I 15 migliori suggerimenti e trucchi di Microsoft Teams che dovresti conoscere

In questi tempi difficili, quando i paesi affrontano il lockdown e le organizzazioni chiedono ai propri dipendenti di rimanere a casa e lavorare da remoto, può essere un po’ difficile prendere piede e concentrarsi sugli sviluppi del proprio lavoro. Tuttavia, grazie a una serie di app e servizi, come le app di videoconferenza e gli strumenti di collaborazione remota, questa esperienza può essere semplificata fino a un certo punto. Una di queste app è Microsoft Teams, che è una piattaforma di collaborazione e comunicazione unificata per consentirti di connetterti con i membri del tuo team e lavorare insieme a un progetto. Quindi, se sei nuovo nell’app, o anche se l’hai usata per tutto questo tempo, ecco alcuni suggerimenti e trucchi di Microsoft Teams che dovresti conoscere per ottenere il massimo dal servizio.

1. Cambia il tuo sfondo

Se stai lavorando da casa, è possibile che non ogni angolo della tua casa sia adatto per le videochiamate. Ma con Teams, questo non dovrebbe essere un problema. A quanto pare, puoi cambiare il tuo sfondo durante una riunione per nascondere i tuoi dintorni disordinati sullo sfondo. Tuttavia, al momento, Microsoft Teams supporta solo gli sfondi predefiniti. Per aggiungere uno sfondo, durante una videochiamata, premi il pulsante ellissi (tre punti) e seleziona Mostra effetti di sfondo. Vedrai il menu delle impostazioni di sfondo sul lato destro con un elenco di sfondi predefiniti. Da qui, seleziona uno sfondo e premi il pulsante Anteprima per visualizzarlo con le tue impostazioni. Per impostarlo come tuo sfondo, selezionalo e premi il pulsante Applica.

Inoltre, oltre a cambiare il tuo sfondo, puoi anche attivare la funzionalità Sfocatura dello sfondo durante le riunioni di videoconferenza per nascondere il tuo sfondo. Per questo, mentre sei in una riunione, premi il pulsante ellissi (tre punti) per svelare ulteriori azioni e seleziona Sfoca il mio sfondo.

2. Usa il lettore immersivo

Quando devi passare attraverso molto testo tra diverse conversazioni, a volte può essere un compito piuttosto noioso. Fortunatamente, il Lettore Immersivo di Microsoft può farti risparmiare tempo leggendo il testo a diverse velocità, che puoi cambiare a tuo piacimento. Inoltre, ti offre anche opzioni di accessibilità che mostrano il testo in diverse dimensioni di carattere, colori e spaziatura. Oltre alle impostazioni dell’ufficio, l’utilità può essere utile anche per insegnare agli studenti con dislessia e disgrafia, poiché rende più facile comprendere il testo suddividendolo in diverse parti del discorso per una comprensione più semplice. Per questo, tocca il pulsante ellissi (tre punti) accanto al tuo messaggio e seleziona Lettore immersivo dalle opzioni.

3. Traduci le conversazioni

Per coloro che non hanno l’inglese come lingua madre, ma il cui lavoro ruota principalmente attorno ad essa, Microsoft Teams ti copre con la funzione di traduzione. Per tradurre un messaggio nella tua lingua preferita, tocca il pulsante ellissi (tre punti) accanto al testo nella conversazione e seleziona Traduci. Dovresti ora vedere il testo tradotto nella tua lingua preferita. Una volta fatto, puoi tornare al testo originale seguendo lo stesso processo.

4. Aggiungi un team o un canale ai preferiti

Se ti capita di lavorare su più di un progetto alla volta, può essere confuso a volte tenere il passo con i progressi di un particolare Team che richiede la tua massima attenzione. Per tali casi, puoi semplicemente contrassegnare un Team o un Canale come preferito, che può poi essere trovato nella sezione Preferiti proprio in cima nella finestra di sinistra. Per contrassegnare un Team o un Canale come preferito, aprilo, tocca il pulsante ellissi e seleziona Preferito.

5. Segui un canale per aggiornamenti

Simile a come puoi aggiungere un canale ai preferiti per avere una sezione organizzata per un accesso rapido, puoi anche seguirlo per ricevere aggiornamenti rapidi. Questo può tornare utile se non vuoi perdere aggiornamenti o sviluppi importanti nei tuoi team. Per seguire un canale, aprilo e tocca il pulsante ellissi (tre punti). Ora, dall’elenco delle opzioni, seleziona Segui questo canale. Una volta che un canale è contrassegnato come preferito, riceverai notifiche su tutti i suoi aggiornamenti tramite una notifica push.

6. Contrassegna i messaggi come non letti

Mentre i canali ti consentono di avere discussioni con i tuoi compagni di squadra su vari sviluppi, le cose possono a volte sfuggire di mano se ci sono un gran numero di membri in un canale. E può rapidamente trasformarsi da qualcosa di utile a un affollamento di messaggi. Per aiutarti a non trovarti in tali situazioni, puoi contrassegnare i messaggi importanti come non letti in modo da poterli rivedere in un secondo momento. Per contrassegnare un messaggio come non letto, vai alla conversazione con il messaggio che desideri contrassegnare come non letto e tocca il pulsante ellissi (tre punti) accanto ad esso. Ora, dal pop-up, seleziona Contrassegna come non letto. Puoi trovare questi messaggi digitando “ /non letto “ nella casella di ricerca.

7. Aggiungi segnalibri ai messaggi

Nello stesso modo in cui contrassegni i messaggi in una conversazione come non letti per rivederli in un secondo momento, puoi anche aggiungere segnalibri a testi, immagini o altri contenuti in una conversazione per controllarli in seguito. Mentre i messaggi non letti possono tornare utili per ricordarti i compiti che devi completare, aggiungere segnalibri ai messaggi può aiutarti a salvare messaggi o contenuti importanti a cui devi fare riferimento frequentemente. Per aggiungere un segnalibro a un messaggio, vai alla conversazione e tocca l’icona del segnalibro accanto ad esso. Puoi visualizzare i tuoi messaggi contrassegnati digitando “ /salvati “ nella casella di ricerca.

8. Crea messaggi in testo formattato

A volte, hai bisogno di più controllo sul tuo testo per comunicare i tuoi messaggi in modo più efficace. Qui entra in gioco la modifica del testo formattato e porta con sé il supporto per cose come caratteri, annotazioni, immagini e altre opzioni di formattazione personalizzata. Per comporre un messaggio in testo formattato, apri il canale in cui desideri inviare il messaggio e premi il pulsante “ A “ in basso a sinistra. Ora avrai una finestra di testo pop-up, crea e formatta il tuo messaggio qui, quindi premi il pulsante Invia per inviare il tuo messaggio.

9. Integra app su Teams

Uno dei punti di forza di Teams è la possibilità di integrare l’intera suite di app di Office 365 sulla piattaforma. Quindi, se il tuo team si basa principalmente su queste app, puoi integrarle con pochi semplici clic. Tuttavia, ciò non significa che la piattaforma non offra supporto per altri strumenti di produttività. Infatti, c’è un’intera collezione di app, organizzate in diverse categorie per soddisfare le esigenze di tutti. Per aggiungere un’app al tuo team, vai al tuo team, tocca il menu ellissi (tre punti) e seleziona Gestisci team. Da qui, vai alla sezione App (sotto il nome del tuo team) e tocca il pulsante Altre app. Ora hai un’intera collezione di app, che puoi selezionare sia entrando in diverse categorie sia inserendo la tua query nella casella Cerca tutto (sotto App). E una volta trovata un’app, selezionala e premi Aggiungi per aggiungerla al tuo team o canale.

10. Condividi una chat con il team tramite Outlook

Come accennato sopra, Teams viene pre-integrato con la suite di app di Microsoft. E Outlook è uno di questi. Outlook su Teams può aiutarti a condividere conversazioni come un’email senza dover lasciare Teams. Per questo, vai alla conversazione e fai clic sul pulsante ellissi (tre punti). Dal pop-up, seleziona Condividi su Outlook e aggiungi il tuo destinatario e altre informazioni pertinenti. Infine, premi Invia. Allo stesso modo, puoi anche inviare un’intera conversazione per un Canale nello stesso modo.

11. Filtra l’attività con le menzioni

Se il tuo canale di team ha molti utenti, potresti aver notato una serie di messaggi che affollano le discussioni — fino al punto in cui a volte diventa difficile tenere traccia dei messaggi con le tue menzioni. Per evitare di perdere messaggi così importanti, puoi filtrare la conversazione utilizzando le menzioni per separare quelli di cui hai bisogno dal resto dell’affollamento. Per questo, vai su Attività e tocca l’icona del filtro a destra. Ora, premi il pulsante ellissi (tre punti) accanto alla casella Digita per filtrare e seleziona Menzioni. Dovresti ora vedere i contenuti più rilevanti (che hanno menzioni di te) nella sezione Attività. Inoltre, puoi anche andare su Attività e toccare il pulsante a discesa accanto a Feed e selezionare La mia attività, per visualizzare un elenco dettagliato di tutte le tue attività in un unico posto.

12. Registra le riunioni di Teams

Spesso, quando sei in una riunione con i tuoi compagni di squadra, ci sono certe cose che vorresti (o vuoi) rivedere in seguito per riferimento. Per tali casi, Teams ti offre la possibilità di registrare le riunioni per avere accesso all’audio, al video e all’attività di condivisione dello schermo in un secondo momento. Il servizio salva le riunioni registrate su Microsoft Stream per una condivisione sicura tra il tuo team. Per registrare una riunione in corso, premi il pulsante ellissi (tre punti) e seleziona Inizia registrazione. Una volta fatto, segui gli stessi passaggi per interrompere la registrazione.

13. Sfrutta i comandi slash

Sebbene tu possa personalizzare la piattaforma a tuo piacimento abilitando determinate funzionalità o smanettando con varie impostazioni, quando si tratta di efficienza operativa, non c’è molto che tu possa fare se non padroneggiare come completare rapidamente le operazioni essenziali. Qui entrano in gioco i comandi slash (/). Come puoi intuire dal nome, il comando prevede l’uso del carattere slash (/), seguito da un comando.

Alcuni dei comandi Slash includono –

i. /goto – ti aiuta a saltare a un team o a un canale
ii. /call – chiama qualcuno direttamente
iii. /chat – invia un messaggio veloce a qualcuno
iv. /activity – per visualizzare l’attività di qualcuno
v./whatsnew – per vedere cosa c’è di nuovo nel team
vi. /mentions – visualizza tutte le tue menzioni
vii. /saved – per vedere la tua lista salvata
viii. /unread – per visualizzare la tua attività non letta
ix. /keys – per visualizzare un elenco di tutte le scorciatoie da tastiera
x. /available (o away, brb, dnd e busy) – per impostare uno stato

Inoltre, per visualizzare più comandi, inserisci il carattere slash (/) nella finestra di ricerca o digita un comando per vedere un elenco di tutti i comandi slash supportati. In alternativa, puoi andare su Microsoft Support, qui, per saperne di più su questi comandi.

14. Padroneggia le scorciatoie

Simile a come puoi utilizzare i comandi slash per accedere rapidamente a diverse opzioni e svolgere compiti di base, puoi anche sfruttare il potere delle scorciatoie da tastiera per eseguire varie operazioni facilmente, risparmiando anche tempo.

Ecco alcune delle scorciatoie da tastiera –

i. Vai alla ricerca – comando + . o Ctrl + E
ii. Vai a – comando + G o Ctrl + G
iii. Inizia una nuova chat – comando + N o Ctrl + N
iv. Apri le impostazioni – comando + , o Ctrl + ,
v. Allega file – comando + O o Ctrl + O
vi. Rispondi a un thread – R
vii. Contrassegna come importante – comando + shift + I o Ctrl + Shift + I
viii. Attiva/disattiva l’audio – comando + shift + M Ctrl + Shift + M

Ovviamente, queste sono alcune delle scorciatoie che puoi utilizzare su Teams. Per visualizzare un elenco completo delle scorciatoie supportate, vai su Office Support, qui. Inoltre, tieni presente che alcune delle combinazioni di scorciatoie possono essere diverse per il web e l’app. Quindi, potresti voler fare riferimento al link delle scorciatoie per assistenza.

15. Usa i bot

Microsoft Teams offre supporto per i Bot, che sono essenzialmente uno strumento per aiutarti ad automatizzare determinate operazioni o ottenere assistenza su alcuni compiti noiosi. Ad esempio, un bot può aiutarti a svolgere compiti semplici come cercare cosa c’è in agenda per una riunione, impostare promemoria, visualizzare report, fino a qualcosa di complesso come estrarre richieste in sospeso dal tuo repository Github. Tutto questo, senza dover lasciare Teams. Puoi trovare alcuni dei bot più popolari, qui, o puoi trovarne uno su Internet in base alle tue esigenze. Inoltre, se desideri avere più controllo sul tuo bot o vuoi eseguire compiti di automazione più complessi, puoi creare il tuo bot utilizzando la guida di Microsoft, qui.

Suggerimento bonus: Se ti capita di utilizzare anche Zoom per videoconferenze e collaborazione remota insieme a Teams, i due hanno recentemente annunciato un’integrazione collaborativa tra entrambi i servizi. Quindi ora, non devi più passare da un’app all’altra per partecipare o gestire le tue riunioni. Per abilitare l’integrazione di Zoom su Teams, tocca il pulsante ellissi (tre punti) nel pannello in alto a sinistra e vai su Altre app. Ora vedrai una collezione di varie app. Da qui, tocca la casella di ricerca sotto App e digita Zoom. Ora, seleziona l’app e premi il pulsante Aggiungi per aggiungerla al tuo team o canale. Una volta fatto, puoi avviare o partecipare a una riunione Zoom con un solo clic.

Questi sono alcuni dei suggerimenti e trucchi per Microsoft Teams che puoi seguire per ottenere di più dalla tua esperienza e svolgere operazioni in modo più efficiente. Così, risparmiando tempo e investendo lo stesso in operazioni che richiedono maggiore attenzione.