Microsoft Excelの知られざる10の機能

データ操作と統計整理の比類なきツールであるMicrosoft Excelは、間違いなく時間を節約するアプリですが、WordやPowerPointと同様に、隠れた機能もいくつかあります。それらを知ることで、このアプリからより多くのことを引き出すことができます。

ウェブサイトからの統計のインポート

ウェブサイトからチャート化された数値を挿入する際、Excelでは手動でコピー＆ペーストする必要はありません。代わりに、サイトから統計をインポートすることができます。そのためには、Excel 2010を使用している場合は、ファイルに移動し、開くをクリックし、アドレスを質問バーに入力します。

興味深いことに、Excel 2013にはそのような機能がたくさんあります。まず、必要に応じてSkyDriveアカウントやSharePointからデータを引き出すことができます。そのためには、ファイル| 開く|に移動し、「場所を追加」というプラス記号をクリックします。特定のウェブページからタブを取得したい場合は、リボンバーの「データ」メニューをクリックし、左側からウェブからをクリックします。そのページのURLを尋ねられますので、サイトからデータを取得するのに1分か2分かかることを考慮してください。それ以外にも、SQLテーブル、XMLファイル、その他のいくつかの場所から統計をインポートすることもできます。

バッチ計算を行うための特別ペースト

数行や数列のデータを操作することは面倒な作業ではありませんが、大量のセルや行に対して数学的操作を行う必要がある場合、確かに簡単ではありません。ここで特別ペーストが登場します。

ペーストメニューバーで見つけることができますし、Alt + Ctrl + Vを押すことでキーボードから直接アクセスすることもできます。これにより、コピーした値のみを挿入し、付随する無駄なコードは挿入されません。

行を列に、列を行に変換

行と列を混同してしまい、十分な損害を与えた後に気づいたとしましょう。これを元に戻す方法はあるのでしょうか？実際、セルの位置を転置して修正する方法があります。そのためには、再度セルを選択し、ペーストアイコンの小さな三角形のサインをクリックし、特別ペーストに移動し、転置ボタンにチェックを入れます。

印刷エリアのカスタマイズ

文書を印刷するのとは異なり、スプレッドシートファイルのハードコピーを取得するのは少し厄介です。デフォルト設定で進むと、ほぼ毎回テーブルがシートからはみ出してしまいます。賢い方法は、ページブレークプレビューを使用して、テーブルがどのように印刷されるかを確認することです。どのセルをインクで印刷するかを指定したい場合は、セルをドラッグして含めたり除外したりできます。この方法で、印刷したいセルだけを含めることができます。

スパークラインを取得

スプレッドシートの通常のタブやフォーマットは素晴らしいですが、時間がないときには少し煩雑に感じることがあります。スパークラインをワークシートに追加して、統計を一目で理解できるようにしてみてください。スパークラインを取得するには、セルを選択し、リボンバーの挿入メニューに移動し、スパークラインを選択します。

重複を削除

統計をソースからインポートする際に直面する一般的な問題の一つが冗長性です。幸いなことに、Excelはこれを修正するのに役立ちます。テーブルを選択し、データタブに移動して、重複を削除をクリックします。重複エントリを確認したい列と行を尋ねるウィンドウがポップアップします。

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数学的な公式を使わずに合計、カウント、平均を計算

セルの要素の合計、平均、カウントなどの基本的なことを知りたい場合、必ずしも数学的な公式を使用する必要はありません。Excelには、セルを選択するだけで、Excelウィンドウの下部に結果が表示される機能があります。ステータスバーを右クリックすることで、最小値、最大値、数値カウントなどの他の数学的な種類を有効にすることもできます。

セルを監視

スプレッドシート文書で作業しているときに本当に煩わしいことの一つは、シートのサイズが大きくなるにつれて、全体のシートを1つの画面に収めるのが難しいことです。ズームインやズームアウトはできますが、それもまた煩わしさを増す傾向があります。ここでウォッチウィンドウが登場します。このExcelの機能を使用すると、シートをいくつかの部分に分割できます。その後、それを分けて作業を続けることができます。

ウォッチウィンドウを取得するには、リボンメニューの数式タブに移動し、ウォッチウィンドウボタンをクリックします。サイズ変更可能なウィンドウが表示されたら、扱いたいセルの範囲を定義します。

すべての数式を表示

セルはデフォルトで、使用された数式ではなく、数式の結果のみを表示します。しかし、文書をレビューする際に使用した数式を確認する必要があることがよくあります。裏で動いている数式を見るには、セルを選択し、Ctrlとマイナス (-)キーを押します。この組み合わせを押すと、選択したセルが自動的に拡大され、たくさんの式を含む小さなセルをよりよく見ることができます。

スナップショットを撮る

Excelの最も便利な機能の一つはカメラユーティリティです。見えないところに隠されていますが、この小さなユーティリティはセルのスナップショットを撮るのに役立ちます。この機能を使用するには、クイックアクセスツールバーに追加する必要があります（下の画像を参照）。その小さな矢印をクリックし、「その他のコマンド」を選択し、「コマンドを選択」からすべてのコマンドに設定します。その後、カメラオプションを見つけてダブルクリックし、そのウィンドウに適用を選択します。画面の上部にカメラアイコンが表示されますので、それを選択し、スナップショットを撮りたいセルを選択します。それらのスクリーンショットはクリップボードに保存され、任意のセルにペーストするか、任意の画像編集ツールから画像を作成することができます。