生産性を向上させるためのMicrosoft Outlook 2013のベストヒントとコツ

Microsoft Outlookは、Microsoft Officeスイートの一部として提供される個人情報管理ソフトウェアです。このアプリケーションはWindowsおよびMac用のバージョンがあり、受信および送信のメールを管理し、カレンダーや日々の作業を整理することができます。タスクマネージャー、連絡先マネージャー、日記など、多くの機能を使用できます。

Outlookに慣れている方もいるかもしれませんが、2013年版に含まれる新機能のために、ソフトウェアの使い方を完全に理解できていない方もいます。そこで、ユーザーエクスペリエンスを向上させるための重要なOutlook 2013のヒントとコツを以下にまとめました。

Outlook 2013を使用するための13のヒントとコツ

私たちが最初に親しんだOutlookのバージョンはMicrosoft Outlook 1997でしたが、それから17年が経ち、最新のバージョンであるMicrosoft Outlook 2013に直面しています。新しいOutlookによってもたらされた機能の中には、添付ファイルのリマインダー、キャッシュモードの改善、アドインの耐障害性、ActiveSync、IMAPプロトコルの改善、People Hug、データファイルの圧縮、天気バー、そして少しの起動パフォーマンスの改善が含まれます。では、これらすべてを最大限に活用する方法を見ていきましょう。

受信トレイの表示方法を整理する

Outlookが提供する主な機能の1つはメール管理です。したがって、受信トレイを自分の望む形で見ることを確認する必要があります。新しいバージョンに更新してOutlookを開くと、デフォルトのビューでメールが表示されます。効率を高め、すべてをより簡単に見つけるために、表示をカスタマイズできます。

これを行うには、表示タブに移動し、表示の変更をクリックします。これにより、選択できるさまざまなプリセットビューのリストが開きますが、完全に新しいビューを生成するためにカスタマイズすることもできます。列を追加したり、順序を再配置したり、メールをソートしたり、最新のメールのみを表示するかどうかを選択したり、ヘッダーの下に表示したいメールの行数を決定したりできます。カスタマイズが完了したら、表示の変更をクリックし、新しいビューとして現在のビューを保存できます。

メールを書いている間にカレンダーを確認する

メールを書くのはOutlook 2013でずっと簡単になりました。予定のためにカレンダーを確認するためにメールを離れる必要はありません。さらに興味深いことに、メールを編集している間にタスクや連絡先を素早く見ることもできます。

カレンダーを見るには、単に下部のカレンダーにカーソルを移動させると、その隣に小さなバージョンがポップアップします。さまざまな日付をクリックして予定を確認することができ、タスクやPeopleウィンドウをポップアップさせることもできます。

メールを既読としてマークするタイミングを選択する

メールをしばらく開いたままにしたり、受信トレイで上下に移動したりすると、特定のメールが既読として表示され、他のメールは未読のままになることはすでにご存知でしょう。このことは、マークされた色にも影響を与え、誤ってメールを既読としてマークしてしまった場合、まだ確認する時間がなかった場合には混乱を招くことがあります。

このような状況を避けるために、ファイルに移動し、オプションタブを選択してメールをクリックします。右側に、さまざまなオプションを表示するためにクリックする必要がある読み取りウィンドウのチェックボックスが表示されます。これらのオプションのいずれかをチェックまたはアンチェックしたり、メールを既読としてマークするまでの秒数を変更したりできます。カスタマイズが完了したら、OKをクリックしてオプションを保存します。

Outlookでメールをキャッシュするにはどうすればよいですか？

メールをキャッシュする際のいくつかの変更について言及しましたが、Outlookはもはやデフォルトでメールをキャッシュしないことに気づいたかもしれません。これは効率を改善する方法であり、ほとんどの場合、すべてのアイテムに直接アクセスする必要がなくなったことを観察しています。

デフォルトの期間は、ディスクの容量が128GBの場合、現在12ヶ月です。もしそれが小さい場合、6ヶ月に短縮されることがあります。これらの設定を変更するには、ファイルに移動し、アカウント設定を選択し、もう一度アカウント設定をクリックします。そのウィンドウが開いたら、Exchangeアカウントをダブルクリックすると、オフラインで保持するメールのスライダーに移動します。

Outlookのジャーナル機能を使用するにはどうすればよいですか？

以前にジャーナル機能について話したので、Outlook 2013ではジャーナルフォルダーに直接アクセスできないことを言及することが重要です。ナビゲーションペインには以前のように表示されません。

フォルダーにアクセスするには、ナビゲーションペインのタスクタブの隣にあるドットをクリックし、フォルダーをクリックします。これにより、利用可能なすべてのフォルダーが開き、ジャーナルフォルダーも見つけることができるはずです。あるいは、CTRL+8キーを使用してジャーナルフォルダーに即座にアクセスすることもできます。

メッセージプレビューをカスタマイズするにはどうすればよいですか？

Outlook 2013のメッセージのデフォルトの表示方法は、見出しの下に1行だけを表示することです。この側面の設定を受信トレイの表示モードに含めることができますが、もっと簡単に行う方法もあります。単に表示に移動し、タブのすぐ下にあるメッセージプレビューをクリックすると、1行、2行、または3行にスクロールできます。このプレビューをオフにすることもできますので、メールを開く前に内容を確認する必要がない場合はオフにできます。

ノートはどこに行ったのですか？

ノートフォルダーを見つけるのに苦労したかもしれません。ナビゲーションバーの構造を変更し、使用頻度が低いためにノートタブを移動することに決めました。CTRL+5キーを使用してアクセスすることはできます。

ナビゲーションペインに常に表示させたい場合は、ナビゲーションオプションに移動し、ノートフォルダーを上に移動するか、表示されるアイテムの数を増やしてノートタブのためにナビゲーションバーにより多くのスペースを確保できます。

署名を作成するにはどうすればよいですか？

Outlook 2013でパーソナライズされた署名を作成するのはこれまで以上に簡単です。ファイルに移動し、オプションを選択してから、メールを選択し、右側に表示される署名タブをクリックするだけです。

この機能を使用すると、必要なだけ多くの署名を追加できます。新しい署名の名前を追加するために新規をクリックし、署名に含めたいすべての情報（名前、役職、会社、郵送先住所、電話番号など）を記入します。

テーマと背景を変更するにはどうすればよいですか？

Outlookは新しい色で登場します。以前に慣れ親しんだ黒、青、銀のテーマの代わりに、テーマを変更してライトグレーまたはダークグレーにすることができ、ホワイトを維持することも選択できます。

これを行うには、ファイルに移動し、オプションを選択し、オフィステーマの横にある矢印をクリックして3つのオプションのいずれかを選択します。これらのテーマに加えて、Outlook 2013では背景を変更することもできます。

カレンダーの色を変更するにはどうすればよいですか？

Outlookのテーマを変更できるだけでなく、カレンダーを特定の色で表示するようにパーソナライズすることもできます。

これをOutlook 2013で行うには、カレンダーを開き、右クリックして色に移動します。すると、青、ピンク、グレー、緑のいくつかのオプションが表示され、自動バージョンもあり、カレンダーを白のままにします。

天気を摂氏に変更するにはどうすればよいですか？

天気のデフォルト表示は華氏ですが、各国のニーズや要件に合わせて摂氏に簡単に変更できます。これを修正するのは非常に簡単で、ファイルに移動してオプションボタンをクリックします。次に、カレンダーに移動し、天気カテゴリまでスクロールします。天気オプションをチェックまたはアンチェックし、華氏から摂氏に変更するのは非常に簡単です。

追加のメールボックスを追加するにはどうすればよいですか？

この機能は、古いバージョンのOutlookでメールボックスを追加する方法からあまり変わっていません。もし問題がある場合は、ファイルに移動し、情報を選択するだけです。すると、アカウント設定というタブが表示され、再度アカウント設定をクリックします。

メールオプションウィンドウが開いたら、現在のメールアカウントを強調表示し、変更をクリックします。次に、詳細設定に移動し、追加をクリックします。これにより、使用したい追加のメールボックスを入力できます。

Outlookをソーシャルメディアに接続する

私たちはソーシャルメディアの世界に生きているので、さまざまなタイプのソーシャルメディアにOutlookを接続することは、最新情報を把握するための便利な方法かもしれません。このようにして、People機能にはFacebook、Twitter、LinkedInなどから取得した情報が表示されます。

これらのアカウントの1つをOutlookにリンクするには、単にファイルに移動し、情報を選択し、アカウント設定までスクロールしてソーシャルネットワークアカウントをクリックします。これにより、すべての接続を管理する権限が与えられ、新しい接続を追加したり、以前にOutlookに接続したアカウントを削除したりできます。

Markup Heroを使ってOutlookで写真に簡単に注釈を付ける

Outlookは優れたメールプラットフォームですが、メールにスクリーンショット、写真、またはスキャンした文書を追加して、コンテキストを追加したい場合があります。たとえば、メールに注釈を付けてテキストの詳細を説明したり、同僚に特定のアクションを実行してほしい場所を示したりすることがあります。これを行う方法はいくつかありますが、Markup Heroほどシンプルで効果的なものはありません。Markup Heroを使用すると、テキスト、形状、線などを使って写真やスキャンした文書に簡単に注釈を付けることができます。Markup Heroを使用すると、メールに添付する写真に簡単にメモを追加できます。異なる色や線のスタイルを選択して、編集を目立たせることもできます。