10 Utili Suggerimenti e Trucchi di Microsoft Outlook che Dovresti Conoscere

Outlook o Microsoft Outlook è un organizzatore personale della suite di applicazioni Office di Microsoft. Offre una soluzione unica per tutte le tue esigenze lavorative, con funzionalità come gestione delle email, presa di appunti, calendario, gestione delle attività e navigazione web. L’idea è di rendere disponibili le funzionalità essenziali in un unico posto, così non devi lasciare l’app o fare affidamento su altre applicazioni. In questo modo, risparmi tempo e diventi più produttivo ed efficiente nel tuo lavoro.

Se utilizzi l’applicazione o hai recentemente effettuato il passaggio, ecco alcuni utili suggerimenti e trucchi di Microsoft Outlook per aiutarti a sfruttare al meglio l’applicazione.

1. Imposta un messaggio di assenza su Outlook

Per coloro il cui lavoro comporta interazioni con clienti o membri del team provenienti da diversi fusi orari, non è sempre possibile essere disponibili per rispondere ai messaggi durante il giorno. Per non parlare del fatto che ci sono momenti in cui si parte per un viaggio durante il fine settimana e si desidera far sapere a chi ti contatta che attualmente non sei disponibile. Fortunatamente, con Outlook, c’è un trucco utile per gestire tale situazione. Per questo, apri Microsoft Outlook sul web, tocca l’icona Impostazioni in alto e seleziona Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Qui, seleziona Risposte automatiche e attiva il pulsante accanto a Risposte automatiche attive. Ora, a seconda del tuo programma di lavoro, imposta l’orario di inizio e fine, e premi Salva.

2. Crea/cambia la tua firma email in Microsoft Outlook

Una firma email è considerata una delle migliori pratiche per concludere la tua email. Comprende il tuo nome, indirizzo email e altre informazioni di contatto, che possono tornare utili al destinatario se cerca di contattarti. Per creare una firma email, apri Microsoft Outlook e vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Da qui, seleziona Mail e tocca Componi e rispondi. Ora vedrai una finestra con varie opzioni di formattazione del testo. Inoltre, hai anche la possibilità di caricare un’immagine o un modello per modificarlo come tua firma. Una volta fatto, puoi abilitare o disabilitare alcune impostazioni e opzioni qui sotto. E premi Salva. Per utilizzare questa firma, nella finestra di composizione, tocca i tre puntini orizzontali e seleziona Inserisci firma.

3. Inserisci un’immagine in linea in un’email

Sebbene tu possa aggiungere un allegato in modo convenzionale, Microsoft Outlook offre un trucco utile per inserire il tuo allegato in linea con il corpo della tua email. Può tornare utile se vuoi che il destinatario non si perda il controllo dell’allegato. Per questo, vai su Outlook e fai clic su Nuovo messaggio. Nella finestra di composizione, tocca l’icona della piccola immagine a destra dell’allegato accanto al pulsante Invia e Annulla. Ora, seleziona l’immagine che desideri aggiungere e premi Scegli.

4. Annulla l’invio di un’email

Quando scambi email con diversi destinatari, a volte finisci per rispondere alla persona sbagliata. Tuttavia, con Outlook, puoi prevenire tali situazioni utilizzando la funzionalità Annulla invio. Per utilizzare questa funzione, la prima cosa da fare è abilitarla. Per questo, apri Outlook e vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Qui, tocca Mail e seleziona Componi e rispondi. Ora, scorri verso il basso per trovare Annulla invio e trascina il cursore per impostare il tempo minimo (in secondi) tra quando invii un messaggio e puoi annullarne l’invio. Infine, premi Salva. Una volta impostato, e quando invii un’email a qualcuno, vedrai un’opzione per Annulla invio per i successivi 10 secondi. Per annullare l’invio, tocca il pulsante.

5. Gestisci le email in arrivo impostando regole

Se la tua casella di posta viene bombardata da tonnellate di email, puoi impostare regole per filtrare i messaggi in arrivo e mantenere la tua casella di posta ordinata. Per fare ciò, vai su Outlook > Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Da qui, tocca Mail e seleziona Regole. Successivamente, premi il pulsante Aggiungi nuova regola e dagli un nome. Ora, seleziona una condizione e un’azione per la condizione selezionata. Premi Salva.

6. Gestisci le email di spam

Oltre a impostare regole, un altro modo per evitare che email non necessarie arrivino nella tua casella di posta è bloccare l’utente o il dominio da cui provengono. Per questo, vai su Outlook e premi Impostazioni in alto. Successivamente, fai clic su Visualizza tutte le impostazioni di Outlook, seleziona Mail e tocca Email di spam. Nel pannello di destra, premi il pulsante Aggiungi sotto Mittenti e domini bloccati per aggiungere l’email o il dominio da cui desideri smettere di ricevere email. Infine, premi Salva. Allo stesso modo, per assicurarti di non perdere un’email da una persona o un dominio, premi il pulsante Aggiungi sotto Mittenti e domini sicuri e aggiungi l’indirizzo email o il nome del dominio.

7. Imposta l’indirizzo predefinito da cui inviare

Quando colleghi più di un account a Outlook, hai la possibilità di scegliere l’email principale da cui desideri inviare email per impostazione predefinita. Per impostare un’email come predefinita, apri Outlook e tocca l’icona delle Impostazioni in alto a destra. Da qui, scegli Visualizza tutte le impostazioni di Outlook e tocca Mail. Successivamente, seleziona Sincronizza email, e dalla finestra a destra, scorri verso il basso per trovare Imposta indirizzo Da predefinito. Ora, premi il pulsante a discesa e seleziona l’email che desideri impostare come indirizzo Da predefinito, e premi Salva.

8. Invia email a più persone

Se hai bisogno di inviare messaggi a più persone contemporaneamente, Outlook ti consente di farlo utilizzando i Gruppi. Per questo, vai su Microsoft Outlook e tocca il pulsante Nuovo gruppo nel pannello di sinistra. Nella finestra pop-up, dai un nome e una descrizione al tuo gruppo, e premi Crea. Ora, nella schermata successiva, inserisci il nome o l’indirizzo email dei partecipanti che desideri aggiungere al gruppo, e premi Aggiungi. Una volta fatto, puoi facilmente inviare messaggi a tutti i membri del gruppo contemporaneamente.

9. Condividi il calendario

Outlook viene fornito con un calendario integrato per aiutarti a tenere traccia del tuo programma e degli eventi imminenti. Quando aggiungi un evento, viene contrassegnato sul calendario e ricevi una notifica a riguardo a seconda delle tue preferenze impostate. Puoi quindi condividere il calendario con altre persone per consentire loro di visualizzare o modificare l’entry. Per questo, vai su Outlook e tocca l’icona del Calendario nel pannello di sinistra. Da qui, premi il pulsante Condividi in alto a destra (accanto a Stampa), e nella finestra pop-up, inserisci il nome della persona o il loro indirizzo email. Successivamente, quando ti viene chiesto di dare permessi — puoi consentire loro di visualizzare tutti i dettagli o modificare. Una volta fatto, premi Condividi.

10. Personalizza le azioni

Microsoft fornisce azioni rapide in Outlook che appaiono accanto a una persona o a un’email per aiutarti a eseguire azioni rapide istantaneamente. Per aggiungere a ciò, il servizio ti consente anche di personalizzare queste azioni e selezionare quelle che usi frequentemente. Per personalizzare queste azioni, apri Outlook e vai su Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni di Outlook. Ora, seleziona Mail e tocca Personalizza azioni. Dalla finestra di destra, seleziona la casella accanto alle azioni che desideri vedere per Azioni rapide e Superficie messaggio. Infine, premi Salva.

Questi sono alcuni dei suggerimenti e trucchi che puoi utilizzare per ottenere il massimo da Microsoft Outlook. Tieni presente che ci sono alcune altre funzionalità e suggerimenti disponibili con l’abbonamento Premium di Outlook. Tuttavia, poiché molti utenti utilizzano Microsoft Outlook come servizio email preferito, questo articolo copre le funzionalità disponibili nella versione gratuita di Outlook. Se lo trovi utile, considera di condividerlo con amici e familiari.