15+ Migliori Funzionalità di Google Docs che Ogni Utente Dovrebbe Conoscere

Google Docs è un popolare elaboratore di testi tra gli scrittori. Fa parte della suite Google Docs Editor, che include servizi come Google Sheets, Google Slides, ecc., ed è completamente gratuito da usare.

Se sei uno scrittore o se il tuo lavoro richiede di creare o modificare molti documenti, allora Google Docs è probabilmente il miglior servizio per te. Ciò che rende Docs diverso dagli altri elaboratori di testi è il suo ampio set di funzionalità, che include caratteristiche come collaborazione, controllo ortografico e grammaticale, un dizionario integrato e uno strumento di ricerca integrato, per citarne alcuni.

Suggerimenti e Trucchi di Google Docs

Se sei un utente di Google Docs da un po’ di tempo o se stai appena iniziando a usarlo, ecco un elenco delle migliori funzionalità di Google Docs che dovresti conoscere e iniziare a utilizzare per ottenere il massimo dal servizio.

1. Modelli per una Creazione di Documenti Più Veloce

Google offre una selezione decente di modelli per diversi tipi di documenti in Docs. Quindi, per tutte quelle volte in cui non riesci a pensare a idee di formattazione per il tuo documento, puoi scegliere uno di questi modelli per iniziare.

Segui questi passaggi per trovare e utilizzare un modello in Docs:

1. Mentre sei sulla homepage di Google Docs, passa il mouse sopra l’icona del segno più e seleziona l’opzione Scegli modello.
2. Nella Galleria di modelli, scorri la pagina per visualizzare varie categorie di documenti.
   
3. Fai clic su un modello che ti piace in questo elenco per aprirlo.

Non appena il modello scelto è aperto, puoi modificarlo e adattarlo alle tue esigenze.

2. Indice per Facilitare la Navigazione nel Documento

Un indice è un elenco di tutte le sezioni/intestazioni in un documento con i loro numeri di pagina corrispondenti. È posizionato all’inizio di un documento e rende più facile la navigazione tra le sue numerose sezioni.

Su Google Docs, puoi aggiungere un indice al tuo documento in due modi: con numeri di pagina e con link blu. Se stai creando un documento con numeri di pagina ben etichettati, puoi creare un indice con numeri di pagina. Altrimenti, se non è così—e vuoi facilitare la navigazione per il lettore offrendo loro la possibilità di fare clic sui link delle sezioni per saltare direttamente a esse nel documento—puoi utilizzare link blu.

Per impostare una di queste opzioni in un documento, ecco cosa devi fare:

1. Popola il tuo documento con il contenuto e tutte le sezioni e le loro intestazioni.
2. Fai clic su Inserisci, passa il mouse su Indice, e seleziona un tipo di elenco.
   

A seconda dell’opzione che selezioni, vedrai l’indice di conseguenza. In qualsiasi momento, se apporti modifiche al tuo documento, passa il mouse sulla sezione dell’indice e fai clic sull’icona di ricarica a sinistra per aggiornarlo.

3. Segnalibri per Riferimenti Rapidi / Navigazione Più Facile

Simile all’aggiunta di un indice ai tuoi documenti, il bookmarking è un’altra funzionalità utile in Google Docs che può aiutarti a navigare il documento in modo efficiente.

Ma non è tutto. Aggiungere un segnalibro a un elemento in un documento ha anche un altro vantaggio: può aiutarti a impostare riferimenti all’interno dello stesso o di altri documenti in modo che sia più facile trovare quegli elementi in un documento.

Ecco come aggiungere un segnalibro a un elemento in Google Docs:

1. Seleziona il testo nel documento che desideri contrassegnare.
2. Fai clic su Inserisci e seleziona Segnalibro. (Un nastro blu apparirà accanto al tuo testo selezionato, indicando che è stato contrassegnato.)
3. Seleziona il testo che desideri collegare al segnalibro in modo che toccarlo reindirizzi all’elemento contrassegnato.
4. Fai clic su Inserisci di nuovo e seleziona Collegamento.
5. Tocca l’elemento contrassegnato nell’elenco. Apparirà con un’icona di segnalibro a sinistra.
6. Fai clic su Applica per salvare il segnalibro.
   

Ora, questo testo sarà ipercollegato al tuo elemento contrassegnato. Quindi ogni volta che ci clicchi sopra, ti porterà alla posizione dell’elemento contrassegnato nel documento.

4. Modalità Offline per Scrivere Quando Sei Offline

Anche se è più probabile che tu lavori in Docs quando sei online, potrebbero esserci momenti in cui non c’è connessione a Internet, o saresti in un luogo senza Internet. Per tali momenti, hai bisogno della modalità offline in Docs, che ti consente di creare, visualizzare o modificare documenti anche senza Internet.

La modalità offline funziona con tutti i browser basati su Chromium. Ecco come rendere un documento disponibile offline:

1. Apri il documento che desideri accedere offline.
2. Fai clic su File e seleziona Rendi disponibile offline.
   
3. Se non lo hai già fatto, Docs ti chiederà di installare l’estensione Docs Offline sul tuo browser. Fai clic su Installa.
4. Con l’estensione installata, ti verrà chiesto di attivare l’accesso offline per tutti i file. Tocca Attiva per farlo.

Ora, puoi accedere e lavorare su questo documento anche quando non c’è una connessione attiva. Quando vuoi uscire dalla modalità offline, vai su File > Rimuovi accesso offline.

5. Esplora per Ricercare Mentre Scrivi

Spesso, quando stai lavorando a una storia o a un progetto che richiede di ricercare vari argomenti su Internet, dovrai aprire più schede del browser e andare avanti e indietro tra esse e Docs, il che può diventare caotico.

Per semplificare questo, Google offre una funzionalità di Esplora integrata che ti consente di ricercare argomenti su Internet, trovare immagini e persino accedere ad altri documenti nel tuo Google Drive direttamente all’interno di Docs.

Quindi ora, ogni volta che vuoi ricercare un argomento o cercare un’immagine da allegare al tuo documento online, fai clic sul pulsante Esplora in fondo al documento. Poi, quando apparirà la sezione Esplora (sul lato destro), tocca la casella di ricerca per inserire la tua query e premi Invio per cercarla.

Una volta che Esplora trova e restituisce risultati pertinenti, tocca la scheda WEB, IMMAGINI o DRIVE per filtrare i risultati di conseguenza. Se è un link a un articolo che desideri visualizzare, fai clic su di esso per aprirlo in una nuova scheda. In caso di un’immagine, tocca l’icona più in alto per importarla nel documento. E infine, per accedere a un documento contenente la tua query di ricerca, tocca un documento dall’elenco.

6. Digitazione Vocale per Inserire Testo Velocemente

La digitazione vocale è una funzionalità di accessibilità che ti consente di utilizzare la tua voce come metodo di input per aggiungere testo al tuo documento Docs. Oltre a inserire testo, puoi anche utilizzare la digitazione vocale per modificare e formattare il documento.

Per utilizzare questa funzionalità, tutto ciò di cui hai bisogno è un browser web basato su Chromium. Dopo di che, puoi seguire queste istruzioni per utilizzare la digitazione vocale:

1. Apri un documento.
2. Fai clic su Strumenti > Digitazione vocale. In alternativa, premi i tasti Command + Shift + S o Ctrl + Shift + S su Mac e Windows, rispettivamente, per far apparire la casella di digitazione vocale.
3. Tocca l’icona del microfono in questa casella. Se stai utilizzando la digitazione vocale per la prima volta, dovrai concedere a Docs l’accesso al tuo microfono. Fai clic su Consenti nel prompt di autorizzazione che appare per farlo.
   
4. Ora, inizia a dettare il testo al tuo computer. Assicurati di mantenere un ritmo decente e pronunce chiare mentre detti il testo. Pronuncia i nomi dei segni di punteggiatura per aggiungerli al tuo documento.
5. Una volta che hai finito di inserire il testo, fai di nuovo clic sull’icona del microfono.

Controlla la documentazione di Google sulla digitazione vocale per saperne di più.

7. Dizionario Personale per Parole Non nel Dizionario

Google Docs ha uno strumento di controllo ortografico integrato, che garantisce che non ci siano parole scritte male nei tuoi documenti. Anche se questa funzionalità funziona bene, e il dizionario dietro di essa raramente evidenzia le ortografie come errate, a volte può contrassegnare alcuni slang o nomi di aziende come scritti male.

Fortunatamente, Google Docs offre la modalità dizionario personale, che ti consente di aggiungere tali parole al tuo dizionario personale in modo che non vengano più evidenziate come scritte male.

Segui questi passaggi per aggiungere una parola al tuo dizionario personale:

1. Seleziona la parola evidenziata come scritta male nel tuo documento.
2. Fai clic sui tre punti nel pop-up e seleziona Aggiungi X al dizionario, dove X è la parola che desideri aggiungere al dizionario.

8. Sostituzioni per Risparmiare Tasti

Le sostituzioni, equivalenti alla sostituzione di testo, sono una funzionalità di Docs che ti consente di inserire caratteri complessi e ti consente di impostare attivatori per parole/stringhe lunghe per inserirle in un documento in modo efficiente. È essenzialmente una coppia di tasto attivatore e il loro testo di sostituzione, in cui l’inserimento della funzionalità identifica automaticamente l’attivatore mentre lo digiti e lo sostituisce con il suo testo di sostituzione.

Ecco come utilizzare le sostituzioni in Docs:

1. Fai clic su Strumenti > Preferenze.
2. Tocca la scheda Sostituzioni.
3. Qui, seleziona la casella per Sostituzione automatica.
4. Fai clic su OK.

Per impostazione predefinita, Docs ha già un certo numero di coppie di attivatore-sostituzione. Puoi utilizzare queste, così come creare le tue personalizzate, in questo modo:

1. Nella scheda Sostituzioni, tocca la casella in alto sotto Sostituisci e aggiungi la tua parola attivatore.
2. Allo stesso modo, fai clic sulla casella sotto Con e aggiungi il testo di sostituzione lì.

Es, impostare una sostituzione per ‘ttyl’ che la sostituisce con la sua forma più lunga, ‘Parlerò con te più tardi.’

9. Dizionario per una Rapida Ricerca di Definizioni

A volte, mentre lavori su un documento, potresti sentirti incerto se una parola che stai per usare nella tua scrittura si adatti bene al contesto. Anche se puoi cercare la definizione di questa parola aprendo una nuova scheda, non è un approccio molto efficiente.

Come alternativa, Google offre un dizionario integrato in Docs che rende davvero facile cercare una parola. Segui questi passaggi per usarlo:

1. Seleziona e evidenzia la parola che desideri definire nel documento.
2. Fai clic con il tasto destro sulla parola e seleziona Definisci. Oppure seleziona la parola e premi la scorciatoia da tastiera Control + Shift + Y o Command + Shift + Y.

Una finestra Dizionario apparirà a destra del documento. Qui, puoi trovare il significato della parola insieme ad alcuni altri dettagli, come sinonimi.

10. Modalità Suggerimenti per Suggerire Modifiche Preziose

La collaborazione è una funzionalità utile di Google Docs che ti consente di lavorare su un documento con altri in modo che entrambe le parti possano apportare modifiche e visualizzare le modifiche nel documento in tempo reale. Anche se questo funziona bene, a volte, potresti voler solo suggerire una modifica senza effettivamente apportare modifiche al documento.

La modalità suggerimenti è utile qui. Ti consente di suggerire le tue modifiche al proprietario del documento in modo che possa visualizzarle e apportare modifiche al documento originale di conseguenza.

Per utilizzare la modalità suggerimenti, con il documento aperto, tocca l’icona della penna nella barra degli strumenti e seleziona Suggerimento dal menu. Se non hai accesso alla modifica, tocca Richiedi accesso alla modifica.

Una volta che ti è stato concesso l’accesso, inizia a modificare il documento per suggerire le tue modifiche/cambiamenti. Tutte le tue modifiche appariranno in un nuovo colore nel documento. Se desideri aggiungere dettagli per i tuoi suggerimenti, fai clic su di essi e digita un commento. Fai clic su Rispondi per salvarlo.

Non appena lo fai, il proprietario del file riceverà un’email riguardo ai tuoi suggerimenti, che potrà poi aprire per visualizzare le tue modifiche suggerite.

11. E-Signature per la Firma Virtuale dei Documenti

Docs non è limitato solo alla scrittura casuale, e la sua selezione di modelli è una testimonianza di questo fatto. Quindi, ad esempio, puoi utilizzare Docs per scrivere una lettera commerciale, una proposta di progetto e un preventivo di vendita, tra le altre cose.

Pertanto, alcuni di questi casi d’uso potrebbero richiedere di firmare elettronicamente il documento. Google Docs ha una modalità di disegno integrata che rende questo possibile.

Per firmare elettronicamente un documento, aprilo e vai su Inserisci > Disegno > Aggiungi Nuovo. Fai clic sul menu a discesa accanto a Linea e seleziona Scarabocchio. Inizia a disegnare la tua firma utilizzando il trackpad e fai clic su Salva e chiudi.

Infine, ridimensiona la firma e spostala nell’area di firma.

12. Cronologia delle Versioni per Tenere Traccia delle Modifiche

La cronologia delle versioni è una funzionalità molto utile di Docs che ti consente di scoprire la data di creazione di un documento e visualizzare tutte le modifiche e le modifiche che ha subito nel tempo. In questo modo, se non ti piace alcuna modifica, puoi semplicemente annullarla e tornare a una versione precedente.

Segui questi passaggi per rivedere la cronologia delle versioni:

1. Fai clic su File e seleziona Cronologia delle versioni > Visualizza cronologia delle versioni.
   
2. Apparirà una finestra Cronologia delle versioni a destra del documento.
3. Tocca una versione per visualizzare tutti i suoi dettagli.
   
4. Per ripristinare una versione, fai clic sui tre punti e seleziona Ripristina questa versione.

13. Traduci per Traduzioni Veloci

Non importa che tipo di documento stai lavorando in Docs, la necessità di tradurre testo da una lingua all’altra può sorgere in qualsiasi momento. Fortunatamente, Google offre un traduttore integrato all’interno di Google Docs che rende estremamente facile tradurre testo/documenti.

Ecco come utilizzare la traduzione in Docs:

1. Apri il documento che desideri tradurre.
2. Fai clic su Strumenti e seleziona Traduci documento.
3. Aggiungi un nome per questo documento tradotto e seleziona la lingua in cui desideri tradurlo.
4. Fai clic su Traduci per iniziare la traduzione.

14. Trova e Sostituisci per Modifiche Più Veloci

Per tutte quelle volte in cui desideri sostituire più istanze di una parola nel tuo documento, la funzionalità di trova e sostituisci può rivelarsi molto utile. Come suggerisce il nome, ti consente di sostituire tutte le occorrenze di una parola in un documento con il suo sostituto.

Per utilizzare trova e sostituisci, seleziona Modifica > Trova e sostituisci. In alternativa, premi Control + Shift + H o Command + Shift + H. Nella finestra Trova e sostituisci, inserisci la parola che desideri sostituire accanto al campo Trova e il suo sostituto accanto a Sostituisci con.

Infine, fai clic su Sostituisci tutto per eseguire l’azione.

15. Componenti Aggiuntivi per Estendere la Funzionalità di Docs

Mentre Docs ha una gamma piuttosto impressionante di funzionalità integrate, offre anche componenti aggiuntivi, che estendono ulteriormente la sua funzionalità. Integrare lo storage di Box e il controllo grammaticale di Grammarly sono un paio di molti componenti aggiuntivi preziosi che puoi aggiungere a Docs.

Ecco come aggiungere un componente aggiuntivo a Docs:

1. Fai clic su Estensioni > Componenti aggiuntivi.
2. Seleziona Ottieni componenti aggiuntivi dal menu.
3. Nella Google Workspace Marketplace, trova il componente aggiuntivo che desideri aggiungere.
   
4. Fai clic sul pulsante Installa nella schermata successiva per aggiungerlo a Docs.

16. Impostazioni di Pagina per Documenti Personalizzati

Per impostazione predefinita, qualsiasi documento che crei in Docs utilizza la dimensione della carta lettera in orientamento verticale con un valore impostato per tutti i suoi margini. Tuttavia, potrebbero esserci momenti in cui questa impostazione non si adatta ai requisiti del tuo documento.

Per tali momenti, Google ti consente di cambiare le impostazioni di pagina. Ecco come fare:

1. Con il documento a cui desideri applicare le impostazioni di pagina aperto, fai clic su File > Impostazione pagina.
2. Tocca la scheda Pagine nella finestra Impostazione pagina.
3. Fai clic sull’impostazione che desideri modificare e seleziona l’opzione appropriata per essa in base alle tue esigenze.
   
4. Tocca OK per applicare le modifiche.
5. Per impostare i valori predefiniti, fai clic su Imposta come predefinito.

17. Senza Pagina per Documenti a Scorrimento Continuo

Cambiare le impostazioni di pagina è utile quando desideri modificare elementi come orientamento, intestazioni, piè di pagina, numeri di pagina e altro. Tuttavia, include interruzioni di pagina, che potrebbero non essere desiderabili per te se prevedi di utilizzare immagini e tabelle larghe nei tuoi documenti.

Qui entra in gioco il formato senza pagina. Trasforma il documento in orientamento orizzontale e elimina le interruzioni di pagina, risultando in un documento continuo senza interruzioni che è facile da leggere e stampare.

Segui questi passaggi per passare a senza pagina:

1. Apri il documento che desideri trasformare in senza pagina.
2. Fai clic su File > Impostazione pagina.
3. Tocca la scheda Senza pagina nella finestra Impostazione pagina.
   
4. Se desideri cambiare il colore di sfondo per il documento, tocca il pulsante sotto Colore di sfondo e scegli un colore.
5. Fai clic su OK per trasformare il tuo documento in senza pagina.

18. Confronta Documenti per Vedere Modifiche e Identificare Duplicati

Se lavori in Docs, potrebbero esserci momenti in cui potresti finire con più di una copia di un documento nel tuo account. Poiché questo può portare a confusione, è meglio confrontare questi documenti per identificare il duplicato.

Docs ti consente di farlo molto facilmente, come mostrato di seguito:

1. Apri un documento e tocca Strumenti > Confronta documenti.
2. Nella finestra di dialogo Confronta documenti, fai clic sul pulsante sotto Seleziona il documento di confronto e scegli il documento che desideri confrontare.
3. Nel campo Attribuisci differenze a, identifica l’utente il cui nome apparirà nel file di output come autore delle modifiche suggerite.
   
4. Fai clic su Confronta.

Docs genererà ora un nuovo documento che mostra tutte le modifiche tra i due documenti.

19. Smart Chips per Aggiungere Velocemente Elementi a una Pagina

Smart Chips è una funzionalità di Docs che ti consente di utilizzare il carattere @ per inserire rapidamente elementi nel tuo documento. Questi elementi possono essere qualsiasi cosa, da un’immagine o una tabella a persone, intestazioni e blocchi di costruzione (roadmap del prodotto, tracker delle recensioni).

Segui questi passaggi per aggiungere uno di questi elementi al tuo documento:

1. Apri il documento in cui desideri inserire uno di questi elementi.
2. Digita @, e quando appare il menu Smart Chips, seleziona un elemento dall’elenco per inserirlo nel documento.
   
3. A seconda dell’elemento che hai aggiunto, puoi ora compilarlo con le informazioni appropriate.

20. Menu a Discesa per Fornire Scelte di Input Multiple

Un menu a discesa è un modo efficace per raccogliere input dagli utenti. Garantisce che non ci siano voci errate o non valide a causa di errori umani. Non solo, ma poiché un menu a discesa contiene tutte le sue opzioni al suo interno, puoi aggiungerne diversi senza occupare molto spazio.

Google Docs ti consente di aggiungere menu a discesa al tuo documento con opzioni sia preimpostate che personalizzate. Ecco come aggiungerli:

1. Vai al documento in cui desideri aggiungere un menu a discesa.
2. Fai clic su Inserisci > Menu a discesa e seleziona un’opzione sotto MENU A DISCESA DOCUMENTO o MENU A DISCESA PREIMPOSTATO, a seconda che tu voglia utilizzare un menu a discesa preimpostato o personalizzato.
   
3. Nel caso di un menu a discesa personalizzato, riceverai una finestra di dialogo nella pagina successiva in cui puoi nominare questo menu e aggiungere le opzioni del menu che desideri avere nel tuo menu a discesa. Fai clic su Salva per salvare questo menu e aggiungerlo al documento.

Ottieni di Più da Google Docs

Google Docs è uno dei più funzionali ma facili da usare elaboratori di testi disponibili. Ti consente di creare e lavorare con una gamma di documenti e ti offre anche la possibilità di collaborare con altri, il tutto gratuitamente.

Speriamo che questa guida ti familiarizzi con molte funzionalità preziose di Google Docs in modo che tu possa iniziare a utilizzarle nel tuo flusso di lavoro e ottenere il massimo da esso.

Ulteriori Letture:

• 50+ Migliori Scorciatoie da Tastiera di Google Docs per PC e Mac
• Come Creare un Diagramma di Flusso in Google Docs
• Usare Google Docs per Scrivere? Dieci Suggerimenti per Accelerare le Cose!
• Come Importare un Documento Google Docs in Google Sheets
• Come Usare i Componenti Aggiuntivi in Google Docs

FAQ sulle Funzionalità di Google Docs

Quali sono 3 vantaggi dell’utilizzo di Google Docs?

Google Docs offre molti vantaggi rispetto ad altri elaboratori di testi. Ma se ci viene chiesto di scegliere i tre principali, diremmo che i seguenti sono i vantaggi più notevoli di Docs:

• Facilità d’uso
• Gratuito
• Accesso Offline

Quale formato utilizza Google Docs?

Con Google Docs, puoi aprire e salvare documenti in un sacco di formati diversi: OpenDocument, Rich Text Format, Unicode, HTML compresso e Microsoft Word. Inoltre, hai anche molte opzioni di esportazione, come PDF ed EPUB.

Qual è il miglior formato per inviare un documento?

PDF, abbreviazione di Portable Document Format, è probabilmente il miglior formato per inviare documenti. È universalmente compatibile, versatile e accessibile su un’ampia gamma di dispositivi e servizi. Un’altra ragione principale per cui il PDF è preferito rispetto ad altri formati è l’affidabilità: un PDF mostrerà sempre i suoi dati come sono stati scritti, indipendentemente dal servizio che utilizzi per visualizzarlo.

Infine, un documento PDF offre una migliore sicurezza rispetto ad altri formati di documento poiché puoi proteggerlo con una password, limitando il suo accesso e garantendo che i suoi dati rimangano privati.

Quali sono i vantaggi di utilizzare Google Docs?

Ci sono molti vantaggi nell’utilizzare Google Docs:

1. Accessibilità e collaborazione
2. Completamente compatibile con Microsoft Office
3. Controllo delle versioni
4. Flessibilità per importare ed esportare nei formati desiderati
5. Facile da imparare e usare
6. Salvataggio automatico dei documenti
7. Funzionalità aggiuntive utilizzando estensioni Chrome
8. GRATIS da usare!

** Quali sono i vantaggi di Google Docs per gli studenti?

Ci sono diversi vantaggi di Google Docs se sei uno studente:

1. È GRATIS da usare!
2. I documenti sono accessibili da qualsiasi luogo - casa o scuola
3. La cronologia delle versioni aiuta a recuperare eliminazioni indesiderate
4. Salvataggio automatico dei documenti
5. Modalità di lavoro offline
6. Collaborazione in tempo reale con amici
7. Digitazione vocale invece di scrivere
8. Più stili di carattere rispetto a Microsoft Word, che aiutano con i rapporti di progetto