nouvelle mais aussi de supprimer l’un des comptes que vous avez précédemment connectés à Outlook.

Annoter facilement vos photos sur Outlook avec Markup Hero

Outlook est une excellente plateforme de messagerie, mais il y a des moments où vous souhaitez ajouter une couche supplémentaire de contexte à un e-mail en ajoutant une capture d’écran, une photo ou un document scanné. Par exemple, vous pouvez vouloir annoter un e-mail pour expliquer un détail dans le texte ou montrer à un collègue où vous souhaitez qu’il effectue une action. Bien qu’il existe plusieurs façons de le faire, rien n’est aussi simple et efficace que Markup Hero. Cela facilite l’annotation de vos photos et documents scannés avec du texte, des formes, des lignes, et plus encore. Avec Markup Hero, vous pouvez facilement ajouter des notes aux photos que vous joignez à votre e-mail. Vous pouvez même choisir différentes couleurs et styles de ligne pour faire ressortir vos modifications.