12 suggerimenti e trucchi per le video conferenze su Zoom che dovresti conoscere

Data la recente situazione causata dall’epidemia di coronavirus (COVID-19), abbiamo visto un forte aumento del numero di persone che lavorano da casa. Anche se questo non è qualcosa che preoccupa alcune persone, ci sono coloro che, a causa del tipo di lavoro con cui sono associati, sono tenuti a partecipare a riunioni/conferenze o rimanere in contatto con i loro compagni di squadra per aggiornarsi sugli sviluppi. Per aiutare queste persone a sfruttare al meglio il loro impegno mentre lavorano da remoto, alcune aziende hanno annunciato un livello gratuito o scontato per i loro servizi durante questo periodo. Tra queste, Zoom - un servizio di conferenza remota - ha visto un enorme aumento dei suoi utenti ed è diventato una scelta preferita per videochiamate o riunioni di conferenza.

Sebbene ci siano varie alternative a Zoom, la moltitudine di funzionalità che offre lo mette in cima alla lista di alcuni dei migliori strumenti di conferenza remota. Quindi, se sei un utente di Zoom, o hai recentemente iniziato a usarlo, ecco alcuni dei migliori suggerimenti e trucchi di Zoom per aiutarti a sfruttare al meglio il servizio.

1. Usa uno sfondo virtuale

Mentre lavori da casa e fai videochiamate, una delle preoccupazioni che potresti aver avuto a un certo punto è evitare che le persone in chiamata vedano la tua stanza disordinata sullo sfondo. Bene, non preoccuparti, poiché Zoom ha pensato a tutto, grazie a una funzionalità chiamata Sfondo Virtuale. Come suggerisce il nome, puoi utilizzare questa funzione per aggiungere un’immagine o un video come tuo sfondo virtuale. Quindi ora, prima di entrare in una videochiamata, seleziona un’immagine o un video come tuo sfondo.

Per farlo, apri l’app Zoom, tocca l’icona del tuo profilo e vai su Impostazioni. Nella pagina delle Impostazioni, seleziona Sfondo Virtuale dalle opzioni nel pannello di sinistra. Ora, scegli uno sfondo tra le opzioni disponibili e dovresti vedere le modifiche prendere effetto. In alternativa, puoi fare clic sull’icona + accanto a Scegli Sfondo Virtuale e aggiungere un’immagine o un video come tuo sfondo. Inoltre, se hai uno schermo verde, puoi selezionare la casella di controllo per ottenere un effetto di sfondo ancora migliore e anche specchiare il tuo video.

2. Migliora il tuo aspetto

Sebbene tu stia lavorando da casa, potresti comunque voler apparire al meglio. Fortunatamente, c’è un’opzione per farlo, chiamata Ritocca il mio aspetto. Fondamentalmente, uniforma il tono della pelle sul tuo viso per offrire una migliore impressione in video. Per abilitarlo, vai su Impostazioni e scegli Video dal pannello di sinistra. Nelle impostazioni Video, seleziona la casella accanto a Ritocca il mio aspetto accanto alle impostazioni di Il mio video.

3. Passa alla visualizzazione galleria

Quando inizi a utilizzare Zoom per la prima volta, l’app ha il layout video predefinito impostato su ‘Relatore attivo’, che, come suggerisce il nome, mostra la persona che sta parlando attualmente nella finestra principale. Tuttavia, se vuoi, puoi passare alla Visualizzazione Galleria per vedere tutti i partecipanti alla chiamata in conferenza contemporaneamente. Per questo, mentre sei in una chiamata in corso, fai clic su Visualizzazione Galleria nell’angolo in alto a destra dello schermo.

4. Nascondi i partecipanti non video durante una chiamata

Sebbene tu possa passare alla Visualizzazione Galleria per visualizzare tutti i partecipanti a una chiamata in conferenza, potresti a volte imbatterti in situazioni in cui alcuni dei partecipanti hanno le loro webcam spente. Quindi, in tali situazioni, se hai un gran numero di persone in chiamata, dovresti sicuramente rimuovere i partecipanti non video dalla Visualizzazione Galleria per concentrarti sugli altri e avere una Visualizzazione Galleria più ordinata. Per farlo, vai su Impostazioni e seleziona Video dal pannello di sinistra. Nella pagina delle impostazioni Video, seleziona la casella accanto all’opzione che dice Nascondi i partecipanti non video.

5. Disattiva l’audio e spegni il video prima di unirti a una riunione

Zoom, per impostazione predefinita, ha il tuo audio e il tuo video attivati. Anche se questo può essere utile se ricevi chiamate di tanto in tanto, ha uno svantaggio, ovvero che il/i partecipante/i dall’altra parte della chiamata possono vederti o ascoltare il tuo audio prima che tu entri in una riunione. Pertanto, ti consigliamo di disattivare l’audio e spegnere il video fino a quando non ti unisci a una riunione. Per questo, vai su Impostazioni e seleziona Audio. Da qui, seleziona la casella accanto a Disattiva il mio microfono quando mi unisco a una riunione.

Allo stesso modo, nella pagina delle Impostazioni, seleziona Video e seleziona la casella per Disattiva il mio video quando mi unisco a una riunione nell’opzione Riunioni.

6. Usa la barra spaziatrice per disattivare/riattivare l’audio mentre parli

Quando sei in una chiamata in conferenza con molti partecipanti, a volte può essere difficile sentire cosa qualcuno sta cercando di dire. Anche se per evitare ciò, puoi disattivare l’audio, come menzionato nel suggerimento sopra, c’è un’altra funzione utile per lo stesso che ti consente di disattivare/riattivare l’audio utilizzando la barra spaziatrice. Per questo, quando vuoi parlare, premi e tieni premuta la barra spaziatrice per riattivare il microfono e rilasciala quando hai finito.

7. Usa Snap Camera per il video

Per i non iniziati, Snap Camera è l’equivalente di Snapchat per desktop e ti consente di applicare Lenti al tuo viso mentre fai videochiamate o dirette [guida all’uso di Snap Camera]. Sfruttando l’integrazione di Snap Camera di Zoom, puoi catturare feed da Snap con filtri applicati sul tuo viso. Per utilizzare questa funzione, prima scarica Snap Camera sul tuo computer e configurarlo. Ora, apri Zoom, vai su Impostazioni e seleziona Video. Nelle impostazioni Video, fai clic sul menu a discesa accanto a Telecamera e seleziona Snap Camera dall’elenco.

8. Copia automaticamente il link di invito

A volte, quando ospiti una riunione di conferenza, sei tenuto a generare un link e condividerlo con i partecipanti potenziali. Il modo usuale è avviare una riunione, fare clic su invita per copiare il link di invito e poi condividerlo con coloro che vuoi che partecipino alla riunione. Tuttavia, Zoom ha un modo rapido per farlo, che copia automaticamente il link di invito. Così, risparmiandoti un passaggio extra. Per abilitare questo, vai su Impostazioni e fai clic su Generale. Qui, seleziona la casella che dice Copia automaticamente l’URL di invito una volta che la riunione inizia.

9. Condividi una porzione dello schermo

La condivisione dello schermo è una delle funzionalità più utili di Zoom, che ti consente di condividere il tuo schermo con altri partecipanti alla chiamata. E può avere diversi casi d’uso come presentazioni, riunioni su lavagna, insegnamento, ecc. Tuttavia, a volte, potresti non voler che la persona dall’altra parte veda le app che hai sul tuo computer o visualizzi altre informazioni riservate. In tal caso, puoi condividere solo una porzione del tuo schermo, limitando il loro uso a quella particolare finestra. Per abilitare questo, vai su Impostazioni e seleziona Condivisione dello schermo. Qui, fai clic sul pulsante Avanzate in fondo e seleziona la casella accanto a Condividi solo la finestra dell’app selezionata. Ora, quando condividi il tuo schermo con qualcuno in chiamata, puoi selezionare la porzione dello schermo che desideri condividere.

10. Registra le riunioni

Se ti capita di partecipare a molte riunioni di conferenza che presentano alcuni dettagli cruciali, che potresti aver bisogno di rivedere in seguito, o magari vuoi semplicemente mantenere un registro, puoi registrare queste riunioni. Tuttavia, con il piano gratuito, hai l’opzione di salvare le registrazioni localmente sul tuo computer, mentre il piano premium offre l’opzione di salvarle nel cloud, rendendole facilmente accessibili da qualsiasi luogo. Inoltre, puoi anche trascrivere l’audio mentre registri le riunioni nel cloud. Per registrare una riunione, basta fare clic sul pulsante Registra in basso e inizierà a registrare la tua riunione. Puoi quindi andare su Documenti per visualizzare le tue riunioni registrate.

11. Sala d’attesa

Sebbene le riunioni richiedano un link di invito affinché chiunque possa unirsi, eventi recenti hanno causato un certo caos quando gli hacker sono riusciti a entrare in riunioni casuali. Fortunatamente, c’è un’opzione in Zoom che ti consente di proteggere le tue riunioni dall’essere prese d’assalto da utenti non autorizzati (o hacker, nella maggior parte dei casi). Per questo, tutto ciò che devi fare è abilitare l’opzione Sala d’attesa, che può essere fatto andando nelle Impostazioni del profilo Zoom (sul web, qui) e attivando il pulsante accanto a Sala d’attesa.

12. Usa scorciatoie da tastiera utili

Ultimo, ma certamente non meno importante, Zoom viene fornito con un insieme di scorciatoie per consentirti di eseguire azioni rapide come unirti a una riunione, avviare/arrestare un video, parlare e altro ancora. Quindi ecco alcune delle scorciatoie da tastiera per le funzionalità e le operazioni più utilizzate.

• Screenshot: Command + T o Alt + Shift + T
• Unisciti alla riunione: Command + J
• Avvia riunione: Command + Control + V
• Pianifica riunione: Command + J
• Lascia riunione: Command + W
• Disattiva/riattiva audio: Command + Shift + A o Alt + A
• Parla: Barra spaziatrice
• Avvia/arresta video: Command + Shift + V o Alt + V
• Avvia/arresta condivisione dello schermo: Command + Shift + S o Alt + Shift + S
• Pausa/riprendi condivisione dello schermo: Command + Shift + T o Alt + T
• Avvia/arresta registrazione locale: Command + Shift + R o Alt + R
• Avvia/arresta registrazione cloud: Command + Shift + C o Alt + C
• Entra/esci dalla modalità schermo intero: Command + Shift + F o Alt + F

Puoi scoprire di più sulle scorciatoie da tastiera qui.

Questo è tutto!
Utilizzando i suggerimenti e i trucchi sopra, dovresti essere in grado di utilizzare Zoom in modo più efficiente con accesso a funzionalità più avanzate e altre opzioni di personalizzazione.