ContractZen 리뷰: 계약 관리 및 디지털 거버넌스 간편하게

기업 간의 경쟁이 날로 치열해짐에 따라, 기업 임원들이 직면하는 엄청난 압박을 쉽게 알 수 있습니다. 특히 계약 관리 및 디지털 거버넌스와 관련하여 더욱 그렇습니다.

많은 경우, 이는 생산성 손실이나 중요한 데이터의 잘못된 처리로 이어질 수 있습니다. 이는 일반적으로 중요한 회사 문서가 중앙 집중식 위치에 저장되지 않거나, 회사 의사 결정자(예: C급 임원 및 이사회)가 필요할 때 필요한 정보와 문서에 접근하지 못할 때 발생합니다.

기업은 기업 파일 관리를 충족할 수 있는 디지털 거버넌스 솔루션이 필요하며, 사용자가 중요한 비즈니스 문서를 안전하고 중앙 집중식 위치에 안전하게 저장하고 공유할 수 있는 도구를 제공합니다.

이 게시물에서는 ContractZen이 C급 임원 및 이사회 구성원이 계약 관리를 개선하고 중요한 비즈니스 문서를 안전하고 효율적으로 저장할 수 있도록 어떻게 지원하는지 살펴보겠습니다.

목차

• ContractZen이란?
• 조직 내 계약 관리 간소화
• 모든 디지털 현대 회의 포털 활용
• 전자 서명으로 문서 빠르게 서명 받기
• 가격
• 결론

ContractZen이란?

2014년에 설립된 ContractZen은 기업 거버넌스를 위한 올인원 디지털 허브를 제공하는 B2B 클라우드 서비스입니다.

ContractZen에서 제공하는 기능을 간단히 정리하면 다음과 같습니다:

• 계약 관리. 중앙 집중식 위치에서 계약을 업로드, 저장 및 관리할 수 있습니다.

• 회의 관리. 회의를 쉽게 예약하고, 회의 의제를 논의하며, 전체 회의 프로세스를 디지털 방식으로 관리할 수 있습니다.

• 데이터룸. 감사 상황에서 사용자가 클라이언트 또는 조직 외부의 다른 사람과 문서를 공유할 수 있는 안전한 가상 데이터룸을 제공합니다. 예: 재무 및 세무 감사.

• 전자 서명. 통합된 전자 서명 솔루션을 통해 문서에 빠르고 안전하게 서명 받을 수 있습니다.

조직 내 계약 관리 간소화

법적 문제와 관련하여, 통제와 속도 사이의 딜레마는 계약에 대한 가시성 부족으로 인해 크게 악화됩니다. 이렇게 생각해 보세요: 중요한 회사 문서에 접근할 수 없다면, 인수합병과 같은 상황에 대한 통제가 줄어듭니다.

이는 심각한 문제입니다. 왜냐하면 계약에는 교환되는 가치의 조건이 포함되어 있기 때문에, 계약의 정확한 가치를 보장할 수 없다면 회사가 많은 돈을 잃을 수 있기 때문입니다.

우선, 계약에 대한 더 나은 가시성은 만료되는 계약을 방지하고 갱신을 관리하는 데 도움이 됩니다. 회사의 다양한 부서가 계약 관리 프로세스에서 모든 필요한 단계를 따르도록 협력합니다.

계약 관리는 여러 사무소 위치, 언어 및 시간대와 같은 다른 요소를 고려하면 더욱 복잡해집니다. 또한 계약을 수동으로 관리하면 인적 오류, 계약 주기의 지연 및 계약 프로세스에 대한 제한된 통제로 이어질 수 있습니다.

이러한 이유로, 회사가 중앙에서 실시간으로 변경 사항을 제어하고 추적할 수 있는 것이 중요합니다. 계약 관리 활동을 자동화함으로써, 기업은 정보 사일로가 형성되는 것을 방지하고, 통제를 개선하며, 계약 생성 시간을 크게 단축할 수 있습니다.

ContractZen의 드래그 앤 드롭 도구를 사용하면 여러 파일(기존 문서 포함)을 클라우드 기반 솔루션으로 한 번에 빠르게 가져올 수 있습니다. 또한 문서를 이메일로 전송할 수 있어 원격으로 운영되는 회사, 여러 위치에 지사를 두고 있는 회사 또는 계약 관리 플랫폼에 직접 가져와야 하는 첨부 파일이 포함된 이메일을 받는 회사에 매우 편리합니다.

ContractZen을 사용하면 계약에 대한 자동 이메일 알림을 설정하여 팀원에게 중요한 예정된 날짜를 알릴 수 있습니다. 동적 폴더를 생성하는 내장 메타데이터 태깅 시스템이 함께 제공되어 계약을 빠르게 검색하고 접근할 수 있습니다.

ContractZen의 메타데이터 기반 저장 구현을 통해 문서를 포함된 정보 유형에 따라 조직할 수 있습니다.

계약 시각적 태깅을 사용하여 메타데이터를 설정하고 검색 중인 계약을 빠르게 찾을 수 있습니다. 예를 들어, 라이센스, NDA 및 임대와 같은 다양한 유형의 계약을 저장하는 경우, 각 계약에 대해 별도의 태그를 생성할 수 있습니다.

메타데이터 기반 문서 조직은 계약뿐만 아니라 모든 연결된 문서에 쉽게 접근할 수 있도록 도와줍니다. 문서가 메타데이터 태그로 조직되면, 관련 문서를 여러 방식으로 연결할 수 있습니다.

그 결과, 팀원들은 문서를 논리적으로 조직할 방법을 고민할 필요가 없습니다. 또한 ContractZen을 사용하면 사용자가 파일에 댓글을 달고 서로 다른 문서에 대해 이야기할 수 있어 수십 개의 이메일 스레드를 뒤적이는 것보다 훨씬 효율적입니다.

모든 디지털 현대 회의 포털 활용

ContractZen은 판매 통화, 이사회 회의 및 임원 회의를 디지털 방식으로 관리할 수 있게 해 주어 작업 생산성을 높입니다. 이는 연례 주주 회의나 간단한 제품 데모와 같은 모든 유형의 기업 회의 시나리오에 유용합니다.

회의 포털은 회의 예약부터 계약 및 문서 서명까지 모든 것을 처리하는 완전한 디지털 회의 프로세스에 접근할 수 있게 해 줍니다. 회의 의제와 회의록을 빠르게 작성할 수 있습니다. ContractZen은 참석자 피드백을 수집할 수 있는 검토 도구도 제공합니다.

또한, 회의 일정을 예약하기 위한 적합한 슬롯을 찾는 강력한 내장 회의 일정 관리 기능이 있습니다. 이렇게 하면 기업 회의 일정을 예약하기 위해 별도의 도구를 사용할 필요가 없습니다. 또한 한 번의 클릭으로 회의 초대를 보내고 이메일 알림을 자동화할 수 있습니다.

ContractZen을 사용하면 회의 중 합의된 후속 작업 및 의무를 생성, 우선 순위 지정 및 추적할 수 있습니다. 팀원들과 회의 의제 및 기타 자료를 안전하게 쉽게 공유할 수 있습니다.

C급 임원 및 이사회 구성원을 위한 완전한 디지털 회의 플랫폼의 주요 이점은 다음과 같습니다:

2. 모든 이해관계자에게 적합한 회의 시간을 쉽게 찾고 예약할 수 있습니다.

3. 이사회가 내부 논의를 할 수 있게 합니다.

4. 회의 의제 및 자료를 안전하게 공유합니다.

5. 이사회 구성원의 작업을 쉽게 만드는 도구를 제공합니다(개인 댓글 및 주석 도구가 포함된 MeetingBook과 같은).

6. 포털 내에서 회의록을 쉽게 작성할 수 있습니다.

7. 회의록 초안에 대한 댓글 라운드를 손쉽게 조직할 수 있습니다.

8. 회의 중 합의된 작업을 쉽게 모니터링할 수 있습니다.

9. 효율적이고 포괄적인 검색 기능을 제공합니다.

ContractZen을 사용하면 C급 임원 및 이사회 구성원이 논의된 문제를 키워드(태그)로 쉽게 표시하여 사용자가 의사 결정 과정을 추적할 수 있도록 도와줍니다.

전자 서명으로 문서 빠르게 서명 받기

C급 임원이 문서에 전자 서명을 받는 것이 중요한 이유는 다음과 같습니다:

• 더 쉽고, 빠르며, 안전합니다. 클라이언트는 문서에 전자적으로 서명할 수 있어 구매 경험을 개선하고 판매를 늘리는 데 도움이 됩니다. 완전한 디지털 서명 시스템은 관리 또는 이사회 구성원이 회의록에 빠르고 안전하게 서명할 수 있도록 도와줍니다.

• 거래를 더 빠르게 마무리합니다. 전자 서명은 경쟁자에게 두 번째 기회를 주지 않고 거래를 마무리할 수 있게 해줍니다. 즉, 거래가 서명되면 판매가 확보되었다고 확신할 수 있습니다.

• 이동 중에도 가능합니다. 디지털 서명은 펜과 종이 대신 휴대폰이나 태블릿을 사용할 수 있게 해줍니다. 따라서 클라이언트가 인쇄하고 서명할 시간이 없더라도 모바일 장치에서 서명할 수 있습니다.

ContractZen은 전자 서명 시스템을 계약 관리 허브에 연결할 수 있게 해줍니다. 이렇게 하면 서명할 문서를 쉽게 보내고, 문서가 전송된 순간부터 서명되고 계정에 저장될 때까지 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

Assently, DocuSign, SignHere 및 Adobe Sign과 같은 여러 전자 서명 서비스와 통합됩니다. 또한 ContractZen의 가상 데이터룸, 재무 관리, 이사회 포털 및 회의 관리 기능도 전자 서명 통합을 지원합니다.

ContractZen은 OCR 기능이 있는 전체 텍스트 검색을 제공합니다. 문서가 ContractZen에 업로드되면 텍스트 기반의 검색 가능한 정보로 변환됩니다. 결과적으로 전체 문서를 검토하는 대신 원하는 내용을 간단히 검색할 수 있습니다. 문서 서명 및 관리에 대한 메타데이터 태깅 시스템도 동일한 방식으로 작동합니다.

가격

ContractZen은 사용자당 월 $9.50(연간 청구)로 시작할 수 있으며, 다음을 포함합니다:

• 계약 관리

• 회의 관리

• 재무 및 관리 문서

• 회사 등록부

• 가상 데이터룸

• 전자 서명

• 50GB 저장 공간

• 무제한 계약 수

ContractZen은 모든 고객에게 30일 무료 체험을 제공합니다. 또한 팀에 50명 이상의 사용자가 있는 경우 견적을 요청할 수 있습니다. 이 회사는 자격이 있는 비영리 단체에 대한 할인도 제공합니다.

결론

ContractZen은 C급 임원 및 이사회 구성원이 계약 관리 워크플로를 개선하고 중요한 문서를 안전하게 공유 및 저장할 수 있도록 도와줍니다. 전자 서명, 완전한 디지털 회의 관리, 계약 관리 및 자동 이메일 알림과 같은 유용한 기능이 포함되어 있습니다.

계약 관리 도구에서 어떤 기능을 찾고 계신가요? 아래에 댓글로 알려주세요.