10 Funzionalità poco conosciute di Microsoft Excel

Lo strumento senza pari per la manipolazione dei dati e l’organizzazione delle statistiche, Microsoft Excel, è senza dubbio un’app che fa risparmiare tempo, ma proprio come i suoi strumenti sorella Word e PowerPoint, ha anche alcune funzionalità nascoste. Sapendo quali sono, puoi ottenere di più da questa app.

Importa statistiche da siti web

Quando inserisci dati grafici da un sito web, in Excel, non devi necessariamente preoccuparti di copiarli e incollarli manualmente. Invece, puoi semplicemente importare le statistiche dai siti. Per farlo, se stai usando Excel 2010, vai su File, clicca su Apri e inserisci l’indirizzo nella barra delle domande.

Interessantemente, ci sono molte funzionalità simili presenti in Excel 2013. Prima di tutto, puoi sicuramente estrarre dati dal tuo account SkyDrive o SharePoint, se necessario. Per farlo, vai su File| Apri| e clicca sul segno più che dice “Aggiungi un luogo”. Se vuoi estrarre la tabulazione da una particolare pagina web, clicca sul menu “Dati” dalla barra multifunzione e, a sinistra, clicca su Da Web. Ti verrà quindi chiesto l’URL di quella pagina; tieni presente che potrebbe richiedere un minuto o due per recuperare i dati dal sito. Oltre a ciò, puoi anche importare statistiche da tabelle SQL, file XML e diversi altri luoghi come mostrato nell’immagine sottostante.

Incolla speciale per eseguire calcoli in batch

Manipolare dati fino a un paio di righe e colonne non è un compito noioso, ma quando devi eseguire alcune operazioni matematiche su un numero vasto di celle e righe, non è certo facile. Qui entra in gioco Incolla speciale.

Puoi trovarlo nella barra del menu Incolla, oppure puoi accedervi direttamente dalla tastiera premendo Alt + Ctrl + V. Ti aiuta a inserire solo i valori che hai copiato e non tutti i codici inutili che vengono insieme ad essi.

Trasforma righe in colonne e colonne in righe

Supponiamo che tu abbia confuso righe con colonne e te ne sia reso conto solo dopo aver fatto abbastanza danni. C’è un modo per rimediare? Beh, apparentemente, c’è un modo per trasporre la posizione delle celle e correggere la loro posizione. Per farlo, seleziona di nuovo le celle, clicca sul piccolo segno a triangolo sull’icona di incolla, vai su Incolla speciale e seleziona il pulsante Trasponi.

Personalizza l’area di stampa

A differenza della stampa di un documento, ottenere una copia cartacea di file di fogli di calcolo è un po’ complicato. Andando con le impostazioni predefinite, quasi ogni volta otterrai le tue tabelle fuori dal foglio. Una cosa intelligente da fare è utilizzare l’anteprima di interruzione di pagina per controllare come verranno stampate le tue tabelle. Se vuoi avere voce in capitolo su quali celle devono essere stampate, puoi trascinare per includere o escludere celle; in questo modo, puoi includere solo le celle che desideri stampare.

Ottieni le Sparklines

La tabulazione e la formattazione abituali nel foglio di calcolo sono notevoli, ma è un po’ ingombrante da comprendere se hai poco tempo. Prova ad aggiungere Sparklines al tuo foglio di lavoro in modo che le tue statistiche possano avere senso anche a colpo d’occhio. Per ottenere le Sparklines, seleziona le celle, vai al menu Inserisci dalla barra multifunzione e seleziona Sparklines.

Rimuovi duplicati

La ridondanza è un altro problema comune che potresti incontrare mentre importi statistiche da fonti. Fortunatamente Excel può aiutarti a risolverlo; basta selezionare la tabella e andare alla scheda Dati, quindi cliccare su Rimuovi duplicati. Apparirà una finestra che chiederà le colonne e le righe su cui desideri controllare le voci duplicate.

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Somma, conteggio e media senza usare alcuna formula matematica

Se vuoi conoscere alcune cose di base come la somma degli elementi di alcune celle, la sua media e il conteggio, non è necessario utilizzare alcuna formula matematica per questo. Excel ha questa funzionalità dove se selezioni solo le celle, mostrerà i risultati in fondo alla finestra di Excel. Facendo clic destro sulla barra di stato, puoi anche abilitare alcuni altri tipi matematici come minimo, massimo e conteggio numerico.

Tieni d’occhio le celle

Una cosa davvero fastidiosa mentre lavori con documenti di fogli di calcolo è che man mano che la dimensione del foglio cresce, è difficile mantenere l’intero foglio su un unico schermo. Certo, puoi ingrandire e ridurre, ma anche questo tende ad aumentare il livello di fastidio. Qui entra in gioco Finestra di monitoraggio. Questa funzionalità di Excel ti consente di dividere il tuo foglio in più parti. Puoi quindi separarlo e continuare a lavorarci sopra.

Per ottenere la Finestra di monitoraggio, vai alla scheda Formule dal menu della barra multifunzione e clicca sul pulsante Finestra di monitoraggio. Dopo che appare una finestra ridimensionabile, definisci l’intervallo di celle con cui desideri lavorare.

Mostra tutte le formule

Le celle, per impostazione predefinita, mostrano solo il risultato delle formule invece di mostrare le formule utilizzate. Tuttavia, molte volte avrai bisogno di controllare la formula che hai usato mentre rivedi il documento. Per vedere le formule che lavorano dietro le quinte, seleziona le celle e premi Ctrl e il tasto meno (-). Una cosa positiva di tutto ciò è che, quando premi quella combinazione, le celle che hai scelto si ingrandiscono automaticamente, il che ti aiuta a dare un’occhiata migliore a quelle piccole celle contenenti così tante espressioni.

Fai istantanee

Una delle funzionalità più utili di Excel è la sua utilità della fotocamera. Anche se nascosta alla vista, questa piccola utilità può aiutarti a fare istantanee delle celle. Per utilizzare questa funzionalità, dovrai aggiungerla alla Barra degli strumenti di accesso rapido (vedi l’immagine sottostante). Clicca su quella piccola freccia e seleziona “Altri comandi”, scorri verso il basso le opzioni da “Scegli comandi da” e impostalo su tutti i comandi. Dopo aver fatto ciò, individua l’opzione Fotocamera e fai doppio clic su di essa, quindi seleziona Applica a quella finestra. Vedrai un’icona della fotocamera in cima allo schermo, selezionala e ora seleziona le celle di cui vuoi fare le istantanee. Quegli screenshot verranno memorizzati negli appunti e puoi incollarli in qualsiasi cella o crearne un’immagine da qualsiasi strumento di editing delle immagini.