Top 15 conseils et astuces Microsoft Teams que vous devriez connaître

Dans ces temps difficiles, où les pays font face à des confinements et que les organisations demandent à leurs employés de rester chez eux et de travailler à distance, il peut être un peu difficile de se concentrer sur les développements de votre travail. Cependant, grâce à un certain nombre d’applications et de services, tels que les applications de vidéoconférence et les outils de collaboration à distance, cette expérience peut être simplifiée dans une certaine mesure. L’une de ces applications est Microsoft Teams, qui est une plateforme de collaboration et de communication unifiée pour vous permettre de vous connecter avec vos membres d’équipe et de travailler ensemble sur un projet. Donc, si vous êtes nouveau dans l’application, ou même si vous l’utilisez depuis tout ce temps, voici quelques conseils et astuces Microsoft Teams que vous devriez connaître pour tirer le meilleur parti du service.

1. Changez votre arrière-plan

Si vous travaillez à domicile, il est possible que chaque coin de votre maison ne soit pas adapté aux appels vidéo. Mais avec Teams, cela ne devrait pas être un problème. En effet, vous pouvez changer votre arrière-plan pendant une réunion pour cacher votre environnement en désordre en arrière-plan. Cependant, pour l’instant, Microsoft Teams ne prend en charge que les arrière-plans par défaut. Pour ajouter un arrière-plan, pendant un appel vidéo, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) et sélectionnez Afficher les effets d’arrière-plan. Vous verrez le menu des paramètres d’arrière-plan sur le côté droit avec une liste d’arrière-plans par défaut. À partir de là, sélectionnez un arrière-plan et appuyez sur le bouton Aperçu pour le visualiser avec vos paramètres. Pour le définir comme votre arrière-plan, sélectionnez-le et appuyez sur le bouton Appliquer.

De plus, en plus de changer votre arrière-plan, vous pouvez également activer la fonctionnalité de flou d’arrière-plan pendant les réunions de vidéoconférence pour cacher votre arrière-plan. Pour cela, pendant que vous êtes en réunion, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) pour dévoiler plus d’actions, et sélectionnez Flouter mon arrière-plan.

2. Utilisez le lecteur immersif

Lorsque vous devez parcourir beaucoup de texte entre différentes conversations, cela peut parfois être une tâche assez fastidieuse. Heureusement, le Lecteur immersif de Microsoft peut vous faire gagner du temps en lisant le texte à différentes vitesses, que vous pouvez changer selon vos préférences. De plus, il vous offre également des options d’accessibilité qui affichent le texte dans différentes tailles de police, couleurs et espacements. En dehors des paramètres de bureau, l’utilitaire peut également être utile pour enseigner aux étudiants ayant des dyslexies et des dysgraphies, car il facilite la compréhension du texte en le décomposant en différentes parties du discours pour une compréhension plus facile. Pour cela, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) à côté de votre message et sélectionnez Lecteur immersif dans les options.

3. Traduisez les conversations

Pour ceux qui n’ont pas l’anglais comme langue maternelle, mais dont le travail tourne principalement autour de cela, Microsoft Teams vous couvre avec la fonctionnalité de traduction. Pour traduire un message dans votre langue préférée, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) à côté du texte dans la conversation, et sélectionnez Traduire. Vous devriez maintenant voir le texte traduit dans votre langue préférée. Une fois terminé, vous pouvez revenir au texte original en suivant le même processus.

4. Ajoutez une équipe ou un canal aux favoris

Si vous travaillez sur plusieurs projets à la fois, il peut parfois être déroutant de suivre les avancées d’une équipe particulière qui nécessite votre attention maximale. Pour de telles situations, vous pouvez simplement marquer une équipe ou un canal comme favori, ce qui peut ensuite être trouvé dans la section Favoris en haut à gauche de la fenêtre. Pour marquer une équipe ou un canal comme favori, ouvrez-le, appuyez sur le bouton d’ellipse et sélectionnez Favori.

5. Suivez un canal pour les mises à jour

De la même manière que vous pouvez ajouter un canal aux favoris pour avoir une section organisée pour un accès rapide, vous pouvez également le suivre pour obtenir des mises à jour rapides. Cela peut être utile si vous ne voulez pas manquer les mises à jour ou développements importants dans vos équipes. Pour suivre un canal, ouvrez-le et appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points). Maintenant, dans la liste des options, sélectionnez Suivre ce canal. Une fois qu’un canal est marqué comme favori, vous serez notifié de toutes ses mises à jour via une notification push.

6. Marquez les messages comme non lus

Bien que les canaux vous permettent d’avoir des discussions avec vos coéquipiers sur divers développements, les choses peuvent parfois devenir incontrôlables s’il y a un grand nombre de membres dans un canal. Et cela peut rapidement passer de quelque chose d’utile à un flot de messages. Pour vous aider à éviter de vous retrouver dans de telles situations, vous pouvez marquer les messages importants en priorité comme non lus afin de pouvoir les revoir plus tard. Pour marquer un message comme non lu, allez à la conversation avec le message que vous souhaitez marquer comme non lu, et appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) à côté de celui-ci. Maintenant, dans le pop-up, sélectionnez Marquer comme non lu. Vous pouvez trouver ces messages en tapant “ /nonlu “ dans la zone de recherche.

7. Ajoutez des signets aux messages

De la même manière que vous marquez des messages dans une conversation comme non lus pour les revoir plus tard, vous pouvez également ajouter des signets à des textes, images ou autres contenus dans une conversation pour les consulter plus tard. Bien que les messages non lus puissent être utiles pour vous rappeler les tâches que vous devez accomplir, ajouter des signets aux messages peut vous aider à sauvegarder des messages ou contenus importants que vous devez consulter fréquemment. Pour ajouter un signet à un message, allez à la conversation et appuyez sur l’icône de signet à côté de celui-ci. Vous pouvez voir vos messages avec signets en tapant “ /sauvegardés “ dans la zone de recherche.

8. Créez des messages en texte enrichi

Parfois, vous avez besoin de plus de contrôle sur votre texte pour faire passer vos messages plus efficacement. C’est là que l’édition de texte enrichi entre en jeu et apporte un support pour des choses comme les polices, les annotations, les images et d’autres options de formatage personnalisées. Pour composer un message en texte enrichi, ouvrez le canal où vous souhaitez envoyer le message et appuyez sur le bouton “ A “ en bas à gauche. Vous aurez maintenant une fenêtre de texte qui s’ouvre, créez et formatez votre message ici, puis appuyez sur le bouton Envoyer pour envoyer votre message.

9. Intégrez des applications sur Teams

L’un des atouts de Teams est la capacité d’intégrer l’ensemble de la suite d’applications Office 365 sur la plateforme. Donc, si votre équipe s’appuie principalement sur ces applications, vous pouvez les intégrer en quelques clics simples. Cependant, cela ne veut pas dire que la plateforme ne prend pas en charge d’autres outils de productivité. En effet, il existe toute une collection d’applications, organisées en différentes catégories pour répondre aux besoins de chacun. Pour ajouter une application à votre équipe, allez dans votre équipe, appuyez sur le menu d’ellipse (trois points) et sélectionnez Gérer l’équipe. À partir de là, allez à la section Applications (sous le nom de votre équipe) et appuyez sur le bouton Plus d’applications. Vous avez maintenant toute une collection d’applications, que vous pouvez sélectionner soit en allant dans différentes catégories, soit en entrant votre requête dans la zone de recherche (sous Applications). Et une fois que vous trouvez une application, sélectionnez-la et appuyez sur Ajouter pour l’ajouter à votre équipe ou canal.

10. Partagez une conversation avec l’équipe via Outlook

Comme mentionné ci-dessus, Teams est pré-intégré avec la suite d’applications de Microsoft. Et Outlook en fait partie. Outlook sur Teams peut vous aider à partager des conversations par e-mail sans avoir à quitter Teams. Pour cela, allez à la conversation et cliquez sur le bouton d’ellipse (trois points). Dans le pop-up, sélectionnez Partager vers Outlook et ajoutez votre destinataire et d’autres informations pertinentes. Enfin, appuyez sur Envoyer. De même, vous pouvez également envoyer par e-mail une conversation entière pour un canal de la même manière.

11. Filtrez l’activité avec les mentions

Si votre canal d’équipe a beaucoup d’utilisateurs, vous avez peut-être remarqué un flot de messages pendant les discussions — au point qu’il devient parfois difficile de suivre les messages avec vos mentions. Pour éviter de manquer de tels messages importants, vous pouvez filtrer la conversation en utilisant des mentions pour séparer ceux dont vous avez besoin du reste du flot. Pour cela, allez à Activité et appuyez sur l’icône de filtre à droite. Maintenant, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) à côté de la zone Tapez pour filtrer et sélectionnez Mentions. Vous devriez maintenant voir le contenu le plus pertinent (qui a des mentions de vous) dans la section Activité. De plus, vous pouvez également aller à Activité et appuyer sur le bouton déroulant à côté de Fil d’actualité et sélectionner Mon activité, pour voir une liste détaillée de toutes vos activités en un seul endroit.

12. Enregistrez les réunions Teams

Souvent, lorsque vous êtes en réunion avec vos coéquipiers, il y a certaines choses que vous aimeriez (ou voulez) revoir plus tard pour référence. Pour de telles situations, Teams vous offre la possibilité d’enregistrer des réunions pour avoir accès à l’audio, à la vidéo et à l’activité de partage d’écran plus tard. Le service enregistre les réunions dans Microsoft Stream pour un partage sécurisé au sein de votre équipe. Pour enregistrer une réunion en cours, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) et sélectionnez Démarrer l’enregistrement. Une fois terminé, suivez les mêmes étapes pour arrêter l’enregistrement.

13. Profitez des commandes slash

Bien que vous puissiez personnaliser la plateforme selon vos préférences en activant certaines fonctionnalités ou en jouant avec divers paramètres, en ce qui concerne l’efficacité opérationnelle, il n’y a pas grand-chose que vous puissiez faire à part maîtriser comment effectuer rapidement des opérations essentielles. C’est là que les commandes slash (/) entrent en jeu. Comme vous pouvez le deviner par son nom, la commande implique l’utilisation du caractère slash (/), suivi d’une commande.

Certaines des commandes Slash incluent –

i. /goto – vous aide à sauter à une équipe ou un canal
ii. /call – appelez quelqu’un directement
iii. /chat – envoyez un message rapide à quelqu’un
iv. /activity – pour voir l’activité de quelqu’un
v./whatsnew – pour voir ce qui est nouveau avec l’équipe
vi. /mentions – voir toutes vos mentions
vii. /saved – pour voir votre liste sauvegardée
viii. /unread – pour voir votre activité non lue
ix. /keys – pour voir une liste de tous les raccourcis clavier
x. /available (ou away, brb, dnd, et busy) – pour définir un statut

De plus, pour voir plus de commandes, entrez le caractère slash (/) dans la fenêtre de recherche ou tapez une commande pour voir une liste de toutes les commandes slash prises en charge. Alternativement, vous pouvez vous rendre sur le support Microsoft, ici, pour en savoir plus sur ces commandes.

14. Maîtrisez les raccourcis

De la même manière que vous pouvez utiliser des commandes slash pour accéder rapidement à différentes options et effectuer des tâches de base, vous pouvez également tirer parti de la puissance des raccourcis clavier pour exécuter diverses opérations facilement, tout en gagnant du temps.

Voici quelques-uns des raccourcis clavier –

i. Aller à la recherche – commande + . ou Ctrl + E
ii. Aller à – commande + G ou Ctrl + G
iii. Démarrer un nouveau chat – commande + N ou Ctrl + N
iv. Ouvrir les paramètres – commande + , ou Ctrl + ,
v. Joindre un fichier – commande + O ou Ctrl + O
vi. Répondre à un fil – R
vii. Marquer comme important – commande + shift + I ou Ctrl + Shift + I
viii. Basculer le mode muet – commande + shift + M Ctrl + Shift + M

Évidemment, ce sont quelques-uns des raccourcis que vous pouvez utiliser sur Teams. Pour voir une liste complète des raccourcis pris en charge, rendez-vous sur le support Office, ici. Notez également que certaines des combinaisons de raccourcis peuvent être différentes pour le web et l’application. Donc, vous voudrez peut-être vous référer au lien des raccourcis pour obtenir de l’aide.

15. Utilisez des bots

Microsoft Teams prend en charge les Bots, qui sont essentiellement un outil pour vous aider à automatiser certaines opérations ou à obtenir de l’aide sur certaines tâches banales. Par exemple, un bot peut vous aider à effectuer des tâches aussi simples que de chercher ce qui est à l’ordre du jour d’une réunion, de définir des rappels, de consulter des rapports, jusqu’à quelque chose d’aussi complexe que de récupérer des demandes en attente de votre dépôt Github. Tout cela, sans avoir à quitter Teams. Vous pouvez trouver certains des bots populaires, ici, ou en trouver un sur Internet selon vos besoins. De plus, si vous souhaitez plus de contrôle sur votre bot ou souhaitez effectuer des tâches d’automatisation plus approfondies, vous pouvez créer votre propre bot en utilisant le guide de Microsoft, ici.

Conseil bonus : Si vous utilisez également Zoom pour la vidéoconférence et la collaboration à distance aux côtés de Teams, les deux ont récemment annoncé une intégration collaborative entre les deux services. Ainsi, vous n’avez plus besoin de passer d’une application à l’autre pour assister ou gérer vos réunions. Pour activer l’intégration de Zoom sur Teams, appuyez sur le bouton d’ellipse (trois points) dans le panneau supérieur gauche, et allez dans Plus d’applications. Vous verrez maintenant une collection de diverses applications. À partir de là, appuyez sur la zone de recherche sous Applications et tapez Zoom. Maintenant, sélectionnez l’application et appuyez sur le bouton Ajouter pour l’ajouter à votre équipe ou canal. Une fois terminé, vous pouvez démarrer ou rejoindre une réunion Zoom d’un simple clic.

Ce sont quelques-uns des conseils et astuces pour Microsoft Teams que vous pouvez suivre pour tirer le meilleur parti de votre expérience et effectuer des opérations plus efficacement. Ainsi, vous vous économisez du temps et investissez le même dans des opérations qui nécessitent plus d’attention.