Revue de Torii : Comment découvrir quels outils SaaS votre équipe utilise le plus

Alors que l’adoption des applications SaaS dans les organisations continue d’augmenter, les équipes informatiques font face à des défis à chaque étape, de la gestion des licences et des dépenses SaaS aux autorisations d’accès aux données et aux utilisateurs des applications.

Torii, une plateforme de gestion SaaS autonome, permet aux équipes informatiques de :

• obtenir de la visibilité sur l’utilisation des SaaS

• améliorer les flux de travail internes

• consolider la gouvernance SaaS et les données budgétaires

• automatiser diverses tâches routinières

Cela vous permet de mieux gérer combien votre organisation dépense pour quels outils et facilite la réduction des risques de sécurité et de conformité.

Dans cet article, nous expliquerons comment les responsables informatiques peuvent utiliser Torii pour découvrir quelles applications SaaS leur organisation utilise le plus, lesquelles sont renouvelées inutilement, et bien plus encore.

Table des matières

• Qu’est-ce que Torii ?
• 1. Quels membres de l’équipe utilisent quelles applications (et à quelle fréquence)
• 2. Quelles autorisations d’accès aux données chaque application a
• 3. Quand les licences des applications doivent être renouvelées
• 4. Dépenses totales associées à chaque application
• 5. Identification du propriétaire de chaque application
• 6. Découverte de nouvelles applications
• 7. Gestion des utilisateurs pour l’écosystème informatique de votre entreprise
• Conclusion

Qu’est-ce que Torii ?

Torii est une plateforme de gestion SaaS qui permet aux responsables informatiques d’identifier, d’optimiser et de gérer les technologies de leur organisation et de réduire les dépenses SaaS inutiles, le tout à travers un tableau de bord centralisé.

Elle permet aux entreprises qui utilisent des centaines d’outils SaaS dans différents départements de suivre combien elles dépensent pour chaque application, de gérer les autorisations d’accès et de mieux comprendre l’utilisation des applications à l’échelle de l’organisation.

Voici quelques-unes des principales façons dont les entreprises bénéficient de l’utilisation de Torii pour gérer les applications SaaS :

• Visibilité. Torii aide les équipes informatiques à suivre les applications SaaS utilisées au sein de l’écosystème logiciel de l’organisation et à les gérer facilement depuis un tableau de bord unique. Il est facile de voir des informations sur l’utilisation des applications, le nombre d’utilisateurs et le montant total dépensé pour ces outils, d’un coup d’œil.

• Flux de travail. Découvrez rapidement quelles applications ont été adoptées par les employés, afin de mieux gérer les renouvellements de licences et les autorisations d’accès aux données. Cela facilite également l’identification (et l’arrêt) des applications qui représentent des risques de sécurité ou de conformité, qui offrent des fonctionnalités redondantes ou qui sont sous-utilisées.

• Automatisation. Torii vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser différentes activités liées à la gestion des SaaS – telles que les mises à jour, les renouvellements et les révocations – en combinant des déclencheurs et des actions.

Maintenant que nous avons une compréhension de base des capacités de Torii, approfondissons pour découvrir comment il permet aux organisations de rester à jour dans la gestion des SaaS.

Voici quelques-unes des différentes façons dont Torii permet aux équipes informatiques de gérer facilement leurs technologies en constante évolution.

1. Quels membres de l’équipe utilisent quelles applications (et à quelle fréquence)

Torii détecte automatiquement les différentes applications SaaS utilisées par votre organisation et donne aux responsables informatiques un aperçu rapide des membres de l’équipe qui utilisent quelles applications.

Il le fait en :

• Extrayant automatiquement des données des factures commerciales à l’aide d’intégrations API avec le logiciel ERP de votre entreprise.

• Suivant l’utilisation des applications via des extensions de navigateur sécurisées et anonymisées et en intégrant avec la solution SSO de votre entreprise, comme G-Suite ou OneLogin.

• Utilisant des données de transactions par carte de crédit qui peuvent être téléchargées sur Torii.

Vous pourrez rapidement déterminer quelles applications sont régulièrement utilisées par les membres de votre équipe, quel outil est licencié à qui, et le montant exact que vous dépensez pour chaque application SaaS à un moment donné.

Cela vous donne également des informations utiles sur les utilisateurs, les frais d’application, les flux de travail et les licences. Ces données sont présentées sous forme de graphiques et de tableaux, permettant aux responsables informatiques de prendre des décisions éclairées sur l’utilisation et les dépenses SaaS de l’organisation, rapidement. Vous pouvez également télécharger n’importe quel rapport Torii au format CSV, pour le réutiliser comme bon vous semble.

2. Quelles autorisations d’accès aux données chaque application a

Torii vous permet de contrôler quelles données de l’entreprise sont partagées avec différentes applications SaaS. Lorsque vos employés s’inscrivent à un abonnement SaaS, on peut leur demander d’accorder l’accès à diverses ressources sensibles. Cela est particulièrement vrai pour certains logiciels couramment utilisés comme Slack et G-Suite.

Les données et actions demandées par certaines applications SaaS peuvent inclure la permission de :

• Voir les adresses e-mail des personnes sur votre espace de travail.

• Modifier votre profil, accéder aux calendriers ou aux informations de contact.

• Envoyer des messages électroniques en votre nom.

Accorder un accès illimité aux comptes de l’entreprise et effectuer des actions en se faisant passer pour des employés peut rendre votre entreprise vulnérable à d’éventuelles menaces à la vie privée.

Avec Torii, vous obtenez une visibilité sur quelles données sont partagées avec chaque outil SaaS grâce à une liste à jour de toutes les autorisations accordées. En plus de cela, le rapport Analyse des Risques de Torii vous permet de suivre le niveau de risque de chaque fournisseur SaaS en fonction des autorisations qui lui sont accordées.

3. Quand les licences des applications doivent être renouvelées

Gérer des applications SaaS dans un écosystème logiciel avec des dizaines, voire des centaines d’outils, nécessite que les responsables informatiques puissent efficacement suivre les informations pertinentes, y compris les licences d’application, les contrats et les dates de renouvellement.

Que vous ayez besoin de revoir les contrats des fournisseurs ou de trouver la date de renouvellement de la licence d’une application particulière, Torii peut vous aider à faire cela. Il consolide toutes les informations concernant les licences d’application, les contrats et les dates de renouvellement.

Vous pourrez facilement organiser toutes les informations pertinentes sur vos outils SaaS et y accéder chaque fois que vous en avez besoin. De plus, Torii vous notifiera des dates de renouvellement de licence à venir afin que vous n’ayez pas à réserver des dates sur votre calendrier pour chaque application utilisée par votre organisation.

4. Dépenses totales associées à chaque application

Ne pas suivre les logiciels en double ou inutilisés peut entraîner un surcoût de votre part. Chaque nouvelle licence d’application SaaS achetée pour les employés signifie plus d’argent sorti de la poche de votre entreprise. Cela rend très important pour les responsables informatiques de suivre quels outils sont réellement utilisés afin d’assurer une meilleure gestion des coûts des ressources de l’organisation.

Avec Torii, vous pouvez obtenir des informations précises sur combien vous dépensez pour chaque outil SaaS. En conséquence, vous pourrez optimiser les coûts et éviter de dépenser pour des applications inutiles (ou redondantes).

Vous pouvez lister tous les logiciels utilisés au sein de votre organisation en vous rendant sur la page Insights. Cela vous donnera également des informations sur combien d’employés utilisent chaque outil, le nombre d’applications utilisées par chaque personne, et le montant que vous avez dépensé pour les licences d’application.

5. Identification du propriétaire de chaque application

Dans les grandes organisations, les employés ont tendance à s’abonner à des outils SaaS de manière indépendante avec leurs comptes professionnels. Le problème avec cela est que cela rend presque impossible pour les équipes informatiques de suivre tous les logiciels techniques utilisés dans l’organisation.

Identifier le propriétaire de chaque application SaaS utilisée dans l’organisation peut vous aider à comprendre comment elle s’intègre dans l’écosystème logiciel de votre entreprise.

Avec Torii, vos responsables informatiques pourront facilement identifier ou assigner le propriétaire interne de chaque application SaaS – la personne responsable de toutes les décisions et actions liées à l’utilisation de l’application.

6. Découverte de nouvelles applications

Torii permet aux responsables informatiques d’identifier rapidement chaque nouvel outil ajouté à l’écosystème logiciel de votre organisation. Une fois qu’une application est identifiée, vous pouvez lui attribuer un statut de cycle de vie pertinent, tel que Découvert, En Évaluation, En Révision ou Sanctionné.

Le constructeur de flux de travail vous permet de configurer des e-mails de notification basés sur des règles, informant les parties prenantes clés des nouveaux produits SaaS découverts. Vous pouvez également envoyer une notification au propriétaire interne de l’application de la part du responsable informatique, lui demandant de remplir un formulaire décrivant tout ce que l’informatique doit savoir sur le cas d’utilisation de l’application et les conditions de licence.

En conséquence, les employés doivent s’assurer que chaque nouvelle application répond aux directives de l’équipe informatique avant qu’elle puisse être officiellement sanctionnée et intégrée dans l’écosystème technologique de l’organisation.

Suivre l’utilisation des applications est beaucoup plus facile lorsqu’elles sont d’abord ajoutées à l’écosystème technologique de l’organisation, car cela permet au département informatique de détecter d’éventuels problèmes de non-conformité des données, d’incompatibilités ou de menaces cybernétiques.

7. Gestion des utilisateurs pour l’écosystème informatique de votre entreprise

Avec Torii, vous pouvez associer n’importe quel utilisateur à un nombre illimité d’outils SaaS, en fonction des produits auxquels ils ont besoin d’accéder. Vous pourrez également gérer et voir facilement qui possède quelles applications en quelques clics.

De plus, vous pouvez demander aux propriétaires d’applications de retirer volontairement leur propriété ou de révoquer leur accès automatiquement en utilisant le flux de travail de départ en un clic de Torii. Cela vous permet d’annuler l’accès d’un utilisateur à une application, en utilisant des outils de départ. Vous pouvez également éviter de dépenser trop sur des outils qui n’ont pas été utilisés depuis plus de 30 jours.

Conclusion

Les plateformes de gestion SaaS peuvent aider votre équipe informatique à mieux gérer les ressources SaaS de votre organisation, mais peu le font aussi puissamment et facilement que Torii.

Cette plateforme vous permet d’obtenir rapidement des informations utiles sur l’écosystème logiciel de votre organisation et vous aide à optimiser les dépenses SaaS. Avec Torii, vous pourrez facilement contrôler l’accès aux applications, garantir la conformité des données et de la vie privée, et minimiser les risques de menaces cybernétiques dans l’ensemble de l’organisation.