Fai il lavoro velocemente con questi 14 strumenti

Durante la mia infanzia ho sempre sentito la frase “questo è il secolo della velocità”. Dopo aver superato il limite nel nuovo millennio, ho realizzato il suo significato e ho iniziato a ottimizzare il mio lavoro, indipendentemente dalla sua natura. Oltre alla disciplina, una mente concentrata e l’ambizione di rispettare le scadenze, una vasta gamma di strumenti mi ha aiutato nel corso degli anni. È tempo di rivelare e condividere quali applicazioni gli utenti comuni possono installare per completare il lavoro più velocemente, senza nemmeno dover mettere in discussione il tipo di lavoro e altri dettagli simili.

Sebbene un abile artigiano possa compiere miracoli senza i migliori strumenti, ho sempre trovato utile avere la mia collezione di applicazioni che possono ottimizzare il mio tempo di lavoro e aumentare l’efficienza. Quindi oggi discuteremo e presenteremo un insieme di programmi utili che possono farti risparmiare tempo mentre lavori.

Strumenti e app che aumentano l’efficienza lavorativa

Lo scopo di questa guida è massimizzare l’efficienza durante l’orario di lavoro e aiutare le persone a concentrarsi sul proprio lavoro, fornendo una bella suite di strumenti che possono svolgere alcune parti del tuo lavoro, in tempo record.

La musica può fare la differenza

GetWorkDoneMusic.com

La mia generazione è sempre stata appassionata di musica, ma quando è il momento di fare un lavoro serio, non c’è spazio per melodie casuali. Per mantenere una mente concentrata, avrai bisogno di una melodia classica lenta o di un ritmo veloce (l’ultimo funziona perfettamente per me). Uno degli strumenti per fornire tali vantaggi è GetWorkDoneMusic.com, un sito specializzato nella fornitura di musica efficiente per il lavoro.

L’interfaccia del sito è piuttosto semplice, hai un grande pulsante Play nella parte superiore destra dello schermo che scatena onde sonore serie una volta premuto. Puoi regolare la velocità del ritmo utilizzando i pulsanti Fast e Faster, mentre navighi tra le melodie con i pulsanti avanti e indietro. Il sito fornisce dettagli sull’aspetto generale della musica suonata, visualizzato attraverso onde sonore, e anche il nome e la durata del brano.

FITRadio

Un’altra alternativa interessante è FITRadio, un servizio progettato per coloro che amano allenarsi ma che eccelle anche in compiti più basilari, come il lavoro di un giorno normale. Questo è un po’ più ampio, richiedendo agli utenti di registrare prima un account, ma una volta superato questo ostacolo, è semplicemente brillante. Tutte le melodie presenti qui possono essere suddivise in diverse categorie (Top 40, House, Party, Rock, Hip Hop, Indie, ecc.) consentendo all’utente di scegliere solo il meglio.

In FITRadio, le canzoni vengono mixate quotidianamente da DJ rinomati, quindi la maggior parte delle melodie è fresca. Un altro aspetto interessante riguarda la mobilità, poiché il servizio è dotato di due applicazioni compatibili con Android e iOS.

Buffer: socializzare al momento giusto

Per coloro di noi che completano il lavoro nel bel mezzo della notte, condividere storie e attirare persone per condividerle con te non sarà fatto in modo efficiente a quell’ora. Le persone tendono ad essere più attive al mattino e durante l’orario lavorativo, quindi utilizzare strumenti come Buffer per programmare i tweet può rivelarsi un vero impulso. In poche parole, Buffer mette tutti i tuoi tweet in coda e li pubblica per tuo conto quando è più opportuno.

Sebbene sia stato inizialmente creato per Twitter, Buffer ha il vantaggio di supportare diverse piattaforme di social media, come Facebook e LinkedIn. Per utilizzare il servizio, dovrai creare un account Buffer speciale o registrarti utilizzando un account dei servizi supportati. Buffer può essere accessibile tramite il suo client desktop speciale o utilizzando la dashboard online, da un computer personale o uno smartphone / tablet.

MockFlow: disegna schizzi in un attimo

Artisti, designer, architetti e perché no, anche programmatori, sentono tutti il bisogno di presentare le proprie idee in breve tempo, ma anche con stile. MockFlow è una buona opzione per quando devi incontrare un possibile cliente e proporre un’idea al volo, proprio in caffetteria. Sebbene queste persone di solito abbiano qualcosa di preparato a casa, è sempre bello cambiare il design e fornire al cliente esattamente ciò che desidera.

Per quanto riguarda il servizio stesso, MockFlow può essere installato su un desktop normale e i progetti creati possono essere visualizzati anche in formati compatibili con dispositivi mobili come i tablet. L’applicazione può funzionare sia in modalità online che offline, fornendo accesso alle seguenti funzionalità:

• Design interattivi, con pagine che includono mappe del sito e link demo
• Numerosi componenti per cose varie come icone e una libreria per coloro che non trovano ciò di cui hanno bisogno
• Condivisione di progetti con altri designer semplice come condividere un link
• Esportazione di wireframe in formati HTML5 per una facile visualizzazione e condivisione
• Backup automatico dei progetti
• Definizione di strategie utilizzando il Visualizzatore della mappa del sito
• Integrazione completa con Google Apps

Tutti quelli inclusi sopra rappresentano solo un’anteprima dell’intero pacchetto, che può diventare davvero complesso per coloro che imparano a usarlo.

Teux Deux e Wunderlist: semplici liste di cose da fare

TeuxDeux Part Deux da TeuxDeux su Vimeo.

Personalmente non riesco a gestire il mio flusso di lavoro con le liste di cose da fare. Quando ricevi un numero elevato di compiti e realizzi che fare più cose contemporaneamente non è così facile come pensavi, hai bisogno di una base da cui puoi impostare e monitorare gli obiettivi. Mentre strumenti complicati sono ovunque sul mercato, a volte ho sentito il bisogno di qualcosa di semplice, come un foglio di carta e una penna virtuale, per seguirmi sempre. Bene, grazie a Teux Deux, i miei desideri sono stati esauditi.

In poche parole, Teux Deux si basa su un’applicazione basata su browser per creare liste di cose da fare che sono semplici, ma dall’aspetto fantastico. Per coloro che sono in viaggio la maggior parte del tempo, questo servizio ha anche un’applicazione per iPhone che funziona esattamente come il client principale stesso. Credeteci o no, gli sviluppatori si vantano persino che la loro creazione sia la 16ª invenzione più grande di tutti i tempi (Nutella è al 6° posto).

Un’altra alternativa sarebbe Wunderlist, una lista gratuita, elegante e semplice da usare specializzata in compiti. Questa applicazione ha un design di cui persino Steve Jobs sarebbe orgoglioso e una funzionalità che può aiutarti a lavorare più velocemente. Wunderlist offre organizzazione drag-and-drop, condivisione di compiti tramite e-mail, stampa, CloudApp e praticamente ogni servizio di social media.

L’applicazione è compatibile con la maggior parte dei sistemi operativi desktop e mobili, tra cui Windows, Mac OS X, Android, iOS, e viene anche fornita con una versione web per coloro che sono in movimento. Tutto questo gratuitamente.

Let’s Crate: condivisione rapida di file

Condividere file è una parte della nostra vita web quotidiana. Negli ultimi anni ho pensato che MegaUpload fosse il modo più semplice per farlo, ma dopo aver letto un po’ su Let’s Crate, ho cambiato idea. Tutto ciò che gli utenti devono fare è visitare il sito e trascinare i file nella cassa presente nella pagina principale. Dopo che il file è stato caricato nel cloud, potrai condividerlo utilizzando il link generato automaticamente. Tutto questo viene fatto dopo che gli utenti registrano un account, che è gratuito per il primo mese.

Coloro che desiderano ottenere un po’ di più da Let’s Crate possono registrarsi per un account Basic, Plus o Pro, ognuno con il proprio limite massimo di upload e funzionalità speciali. Le tariffe partono da $10/anno e tutti gli utenti ricevono un mese gratuito più una politica di cancellazione.

RescueTime: per zero distrazioni

Rimanere concentrati non è un lavoro facile. Mentre il mondo offline può essere facilmente silenziato utilizzando le cuffie giuste, Internet si è dimostrato essere una grande distrazione per molti di noi. Dopo aver letto una storia interessante in cui un blogger assunse qualcuno per schiaffeggiarlo ogni volta che trascorreva troppo tempo su Facebook e altre fonti distraenti, ho scavato un po’ e trovato uno strumento che può mantenerti concentrato, gratuitamente.

RescueTime è uno strumento che analizza quanto tempo stai sprecando online, invece di mettere realmente la tua mente al lavoro. Fondamentalmente, questo traccia tutto ciò che fai al computer e poi fornisce un grafico carino da cui puoi misurare la produzione. Funzionando in background, RescueTime misura quali applicazioni, siti web o documenti (opzionale) vengono utilizzati di più. Alla fine della giornata, verrà visualizzato un riepilogo delle tue attività, completo di percentuali e intervalli di tempo, in modo da poter poi prendere provvedimenti e disciplinarti.

Ecco un’anteprima delle funzionalità:

• Traccia automaticamente il tempo in applicazioni e siti web
• Imposta obiettivi e monitora i progressi verso di essi
• Invia riepiloghi settimanali tramite email per informare l’utente sulle attività svolte
• Traccia manualmente il tempo lontano dal computer (riunioni, telefonate, pasti, schizzi e altro) – versione Pro
• Blocca temporaneamente i siti web distraenti – versione Pro
• Imposta avvisi in tempo reale per annunciare i risultati di produttività – versione Pro

Come abbiamo accennato sopra, ci sono due versioni di questa applicazione: Lite e Pro. Mentre la prima è gratuita, la versione Pro costa $9/mese e viene fornita con un ampio set di funzionalità e dati più dettagliati per i grafici.

StickK: rispetta le scadenze, o paga

StickK è un sito web che aiuta le persone a rispettare le scadenze e completare i compiti utilizzando un contratto online e un arbitro. In poche parole, StickK può essere utilizzato per imporre conseguenze ogni volta che una scadenza, di qualsiasi natura, non viene rispettata. Il sistema è semplice, gratuito da usare e spinge le persone a completare i compiti, minacciando di svuotare il tuo conto bancario ogni volta che sei pigro.

Ad esempio, StickK può essere utilizzato da uno scrittore come motivazione per finire un libro. Lo scrittore deve prima definire l’obiettivo, stabilire le scommesse (di solito denaro e un conto per consegnare la somma in caso di perdita), il ritmo di misurazione (diciamo una settimana alla volta) e un arbitro (spesso un familiare o un amico). Alla fine di ogni settimana, l’arbitro deve confermare che hai scritto il numero programmato di pagine o il sito preleverà la somma di denaro utilizzata per scommettere. Quando il progetto è finito, tutti i soldi persi saranno consegnati al conto utilizzato quando si definivano le scommesse. Piuttosto interessante, vero?

Bene, sebbene StickK possa essere configurato per qualsiasi obiettivo, si è dimostrato più utile in situazioni a lungo termine e con l’aiuto di un arbitro obiettivo. Sebbene il sistema possa essere configurato senza alcun arbitro, ti consigliamo vivamente di sceglierne uno.

Write Space: parole in movimento

Write Space è un’estensione di Google Chrome che può essere utilizzata da coloro che non amano i processori di testo ma hanno comunque bisogno di una piattaforma su cui scrivere, il più semplice possibile. Bene, grazie a questo piccolo pezzo di software, ora puoi scrivere un rapido articolo per il blog o persino prendere appunti da un terminale desktop, purché abbia installato il browser di Google. Oltre alla semplicità e alla rapidità, ci sono anche una serie di funzionalità che possono aiutarti a completare i compiti più velocemente:

• Modalità a schermo intero per ridurre al minimo le distrazioni e opzioni per cambiare sfondo, caratteri, ecc.

• Funzione di salvataggio automatico persistente che salva il documento ogni volta che viene premuto un tasto
• I dati vengono salvati localmente sul computer e non su un server esterno, quindi non dovrai preoccuparti della sicurezza o della privacy
• Statistiche del documento in tempo reale che mostrano il conteggio delle parole e altri fatti direttamente nella pagina stessa, senza aprire menu aggiuntivi

Google Drive

Sì, il cloud è anche un modo per completare il lavoro rapidamente. Personalmente utilizzo circa 4-5 terminali a settimana e l’unico modo per preservare il mio lavoro mentre cambio posizione è attraverso l’uso del cloud. Tutto viene fatto rapidamente, ci sono sempre backup e anche se viaggio in una posizione completamente nuova e ho bisogno di fare del lavoro, il cloud è solo a pochi clic di distanza.

Sebbene ci siano numerose opzioni in questo elenco, tra cui DropBox, SkyDrive, iCloud e molte altre, ho scelto Google Drive principalmente per la sua semplicità e flessibilità. Tutto ciò di cui hai bisogno per utilizzare il cloud di Google è un account Gmail, un client desktop o un browser e voilà: file ovunque. Per riassumere, Google offre a ogni utente un massimo di 5 GB di spazio di archiviazione che può essere utilizzato su qualsiasi computer personale (Windows, Chrome OS e Mac) o anche su dispositivi mobili (iOS, Android). Una delle migliori parti è che questo limite include solo i file conservati all’interno del cloud stesso e qualsiasi traffico effettuato tra i dispositivi è gratuito.

Dopo aver utilizzato Google Drive per circa due mesi, l’ho trovato estremamente semplice e diretto. Hai un account Google, scarichi un client desktop e questo è tutto. Un’icona dall’aspetto gradevole apparirà sul desktop e tutto ciò che si trova all’interno di questa cartella speciale sarà sincronizzato su tutti i dispositivi.

Tutti i trasferimenti vengono eseguiti rapidamente e l’applicazione stessa informa gli utenti quando qualcosa di brutto è successo con il processo di sincronizzazione e quando tutto è come dovrebbe essere. Inoltre, Google Drive è diventato anche la prima opzione di archiviazione per molti servizi Google, come Docs, Picasa e Gmail.

Per coloro che hanno bisogno di un po’ più di spazio, Google offre 25 GB per $2.49/mese, 100 GB per $4.99 e fino a 16 TB di spazio per chiunque voglia mantenere la propria collezione di film privata online.

FreeEditor: apri qualsiasi tipo di file

Mentre sono passati solo pochi giorni da quando abbiamo presentato questo gioiellino, non avrei potuto finire questo post senza FreeEditor. Questo piccolo pezzo di software può aprire oltre 100 diversi tipi di file, coprendo principalmente documenti, immagini, video, file codificati e persino file di configurazione di Windows stesso. È una meraviglia, te lo dico.

Oltre ad essere compatibile con quasi tutti i tipi di file che utilizzerai mai, FreeEditor viene anche fornito con alcuni strumenti utili come un convertitore integrato, un correttore ortografico e effetti per immagini – tutto gratuitamente. Per ulteriori informazioni, visita la nostra introduzione dettagliata.

Slices e TweetDeck

Sebbene la maggior parte delle persone socializzi tramite Facebook, quando si tratta di completare il lavoro mi piace credere che Twitter abbia il suo spazio sul podio. Dal mio punto di vista, Twitter è un luogo per trovare informazioni fresche e utili, purché tu rimuova i detriti – un compito ben svolto da Slices e TweetDeck.

Per cominciare, Slices è un client Twitter ben progettato che aiuta gli utenti a classificare le fonti in diverse categorie, proprio come fanno le semplici liste di Twitter. A differenza dell’opzione ufficiale, Slices offre una vasta gamma di funzionalità interessanti, un ottimo design e un’interfaccia molto reattiva. Abbiamo esaminato il software in dettaglio un paio di giorni fa, quindi potresti essere interessato a saperne di più.

La seconda opzione è TweetDeck, forse il client Twitter più utilizzato di tutti i tempi. Dopo che Twitter stesso ha acquistato l’applicazione nel maggio 2011, le cose sono andate un po’ alla deriva, ma questo client rimane comunque una buona opzione per le persone veloci, che utilizzino Twitter o Facebook. Utilizzare questo strumento ti dà accesso a più accessi a account, definendo più colonne che contengono tweet e condivisioni in tempo reale, creazione di liste, programmazione e molto altro.