15+ すべてのユーザーが知っておくべき Google Docs のベスト機能

Google Docs は、ライターの間で人気のあるワードプロセッサです。これは、Google Sheets、Google Slides などのサービスを含む Google Docs Editor スイートの一部として提供され、完全に無料で使用できます。

google docs features

あなたがライターであるか、または多くの文書を作成または編集する必要がある仕事をしている場合、Google Docs はおそらくあなたにとって最適なサービスです。Docs が他のワードプロセッサと異なる点は、コラボレーション、スペルと文法チェック、組み込み辞書、統合リサーチツールなどの機能を含む広範な機能セットです。

Google Docs のヒントとコツ

Google Docs をしばらく使用している場合や、これから始める場合は、サービスを最大限に活用するために知っておくべき Google Docs のベスト機能のリストを以下に示します。

1. より早い文書作成のためのテンプレート

Google は、Docs にさまざまな種類の文書用の適切なテンプレートをバンドルしています。したがって、文書のフォーマットアイデアが思いつかない場合は、これらのテンプレートのいずれかを選択して始めることができます。

Docs でテンプレートを見つけて使用するには、次の手順に従ってください：

Google Docs のホームページにいる間に、プラスアイコンにカーソルを合わせて テンプレートを選択 オプションを選択します。
テンプレートギャラリー で、ページをスクロールしてさまざまな文書カテゴリを表示します。
このリストから気に入ったテンプレートをクリックして開きます。

選択したテンプレートが開くと、要件に応じて編集および変更できます。

2. 文書ナビゲーションを容易にする目次

目次は、文書内のすべてのセクション/見出しとそれに対応するページ番号のリストです。文書の最初に配置され、数多くのセクションを通じてのナビゲーションを容易にします。

Google Docs では、ページ番号付きと青いリンク付きの 2 つの方法で文書に目次を追加できます。ページ番号が適切にラベル付けされた文書を作成している場合は、ページ番号付きの目次を作成できます。そうでない場合、読者がセクションリンクをクリックして文書内のセクションにジャンプできるようにするために、青いリンクを使用できます。

これらのオプションのいずれかを文書に設定するには、次の手順を実行します：

文書にコンテンツとすべてのセクションおよび見出しを入力します。
挿入をクリックし、目次にカーソルを合わせてリストタイプを選択します。

選択したオプションに応じて、目次が表示されます。文書に変更を加えた場合は、目次セクションにカーソルを合わせて、左側のリロードアイコンをクリックして更新します。

3. すばやい参照のためのブックマーク / より簡単なナビゲーション

文書に目次を追加するのと同様に、ブックマークは Google Docs のもう一つの便利な機能で、文書を効率的にナビゲートするのに役立ちます。

しかし、それだけではありません。文書内のアイテムをブックマークすることにはもう一つの利点があります。それは、同じ文書または他の文書内で参照を設定するのに役立ち、文書内のアイテムを見つけやすくします。

Google Docs でアイテムをブックマークする方法は次のとおりです：

ブックマークしたい文書内のテキストを選択します。
挿入をクリックし、ブックマーク を選択します。（選択したテキストの横に青いリボンが表示され、ブックマークされたことを示します。）
ブックマークにリンクしたいテキストを選択し、それをタップするとブックマークされたアイテムにリダイレクトされます。
再度挿入をクリックし、リンク を選択します。
リスト内のブックマークされたアイテムをタップします。それは左側にブックマークアイコンと共に表示されます。
適用をクリックしてブックマークを保存します。

これで、このテキストはブックマークされたアイテムにハイパーリンクされます。したがって、クリックするたびに、文書内のブックマークされたアイテムの位置に移動します。

4. オフラインモードでオフラインの間に執筆

オンラインのときに Docs で作業することが多いですが、インターネット接続がない場合や、インターネットのない場所にいる場合もあります。そのような場合には、インターネットなしで文書を作成、表示、または編集できるオフラインモードが必要です。

オフラインモードは、すべての Chromium ベースのブラウザで動作します。文書をオフラインで利用可能にする方法は次のとおりです：

オフラインでアクセスしたい文書を開きます。
ファイル をクリックし、オフラインで利用可能にする を選択します。
まだインストールしていない場合、Docs はブラウザに Docs Offline 拡張機能をインストールするように求めます。インストール をクリックします。
拡張機能がインストールされると、すべてのファイルのオフラインアクセスを有効にするようにメッセージが表示されます。オンにする をタップして実行します。

これで、アクティブな接続がないときでも、この文書にアクセスして作業できます。オフラインモードを終了したい場合は、ファイル > オフラインアクセスを削除 に移動します。

5. 執筆中のリサーチのための探索

物語やプロジェクトに取り組んでいるときに、さまざまなトピックをインターネットで調査する必要がある場合、複数のブラウザタブを開いてそれらの間を行き来する必要があり、手間がかかります。

これを簡素化するために、Google は、インターネットでトピックを調査し、画像を見つけ、Google ドライブ内の他の文書にアクセスできる組み込みの探索機能を提供しています。

したがって、トピックを調査したり、文書に添付する画像を探したりする必要があるときは、文書の下部にある探索ボタンをクリックします。次に、探索セクション（右側）が表示されたら、検索ボックスをタップしてクエリを入力し、Enter/return を押して検索します。

google docs explore

探索が関連する結果を見つけて返すと、WEB、IMAGES、または DRIVE タブをタップして結果をフィルタリングします。記事リンクを表示したい場合は、それをクリックして新しいタブで開きます。画像の場合は、上部のプラスアイコンをタップして文書にインポートします。最後に、検索クエリを含む文書にアクセスするには、リストから文書をタップします。

6. 音声入力でテキストを迅速に入力

音声入力は、音声を入力方法として使用して Docs 文書にテキストを追加できるアクセシビリティ機能です。テキストを入力するだけでなく、音声入力を使用して文書を編集およびフォーマットすることもできます。

この機能を使用するには、Chromium ベースのウェブブラウザが必要です。その後、音声入力を使用するための手順は次のとおりです：

文書を開きます。
ツール > 音声入力 をクリックします。あるいは、Mac と Windows でそれぞれ Command + Shift + S または Ctrl + Shift + S キーを押して音声入力ボックスを表示します。
このボックス内のマイクアイコンをタップします。初めて音声入力を使用する場合は、Docs にマイクへのアクセスを許可する必要があります。表示される権限プロンプトで許可をクリックして実行します。
これで、コンピュータにテキストを口述し始めます。テキストを口述するときは、適切なペースと明確な発音を維持してください。句読点の名前を話して文書に追加します。
テキストの入力が完了したら、再度マイクアイコンをクリックします。

音声入力についての Google のドキュメントをチェックして、詳細を学びましょう。

7. 辞書にない単語のための個人辞書

Google Docs には、文書内にスペルミスがないことを保証する組み込みのスペルチェックツールがあります。この機能は正常に動作しますが、背後にある辞書は非常にまれにスペルを誤って強調表示することがありますが、特定のスラングや会社名を誤ってスペルミスとしてマークすることがあります。

幸いなことに、Google Docs では、個人辞書モードを提供しており、そのような単語を自分の辞書に追加できるため、再びスペルミスとして強調表示されることはありません。

個人辞書に単語を追加する手順は次のとおりです：

文書内でスペルミスとして強調表示された単語を選択します。
ポップアップ内の三つのドットをクリックし、辞書に X を追加 を選択します。ここで X は辞書に追加したい単語です。

8. キーストロークを節約するための置換

置換は、テキスト置換に相当する Docs の機能で、複雑な文字を入力し、長い単語/文字列のトリガーを設定して文書に効率的に入力できるようにします。これは、トリガーキーとその置換テキストのペアであり、機能を入力すると、自動的にトリガーを識別し、入力中にそれを置換テキストに置き換えます。

Docs で置換を使用する方法は次のとおりです：

ツール > 設定 をクリックします。
置換タブをタップします。
ここで、自動置換 のチェックボックスをオンにします。
OK をクリックします。

google docs substitution

デフォルトで、Docs にはすでに多くのトリガー-置換ペアがあります。これらを使用することもできますし、カスタムのものを作成することもできます。以下のように：

置換タブで、置換の下の上部ボックスをタップしてトリガー単語を追加します。
同様に、With の下のボックスをクリックして、そこに置換テキストを追加します。

例：’ttyl’ の置換を設定し、それを長い形式の ‘Talk to you later’ に置き換えます。

9. すばやい定義検索のための辞書

文書に取り組んでいるときに、使用しようとしている単語が文脈に合うかどうか不安に思うことがあります。新しいタブを開いてこの単語の定義を調べることもできますが、それはあまり効率的なアプローチではありません。

代わりに、Google は Docs に組み込みの辞書を提供しており、単語を調べるのが非常に簡単です。これを使用する手順は次のとおりです：

文書内で定義したい単語を選択して強調表示します。
単語を右クリックし、定義を選択します。または、単語を選択して Control + Shift + Y または Command + Shift + Y のキーボードショートカットを押します。

辞書ウィンドウが文書の右側に表示されます。ここで、単語の意味や同義語などの詳細を見つけることができます。

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10. 価値のある編集を提案するための提案モード

コラボレーションは、他の人と文書に取り組むことを可能にする便利な Google Docs の機能で、両者が変更を加え、文書内の変更をリアルタイムで表示できます。これがうまく機能する一方で、時には文書に実際に変更を加えることなく、編集を提案したい場合もあります。

提案モードがここで役立ちます。これにより、文書の所有者に編集を提案できるため、彼らはそれを確認し、元の文書に応じて修正できます。

提案モードを使用するには、文書を開いた状態でツールバーのペンアイコンをタップし、メニューから提案を選択します。編集アクセス権がない場合は、編集アクセスをリクエスト をタップします。

google docs suggesting mode

アクセスが許可されると、文書を編集して提案を行います。すべての編集は文書内で新しい色で表示されます。提案に詳細を追加したい場合は、それをクリックしてコメントを入力します。返信をクリックして保存します。

これを行うと、ファイルの所有者はあなたの提案についてのメールを受け取り、それを開いて提案された編集を確認できます。

11. バーチャル文書署名のための電子署名

Docs はカジュアルな執筆に限らず、そのテンプレートの選択はその事実を証明しています。たとえば、ビジネスレター、プロジェクト提案、販売見積もりなどを書くために Docs を使用できます。

そのため、これらの使用例のいくつかでは、文書に電子署名をする必要があります。Google Docs には、これを可能にする組み込みの描画モードがあります。

文書に電子署名をするには、文書を開き、挿入 > 図形 > 新規追加 に移動します。線の横にあるドロップダウンをクリックし、手書き を選択します。トラックパッドを使用して署名を描き始め、保存して閉じる をクリックします。
google docs esign

最後に、署名をリサイズして署名エリアに移動します。

12. 変更を追跡するためのバージョン履歴

バージョン履歴は、文書の作成日を見つけることができ、時間の経過とともに行われたすべての編集や変更を表示できる非常に便利な Docs の機能です。これにより、変更が気に入らない場合は、単に元に戻して以前のバージョンに戻ることができます。

バージョン履歴を確認する手順は次のとおりです：

ファイル をクリックし、バージョン履歴 > バージョン履歴を表示 を選択します。
バージョン履歴 ウィンドウが文書の右側に表示されます。
バージョンをタップしてその詳細を表示します。
バージョンを復元するには、三つのドットをクリックし、このバージョンを復元 を選択します。

13. 迅速な翻訳のための翻訳機能

Docs で作業している文書の種類に関係なく、テキストを別の言語に翻訳する必要が生じることがあります。幸いなことに、Google は Google Docs 内に組み込みの翻訳機能を提供しており、テキスト/文書を非常に簡単に翻訳できます。

Docs で翻訳を使用する方法は次のとおりです：

翻訳したい文書を開きます。
ツール をクリックし、文書を翻訳 を選択します。
この翻訳された文書の名前を追加し、翻訳したい言語を選択します。
翻訳をクリックして翻訳を開始します。

14. より早く編集するための検索と置換

文書内の単語の複数のインスタンスを置き換えたい場合、検索と置換機能は非常に便利です。その名の通り、文書内のすべての単語の出現をその代替品に置き換えることができます。

検索と置換を使用するには、編集 > 検索と置換 を選択します。あるいは、Control + Shift + H または Command + Shift + H を押します。検索と置換 ウィンドウで、検索フィールドの隣に置き換えたい単語を入力し、置換の隣にその代替品を入力します。
google docs find and replace

最後に、すべて置換 をクリックしてアクションを実行します。

15. Docs の機能を拡張するアドオン

Docs には非常に印象的な組み込み機能の範囲がありますが、機能をさらに拡張するアドオンも提供しています。Box ストレージや Grammarly 文法チェックの統合は、Docs に追加できる多くの価値あるアドオンの一部です。

Docs にアドオンを追加する方法は次のとおりです：

拡張機能 > アドオン をクリックします。
メニューから アドオンを取得 を選択します。
Google Workspace Marketplace で追加したいアドオンを見つけます。
次の画面で インストール ボタンをクリックして Docs に追加します。

16. カスタム文書のためのページ設定

デフォルトでは、Docs で作成する文書は、すべての余白に設定値を持つ縦向きのレター用紙サイズを使用します。しかし、この設定が文書の要件に合わない場合もあります。

そのような場合、Google はページ設定を変更できるようにしています。これを行う方法は次のとおりです：

ページ設定を適用したい文書を開き、ファイル > ページ設定 をクリックします。
ページ設定 ウィンドウの ページ タブをタップします。
変更したい設定をクリックし、要件に応じて適切なオプションを選択します。
OK をタップして変更を適用します。
デフォルトを設定するには、デフォルトとして設定 をクリックします。

17. 継続的にスクロールする文書のためのページなし

ページ設定を変更することは、向き、ヘッダー、フッター、ページ番号などの要素を変更したい場合に役立ちます。それでも、ページ区切りが含まれているため、文書内で広い画像やテーブルを使用する予定がある場合は望ましくないかもしれません。

ここでページなし形式が役立ちます。これにより、文書が横向きになり、ページ区切りがなくなり、読みやすく印刷しやすい連続した文書が作成されます。

ページなしにする手順は次のとおりです：

ページなしにしたい文書を開きます。
ファイル > ページ設定 をクリックします。
ページ設定 ウィンドウの ページなし タブをタップします。
文書の背景色を変更したい場合は、背景色 の下のボタンをタップして色を選択します。
OK をクリックして文書をページなしにします。

18. 変更を確認し、重複を特定するための文書の比較

Docs で作業していると、アカウント内に文書のコピーが複数存在することがあります。これにより混乱が生じる可能性があるため、これらの文書を比較して重複を特定するのが最善です。

Docs では、以下のように非常に簡単にこれを行うことができます：

1 つの文書を開き、ツール > 文書を比較 をタップします。
文書を比較 ダイアログボックスで、比較文書を選択 の下のボタンをクリックし、比較したい文書を選択します。
属性の違いを フィールドで、出力ファイルに提案された編集の著者として表示されるユーザーを特定します。
比較をクリックします。

Docs は、2 つの文書間のすべての変更を示す新しい文書を生成します。

19. ページに要素を迅速に追加するためのスマートチップ

スマートチップは、@ 文字を使用して文書に要素を迅速に挿入できる Docs の機能です。これらの要素は、画像やテーブルから人、見出し、ビルディングブロック（製品ロードマップ、レビュー追跡）まで何でも可能です。

これらの要素を文書に追加する手順は次のとおりです：

これらの要素を挿入したい文書を開きます。
@ を入力し、スマートチップ メニューが表示されたら、リストから要素を選択して文書に挿入します。
追加した要素に応じて、適切な情報でそれを埋めることができます。

20. 複数の入力選択肢を提供するためのドロップダウン切り替え

ドロップダウンメニューは、ユーザーからの入力を受け取る効果的な方法です。これにより、人為的なエラーによる不正確または無効なエントリがなくなります。それだけでなく、ドロップダウンメニューはすべてのオプションを内部に含むため、あまりスペースを取らずに複数のメニューを追加できます。

Google Docs では、プリセットおよびカスタムオプションの両方を使用して文書にドロップダウンメニューを追加できます。これを追加する方法は次のとおりです：

ドロップダウンメニューを追加したい文書に移動します。
挿入 > ドロップダウン をクリックし、プリセットまたはカスタムドロップダウンメニューを使用するかに応じて、DOCUMENT DROP-DOWNS または PRESET DROP-DOWNS の下からオプションを選択します。
カスタムドロップダウンメニューの場合、次のページでこのメニューに名前を付け、ドロップダウンに含めたいメニューオプションを追加するためのダイアログボックスが表示されます。保存をクリックしてこのメニューを保存し、文書に追加します。

Google Docs を最大限に活用する

Google Docs は、最も機能的でありながら使いやすいワードプロセッサの一つです。さまざまな文書を作成および作業することができ、他の人とコラボレーションする能力も提供し、すべて無料で利用できます。

このガイドが、Google Docs の多くの貴重な機能に慣れる手助けとなり、ワークフローでそれらを使用して最大限に活用できることを願っています。

さらなる読み物：

PC と Mac のための 50+ ベスト Google Docs キーボードショートカット
Google Docs でフローチャートを作成する方法
Google Docs を使用して執筆？作業をスピードアップするための 10 のヒント！
Google Docs 文書を Google Sheets にインポートする方法
Google Docs でアドオンを使用する方法

Google Docs 機能に関する FAQ

Google Docs を使用する 3 つの利点は何ですか？

Google Docs は、他のワードプロセッサに比べて多くの利点を提供します。しかし、トップ 3 を選ぶように求められた場合、以下が Docs の最も注目すべき利点であると言えます：

使いやすさ
無料
オフラインアクセス

Google Docs はどのフォーマットを使用しますか？

Google Docs では、さまざまなフォーマットで文書を開いて保存できます：OpenDocument、リッチテキスト形式、Unicode、圧縮 HTML、Microsoft Word など。また、PDF や EPUB など、複数のエクスポートオプションもあります。

文書を送信するのに最適なフォーマットは何ですか？

PDF（Portable Document Format の略）は、文書を送信するのに最適なフォーマットかもしれません。普遍的に互換性があり、多用途で、さまざまなデバイスやサービスでアクセス可能です。PDF が他のフォーマットよりも好まれるもう一つの大きな理由は、信頼性です：PDF は、どのサービスを使用しても、書かれたデータを常に表示します。

最後に、PDF 文書は他の文書フォーマットよりも優れたセキュリティを提供します。パスワードを使用して保護できるため、アクセスを制限し、データをプライベートに保つことができます。

Google Docs を使用する利点は何ですか？

Google Docs を使用する利点はたくさんあります：

アクセシビリティとコラボレーション
Microsoft Office との完全な互換性
バージョン管理
希望のフォーマットでのインポートとエクスポートの柔軟性
学習と使用が簡単
文書の自動保存
Chrome 拡張機能を使用した追加機能
無料で使用可能！

**学生にとっての Google Docs の利点は何ですか？

学生の場合、Google Docs にはいくつかの利点があります：

無料で使用できます！
文書はどこからでもアクセス可能 - 自宅または学校
バージョン履歴は不要な削除を回復するのに役立ちます
文書の自動保存
オフライン作業モード
友人とのリアルタイムコラボレーション
書く代わりに音声入力
プロジェクトレポートに役立つ Microsoft Word より多くのフォントスタイル