知っておくべき Microsoft Teams のトップ 15 のヒントとコツ

この厳しい時期に、国々がロックダウンに直面し、組織が従業員に自宅でリモートワークをするよう求めているとき、仕事の進展を把握し、集中することが少し難しくなることがあります。しかし、ビデオ会議アプリやリモートコラボレーションツールなどのアプリやサービスのおかげで、この体験はある程度簡素化されることができます。そのようなアプリの一つが Microsoft Teams で、これはチームメンバーとつながり、プロジェクトで一緒に作業するための統合されたコラボレーションおよびコミュニケーションプラットフォームです。ですので、アプリを初めて使用する場合でも、これまでずっと使用している場合でも、サービスを最大限に活用するために知っておくべき Microsoft Teams のヒントとコツをいくつか紹介します。

1. 背景を変更する

自宅で作業している場合、自宅のすべての場所がビデオ通話に適しているわけではないかもしれません。しかし、Teams を使えば、それは心配する必要はありません。実際、会議中に背景を変更して、散らかった周囲を隠すことができます。ただし、現時点では Microsoft Teams はデフォルトの背景のみをサポートしています。背景を追加するには、ビデオ通話中に省略記号（3 点）ボタンを押し、背景効果を表示を選択します。右側に背景設定メニューが表示され、デフォルトの背景のリストが表示されます。ここから、背景を選択し、プレビューボタンを押して設定を確認します。背景として設定するには、それを選択し、適用ボタンを押します。

さらに、背景を変更するだけでなく、ビデオ会議中に背景をぼかす機能を有効にして、背景を隠すこともできます。これを行うには、会議中に省略記号（3 点）ボタンを押して追加のアクションを表示し、背景をぼかすを選択します。

2. 没入型リーダーを使用する

異なる会話の間で多くのテキストを行き来する必要があるとき、それは時には非常に面倒な作業になることがあります。幸いなことに、Microsoft の没入型リーダーは、テキストを異なる速度で読み上げることで、あなたの時間を節約できます。さらに、異なるフォントサイズ、色、間隔でテキストを表示するアクセシビリティオプションも提供します。オフィスの設定に加えて、このユーティリティは、ディスレクシアやディスグラフィアのある学生を教えるのにも役立ちます。なぜなら、テキストを異なる品詞に分解して理解しやすくするからです。この機能を使用するには、メッセージの隣にある省略記号（3 点）ボタンをタップし、オプションから没入型リーダーを選択します。

3. 会話を翻訳する

英語を母国語としない人々にとって、主に英語を中心に仕事をしている場合、Microsoft Teams には翻訳機能があります。メッセージを希望の言語に翻訳するには、会話内のテキストの隣にある省略記号（3 点）ボタンをタップし、翻訳を選択します。これで、テキストが希望の言語に翻訳されているのが表示されます。完了したら、同じ手順を踏んで元のテキストに戻すことができます。

4. チームまたはチャンネルをお気に入りにする

同時に複数のプロジェクトに取り組んでいる場合、特定のチームの進展を把握するのが混乱することがあります。そのような場合には、チームまたはチャンネルをお気に入りにマークすることで、左側のウィンドウの上部にあるお気に入りセクションで見つけることができます。チームまたはチャンネルをお気に入りにするには、それを開き、省略記号ボタンをタップし、お気に入りを選択します。

5. チャンネルの更新をフォローする

チャンネルをお気に入りにして迅速にアクセスできるセクションを整理するのと同様に、チャンネルをフォローして迅速な更新を受け取ることもできます。これは、チームの重要な更新や進展を見逃したくない場合に便利です。チャンネルをフォローするには、それを開き、省略記号（3 点）ボタンをタップします。オプションのリストからこのチャンネルをフォローを選択します。チャンネルがお気に入りにマークされると、プッシュ通知でそのすべての更新が通知されます。

6. メッセージを未読としてマークする

チャンネルは、さまざまな進展についてチームメンバーと議論することを可能にしますが、チャンネルに多くのメンバーがいる場合、物事が手に負えなくなることがあります。そして、それはすぐに役に立つものから、メッセージの群れに変わることがあります。そのような状況を避けるために、重要なメッセージを優先的に未読としてマークすることができます。未読としてマークするには、未読としてマークしたいメッセージのある会話に移動し、その隣にある省略記号（3 点）ボタンをタップします。ポップアップから未読としてマークを選択します。これらのメッセージは、検索ボックスに「/unread」と入力することで見つけることができます。

7. メッセージをブックマークする

会話内のメッセージを未読としてマークして後で再訪するのと同様に、会話内のテキスト、画像、または他のコンテンツをブックマークして後で確認することもできます。未読メッセージは、達成すべきタスクを思い出させるのに役立ちますが、メッセージをブックマークすることで、頻繁に参照する必要がある重要なメッセージやコンテンツを保存できます。メッセージをブックマークするには、会話に移動し、その隣にあるブックマークアイコンをタップします。ブックマークしたメッセージは、検索ボックスに「/saved」と入力することで表示できます。

8. リッチテキストメッセージを作成する

時には、メッセージをより効果的に伝えるために、テキストに対するより多くのコントロールが必要です。ここでリッチテキスト編集が登場し、フォント、注釈、画像、その他のカスタムフォーマットオプションをサポートします。リッチテキストメッセージを作成するには、メッセージを送信したいチャンネルを開き、左下の「A」ボタンを押します。これでテキストウィンドウがポップアップし、ここでメッセージを作成してフォーマットし、送信ボタンを押してメッセージを送信します。

9. Teams にアプリを統合する

Teams の USP の一つは、Office 365 アプリの全スイートをプラットフォームに統合する能力です。したがって、チームが主にこれらのアプリに依存している場合、数回のクリックで統合できます。ただし、プラットフォームが他の生産性ツールをサポートしていないわけではありません。すべての人の要件に応じて異なるカテゴリに整理されたアプリのコレクションがあります。チームにアプリを追加するには、チームに移動し、省略記号（3 点）メニューをタップしてチームを管理を選択します。ここから、アプリセクション（チーム名の下）に移動し、その他のアプリボタンをタップします。これで、異なるカテゴリに移動するか、すべてを検索ボックス（アプリの下）にクエリを入力することで選択できるアプリのコレクションが表示されます。アプリを見つけたら、それを選択し、追加ボタンを押してチームまたはチャンネルに追加します。

10. Outlook 経由でチームとチャットを共有する

前述のように、Teams は Microsoft のアプリスイートと事前統合されています。そして、Outlook はその一つです。Teams の Outlook は、Teams を離れることなく会話をメールとして共有するのに役立ちます。これを行うには、会話に移動し、省略記号（3 点）ボタンをクリックします。ポップアップからOutlook に共有を選択し、受信者やその他の関連情報を追加します。最後に、送信を押します。同様に、チャンネルの全会話を同じ方法でメールすることもできます。

11. メンションでアクティビティをフィルタリングする

チームチャンネルに多くのユーザーがいる場合、議論中にメッセージが大量に流れ込むのを目にしたかもしれません。時には、メンションのあるメッセージを追跡するのが難しくなることがあります。そのような重要なメッセージを見逃さないために、メンションを使用して会話をフィルタリングし、必要なものを他のメッセージから分けることができます。これを行うには、アクティビティに移動し、右側の漏斗アイコンをタップします。次に、フィルタリングするには入力ボックスの隣にある省略記号（3 点）ボタンを押し、メンションを選択します。これで、アクティビティセクションにあなたにメンションされた最も関連性の高いコンテンツが表示されます。さらに、アクティビティに移動し、フィードの隣にあるドロップダウンボタンをタップしてマイアクティビティを選択すると、すべてのアクティビティの詳細なリストを一か所で表示できます。

12. Teams 会議を録画する

しばしば、チームメンバーとの会議中に、後で参照するために再訪したい特定のことがあります。そのような場合、Teams は会議を録画する機能を提供し、後で音声、ビデオ、および画面共有のアクティビティにアクセスできます。このサービスは、録画された会議を Microsoft Stream に保存し、チーム全体で安全に共有します。進行中の会議を録画するには、省略記号（3 点）ボタンを押し、録画を開始を選択します。完了したら、同じ手順で録画を停止します。

13. スラッシュコマンドを活用する

プラットフォームを好みに合わせてカスタマイズすることができる一方で、特定の機能を有効にしたり、さまざまな設定をいじったりすることができるものの、運用効率に関しては、基本的な操作を迅速に完了する方法をマスターする以外にあまりできることはありません。ここでスラッシュ（/）コマンドが登場します。名前から推測できるように、このコマンドはスラッシュ（/）文字を使用し、その後にコマンドが続きます。

スラッシュコマンドの一部は次のとおりです –

i. /goto – チームまたはチャンネルにジャンプするのに役立ちます
ii. /call – 誰かに直接電話をかける
iii. /chat – 誰かにクイックメッセージを送信する
iv. /activity – 誰かのアクティビティを表示する
v. /whatsnew – チームの新しい情報を確認する
vi. /mentions – すべてのメンションを表示する
vii. /saved – 保存したリストを表示する
viii. /unread – 未読のアクティビティを表示する
ix. /keys – すべてのキーボードショートカットのリストを表示する
x. /available（または away, brb, dnd, busy）– ステータスを設定する

さらに、他のコマンドを表示するには、検索ボックスまたはコマンドを入力するウィンドウにスラッシュ（/）文字を入力して、サポートされているすべてのスラッシュコマンドのリストを表示します。あるいは、Microsoft サポートにアクセスして、これらのコマンドについて詳しく学ぶことができます。

14. ショートカットをマスターする

スラッシュコマンドを使用して異なるオプションに迅速にアクセスし、基本的なタスクを実行するのと同様に、キーボードショートカットの力を活用して、さまざまな操作を簡単に実行し、時間を節約することもできます。

以下は一部のキーボードショートカットです –

i. 検索に移動 – command + . または Ctrl + E
ii. 移動 – command + G または Ctrl + G
iii. 新しいチャットを開始 – command + N または Ctrl + N
iv. 設定を開く – command + , または Ctrl + ,
v. ファイルを添付 – command + O または Ctrl + O
vi. スレッドに返信 – R
vii. 重要としてマーク – command + shift + I または Ctrl + Shift + I
viii. ミュートを切り替える – command + shift + M または Ctrl + Shift + M

もちろん、これらは Teams で使用できるショートカットの一部です。サポートされているショートカットの全リストを表示するには、Office サポートにアクセスしてください。また、ショートカットの組み合わせは、Web とアプリで異なる場合があることに注意してください。したがって、ショートカットリンクを参照して助けを求めることをお勧めします。

15. ボットを使用する

Microsoft Teams はボットをサポートしており、これは特定の操作を自動化したり、いくつかの単純なタスクについて支援を受けたりするためのツールです。たとえば、ボットは会議の議題を確認したり、リマインダーを設定したり、レポートを表示したり、GitHub リポジトリから保留中のリクエストを引き出すといった簡単なタスクを実行するのに役立ちます。すべて、Teams を離れることなく行えます。人気のあるボットの一部は、こちらで見つけることができます。または、必要に応じてインターネットで見つけることができます。さらに、ボットをよりコントロールしたり、より深い自動化タスクを実行したりしたい場合は、Microsoft の手順ガイドを使用して独自のボットを作成できます。

ボーナスヒント: Zoom をビデオ会議やリモートコラボレーションに使用している場合、Teams と共に最近両サービス間のコラボレーション統合が発表されました。これで、会議に参加したり管理したりするためにアプリを切り替える必要はありません。Teams で Zoom 統合を有効にするには、左上のペインの省略記号（3 点）ボタンをタップし、その他のアプリに移動します。さまざまなアプリのコレクションが表示されます。ここから、アプリの下の検索ボックスに Zoom と入力します。アプリを選択し、追加ボタンを押してチームまたはチャンネルに追加します。完了したら、1 回のクリックで Zoom 会議を開始または参加できます。

これらは、Microsoft Teams からより多くの体験を得て、操作をより効率的に実行するためのヒントとコツの一部です。これにより、時間を節約し、より注意を要する操作に投資することができます。