Gmailのアーカイブと削除：違いと使用するタイミング

Gmailをマスターすることは、ワークフローを管理するために必要な基本的なスキルの一つです。たくさんのヒントやコツがある中で、まずはシンプルなことを理解しておくべきです。その一つが、メールをアーカイブすることと削除することです。多くの人がこれを混同しがちです。

メールをアーカイブした後、どこに行ったのかわからない場合や、アーカイブする代わりにメールを削除すべきかどうか迷っている場合は、Gmailのアーカイブと削除について詳しく探っていきましょう。始めましょう！

メールをアーカイブするとはどういうことか？

まず、メールをアーカイブするとはどういうことか？もし、スマートフォンで誤ってメールをアーカイブしたことがあるなら、受信トレイから消えてしまうことを知っているでしょう。アーカイブは正確にそれを行いますが、メールは消えるのではなく、すべてのメールの下に置かれます。デスクトップでメールをアーカイブする際も同様です。

アーカイブの主な目的は、メインセクションから離しておきながら、将来の参照のためにどこかに保管しておくことです。この場合、メールをアーカイブすると、主な受信トレイから削除され、すべてのメールがある場所に置かれます。これを行う主な利点は、メールボックスを整理し、優先度の高いメールに集中できることです。

さらに、アーカイブされたメールにフォローアップのメールや返信がある場合、それは主な受信トレイに戻されるので、再び確認することができます。さて、スマートフォンやPCでメールをアーカイブする方法は以下の通りです。

スマートフォンの場合

1. スマートフォンでGmailアプリを開きます。
2. アーカイブしたいメールを長押しします。複数のメールを選択することもできます。
3. 下の画像に示されているように、上部メニューからアーカイブボタンをタップします。
4. さらに、スワイプ機能を変更していない場合は、任意のメールを左または右にスワイプし、指を離すことで自動的にメールをアーカイブできます。
   

アーカイブされたメールにアクセスしたり、アーカイブを解除するための手順は以下の通りです。

1. スマートフォンでGmailアプリを開きます。
2. 左上隅のハンバーガーメニューアイコン (☰)をタップします。
3. 下にスクロールしてすべてのメールを選択します。アーカイブされたメールは、受信トレイにある他のすべてのメールと一緒に見つかります。
4. メールのアーカイブを解除したい場合は、長押しして、右上隅のケバブメニューアイコン (⁝)をクリックします。
5. 選択したメールをアーカイブ解除するには、受信トレイに移動をタップします。
   

デスクトップ/PCの場合

1. こちらを訪れてGmail受信トレイにアクセスします。
2. アーカイブしたいメールの横にあるチェックボックスを選択します。
3. 下の画像に示されているように、ツールバーからアーカイブオプションをクリックします。
   

アーカイブされたメールにアクセスするには、

1. こちらを訪れてGmail受信トレイにアクセスします。
2. 受信トレイの左側にあるドロップダウンメニューを選択します。
3. すべてのメールに入ると、アーカイブされたすべてのメールが見つかります。
   
4. アーカイブ解除したいメールの横にあるチェックボックスを選択し、下の画像に示されているように、受信トレイに移動オプションをクリックします。
   

さらに、メールを自動的にアーカイブするためのフィルターを作成することもできます。その方法は、

1. こちらを訪れてGmail受信トレイにアクセスします。
2. 上部ツールバーから設定アイコンを選択し、すべての設定を表示をクリックします。
   
3. 上部のペインからフィルターとブロックされたアドレスに切り替え、新しいフィルターを作成を選択します。
   
4. お好みのパラメータを入力します。送信者のメールアドレス、添付ファイルのサイズ、フィルターをトリガーする特定の単語を追加できます。必要なパラメータを入力した後、フィルターを作成オプションをクリックします。
   
5. 次のダイアログボックスで受信トレイをスキップ (アーカイブ)を選択します。
   

メールを削除するとはどういうことか？

これについては、推測するためのブラウニーのポイントはありません - メールを削除することは、正確にその意味を持ちますが、少し異なります。これをすでに知っているかもしれませんが、メールを削除してもすぐには消えません。代わりに、メールはゴミ箱に入れられ、30日後に削除されます。したがって、次回誤って削除ボタンを押しても慌てないでください。

メールがゴミ箱にある間は、ボタンをクリックするだけで完全に復元できます。残念ながら、逆のことはできません。すべてのメールのバックアップがない限り、多くの人がそれを行うことはありません。それでも、スマートフォンやデスクトップでメールを削除する方法は以下の通りです。

スマートフォンの場合

1. スマートフォンでGmailアプリを開きます。
2. 削除したいメールを長押しします。複数のメールを選択することもできます。
3. 上部ツールバーからゴミ箱アイコンをタップします。
   

指でスワイプすることでメールを削除するためのスワイプ機能を設定することもできます。Gmailのモバイルアプリでスワイプアクションを設定する方法は以下の通りです。

1. スマートフォンでGmailアプリを開きます。
2. 左上隅のハンバーガーメニューアイコン (☰)をタップします。
3. 下にスクロールして設定に入ります。
4. 次のページで一般設定を選択します。
5. 下にスクロールしてメールのスワイプアクションをタップします。
6. 変更オプションを押すことで、左と右のスワイプを設定できます。
   

メールを復元したり、完全に削除するためのゴミ箱にアクセスするには、以下の手順を実行します。

1. スマートフォンでGmailアプリを開きます。
2. 左上隅のハンバーガーメニューアイコン (☰)をタップします。
3. 下にスクロールしてゴミ箱を選択します。
4. 復元したいメールを長押しし、右上隅のケバブメニューアイコン (⁝)をタップします。
5. ドロップダウンメニューから移動をクリックします。
6. メールを復元するために任意の場所に移動します。
7. ゴミ箱内のすべてのメールを完全に削除するには、今すぐゴミ箱を空にするをタップします。
   

デスクトップ/PCの場合

1. こちらを訪れてGmail受信トレイにアクセスします。
2. 削除したいメールの横にあるチェックボックスを選択します。
3. 下の画像に示されているように、ツールバーからゴミ箱アイコンをクリックします。あるいは、該当するメールの横にあるゴミ箱アイコンを選択して迅速に削除することもできます。
   

復元または完全に削除するために削除されたメールにアクセスするには、

1. こちらを訪れてGmail受信トレイにアクセスします。
2. 受信トレイの左側にあるドロップダウンメニューを選択します。
3. メニューからゴミ箱に入ると、削除されたすべてのメールが見つかります。
   
4. 削除または復元したいメールの横にあるチェックボックスを選択します。
5. 選択したメールを復元するには、下の画像に示されているように移動アイコンを選択し、任意の場所をクリックします。
   
6. 選択したメールを削除するには、上部のツールバーから完全に削除を選択します。あるいは、今すぐゴミ箱を空にするオプションをクリックして、すぐにゴミ箱を空にすることもできます。
   

さらに、受信する前にメールを削除するためのフィルターを作成することもできます。受信メールを削除するためのフィルターを作成するプロセスは、上記のアーカイブメールのためのものと同じです。唯一の変更は、最後のステップで受信トレイをスキップ (アーカイブ)の代わりに削除するを選択することです。

アーカイブと削除：どちらを選ぶべきか？

質問に答えると、アーカイブと削除は異なる使用ケースがあるため、どちらか一方のアクションに頼ることはできません。私たちの推奨としては、将来的に必要になる可能性がある場合は、メールをアーカイブするのが最善です。将来的にフォローアップを期待するメール、将来の参照のために必要だと感じる公式メール、重要な添付ファイルを含むメール、または主な受信トレイを整理するためのメールなど、これらすべての場合において、アーカイブは削除よりもはるかに理にかなっています。

削除にもチャンスがあり、その使用ケースは以下の通りです。メールを削除すると戻ることはできないため、メールが完全に冗長である場合にのみそのステップを踏むべきです。例えば、スパムメッセージ、プロモーションメール、その他のそのようなメールはすぐに削除するべきです。メールを削除することは、混乱を解消し、新しいメールのためのスペースを作る最良の方法でもあります。削除は、Googleアカウントのストレージスペースをクリアする最も効果的な方法の一つであり、古いメールに対して定期的に行うべきです。

受信トレイをより良く管理する

メールのアーカイブと削除についてすべてを知った今、受信トレイをより良く整理できることを願っています。基本的なルールとして、メールが重要であれば、アーカイブする方が削除するよりも理にかなっています。しかし、メールがあまりにも重要でない場合は、開くことすらないので、削除する方が受信トレイを清潔に保ち、Googleアカウントのストレージを不要なゴミから解放するためのはるかに良い選択です。さらに、問題を自分で解決したくない場合は、常にフィルターを作成できます。楽しいメールライフを！