알아야 할 10가지 유용한 Microsoft Outlook 팁과 요령

Outlook 또는 Microsoft Outlook은 Microsoft의 Office 애플리케이션 모음에서 제공하는 개인 조직자입니다. 이메일 관리, 메모 작성, 일정, 작업 관리 및 웹 브라우징과 같은 기능을 통해 모든 사무실 요구 사항에 대한 원스톱 솔루션을 제공합니다. 기본적인 기능을 한 곳에서 사용할 수 있도록 하여 앱을 떠나거나 다른 애플리케이션에 의존할 필요가 없도록 합니다. 따라서 시간을 절약하고 작업의 생산성과 효율성을 높일 수 있습니다.

이 애플리케이션을 직접 사용하거나 최근에 전환한 경우, 애플리케이션을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 유용한 Microsoft Outlook 팁과 요령을 소개합니다.

1. Outlook에서 부재 중 메시지 설정하기

다양한 시간대의 클라이언트나 팀원과 상호작용하는 업무를 하는 경우, 하루 종일 메시지에 응답할 수 있는 것은 아닙니다. 주말에 여행을 가는 경우, 연락하는 사람들에게 현재 사용할 수 없음을 알리고 싶을 때도 있습니다. 다행히도 Outlook에서는 이러한 상황을 처리할 수 있는 유용한 방법이 있습니다. 이를 위해 웹에서 Microsoft Outlook을 열고 상단의 설정 아이콘을 클릭한 후 모든 Outlook 설정 보기를 선택합니다. 여기에서 자동 회신을 선택하고 자동 회신 켜기 옆의 버튼을 전환합니다. 이제 작업 일정에 따라 시작 및 종료 시간을 설정하고 저장을 클릭합니다.

2. Microsoft Outlook에서 이메일 서명 만들기/변경하기

이메일 서명은 이메일을 마무리하는 가장 좋은 방법 중 하나로 간주됩니다. 서명에는 이름, 이메일 주소 및 기타 연락처 정보가 포함되어 있어, 수신자가 귀하에게 연락하려고 할 때 유용할 수 있습니다. 이메일 서명을 만들려면 Microsoft Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기로 이동합니다. 여기에서 메일을 선택하고 작성 및 회신을 클릭합니다. 이제 다양한 텍스트 서식 옵션이 있는 창이 표시됩니다. 또한 서명으로 사용할 이미지를 업로드하거나 템플릿을 편집할 수 있는 옵션도 제공됩니다. 완료되면 아래에서 특정 설정 및 옵션을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 그리고 저장을 클릭합니다. 이 서명을 사용하려면 작성 창에서 세 개의 수평 점을 클릭하고 서명 삽입을 선택합니다.

3. 이메일에 인라인 이미지 삽입하기

전통적인 방식으로 첨부파일을 추가할 수 있지만, Microsoft Outlook에서는 이메일 본문과 함께 첨부파일을 인라인으로 삽입하는 깔끔한 방법을 제공합니다. 수신자가 첨부파일을 놓치지 않도록 하고 싶을 때 유용합니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 새 메시지를 클릭합니다. 작성 창에서 보내기 및 폐기 버튼 옆의 첨부파일 오른쪽에 있는 작은 그림 아이콘을 클릭합니다. 이제 추가할 이미지를 선택하고 선택을 클릭합니다.

4. 이메일 전송 취소하기

다양한 수신자와 이메일을 주고받을 때, 잘못된 사람에게 응답하게 되는 경우가 있습니다. 그러나 Outlook을 사용하면 전송 취소 기능을 사용하여 이러한 상황을 방지할 수 있습니다. 이를 사용하려면 먼저 기능을 활성화해야 합니다. 이를 위해 Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기로 이동합니다. 여기에서 메일을 클릭하고 작성 및 회신을 선택합니다. 이제 전송 취소를 찾아 슬라이더를 드래그하여 메시지를 전송한 후 전송 취소를 할 수 있는 최소 시간을 설정합니다(초 단위). 마지막으로 저장을 클릭합니다. 설정이 완료되면 누군가에게 이메일을 전송할 때 다음 10초 동안 전송 취소 옵션이 표시됩니다. 전송을 취소하려면 버튼을 클릭합니다.

5. 규칙 설정으로 수신 이메일 처리하기

받는 편지함에 수많은 이메일이 쏟아지는 경우, 수신 메시지를 필터링하고 받는 편지함을 정리하기 위해 규칙을 설정할 수 있습니다. 이를 위해 Outlook > 설정 > 모든 Outlook 설정 보기로 이동합니다. 여기에서 메일을 클릭하고 규칙을 선택합니다. 다음으로 새 규칙 추가 버튼을 클릭하고 이름을 지정합니다. 이제 조건과 선택한 조건에 대한 작업을 선택합니다. 저장을 클릭합니다.

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6. 스팸 이메일 관리하기

규칙을 설정하는 것 외에도, 불필요한 이메일이 받는 편지함에 도착하지 않도록 하는 또 다른 방법은 사용자를 차단하거나 이메일이 오는 도메인을 차단하는 것입니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 상단의 설정을 클릭합니다. 다음으로 모든 Outlook 설정 보기에서 메일을 선택하고 스팸 이메일을 클릭합니다. 오른쪽 창에서 차단된 발신자 및 도메인 아래의 추가 버튼을 클릭하여 이메일 또는 차단하려는 도메인을 추가합니다. 마지막으로 저장을 클릭합니다. 마찬가지로, 특정 사람이나 도메인에서 이메일을 놓치지 않도록 하려면 안전한 발신자 및 도메인 아래의 추가 버튼을 클릭하고 이메일 주소 또는 도메인 이름을 추가합니다.

7. 기본 발신 주소 설정하기

Outlook에 여러 계정을 연결하면 기본적으로 이메일을 보낼 기본 이메일을 선택할 수 있는 옵션이 있습니다. 이메일을 기본으로 설정하려면 Outlook을 열고 오른쪽 상단의 설정 아이콘을 클릭합니다. 여기에서 모든 Outlook 설정 보기를 선택하고 메일을 클릭합니다. 다음으로 이메일 동기화를 선택하고 오른쪽 창에서 기본 발신 주소 설정을 찾을 때까지 아래로 스크롤합니다. 이제 드롭다운 버튼을 클릭하고 기본 발신 주소로 설정할 이메일을 선택한 후 저장을 클릭합니다.

8. 여러 사람에게 이메일 보내기

여러 사람에게 동시에 메시지를 보내야 할 경우, Outlook에서는 그룹을 사용하여 이를 수행할 수 있습니다. 이를 위해 Microsoft Outlook으로 이동하여 왼쪽 창에서 새 그룹 버튼을 클릭합니다. 팝업 창에서 그룹 이름과 설명을 입력하고 생성을 클릭합니다. 이제 다음 화면에서 그룹에 추가할 참가자의 이름이나 이메일 주소를 입력하고 추가를 클릭합니다. 완료되면 모든 그룹 구성원에게 쉽게 메시지를 보낼 수 있습니다.

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9. 일정 공유하기

Outlook에는 일정 관리 및 다가오는 이벤트를 따라잡는 데 도움이 되는 내장된 일정이 있습니다. 이벤트를 추가하면 일정에 표시되며, 설정한 기본 설정에 따라 알림을 받습니다. 그런 다음 다른 사람과 일정을 공유하여 해당 항목을 보거나 수정할 수 있도록 할 수 있습니다. 이를 위해 Outlook으로 이동하여 왼쪽 창에서 일정 아이콘을 클릭합니다. 여기에서 오른쪽 상단의 공유 버튼을 클릭하고 팝업에서 사람의 이름이나 이메일 주소를 입력합니다. 다음으로 권한을 부여하라는 요청을 받으면 — 모든 세부정보를 볼 수 있도록 허용하거나 편집할 수 있도록 허용할 수 있습니다. 완료되면 공유를 클릭합니다.

10. 작업 사용자 정의하기

Microsoft는 Outlook에서 사람이나 이메일 옆에 나타나는 빠른 작업을 제공하여 즉시 빠른 작업을 수행할 수 있도록 도와줍니다. 여기에 추가로, 이 서비스는 이러한 작업을 사용자 정의하고 자주 사용하는 작업을 선택할 수 있도록 허용합니다. 이러한 작업을 사용자 정의하려면 Outlook을 열고 설정 > 모든 Outlook 설정 보기로 이동합니다. 이제 메일을 선택하고 작업 사용자 정의를 클릭합니다. 오른쪽 창에서 빠른 작업 및 메시지 표면에 대해 표시할 작업 옆의 체크박스를 선택합니다. 마지막으로 저장을 클릭합니다.

이것들은 Microsoft Outlook을 최대한 활용하는 데 사용할 수 있는 몇 가지 팁과 요령입니다. Outlook의 프리미엄 구독에서 사용할 수 있는 몇 가지 다른 기능과 팁이 있다는 점에 유의하세요. 그러나 많은 사용자가 Microsoft Outlook을 선호하는 이메일 서비스로 사용하기 때문에 이 기사는 Outlook의 무료 버전에서 제공되는 기능을 다룹니다. 유용하다고 생각되면 친구 및 가족과 공유해 보세요.