Recensione di Torii: Come Scoprire Quali Strumenti SaaS Usa Maggiormente Il Tuo Team

Con l’adozione delle applicazioni SaaS nelle organizzazioni che continua a crescere, i team IT affrontano sfide in ogni fase, dalla gestione delle licenze e delle spese SaaS ai permessi di accesso ai dati e agli utenti delle app.

Torii, una piattaforma di gestione SaaS autonoma, consente ai team IT di:

• ottenere visibilità sull’uso delle SaaS

• migliorare i flussi di lavoro interni

• consolidare i dati sulla governance e sul budget SaaS

• automatizzare varie attività di routine

Questo ti consente di gestire meglio quanto la tua organizzazione spende per quali strumenti e rende più facile ridurre i rischi per la sicurezza e la conformità.

In questo articolo, spiegheremo come i manager IT possono utilizzare Torii per scoprire quali applicazioni SaaS la loro organizzazione utilizza di più, quali vengono rinnovate inutilmente e molto altro.

Tabella dei Contenuti

• Cos’è Torii?
• 1. Quali Membri del Team Usano Quali App (E Con Che Frequenza)
• 2. Quali Permessi di Accesso ai Dati Hanno Ogni App
• 3. Quando Devono Essere Rinnovate le Licenze delle App
• 4. Spesa Totale Associata a Ogni App
• 5. Identificare il Proprietario di Ogni App
• 6. Scoprire Nuove App
• 7. Gestione degli Utenti per l’Ecosistema IT della Tua Azienda
• Conclusione

Cos’è Torii?

Torii è una piattaforma di gestione SaaS che consente ai manager IT di identificare, ottimizzare e gestire le tecnologie delle loro organizzazioni e ridurre le spese SaaS sprecate attraverso un dashboard centralizzato.

Consente alle aziende che utilizzano centinaia di strumenti SaaS in diversi reparti di tenere traccia di quanto stanno spendendo per ciascuna applicazione, gestire i permessi di accesso e sviluppare una migliore comprensione dell’uso delle app a livello organizzativo.

Ecco alcuni dei principali modi in cui le aziende traggono vantaggio dall’utilizzo di Torii per gestire le applicazioni SaaS:

• Visibilità. Torii aiuta i team IT a tenere il passo con le applicazioni SaaS utilizzate all’interno dell’ecosistema software dell’organizzazione e a gestirle facilmente da un’unica dashboard. Rende facile visualizzare informazioni sull’uso delle app, sul numero di utenti e sulla spesa totale per questi strumenti, a colpo d’occhio.

• Flusso di lavoro. Scopri rapidamente quali applicazioni sono state adottate dai dipendenti, in modo da poter gestire meglio i rinnovi delle licenze e i permessi di accesso ai dati. Questo rende anche facile identificare (e interrompere) applicazioni che rappresentano rischi per la sicurezza o normativi, che offrono funzionalità duplicative o sono sottoutilizzate.

• Automazione. Torii ti consente di creare flussi di lavoro personalizzati per automatizzare diverse attività relative alla gestione SaaS – come aggiornamenti, rinnovi e revoche – combinando trigger e azioni.

Ora che abbiamo una comprensione di base delle capacità di Torii, approfondiamo per scoprire come consente alle organizzazioni di rimanere al passo con la gestione SaaS.

Ecco alcuni dei diversi modi in cui Torii consente ai team IT di gestire facilmente i loro stack tecnologici in continua evoluzione.

1. Quali Membri del Team Usano Quali App (E Con Che Frequenza)

Torii rileva automaticamente le diverse applicazioni SaaS utilizzate dalla tua organizzazione e fornisce ai manager IT una panoramica rapida di quali membri del team utilizzano quali applicazioni.

Lo fa:

• Estraendo automaticamente i dati dalle fatture aziendali utilizzando integrazioni API con il software ERP della tua azienda.

• Monitorando l’uso delle applicazioni tramite estensioni del browser sicure e anonime e integrandosi con la soluzione SSO della tua azienda come G-Suite o OneLogin.

• Utilizzando i dati delle transazioni con carta di credito che possono essere caricati su Torii.

Sarai in grado di capire rapidamente quali applicazioni sono utilizzate regolarmente dai membri del tuo team, quale strumento è concesso in licenza a chi e l’importo esatto che stai spendendo per ciascuna applicazione SaaS in un dato mese.

Fornisce anche utili informazioni sugli utenti, sui costi delle app, sui flussi di lavoro e sulle licenze. Questi dati vengono presentati come grafici e diagrammi, consentendo ai manager IT di prendere decisioni informate sull’uso e le spese SaaS dell’organizzazione, rapidamente. Puoi anche scaricare qualsiasi report di Torii come file CSV, per riutilizzarlo come preferisci.

2. Quali Permessi di Accesso ai Dati Hanno Ogni App

Torii ti consente di controllare quali dati aziendali vengono condivisi con diverse applicazioni SaaS. Quando i tuoi dipendenti si iscrivono a un abbonamento SaaS, potrebbero essere invitati a fornire accesso a varie risorse sensibili. Questo è particolarmente vero per alcuni software comunemente utilizzati come Slack e G-Suite.

I dati e le azioni richieste da alcune applicazioni SaaS potrebbero includere il permesso di:

• Visualizzare gli indirizzi email delle persone nel tuo spazio di lavoro.

• Modificare il tuo profilo, accedere ai calendari o alle informazioni di contatto.

• Inviare messaggi email per tuo conto.

Consentire l’accesso illimitato agli account aziendali e compiere azioni impersonando i dipendenti può rendere la tua azienda vulnerabile a possibili minacce alla privacy.

Con Torii, ottieni visibilità su quali dati vengono condivisi con ciascun strumento SaaS utilizzando un elenco aggiornato di tutte le autorizzazioni concesse. Inoltre, il report di Analisi del Rischio di Torii ti consente di tenere traccia del livello di rischio di ciascun fornitore SaaS in base ai permessi concessi.

3. Quando Devono Essere Rinnovate le Licenze delle App

Gestire le applicazioni SaaS in un ecosistema software con dozzine o addirittura centinaia di strumenti richiede ai manager IT di tenere traccia in modo efficiente delle informazioni rilevanti, comprese le licenze delle app, i contratti e le date di rinnovo.

Che tu debba rivedere i contratti dei fornitori o trovare la data di rinnovo della licenza di una particolare applicazione, Torii può aiutarti a farlo. Consolida tutte le informazioni riguardanti le licenze delle app, i contratti e le date di rinnovo.

Sarai in grado di organizzare facilmente tutte le informazioni rilevanti sui tuoi strumenti SaaS e accedervi ogni volta che ne hai bisogno. Inoltre, Torii ti notificherà riguardo alle prossime date di rinnovo delle licenze in modo che tu non debba segnare date sul tuo calendario per ciascuna applicazione utilizzata dalla tua organizzazione.

4. Spesa Totale Associata a Ogni App

Non tenere traccia di software duplicati o inutilizzati può portare a spese eccessive da parte tua. Ogni nuova licenza di app SaaS acquistata per i dipendenti significa più soldi fuori dalla tasca della tua azienda. Questo rende molto importante per i manager IT tenere traccia di quali strumenti vengono effettivamente utilizzati in modo da garantire una migliore gestione dei costi delle risorse dell’organizzazione.

Con Torii, puoi ottenere informazioni su esattamente quanto stai spendendo per ciascun strumento SaaS. Di conseguenza, sarai in grado di ottimizzare i costi ed evitare spese per applicazioni non necessarie (o duplicative).

Puoi elencare tutto il software utilizzato all’interno della tua organizzazione andando alla pagina Insights. Ti fornirà anche informazioni su quanti dipendenti stanno utilizzando ciascun strumento, il numero di applicazioni utilizzate da ciascuna persona e l’importo speso per le licenze delle app.

5. Identificare il Proprietario di Ogni App

Nelle organizzazioni più grandi, i dipendenti tendono a iscriversi a strumenti SaaS in modo indipendente con i propri account aziendali. Il problema con questo è che rende quasi impossibile per i team IT tenere traccia di tutto il software tecnologico utilizzato nell’organizzazione.

Identificare il proprietario di ciascuna app SaaS utilizzata nell’organizzazione può aiutarti a capire come si inserisce nell’ecosistema software della tua azienda.

Con Torii, i tuoi manager IT saranno in grado di identificare o assegnare facilmente il proprietario interno di ciascuna applicazione SaaS – la persona responsabile di tutte le decisioni e azioni relative all’uso dell’app.

6. Scoprire Nuove App

Torii consente ai manager IT di identificare rapidamente ciascun nuovo strumento che viene aggiunto allo stack software della tua organizzazione. Una volta identificata un’app, puoi assegnarle uno stato di ciclo di vita pertinente, come Scoperta, In Valutazione, In Revisione o Sanzionata.

Il costruttore di flussi di lavoro ti consente di impostare email di notifica basate su regole, informando i principali stakeholder sui nuovi prodotti SaaS scoperti. Puoi anche inviare una notifica al proprietario interno dell’app da parte del manager IT, chiedendo loro di compilare un modulo che delinea tutto ciò che l’IT deve sapere riguardo al caso d’uso dell’app e ai termini di licenza.

Di conseguenza, i dipendenti devono garantire che ciascuna nuova applicazione soddisfi le linee guida del team IT prima di poter essere ufficialmente sanzionata e integrata nello stack tecnologico dell’organizzazione.

Tenere traccia dell’uso delle app è molto più facile quando viene aggiunta per la prima volta allo stack tecnologico dell’organizzazione, poiché consente al dipartimento IT di rilevare eventuali problemi di non conformità ai dati, incompatibilità o minacce informatiche.

7. Gestione degli Utenti per l’Ecosistema IT della Tua Azienda

Con Torii, puoi associare qualsiasi utente a un numero illimitato di strumenti SaaS, a seconda dei prodotti ai quali necessitano accesso. Sarai anche in grado di gestire facilmente e visualizzare chi possiede quali applicazioni in pochi clic.

Inoltre, puoi chiedere ai proprietari delle app di ritirare volontariamente la loro proprietà o revocare automaticamente il loro accesso utilizzando il flusso di lavoro di offboarding con un clic di Torii. Ti consente di annullare l’accesso di un utente a un’applicazione, utilizzando strumenti di offboarding. Puoi anche evitare di spendere eccessivamente per strumenti che non sono stati utilizzati per oltre 30 giorni.

Conclusione

Le piattaforme di gestione SaaS possono aiutare il tuo team IT a gestire meglio le risorse SaaS della tua organizzazione, ma poche lo fanno in modo potente e semplice come Torii.

Questa piattaforma ti consente di ottenere rapidamente informazioni utili sullo stack software della tua organizzazione e ti aiuta a ottimizzare le spese SaaS. Con Torii, sarai in grado di controllare facilmente l’accesso alle app, garantire la conformità ai dati e alla privacy e ridurre al minimo i rischi di minacce informatiche in tutta l’organizzazione.