知っておくべき10の便利なMicrosoft Outlookのヒントとコツ

OutlookまたはMicrosoft Outlookは、MicrosoftのOfficeアプリケーションスイートからの個人用オーガナイザーです。メール管理、メモ取り、カレンダー、タスク管理、ウェブブラウジングなどの機能を備え、すべてのオフィスニーズに対するワンストップソリューションを提供します。基本的な機能を1か所で利用できるようにすることで、アプリを離れたり他のアプリケーションに頼ったりする必要がなくなります。これにより、時間を節約し、作業の生産性と効率を向上させることができます。

アプリケーションを自分で使用している場合や最近切り替えた場合、アプリケーションを最大限に活用するための便利なMicrosoft Outlookのヒントとコツをいくつか紹介します。

1. Outlookで不在メッセージを設定する

異なるタイムゾーンのクライアントやチームメンバーとやり取りする仕事をしている場合、1日中メッセージに応答するために常に利用可能であるとは限りません。週末に旅行に出かけるときなど、あなたに連絡を取ろうとしている人に現在利用できないことを知らせたい場合もあります。幸いなことに、Outlookにはそのような状況に対処するための便利なトリックがあります。これを行うには、Web上でMicrosoft Outlookを開き、上部の設定アイコンをタップし、すべてのOutlook設定を表示を選択します。ここで、自動返信を選択し、自動返信をオンの隣のボタンを切り替えます。次に、作業スケジュールに応じて開始時刻と終了時刻を設定し、保存をクリックします。

2. Microsoft Outlookでメール署名を作成/変更する

メール署名は、メールを締めくくるためのベストプラクティスの1つと見なされています。これは、あなたの名前、メールアドレス、その他の連絡先情報を含んでおり、受取人があなたに連絡を取ろうとする際に役立ちます。メール署名を作成するには、Microsoft Outlookを開き、設定 > すべてのOutlook設定を表示に移動します。ここから、メールを選択し、作成と返信をタップします。さまざまなテキストフォーマットオプションが表示されるウィンドウが表示されます。さらに、画像やテンプレートをアップロードして署名として編集するオプションもあります。完了したら、下の設定やオプションを有効または無効にし、保存をクリックします。この署名を使用するには、作成ウィンドウで3つの水平ドットをタップし、署名を挿入を選択します。

3. メールにインライン画像を挿入する

従来の方法で添付ファイルを追加することもできますが、Microsoft Outlookには、添付ファイルをメールの本文にインラインで配置する便利なトリックがあります。受取人が添付ファイルを見逃さないようにしたい場合に役立ちます。これを行うには、Outlookに移動し、新しいメッセージをクリックします。作成ウィンドウで、送信と破棄ボタンの隣にある添付ファイルの右側にある小さな画像アイコンをタップします。次に、追加したい画像を選択し、選択をクリックします。

4. メールの送信を取り消す

異なる受取人との間でメールを行き来させると、時には間違った人に返信してしまうことがあります。しかし、Outlookを使用すると、送信取り消し機能を使用してそのような状況を防ぐことができます。これを使用するには、最初にそれを有効にする必要があります。これを行うには、Outlookを開き、設定 > すべてのOutlook設定を表示に移動します。ここで、メールをタップし、作成と返信を選択します。次に、送信の取り消しを見つけるまで下にスクロールし、メッセージを送信してから送信を取り消すまでの最小時間（秒単位）を設定するためにスライダーをドラッグします。最後に、保存をクリックします。それが設定されると、誰かにメールを送信すると、次の10秒間に送信の取り消しオプションが表示されます。送信を取り消すには、そのボタンをタップします。

5. ルールを設定して受信メールを管理する

受信トレイが大量のメールであふれている場合、受信メッセージをフィルタリングして受信トレイを整理するためにルールを設定できます。これを行うには、Outlook > 設定 > すべてのOutlook設定を表示に移動します。ここから、メールをタップし、ルールを選択します。次に、新しいルールを追加ボタンをクリックし、名前を付けます。次に、条件と選択した条件のアクションを選択します。保存をクリックします。

6. 迷惑メールを管理する

ルールを設定することに加えて、受信トレイに不要なメールが届かないようにする別の方法は、ユーザーまたはそのドメインをブロックすることです。これを行うには、Outlookに移動し、上部の設定をクリックします。次に、すべてのOutlook設定を表示をクリックし、メールを選択し、迷惑メールをタップします。右側のペインで、ブロックされた送信者とドメインの下にある追加ボタンをクリックして、メールを受信したくないメールアドレスまたはドメインを追加します。最後に、保存をクリックします。同様に、特定の人またはドメインからのメールを見逃さないようにするために、安全な送信者とドメインの下にある追加ボタンをクリックし、メールアドレスまたはドメイン名を追加します。

7. デフォルトの送信元アドレスを設定する

Outlookに複数のアカウントを接続すると、デフォルトでメールを送信するための主要なメールを選択するオプションがあります。メールをデフォルトとして設定するには、Outlookを開き、右上の設定アイコンをタップします。ここから、すべてのOutlook設定を表示を選択し、メールをタップします。次に、メールを同期を選択し、右側のウィンドウでデフォルトの送信元アドレスを設定を見つけるまで下にスクロールします。次に、ドロップダウンボタンをクリックして、デフォルトの送信元アドレスとして設定したいメールを選択し、保存をクリックします。

8. 複数の人にメールを送信する

複数の人に一度にメッセージを送信する必要がある場合、Outlookではグループを使用してそれを行うことができます。これを行うには、Microsoft Outlookに移動し、左側のペインから新しいグループボタンをタップします。ポップアップウィンドウで、グループに名前と説明を付け、作成をクリックします。次の画面で、グループに追加したい参加者の名前またはメールアドレスを入力し、追加をクリックします。完了したら、グループのすべてのメンバーに簡単にメッセージを送信できます。

9. カレンダーを共有する

Outlookには、スケジュールや今後のイベントを把握するための組み込みカレンダーが付いています。イベントを追加すると、カレンダーにマークされ、設定した好みに応じて通知が届きます。その後、他の人とカレンダーを共有して、エントリを表示または変更できるようにすることができます。これを行うには、Outlookに移動し、左側のペインのカレンダーアイコンをタップします。ここから、右上の共有ボタンをクリックし（印刷の隣）、ポップアップで相手の名前またはメールアドレスを入力します。次に、権限を与えるように求められたら、すべての詳細を表示するか、編集を許可するかを選択します。完了したら、共有をクリックします。

10. アクションをカスタマイズする

Microsoftは、Outlookで人やメールの隣に表示されるクイックアクションを提供しており、迅速にアクションを実行するのに役立ちます。それに加えて、サービスはこれらのアクションをカスタマイズし、頻繁に使用するものを選択することも可能です。これらのアクションをカスタマイズするには、Outlookを開き、設定 > すべてのOutlook設定を表示に移動します。次に、メールを選択し、アクションをカスタマイズをタップします。右側のウィンドウから、クイックアクションとメッセージサーフェスに表示したいアクションの隣のチェックボックスをマークします。最後に、保存をクリックします。

これらは、Microsoft Outlookを最大限に活用するために使用できるヒントとコツのいくつかです。Outlookのプレミアムサブスクリプションで利用できる他の機能やヒントもありますが、多くのユーザーがMicrosoft Outlookを好んでメールサービスとして使用しているため、この記事では無料版のOutlookに見られる機能をカバーしています。役に立った場合は、友人や家族と共有することを検討してください。