Come ho reso la mia lista di cose da fare settimanale in Notion più divertente e meno stressante

Non mi definirei un guru della produttività, ma ho testato centinaia di app per la produttività, comprese le app per le liste di cose da fare. Tuttavia, ho scoperto che le app standard per le liste di cose da fare sono facili da usare ma spesso mancano di flessibilità e seguono un modello fisso per la gestione dei compiti che potrebbe non soddisfare tutte le tue esigenze. Inoltre, le app per le liste di cose da fare più popolari che ho utilizzato hanno funzionalità limitate nella versione gratuita, e funzionalità essenziali come compiti ricorrenti e promemoria sono spesso dietro un muro di pagamento.

A causa di queste limitazioni, alcuni mesi fa, ho abbandonato tutte le mie app per le liste di cose da fare e sono passato a Notion per tenere traccia dei miei compiti. E indovina un po’? È stata la migliore decisione che abbia mai preso nella mia vita. Ci sono molte ragioni per questo, ma soprattutto, la flessibilità di Notion mi ha permesso di progettare un sistema di lista di cose da fare più efficiente e personalizzato che semplifica la gestione dei compiti, dà priorità ai compiti più importanti e tiene traccia di tutti i compiti in un unico posto.

In questa guida, imparerai come ho utilizzato Notion per impostare il tracker di lista di cose da fare più efficiente e aiutarti a progettare la tua configurazione della lista di cose da fare che soddisfi le tue esigenze o combinare tutti i tuoi compiti in un unico posto e rendere i tuoi compiti quotidiani e senza stress.

Come funziona Notion?

Se non hai mai sentito parlare di Notion prima, è uno strumento di workspace tutto-in-uno che ti consente di prendere appunti, organizzare dati e visualizzarli, collaborare con il tuo team, creare compiti e gestirli in un unico posto.

Più di una semplice lista di cose da fare, puoi utilizzare Notion come strumento di gestione progetti per il tuo lavoro professionale, prendere appunti, archiviare articoli, tenere traccia delle tue finanze, pianificare eventi e altro ancora. La cosa più importante è che un account personale di Notion ti consente di creare e archiviare pagine illimitate gratuitamente.

Fondamentalmente, in Notion, tutto funziona su pagine. Puoi creare pagine e aggiungere diversi elementi alla pagina, come intestazioni, immagini e tabelle, e persino creare database o importarli da altre pagine. Puoi collegare database da altre pagine e filtrarli, connetterti tra le pagine e altro ancora. Per gli individui, Notion è gratuito da usare senza alcun limite di pagine e ti consente anche di collaborare e lavorare in tempo reale con il tuo team.

Tuttavia, Notion ha limiti nel piano gratuito per i team. Puoi visualizzare tutti i vantaggi e le limitazioni del team su questa pagina di Prezzi di Notion. In questo caso, se desideri creare una lista di cose da fare insieme al team o ai genitori, puoi aggiungerli al tuo workspace come ospiti o invitarli nel tuo team.

Nel piano gratuito, puoi invitare fino a 10 ospiti e controllare l’accesso a loro individualmente. Se desideri di più, puoi optare per il piano Plus, che consente fino a 100 ospiti, o il piano Business, che può consentire fino a 250 ospiti.

Poiché il nostro focus è principalmente sulla lista di cose da fare in questo post, un piano gratuito con supporto per dieci ospiti è più che sufficiente se desideri creare una lista di cose da fare per te stesso o con il tuo partner o un team di meno di dieci persone.

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Principi che ho seguito per creare una migliore lista di cose da fare

Creare una lista di cose da fare in Notion da solo non ti rende senza stress. Per farlo, ho seguito molti altri principi per creare una versione migliore delle liste di cose da fare con l’aiuto di Notion.

Ho letto molti libri su come gestire i compiti in modo efficiente e rendere i compiti senza stress e divertenti. Gli esperti condividono molti principi e strategie. Ho applicato questi principi per creare una versione migliore delle liste di cose da fare.

Uno di questi principi è Getting Things Done di David Allen. L’autore afferma che il nostro cervello non è fatto per memorizzare compiti, ma piuttosto per elaborarli. Utilizzando questo principio, scarico qualsiasi idea o compito in sospeso che mi viene in mente in Notion. Per una migliore organizzazione, li etichetto e li organizzo.

Successivamente, chiarisco i compiti. Invece di scrivere i compiti in modo vago, ad esempio, invece di compiti che dicono “Leggi per 20 minuti”, scrivo compiti azionabili con informazioni dettagliate e azionabili, come ‘Leggi 20 pagine del libro Getting Things Done’.

Allo stesso modo, suddivido i grandi compiti in sotto-compiti azionabili. Ad esempio, supponiamo che stia pianificando una vacanza e voglia fare delle cose in anticipo, come pianificare i voli, richiedere un permesso, prenotare hotel, creare un elenco di luoghi da visitare e altro ancora. In tal caso, elenco tutti gli elementi azionabili sotto il compito principale e poi faccio ogni compito ogni singolo giorno.

In questo modo, posso vivere senza stress sapendo esattamente cosa sto facendo senza procrastinare o preoccuparmi dei compiti che intasano la mia casella di posta senza avere idea di cosa fare dopo. Posso rivedere tutti i miei compiti e crearli e aggiungerli ai compiti.

Successivamente, utilizzo la Matrice di Eisenhower per dare priorità ai compiti in base alla loro urgenza e importanza. Supponiamo che tu non abbia mai sentito parlare di questa matrice prima; fondamentalmente, utilizzando questo principio, do priorità ai compiti in base all’importanza e all’urgenza, il che può aiutarmi a concentrarmi su compiti che hanno un alto impatto e ridurre il tempo speso su compiti a bassa priorità.

La matrice è divisa in quattro categorie, che includono:

• Compiti Urgenti e Importanti: Questi compiti richiedono la mia attenzione immediata e dovrebbero essere svolti subito.
• Compiti Non Urgenti ma Importanti: Questi sono importanti ma non richiedono la mia attenzione immediata.
• Compiti Urgenti ma Non Importanti: Questi richiedono un’azione immediata ma non sono importanti per i miei obiettivi a lungo termine. Se possibile, delego questi compiti per risparmiare tempo e risorse.
• Compiti Non Urgenti e Non Importanti: Questi sono compiti che sprecano tempo e che devo eliminare dalla mia lista di cose da fare.

Come utilizzo Notion come il mio strumento efficiente per la lista di cose da fare

La flessibilità di Notion mi consente di creare una lista di cose da fare efficiente che aderisca a tutti questi principi. Ci sono diversi modi per creare una lista di cose da fare in Notion.

Puoi utilizzare una singola pagina per gestire tutti i tuoi compiti, come scaricare le tue idee in Notion per liberare la tua mente, trovare compiti importanti utilizzando la Matrice di Eisenhower e infine suddividere i grandi sotto-compiti in passi azionabili e creare la tua lista di cose da fare finale.

Puoi anche separare questi processi in pagine diverse e utilizzare dati importati per importare compiti. Questo rende una singola pagina meno ingombra ma richiede più sforzo per gestire e destreggiarsi tra più pagine.

Per la mia lista di cose da fare, ho creato tutti questi compiti su una singola pagina. Mi dà il controllo completo sul compito e rende facile trovare compiti in sospeso, imminenti e in corso in un unico posto. Tuttavia, come ho detto, puoi creare una lista di cose da fare in Notion in base alle tue preferenze.

Come creare un tracker di lista di cose da fare in Notion

Puoi creare un tracker di lista di cose da fare utilizzando l’app web di Notion o l’app mobile. Notion ha anche app dedicate per Mac e Windows. Poiché ci stiamo concentrando su più compiti, ti consiglio di utilizzare la versione desktop per una migliore visibilità e un migliore multitasking. Una volta impostato un tracker di lista di cose da fare, puoi utilizzare l’app mobile di Notion per gestire tutti i tuoi compiti.

Puoi duplicare il mio modello di lista di cose da fare per gestire tutti i tuoi compiti in modo efficiente. Apri la pagina, fai clic sull’icona di copia nell’angolo in alto a destra dello schermo e seleziona duplica. Se non hai effettuato l’accesso con il tuo account Notion, desideri duplicarlo, quindi il mio modello di lista di cose da fare verrà duplicato.

1. Scarica tutti i tuoi compiti in un unico posto

Nella prima tabella dei compiti, libera la tua mente scaricando tutti i tuoi compiti e le cose da fare in un unico posto. Fondamentalmente, l’idea è di liberare la tua mente memorizzando tutti i tuoi pensieri in Notion. Questo può aiutarti a rimuovere lo stress mentale.

Una volta che hai tutti i compiti in ordine, classificali in base a ciò che conta di più. Puoi utilizzare una Matrice di Eisenhower per classificarli in base alle tue preferenze. Puoi classificarli come importanti o non importanti e urgenti o non urgenti.

2. Classifica i compiti in base alle tue esigenze

In base al principio sopra, i tuoi compiti sono automaticamente divisi in categorie Fai prima, Pianifica, Delega ed Elimina. In base a questo, puoi pianificare la tua giornata. In questo modo, puoi concentrarti sui compiti più importanti e preziosi che aggiungono reale valore invece di spendere il tuo tempo su compiti che non aggiungono valore.

3. I compiti finali sono pronti

Infine, nella tabella finale, i tuoi compiti importanti. Qui, puoi utilizzare il principio Eat that Frog per completare i compiti più importanti, così come il Principio di Pareto per trovare i compiti più preziosi.

I compiti elencati nella tabella finale della lista di cose da fare provengono solo dalla categoria importante e urgente per portare di più e avere la maggior parte dell’impatto. Puoi anche personalizzare la tabella per includere compiti programmati e un elenco di compiti raccomandati da eliminare nella tabella in base alle tue preferenze. Per aiutarti a concentrarti sui compiti più importanti, ho incluso solo i compiti più importanti e urgenti.

Nella lista delle cose da fare, puoi tenere traccia del compito per il giorno o la settimana. Puoi trascinare e rilasciare e spostare i compiti nella sezione di avanzamento, e quando finalmente finisci, puoi spostarlo in Fatto quando il tuo compito è completato. Qui vedrai tutti i compiti che hai completato. Se vuoi, puoi rimuoverli completamente dall’elenco.

Utilizzando questo approccio, puoi utilizzare Notion per una gestione dei compiti senza stress e anche concentrarti sui compiti più importanti che aggiungono reale valore. Se trovi questo approccio scomodo, ho anche condiviso un semplice modello standard che puoi utilizzare per creare un tracker di lista di cose da fare semplice come le app standard per le liste di cose da fare.

Ho condiviso i passaggi dettagliati qui sotto. Tuttavia, ti chiedo vivamente di utilizzare il mio modello di lista di cose da fare per creare compiti più significativi. Infatti, puoi anche aggiungere automazione per rendere i compiti più divertenti aggiungendo ricompense alla tua lista di cose da fare, aggiungendo tempo e guadagnando ricompense. Questo sarà un compito più complesso; tuttavia, hai ancora la flessibilità di Notion. Inoltre, non devi seguire il modello standard che ho condiviso. Puoi personalizzarlo in base alle tue preferenze.

Come creare una semplice lista di cose da fare in Notion

Per semplificare ulteriormente, puoi creare tre tipi di liste di cose da fare in Notion. Prima di tutto, puoi creare una semplice lista di cose da fare utilizzando tabelle o punti elenco in Notion, che si adatta principalmente agli utenti di base che vogliono solo un’app per la lista di cose da fare che abbia un elenco di compiti e poi li segni come completati quando finiti.

Successivamente, puoi creare app avanzate per le liste di cose da fare utilizzando funzionalità avanzate in Notion. Puoi anche collaborare con il tuo partner o team, connetterti con strumenti esterni come Slack e Google Drive (la versione gratuita supporta solo strumenti limitati), integrare il calendario più recente di Notion con le tue liste di cose da fare, creare più visualizzazioni come elenchi, bacheche, timeline in base alla tua visualizzazione preferita dei compiti, utilizzare la ricerca avanzata, aggiungere filtri a compiti specifici, aggiungere risorse e creare note per compiti individuali per maggior contesto, impostare scadenze e promemoria personalizzati, e altro ancora.

Infine, puoi creare liste di cose da fare utilizzando modelli pre-costruiti per le liste di cose da fare in Notion, che sono più adatti sia per utenti semplici che avanzati che non vogliono crearli manualmente. La parte migliore è che puoi iniziare con un modello e personalizzarlo in base alle tue esigenze.

Inoltre, puoi convertire e cambiare le liste di cose da fare da un formato all’altro. Ad esempio, puoi convertire una semplice lista di cose da fare in una lista di cose da fare avanzata aggiungendo più funzionalità, promemoria e tutte le funzionalità avanzate.

Creare una semplice lista di cose da fare in Notion:

1. Per creare un’app semplice per la lista di cose da fare, apri Notion e fai clic su Crea Pagina nella barra laterale in alto a sinistra.
   
2. Ora, inserisci il titolo; puoi chiamarlo come lista di cose da fare o un nome preferito.
3. Per renderlo attraente, passa il mouse sul titolo, e in alto vedrai le seguenti opzioni: aggiungi un’icona, aggiungi una copertura e aggiungi un commento. Puoi aggiungere elementi extra per dargli il miglior aspetto. Puoi fare clic sull’icona per aggiungere un’icona alla pagina e aggiungere una copertura per aggiungere una foto di copertura. Notion ha alcune foto di copertura davvero uniche integrate; puoi utilizzare quelle o aggiungere le tue.
   
4. Ora, per creare la lista principale di cose da fare, qui puoi utilizzare sia il database che la tabella. Per mantenerlo semplice, puoi utilizzare l’elemento pre-costruito della lista di cose da fare di Notion per aggiungere e contrassegnare i compiti. Se hai bisogno di funzionalità extra per la lista di cose da fare, devi creare un database.
5. Per creare una semplice lista di cose da fare, fai clic su spazio e poi inserisci /to-do e seleziona la lista di cose da fare dall’elenco delle opzioni.
   
6. Se desideri creare qualcosa di più avanzato, inserisci / e poi digita database e aggiungi il database.
7. Una volta creato un database, rinominalo nella prima colonna in ‘ Nome Compito ‘ e poi crea un compito.
8. Fai clic sul più per aggiungere una colonna, e qui puoi aggiungere etichette per impostare le priorità per il compito. Puoi aggiungere numeri di priorità in base alle tue preferenze.
   
9. Successivamente, puoi aggiungere la colonna di stato per tenere traccia dello stato dei compiti, se sono stati completati o in sospeso.
10. Successivamente, fai clic di nuovo sul più, seleziona ‘ Data di Scadenza ‘ dall’elenco e aggiungi una data di scadenza. Puoi anche impostare promemoria. Attiva l’interruttore accanto al promemoria per impostare l’ora in cui desideri essere avvisato.

Se tutto funziona bene per te, una lista di cose da fare creata utilizzando Notion sarà un cambiamento radicale per te. Sarà più efficiente di qualsiasi lista di cose da fare; sai esattamente dove stai andando, tieni traccia dei tuoi compiti imminenti e in corso in un unico posto e organizzi tutti i tuoi compiti in un unico posto.

Mi ha aiutato a pianificare la mia giornata in modo più efficiente e anche a concentrarmi sul compito più importante che porta valore.

Tuttavia, Notion non è perfetto; ha limitazioni, come essere complesso per i principianti, non supportare compiti ricorrenti e non essere progettato come una lista di cose da fare. Tuttavia, utilizzando Notion, posso impostare il tracker di lista di cose da fare più efficiente che mi ha aiutato ad aumentare la mia produttività. Spero che lo faccia anche per te. Se hai problemi durante l’impostazione, commenta qui sotto.

FAQ sull’utilizzo di Notion come tracker di lista di cose da fare

1. Posso accedere alla mia lista di cose da fare di Notion su più dispositivi?

Sì, Notion è disponibile su tutte le principali piattaforme, inclusi Mac OS e Windows. È anche disponibile sul web e si sincronizza con diversi dispositivi in tempo reale.

2. C’è una curva di apprendimento per utilizzare Notion, specialmente per i principianti?

Se sei un principiante, potrebbe sembrare opprimente all’inizio, ma nel tempo diventa facile se ti familiarizzi con lo strumento. Il team di Notion ha una guida dettagliata per i principianti su come utilizzare Notion. Puoi guardarli.

3. Quanto è sicuro il mio dato su Notion?

Notion cripta i dati memorizzati sulla piattaforma. Tuttavia, a causa della sua apertura, ti consiglio vivamente di evitare di memorizzare informazioni sensibili nelle pagine di Notion, poiché chiunque acceda al tuo account Notion può visualizzare tutti i tuoi dettagli senza richiedere alcun tipo di autenticazione.

4. Posso collaborare con altri sulla mia lista di cose da fare di Notion gratuitamente?

Nella versione gratuita, puoi invitare fino a 10 ospiti nel tuo workspace e condividere e collaborare con loro sui compiti in tempo reale.

5. Posso utilizzare Notion offline per gestire i miei compiti?

Notion funziona offline senza problemi; puoi tenere traccia e aggiungere liste di cose da fare offline. Tuttavia, hai bisogno di una connessione internet per sincronizzare i dati con altri dispositivi e collaborare.