Zoho WorkDrive: Una soluzione di gestione file collaborativa per semplificare i tuoi dati

Tutte le aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni, hanno bisogno di piattaforme di archiviazione e collaborazione affidabili per operare in modo efficace. Anche se hai molte buone opzioni per entrambe, è difficile trovare una piattaforma che fornisca entrambe le funzionalità sotto lo stesso tetto.

Entra in Zoho WorkDrive, una piattaforma di archiviazione cloud e collaborazione che semplifica i tuoi dati offrendo archiviazione cloud sicura e strumenti di collaborazione in un unico posto.

Esploriamo Zoho WorkDrive in dettaglio e scopriamo cosa lo rende una grande piattaforma di archiviazione file e collaborazione.

Cos’è Zoho WorkDrive?

Zoho WorkDrive è una piattaforma di archiviazione file e collaborazione basata su cloud che consente ai team di archiviare, condividere e lavorare insieme su file in tempo reale.

È stata lanciata come sostituto di Zoho Docs qualche anno fa per fungere da piattaforma di archiviazione sottostante per la sua suite di app per ufficio e produttività. E durante questo tempo, sono state apportate diverse modifiche alla piattaforma.

L’ultima versione arriva sotto forma di WorkDrive 4.0. WorkDrive 4.0 porta una serie di nuove funzionalità in diversi aspetti, tra cui interfaccia utente, amministrazione dei dati, integrazione di terze parti e altro, per tenere il passo con le crescenti esigenze di un ambiente di lavoro ibrido.

Zoho WorkDrive è disponibile sia su mobile che su desktop.

In cosa può aiutarti Zoho WorkDrive?

Essendo una piattaforma di gestione file e collaborazione, Zoho WorkDrive ti consente di fare molto di più che archiviare file. Questo è possibile grazie al suo set diversificato di funzionalità, che include quanto segue:

Collaborazione di Team

Una delle migliori cose di WorkDrive è la collaborazione di team. WorkDrive lo fa utilizzando le Cartelle di Team, che consentono ai membri di un team di caricare documenti in una singola cartella per renderli disponibili a tutti nel team contemporaneamente. In questo modo, gli utenti non devono inviare file via email singolarmente e seguire le persone in seguito.

Allo stesso modo, se qualcuno nel team apporta modifiche a un file in una Cartella di Team, WorkDrive avvisa tutti riguardo a ciò tramite notifiche, in modo che siano sempre aggiornati con le modifiche e non debbano controllare lo spazio ogni tanto attivamente.

Come modo per mantenere tutti i file e documenti di progetto organizzati, WorkDrive consente agli amministratori dello spazio di lavoro di creare sottocartelle all’interno di una Cartella di Team. È qualcosa che le grandi organizzazioni possono sfruttare al meglio per categorizzare i file per dipartimento. Gli amministratori possono anche impostare permessi di accesso per ciascun membro del team per limitare il loro accesso ai contenuti della cartella.

Infine, ogni spazio di lavoro di WorkDrive ha un Cestino sotto la Cartella di Team per mantenere al sicuro tutti i file e documenti. In questo modo, ogni volta che qualcuno nel team elimina un file o una cartella, va nel Cestino. In questo modo, c’è un’opzione per recuperarlo se necessario in seguito o quando qualcuno nel team lo elimina accidentalmente in primo luogo.

Accesso alla potente suite per ufficio di Zoho

Quando i team si abbonano a WorkDrive, ottengono anche accesso alla Suite per Ufficio di Zoho. La Suite per Ufficio di Zoho è una suite di strumenti per aiutare i team con il lavoro d’ufficio. Include tre strumenti: Writer, Sheet e Show. Tutti e tre offrono un’interfaccia pulita e facile da usare e forniscono una varietà di modelli per accelerare il lavoro e lavorare anche quando sei offline.

Inoltre, ogni strumento offre diverse altre funzioni utili, come la modalità di scrittura focalizzata in Zoho Writer, funzioni predefinite e personalizzate in Zoho Sheet e varie opzioni di design e animazione in Zoho Show.

Combinata con WorkDrive, questo non solo assiste i team con compiti d’ufficio, ma li aiuta anche a mantenere i loro file in ciascuno di essi in un’unica posizione. Di conseguenza, diventa più facile per i membri del team collaborare in tempo reale, raccogliere feedback e pubblicare il loro lavoro affinché tutti nel team possano vederlo.

Spazio di lavoro collaborativo

WorkDrive porta l’esperienza di collaborazione al livello successivo. Ti dà la possibilità di costruire uno spazio di lavoro collaborativo dove puoi lavorare con i colleghi senza invitarli in una Cartella di Team. Allo stesso modo, semplifica anche la condivisione di file con individui o altri team sulla piattaforma, il che, a sua volta, rende la collaborazione più efficiente.

Poiché più persone possono lavorare su un file contemporaneamente, può risultare in più copie dello stesso file. Questo può rendere l’identificazione del file originale un processo difficile e noioso. Ma fortunatamente, WorkDrive supporta la cronologia delle versioni, quindi i membri del team possono accedere a tutte le diverse versioni di un file, confrontarle e tornare a una versione precedente quando necessario senza alcun problema.

In linea con questo, un’altra funzionalità utile che migliora l’esperienza di collaborazione sulla piattaforma è il monitoraggio delle attività. Utilizzando questo, i team leader possono facilmente controllare tutto ciò che accade nel loro spazio di lavoro per tenere traccia dei progressi. Inoltre, le attività possono essere controllate in dettaglio tramite filtri per vedere informazioni più preziose.

Per i momenti in cui i membri del team devono discutere qualcosa o condividere feedback su un file o documento, la funzionalità di feedback di WorkDrive (chiamata Annotazioni File) può tornare utile. Con questo, gli utenti possono facilmente condividere le proprie opinioni su un’idea o lasciare feedback sotto file o documenti tramite commenti contestuali.

Strumenti di gestione dei dati

Zoho WorkDrive supporta oltre 220 formati di file. Poiché questo copre un ampio spettro di formati di file, garantisce che non ci siano problemi di compatibilità sulla piattaforma, quindi i team possono visualizzare direttamente i file nello spazio di lavoro o caricare quelli che desiderano senza doverli convertire prima.

Per rendere facile la scoperta e la ricerca di file sulla piattaforma, WorkDrive ti offre l’opzione di cercare file per nome, creatore o parola chiave nel documento. Allo stesso modo, supporta anche OCR e rilevamento degli oggetti, che ti consente di localizzare immagini e documenti scansionati nello spazio di lavoro semplicemente inserendo una parola chiave in essi.

Inoltre, c’è un’opzione per categorizzare i file nella Cartella di Team. Questo ti consente di mantenere i tuoi file e documenti organizzati per facilitare a chiunque nel team trovarli.

Lavora con persone al di fuori del tuo team

Se il tuo team lavora con altre aziende, potresti voler mostrare ai clienti i tuoi progressi per tenerli aggiornati o ricevere il loro input su qualcosa.

WorkDrive rende tutto questo super facile. La piattaforma ti consente di creare rapidamente un link esterno a un file che desideri condividere. Per rendere questo sforzo di collaborazione sicuro e mantenere i tuoi dati protetti, lo strumento ti consente di proteggere ogni link che invii con permessi di accesso indipendenti, date di scadenza e password. Fondamentalmente, ti dà il controllo completo sui tuoi link e ti consente di decidere cosa possono e non possono fare gli utenti che si uniscono al tuo spazio di lavoro.

Allo stesso modo, gli “Utenti Clienti” di WorkDrive possono consentirti di invitare il tuo cliente esterno o un partner nel tuo team. Questo può tornare utile quando vuoi far vedere ai tuoi stakeholder o collaborare a un progetto per un breve periodo di tempo.

Analisi avanzate

Quando lavori con grandi team, vorresti conoscere alcune statistiche sul tuo spazio di lavoro. Su WorkDrive, hai accesso a tutte queste statistiche insieme a report su tutto ciò che accade nel tuo spazio di lavoro in un unico posto.

Quindi, ad esempio, se sei un amministratore dello spazio di lavoro, puoi facilmente controllare quando un file è stato aggiornato, quanto spazio di archiviazione sta occupando un progetto e la quantità di spazio libero disponibile.

Accesso ininterrotto ai file

Zoho WorkDrive è disponibile sia su mobile che su desktop e mantiene tutti i tuoi file e cartelle sincronizzati tra i tuoi dispositivi. Questo ti consente di lavorare su un dispositivo e continuare da dove hai lasciato su un altro.

Inoltre, la piattaforma sincronizza anche i tuoi file e cartelle sul desktop, quindi puoi lavorare anche quando sei offline e poi sincronizzare le modifiche quando vai online.

Piani e Prezzi di Zoho WorkDrive

Zoho WorkDrive offre tre piani: Starter, Team e Business.

• Starter: $2.5 (Rs 140) per utente al mese; l’archiviazione parte da 1TB per team con un limite di caricamento file di 1GB
• Team: $4.5 (Rs 275) per utente al mese; 3TB di spazio di archiviazione per team e limite di caricamento file di 5GB
• Business: $9 (Rs 550) per utente al mese; spazio di archiviazione di 5TB per team con limite di caricamento file di 50GB

Ogni piano offre tutte le funzionalità di base per l’archiviazione e la gestione dei file. Ma man mano che si passa al livello superiore, si sbloccano l’accesso a alcune funzionalità aggiuntive. Controlla i piani di WorkDrive per una panoramica completa delle differenze tra tutti e tre i piani e scegli quello giusto per la tua organizzazione.

Inoltre, quando lo spazio di archiviazione offerto non è sufficiente, Zoho ha opzioni di archiviazione aggiuntive, che possono essere acquistate separatamente.

Zoho offre ai nuovi utenti un periodo di prova gratuito di 15 giorni con accesso completo a tutte le funzionalità di WorkDrive. Con questa prova, individui e team possono testare ed esplorare il servizio per determinare se soddisfa le loro esigenze e poi abbonarsi a un piano di conseguenza.

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