Gmail Archivia vs Elimina: Qual è la Differenza e Quando Usarli

Mastering Gmail è tra le competenze fondamentali che dovresti acquisire, poiché rende la gestione del tuo flusso di lavoro molto più facile. Con un sacco di suggerimenti e trucchi a disposizione, dovresti essere chiaro sulle cose semplici prima. Un aspetto di questo è archiviare o eliminare un’email, che molte persone tendono a confondere.

Se non hai idea di dove sia finita l’email dopo averla archiviata o non sei sicuro di quando dovresti eliminare un’email invece di archiviarla, resta con noi mentre esploriamo in dettaglio Gmail archivia vs elimina. Iniziamo!

Cosa Fa Archiviare un’Email?

Per cominciare, cosa fa archiviare un’email? Se hai mai archiviato accidentalmente un’email sul tuo telefono grazie alle azioni di scorrimento preimpostate, sai che scompare dalla posta in arrivo. L’archiviazione fa esattamente questo, ma la mail viene collocata sotto Tutte le email invece di scomparire. Lo stesso accade quando archivi un’email su un desktop.

L’obiettivo principale di archiviare qualcosa è metterlo via dalla sezione principale ma tenerlo comunque da qualche parte per riferimento futuro. In questo caso, archiviare un’email la rimuoverà dalla tua posta in arrivo principale e la metterà dove si trovano tutte le tue email. Il principale vantaggio di farlo è quello di liberare la tua casella di posta e concentrarti sulle email di maggiore priorità.

Inoltre, se ti chiedi cosa succede alle email archiviate quando c’è un’email di follow-up o una risposta, essa viene spostata di nuovo nella tua casella di posta principale in modo da poter tornare in carreggiata. Detto ciò, ecco come puoi archiviare un’email sul tuo smartphone o PC –

Per Smartphone

1. Apri l’app Gmail sul tuo smartphone.
2. Tieni premuto l’email che desideri archiviare. Puoi selezionare più email se lo desideri.
3. Tocca il pulsante di archiviazione dal menu in alto, come mostrato nell’immagine qui sotto.
4. Inoltre, se non hai modificato le funzioni di scorrimento, puoi scorrere a sinistra o a destra su qualsiasi email e rilasciare il dito per archiviare automaticamente l’email.
   

Segui i passaggi qui sotto per accedere alle tue email archiviate o per disarchiviarle.

1. Apri l’app Gmail sul tuo smartphone.
2. Tocca l’icona del menu hamburger (☰) nell’angolo in alto a sinistra.
3. Scorri verso il basso e seleziona Tutte le email. Troverai le tue email archiviate insieme a tutte le altre email presenti nella tua posta in arrivo.
4. Se desideri disarchiviare un’email, tieni premuto su di essa e fai clic sull’icona del menu kebab (⁝) nell’angolo in alto a destra.
5. Tocca su Sposta nella posta in arrivo per disarchiviare l’email selezionata.
   

Per Desktop/PC

1. Accedi alla tua posta in arrivo di Gmail visitando qui.
2. Seleziona la casella di controllo accanto alle email che desideri archiviare.
3. Fai clic sull’opzione di archiviazione dalla barra degli strumenti, come mostrato qui sotto.
   

Per accedere alle tue email archiviate –

1. Accedi alla tua posta in arrivo di Gmail visitando qui.
2. Seleziona il menu a discesa sul lato sinistro della tua posta in arrivo.
3. Inserisci Tutte le email, dove puoi trovare tutte le tue email archiviate.
   
4. Seleziona la casella di controllo accanto alle email che desideri disarchiviare e fai clic sull’opzione Sposta nella posta in arrivo, come mostrato qui sotto.
   

Inoltre, puoi anche creare filtri per archiviare automaticamente un’email. Per farlo,

1. Accedi alla tua posta in arrivo di Gmail visitando qui.
2. Seleziona l’icona delle impostazioni dalla barra degli strumenti in alto e fai clic su Vedi tutte le impostazioni.
   
3. Passa a Filtri e indirizzi bloccati dal pannello superiore e seleziona Crea un nuovo filtro.
   
4. Compila i parametri come preferisci. Puoi aggiungere l’indirizzo email del mittente, la dimensione dell’allegato o parole specifiche che attiverebbero il filtro. Fai clic sull’opzione Crea filtro dopo aver compilato i parametri necessari.
   
5. Seleziona Salta la posta in arrivo (Archiviala) nella successiva finestra di dialogo.
   

Cosa Fa Eliminare un’Email?

Nessun punto extra per indovinare questo – eliminare un’email fa esattamente ciò che significa, ma in modo leggermente diverso. Anche se potresti già saperlo, eliminare un’email non la rimuove istantaneamente. Invece, mette l’email nel cestino e viene eliminata 30 giorni dopo. Quindi, non farti prendere dal panico la prossima volta che premi accidentalmente il pulsante di eliminazione.

Mentre l’email è nel cestino, puoi ripristinarla completamente con un clic di un pulsante. Sfortunatamente, l’altro modo non è possibile a meno che tu non abbia un backup di tutte le tue email, il che non è qualcosa che molte persone fanno. Tuttavia, ecco come puoi eliminare un’email sul tuo smartphone o desktop –

Per Smartphone

1. Apri l’app Gmail sul tuo smartphone.
2. Tieni premuto l’email che desideri eliminare. Puoi selezionare più email se lo desideri.
3. Tocca l’icona del cestino dalla barra degli strumenti in alto.
   

Puoi anche impostare le funzioni di scorrimento per eliminare un’email con il semplice scorrimento di un dito. Ecco come puoi impostare le azioni di scorrimento nell’app mobile di Gmail –

1. Apri l’app Gmail sul tuo smartphone.
2. Tocca l’icona del menu hamburger (☰) nell’angolo in alto a sinistra.
3. Scorri verso il basso e vai su Impostazioni.
4. Seleziona Impostazioni generali dalla pagina successiva.
5. Scorri verso il basso e tocca su Azioni di scorrimento email.
6. Puoi configurare gli scorrimenti a sinistra e a destra premendo l’opzione Cambia accanto a loro.
   

Per accedere al cestino per ripristinare o eliminare un’email in modo permanente, ecco cosa devi fare –

1. Apri l’app Gmail sul tuo smartphone.
2. Tocca l’icona del menu hamburger (☰) nell’angolo in alto a sinistra.
3. Scorri verso il basso e seleziona Cestino.
4. Tieni premuto l’email che desideri ripristinare e tocca l’icona del menu kebab (⁝) nell’angolo in alto a destra.
5. Fai clic su Sposta in dal menu a discesa.
6. Sposta l’email in qualsiasi posizione di tua scelta per ripristinare l’email.
7. Per eliminare permanentemente tutte le email presenti nel cestino, tocca su Svuota cestino ora.
   

Per Desktop/PC

1. Accedi alla tua posta in arrivo di Gmail visitando qui.
2. Seleziona la casella di controllo accanto alle email che desideri eliminare.
3. Fai clic sull’icona del cestino dalla barra degli strumenti, come mostrato qui sotto. In alternativa, puoi anche selezionare l’icona del cestino accanto all’email rispettiva per eliminarla rapidamente.
   

Per accedere alle tue email eliminate per ripristinarle o eliminarle permanentemente,

1. Accedi alla tua posta in arrivo di Gmail visitando qui.
2. Seleziona il menu a discesa sul lato sinistro della tua posta in arrivo.
3. Inserisci Cestino dal menu, dove puoi trovare tutte le tue email eliminate.
   
4. Seleziona la casella di controllo accanto alle email che desideri eliminare o ripristinare.
5. Per ripristinare l’email selezionata, seleziona l’icona Sposta in come mostrato qui sotto e fai clic su qualsiasi posizione di tua preferenza.
   
6. Per eliminare l’email selezionata, seleziona Elimina per sempre dalla barra degli strumenti in alto. In alternativa, puoi fare clic sull’opzione Svuota cestino ora per svuotare immediatamente il cestino.
   

Inoltre, puoi anche creare un filtro per eliminare un’email prima di vederla. Il processo di creazione di filtri per eliminare un’email in arrivo è lo stesso di quello menzionato sopra per archiviare un’email. L’unica modifica è selezionare Eliminala nell’ultimo passaggio invece di Salta la posta in arrivo (Archiviala).

Archivia vs Elimina: Cosa Dovresti Fare?

Per rispondere alla domanda, archiviare ed eliminare hanno casi d’uso diversi, tanto che non puoi fare affidamento su un’azione sola. Secondo la nostra raccomandazione, è meglio archiviare un’email se senti la necessità di essa in futuro. Potrebbe essere un’email che ti aspetti di ricevere un follow-up in futuro, email ufficiali che ritieni siano necessarie per riferimento futuro, email contenenti allegati essenziali, o per sistematizzare la tua posta in arrivo principale. In tutti questi casi, archiviare ha molto più senso che eliminare.

Eliminare ha anche le sue possibilità, ecco i suoi casi d’uso. Poiché non c’è ritorno se elimini un’email, dovresti prendere questa decisione solo se l’email è completamente ridondante. Ad esempio, messaggi di spam, email promozionali e altre email simili dovrebbero essere eliminate immediatamente. Eliminare email è anche il modo migliore per liberare spazio e fare spazio per nuove email. Eliminare è uno dei modi più efficaci per liberare spazio di archiviazione nel tuo account Google e dovrebbe essere fatto di tanto in tanto per le email più vecchie.

Gestisci Meglio la Tua Posta in Arrivo

Ora che sai tutto su come archiviare ed eliminare un’email, dovresti essere in grado di organizzare meglio la tua posta in arrivo. Come regola generale, se l’email è importante, archiviare ha più senso che eliminarla. Ma, se un’email è così poco importante che non la apriresti nemmeno, eliminarla è una scelta molto migliore per mantenere la tua posta in arrivo pulita e il tuo spazio di archiviazione dell’account Google libero da spazzatura indesiderata. Inoltre, se non vuoi prendere la questione nelle tue mani, puoi sempre creare filtri. Buon invio di email!