Utilisation et personnalisation des modèles dans OpenOffice.org - Page 5

Utilisation des modèles de l’assistant d’étiquettes

Il existe deux types de modèles d’étiquettes dans OpenOffice.org : des documents qui existent déjà et des modèles qui sont créés pour vous en fonction des sélections que vous faites dans l’assistant d’étiquettes. L’utilisation des étiquettes de l’assistant est un peu différente. Il est certainement bon d’apprendre à les utiliser, cependant ; elles offrent deux fonctionnalités clés, le publipostage et la possibilité de mettre à jour automatiquement toutes les étiquettes de la feuille pour qu’elles correspondent à la première étiquette. Je ne parlerai pas du publipostage, car c’est un grand sujet à part entière, mais je vais expliquer comment effectuer la mise à jour automatique, également connue sous le nom de synchronisation.

Création d’une étiquette à l’aide de l’assistant d’étiquettes

1. Choisissez Fichier > Nouveau > Étiquettes.

2. Dans la fenêtre qui apparaît, sélectionnez la taille de page et le numéro Avery que vous souhaitez.

3. Si vous souhaitez que le même contenu apparaisse dans chaque étiquette, remplissez ce texte dans le champ vide. (Vous pouvez le modifier et le formater plus tard.)

Remarque : Si vous souhaitez apporter de légers ajustements à l’étiquette, cliquez sur l’onglet Format et changez les mesures. Cependant, c’est une tâche avancée et vous ne devriez pas avoir à le faire.

4. Cliquez sur l’onglet Options. Si vous souhaitez que le texte ou le formatage soit identique dans toutes les étiquettes, sélectionnez l’option Synchroniser.

5. Cliquez sur Nouveau Document. Le document d’étiquettes apparaîtra, et si vous avez sélectionné Synchroniser, le bouton Synchroniser apparaîtra également.

6. Vous êtes maintenant prêt à formater, imprimer, modifier ou autrement changer le modèle.

Mise à jour des étiquettes à l’aide de la fonction Synchroniser

Voici comment fonctionne la fonction Synchroniser. C’est très pratique : vous pouvez l’utiliser pour mettre à jour le texte ou le formatage (ou les graphiques) dans la première étiquette afin que toutes les autres étiquettes correspondent.

1. Apportez les modifications que vous souhaitez dans la première cellule. Changez le formatage comme vous le feriez normalement dans un document texte, changez le contenu ou (comme dans la procédure suivante) ajoutez un graphique.

2. Cliquez sur le bouton Synchroniser les étiquettes.

3. Toutes les étiquettes seront mises à jour pour correspondre à la première.

• création dans l’assistant
• utilisation de la synchronisation
• enregistrement en tant que modèle avec Fichier > Modèles > Enregistrer pour le mettre dans la catégorie avec les autres

Enregistrement d’un modèle d’assistant en tant que modèle standard

Passer par l’assistant pour créer des étiquettes à chaque fois demande un peu plus de travail que d’ouvrir simplement un modèle existant. Cependant, il y a cette fonction Synchroniser pratique. Que faites-vous pour réduire le travail associé aux étiquettes de l’assistant ? Il suffit d’enregistrer le modèle que l’assistant crée au même endroit que vos autres modèles.

1. Créez un modèle comme vous le feriez normalement, via l’assistant.

2. Effectuez tout formatage supplémentaire une fois que vous avez créé le modèle.

3. Choisissez Fichier > Modèles > Enregistrer.

4. Dans la fenêtre Modèles qui apparaît, tapez un nom pour le modèle et une catégorie.

Remarque : Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur Organisateur. Dans la liste de gauche, faites un clic droit sur une catégorie existante et sélectionnez Nouveau. Tapez immédiatement le nom de la nouvelle catégorie. Cliquez sur Fermer pour revenir à la fenêtre Modèles.

5. Cliquez sur OK.

Vous pouvez maintenant utiliser le modèle de la même manière que vous utilisez n’importe quel autre modèle. Choisissez Fichier > Nouveau > Modèles et documents, sélectionnez la catégorie Modèles, et double-cliquez simplement sur le modèle que vous souhaitez.