Recensione di ContractZen: gestione dei contratti e governance digitale semplificate

Considerando la crescente concorrenza tra le aziende, è facile vedere l’immensa pressione a cui sono sottoposti i dirigenti aziendali, in particolare quando si tratta di gestione dei contratti e governance digitale.

Molte volte, questo può portare a una perdita di produttività o alla gestione errata di dati importanti. Questo accade tipicamente quando documenti aziendali importanti non sono archiviati in luoghi centralizzati e i decisori aziendali (come i dirigenti di livello C e il consiglio) non hanno accesso alle informazioni e ai documenti di cui hanno bisogno quando ne hanno bisogno.

Le aziende hanno bisogno di una soluzione di governance digitale che sia in grado di gestire la gestione dei file aziendali e offra strumenti che consentano agli utenti di archiviare e condividere in modo sicuro documenti aziendali critici in un luogo sicuro e centralizzato.

In questo post, daremo un’occhiata a come ContractZen consente ai dirigenti di livello C e ai membri del consiglio di migliorare la gestione dei contratti e archiviare documenti aziendali importanti in modo sicuro ed efficiente.

Indice dei contenuti

• Cos’è ContractZen?
• Semplificare la gestione dei contratti all’interno dell’organizzazione
• Sfruttare un portale per riunioni moderno e completamente digitale
• Ottenere documenti firmati rapidamente con firme elettroniche
• Prezzi
• Conclusione

Cos’è ContractZen?

Fondata nel 2014, ContractZen è un servizio cloud B2B che offre un hub digitale tutto-in-uno per la governance aziendale.

Ecco una rapida panoramica delle funzionalità offerte da ContractZen:

• Gestione dei contratti. Ti consente di caricare, archiviare e gestire contratti da un luogo centralizzato.

• Gestione delle riunioni. Puoi facilmente pianificare riunioni, discutere l’agenda della riunione e gestire digitalmente l’intero processo di riunione.

• Dataroom. Offre dataroom virtuali sicuri per situazioni di audit in cui gli utenti possono condividere documenti con clienti o altre persone al di fuori dell’organizzazione, ad esempio per audit finanziari e fiscali.

• Firme elettroniche. Ti consente di ottenere documenti firmati rapidamente e in modo sicuro tramite soluzioni di firma elettronica integrate.

Semplificare la gestione dei contratti all’interno dell’organizzazione

Quando si tratta di questioni legali, il dilemma controllo contro velocità è notevolmente aggravato dalla mancanza di visibilità sui contratti. Pensala in questo modo: se non riesci ad accedere a documenti aziendali importanti, avrai meno controllo su situazioni come fusioni e acquisizioni.

Questa è una preoccupazione seria perché i contratti includono i termini del valore scambiato, quindi, se non puoi garantire il valore corretto per gli accordi, la tua azienda potrebbe perdere molti soldi.

Per cominciare, una migliore visibilità sui contratti ti consente di prevenire contratti in scadenza e rimanere aggiornato sulle scadenze. I diversi dipartimenti di un’azienda lavorano insieme per assicurarsi che tutti i passaggi necessari siano seguiti nel processo di gestione dei contratti.

Gestire i contratti diventa ancora più complesso se consideri altri fattori come più sedi, lingue e fusi orari. Inoltre, gestire i contratti manualmente può portare a errori umani, ritardi nei cicli di contratto e controllo limitato sul processo contrattuale.

Ecco perché è fondamentale per un’azienda essere in grado di controllare e monitorare centralmente le modifiche in tempo reale. Automatizzando le attività di gestione dei contratti, le aziende possono prevenire la formazione di silos informativi, migliorare il controllo e ridurre significativamente il tempo di creazione dei contratti.

Lo strumento drag-and-drop di ContractZen ti consente di importare rapidamente più file (inclusi documenti esistenti) nella soluzione basata su cloud tutto in una volta. Ti consente anche di inviare documenti via email, il che rende le cose incredibilmente facili per le aziende che operano da remoto, hanno filiali in più sedi o ricevono email con allegati che devono essere importati direttamente in una piattaforma di gestione dei contratti.

Con ContractZen, puoi impostare promemoria email automatici per i contratti informando i membri del team su date importanti in arrivo. Viene fornito con un sistema di tagging dei metadati integrato che crea cartelle dinamiche consentendoti di cercare rapidamente e accedere ai tuoi contratti.

L’implementazione dello storage basato su metadati di ContractZen ti consente di organizzare i documenti in base al tipo di informazioni che contengono.

Potrai utilizzare il tagging visivo dei contratti per impostare metadati e localizzare rapidamente il contratto che stai cercando. Ad esempio, se archivi diversi tipi di contratti – come licenze, NDA e affitti – puoi creare un tag separato per ciascuno di essi.

Un’organizzazione dei documenti basata su metadati ti aiuta anche ad accedere facilmente a tutti i documenti connessi, non solo ai contratti. Una volta che i tuoi documenti sono organizzati per tag di metadati, puoi collegare documenti correlati tra loro in più modi.

Di conseguenza, i membri del tuo team non dovranno inventare un modo per organizzare logicamente i documenti. Vale anche la pena menzionare che, con ContractZen, gli utenti possono postare commenti sui file e comunicare tra loro riguardo a diversi documenti invece di setacciare dozzine di thread email.

Sfruttare un portale per riunioni moderno e completamente digitale

ContractZen ti consente di gestire digitalmente chiamate di vendita, riunioni del consiglio e riunioni esecutive, aumentando la produttività lavorativa. Questo è utile per tutti i tipi di scenari di riunione aziendale, sia che si tratti di un’assemblea annuale degli azionisti o di una semplice demo di prodotto.

Il suo portale per riunioni ti dà accesso a un processo di riunione completamente digitale che si occupa di tutto, dalla pianificazione della riunione alla firma di contratti e documenti. Potrai creare rapidamente agende di riunione e verbali. ContractZen viene anche fornito con uno strumento di revisione che ti consente di raccogliere feedback dai partecipanti.

Inoltre, presenta un potente pianificatore di riunioni integrato che si occupa di trovare slot adatti per pianificare riunioni. In questo modo, non avrai bisogno di utilizzare uno strumento separato per pianificare riunioni aziendali. Ti consente anche di inviare inviti a riunioni con un solo clic e automatizzare i promemoria via email.

ContractZen ti consente di creare, dare priorità e seguire compiti e obblighi dopo che sono stati concordati durante le riunioni. Puoi facilmente condividere l’agenda della riunione e altri materiali con i membri del tuo team in modo sicuro.

Ecco alcuni dei principali vantaggi di una piattaforma di riunione completamente digitale per i dirigenti di livello C e i membri del consiglio:

2. Trovare e pianificare facilmente un orario di riunione che si adatti a tutti gli stakeholder

3. Consentire al consiglio di avere discussioni interne

4. Condividere l’agenda della riunione e i materiali in modo sicuro

5. Offrire strumenti che semplificano il lavoro dei membri del consiglio (come MeetingBook con strumenti di commento e annotazione personali)

6. Prendere appunti direttamente all’interno del portale

7. Organizzare senza sforzo il giro di commenti per la bozza dei verbali delle riunioni

8. Monitorare facilmente i compiti concordati durante le riunioni

9. Capacità di ricerca efficienti e complete

Utilizzando ContractZen, i dirigenti di livello C e i membri del consiglio possono facilmente contrassegnare le questioni discusse con parole chiave (tag) aiutando gli utenti a tracciare il processo decisionale in retrospettiva.

Ottenere documenti firmati rapidamente con firme elettroniche

Ecco alcuni dei motivi per cui è importante per i dirigenti di livello C ottenere documenti firmati elettronicamente:

• È più facile, veloce e sicuro. I clienti potranno firmare elettronicamente i documenti migliorando l’esperienza di acquisto, aiutandoti a vendere di più. Un sistema di firma completamente digitale aiuta anche i dirigenti o i membri del consiglio a firmare rapidamente e in modo sicuro i verbali delle riunioni.

• Chiudere affari più velocemente. Firmare elettronicamente ti consente di finalizzare affari senza dare una seconda possibilità ai tuoi concorrenti. In altre parole, una volta che un affare è firmato, puoi essere certo di aver assicurato la vendita.

• Può essere fatto in movimento. Firmare digitalmente significa che puoi utilizzare il tuo telefono o tablet invece di penna e carta. Quindi, anche se il tuo cliente non ha tempo di stampare e firmare, sarà comunque in grado di firmare su un dispositivo mobile.

ContractZen ti consente di collegare il tuo sistema di firma elettronica al tuo hub di gestione dei contratti. In questo modo, potrai facilmente inviare documenti per la firma e monitorare il loro progresso dal momento in cui vengono inviati fino a quando vengono firmati e archiviati nel tuo account.

Si integra con diversi servizi di firma elettronica, tra cui Assently, DocuSign, SignHere e Adobe Sign. Inoltre, le dataroom virtuali di ContractZen, l’amministrazione finanziaria, il portale del consiglio e le funzionalità di gestione delle riunioni supportano anche le integrazioni di firma elettronica.

ContractZen offre una ricerca full-text con capacità OCR. Quando un documento viene caricato su ContractZen, viene trasformato in informazioni testuali ricercabili. Di conseguenza, potrai semplicemente cercare ciò che stai cercando invece di sfogliare l’intero documento. Il sistema di tagging dei metadati per la firma e la gestione dei documenti funziona anche allo stesso modo.

Prezzi

Puoi iniziare con ContractZen a un prezzo accessibile di $9,50 per utente al mese (fatturato annualmente) che include:

• Gestione dei contratti

• Gestione delle riunioni

• Documenti finanziari e amministrativi

• Registro aziendale

• Dataroom virtuale

• eSignature

• 50 GB di spazio di archiviazione

• Numero illimitato di contratti

ContractZen offre anche una prova gratuita di 30 giorni a tutti i clienti. E, se hai più di 50 utenti nel team, puoi richiedere un preventivo. L’azienda offre anche sconti per organizzazioni non profit idonee.

Conclusione

ContractZen può aiutare i dirigenti di livello C e i membri del consiglio a migliorare i flussi di lavoro di gestione dei contratti e a condividere e archiviare documenti critici in modo sicuro. Viene fornito con funzionalità utili come la firma elettronica, la gestione delle riunioni completamente digitale, la gestione dei contratti e i promemoria email automatici.

Quali funzionalità cerchi in uno strumento di gestione dei contratti? Facci sapere commentando qui sotto.