Zoho WorkDrive : Une solution de gestion de fichiers collaborative pour rationaliser vos données

Toutes les entreprises, peu importe leur taille, ont besoin de plateformes de stockage et de collaboration fiables pour fonctionner efficacement. Bien que vous ayez de nombreuses bonnes options pour les deux, il est difficile de trouver une plateforme qui offre les deux fonctionnalités sous un même toit.

Entrez Zoho WorkDrive, une plateforme de stockage cloud et de collaboration qui rationalise vos données en vous offrant un stockage cloud sécurisé et des outils de collaboration en un seul endroit.

Explorons en détail Zoho WorkDrive et découvrons ce qui en fait une excellente plateforme de stockage de fichiers et de collaboration.

Qu’est-ce que Zoho WorkDrive ?

Zoho WorkDrive est une plateforme de stockage de fichiers et de collaboration basée sur le cloud qui permet aux équipes de stocker, partager et travailler ensemble sur des fichiers en temps réel.

Elle a été lancée comme un remplacement de Zoho Docs il y a quelques années pour servir de plateforme de stockage sous-jacente pour sa suite d’applications de bureau et de productivité. Et pendant ce temps, plusieurs changements ont été apportés à la plateforme.

La dernière version se présente sous la forme de WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 apporte une multitude de nouvelles fonctionnalités dans différents domaines, y compris l’interface utilisateur, l’administration des données, l’intégration tierce, et plus encore, pour répondre aux besoins croissants d’un environnement de travail hybride.

Zoho WorkDrive est disponible sur mobile et sur bureau.

En quoi Zoho WorkDrive peut-il vous aider ?

En tant que plateforme de gestion de fichiers et de collaboration, Zoho WorkDrive vous permet de faire bien plus que stocker des fichiers. Cela est possible grâce à son ensemble diversifié de fonctionnalités, qui comprend les éléments suivants :

Collaboration d’équipe

L’un des meilleurs aspects de WorkDrive est la collaboration d’équipe. WorkDrive le fait en utilisant des Dossiers d’Équipe, qui permettent aux membres d’une équipe de télécharger des documents dans un seul dossier pour les rendre disponibles à tous les membres de l’équipe en même temps. De cette façon, les utilisateurs n’ont pas à envoyer des fichiers par e-mail individuellement et à faire un suivi avec les gens plus tard.

De même, si quelqu’un dans l’équipe apporte des modifications à un fichier dans un Dossier d’Équipe, WorkDrive alerte tout le monde à ce sujet via des notifications, afin qu’ils soient toujours au courant des changements et n’aient pas à vérifier l’espace eux-mêmes de temps en temps.

Pour garder tous les fichiers et documents de projet organisés, WorkDrive permet aux administrateurs d’espace de travail de créer des sous-dossiers à l’intérieur d’un Dossier d’Équipe. C’est quelque chose que les grandes organisations peuvent utiliser au mieux pour catégoriser les fichiers par département. Les administrateurs peuvent également définir des autorisations d’accès pour chaque membre de l’équipe afin de limiter leur accès au contenu du dossier.

Enfin, chaque espace de travail WorkDrive dispose d’une Corbeille sous le Dossier d’Équipe pour garder tous les fichiers et documents en sécurité. Ainsi, chaque fois que quelqu’un dans l’équipe supprime un fichier ou un dossier, il va dans la Corbeille. De cette façon, il y a une option pour le récupérer si nécessaire plus tard ou lorsque quelqu’un dans l’équipe le supprime accidentellement au départ.

Accès à la puissante suite bureautique de Zoho

Lorsque les équipes s’abonnent à WorkDrive, elles obtiennent également accès à la Suite Bureautique de Zoho. La Suite Bureautique de Zoho est une suite d’outils pour aider les équipes dans leur travail de bureau. Elle comprend trois outils : Writer, Sheet et Show. Les trois offrent une interface propre et facile à utiliser et fournissent une variété de modèles pour accélérer le travail et travailler même lorsque vous êtes hors ligne.

De plus, chaque outil propose plusieurs autres fonctions utiles, comme le mode d’écriture concentrée dans Zoho Writer, des fonctions prédéfinies et personnalisées dans Zoho Sheet, et diverses options de conception et d’animation dans Zoho Show.

Associée à WorkDrive, cela non seulement aide les équipes avec des tâches de bureau, mais leur permet également de garder leurs fichiers à travers chacun d’eux en un seul endroit. En conséquence, il devient plus facile pour les membres de l’équipe de collaborer en temps réel, de recueillir des retours et de publier leur travail pour que tout le monde dans l’équipe puisse le voir.

Espace de travail collaboratif

WorkDrive élève l’expérience de collaboration à un niveau supérieur. Il vous donne la possibilité de créer un espace de travail collaboratif où vous pouvez travailler avec des collègues sans les inviter dans un Dossier d’Équipe. De même, il simplifie également le partage de fichiers avec des individus ou d’autres équipes sur la plateforme, ce qui, à son tour, rend la collaboration plus efficace.

Puisque plusieurs personnes peuvent travailler sur un fichier en même temps, cela peut entraîner plusieurs copies du même fichier. Cela peut rendre l’identification du fichier original un processus difficile et fastidieux. Mais heureusement, WorkDrive prend en charge l’historique des versions, de sorte que les membres de l’équipe peuvent accéder à toutes les différentes versions d’un fichier, les comparer et revenir à une version précédente si nécessaire sans aucun tracas.

Dans cette optique, une autre fonctionnalité utile qui améliore l’expérience de collaboration sur la plateforme est le suivi des activités. Grâce à cela, les chefs d’équipe peuvent facilement auditer tout ce qui se passe dans leur espace de travail pour suivre les progrès. De plus, les activités peuvent être vérifiées en détail via des filtres pour voir des informations plus précieuses.

Pour les moments où les membres de l’équipe doivent discuter de quelque chose ou partager des retours sur un fichier ou un document, la fonctionnalité de retour de WorkDrive (appelée Annotations de Fichier) peut être utile. Avec cela, les utilisateurs peuvent facilement partager leurs pensées sur une idée ou laisser des retours sous des fichiers ou des documents par le biais de commentaires contextuels.

Outils de gestion des données

Zoho WorkDrive prend en charge plus de 220 formats de fichiers. Comme cela couvre un large éventail de formats de fichiers, cela garantit qu’il n’y a pas de problèmes de compatibilité sur la plateforme, de sorte que les équipes peuvent directement visualiser des fichiers dans l’espace de travail ou télécharger ceux qu’elles souhaitent sans avoir à les convertir d’abord.

Pour faciliter la découverte et la recherche de fichiers sur la plateforme, WorkDrive vous donne la possibilité de rechercher des fichiers par nom, créateur ou mot-clé dans le document. De même, il prend également en charge l’OCR et la détection d’objets, ce qui vous permet de localiser des images et des documents scannés dans l’espace de travail en saisissant simplement un mot-clé.

De plus, il existe une option pour catégoriser les fichiers dans le Dossier d’Équipe. Cela vous permet de garder vos fichiers et documents organisés pour faciliter leur recherche par quiconque dans l’équipe.

Travailler avec des personnes en dehors de votre équipe

Si votre équipe travaille avec d’autres entreprises, vous souhaiterez peut-être montrer aux clients vos progrès pour les tenir informés ou obtenir leur avis sur quelque chose.

WorkDrive facilite cela. La plateforme vous permet de créer rapidement un lien externe vers un fichier que vous souhaitez partager. Pour rendre cet effort de collaboration sûr et garder vos données sécurisées, l’outil vous permet de sécuriser chaque lien que vous envoyez avec des autorisations d’accès indépendantes, des dates d’expiration et des mots de passe. En gros, cela vous donne un contrôle total sur vos liens et vous permet de décider ce que les utilisateurs rejoignant votre espace de travail peuvent et ne peuvent pas accéder ou faire.

De même, les “Utilisateurs Clients” de WorkDrive vous permettent d’inviter votre client externe ou un partenaire dans votre équipe. Cela peut être utile lorsque vous souhaitez que vos parties prenantes examinent ou collaborent sur un projet pendant une courte période.

Analytique avancée

Lorsque vous travaillez avec de grandes équipes, vous voudrez connaître certaines statistiques sur votre espace de travail. Sur WorkDrive, vous avez accès à toutes ces statistiques ainsi qu’à des rapports sur tout ce qui se passe dans votre espace de travail en un seul endroit.

Ainsi, par exemple, si vous êtes un administrateur d’espace de travail, vous pouvez facilement vérifier quand un fichier a été mis à jour, combien d’espace de stockage un projet utilise et la quantité d’espace libre disponible.

Accès ininterrompu aux fichiers

Zoho WorkDrive est disponible sur mobile et sur bureau, et il garde tous vos fichiers et dossiers synchronisés sur vos appareils. Cela vous permet de travailler sur un appareil et de continuer là où vous vous êtes arrêté sur un autre.

De plus, la plateforme synchronise également vos fichiers et dossiers sur votre bureau, vous permettant de travailler même lorsque vous êtes hors ligne, puis de synchroniser les changements lorsque vous êtes en ligne.

Plans et Tarification de Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive propose trois plans : Starter, Team et Business.

• Starter : 2,5 $ (Rs 140) par utilisateur par mois ; le stockage commence à 1 To par équipe avec une limite de téléchargement de fichier de 1 Go
• Team : 4,5 $ (Rs 275) par utilisateur par mois ; 3 To par équipe d’espace de stockage et limite de téléchargement de fichier de 5 Go
• Business : 9 $ (Rs 550) par utilisateur par mois ; espace de stockage de 5 To par équipe avec une limite de téléchargement de fichier de 50 Go

Chaque plan offre toutes les fonctionnalités de base de stockage et de gestion de fichiers. Mais à mesure que vous passez au niveau supérieur, il débloque l’accès à quelques fonctionnalités supplémentaires. Consultez les plans WorkDrive pour un aperçu complet des différences entre les trois plans et choisissez celui qui convient le mieux à votre organisation.

De plus, lorsque l’espace de stockage proposé n’est pas suffisant, Zoho dispose d’options de stockage supplémentaires, qui peuvent être achetées séparément.

Zoho offre aux nouveaux utilisateurs une période d’essai gratuite de 15 jours avec un accès complet à toutes les fonctionnalités de WorkDrive. Avec cet essai, les individus et les équipes peuvent tester et explorer le service pour déterminer s’il répond à leurs besoins, puis s’abonner à un plan en conséquence.

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