생산성을 높이기 위한 최고의 Microsoft Outlook 2013 팁과 요령

Microsoft Outlook은 Microsoft Office 제품군의 일부로 제공되는 개인 정보 관리 소프트웨어입니다. 이 애플리케이션은 Windows와 Mac 버전이 있으며, 많은 기능을 사용하여 수신 및 발신 이메일을 관리하고, 캘린더와 일일 작업을 조직할 수 있습니다.

Outlook에 익숙한 분들도 계시겠지만, 2013 버전의 새로운 기능 때문에 소프트웨어를 완전히 이해하지 못한 분들도 있습니다. 따라서 사용자 경험을 개선하기 위해 아래에 Outlook 2013의 가장 중요한 팁과 요령을 모았습니다.

Outlook 2013 사용을 위한 13가지 팁과 요령

우리가 처음 접한 Outlook의 버전은 Microsoft Outlook 1997이었지만, 그로부터 17년이 지난 지금 우리는 최신 버전인 Microsoft Outlook 2013을 맞이하고 있습니다. 새로운 Outlook에서 제공하는 기능 중에는 첨부 파일 알림, 캐시 모드 개선, 추가 기능 복원력, ActiveSync, IMAP 프로토콜 개선, People Hug, 데이터 파일 압축, 날씨 바 및 약간의 시작 성능 개선이 있습니다. 이제 각 기능을 최대로 활용하는 방법을 살펴보겠습니다:

받은 편지함을 보는 방식을 정리하세요

Outlook에서 제공하는 주요 기능 중 하나는 이메일 관리입니다. 따라서 받은 편지함을 원하는 방식으로 정확히 볼 수 있도록 해야 합니다. 새 버전으로 업데이트하고 Outlook을 열면 기본 보기에서 이메일이 표시됩니다. 효율성을 높이고 모든 것을 더 쉽게 찾을 수 있도록 보기를 사용자 정의할 수 있습니다.

이를 위해 보기 탭으로 이동하여 보기 변경을 클릭합니다. 그러면 선택할 수 있는 다양한 미리 설정된 보기 목록이 열리지만, 완전히 새로운 보기를 생성하기 위해 사용자 정의할 수도 있습니다. 열을 추가하고, 순서를 재배치하고, 이메일을 정렬하고, 최신 이메일만 보거나 더 많은 이메일을 볼지 결정하고, 이메일 헤더 아래에 표시할 줄 수를 결정하는 등의 작업을 할 수 있습니다. 사용자 정의가 완료되면 보기 변경을 클릭한 다음 현재 보기를 새 보기로 저장을 클릭하여 저장할 수 있습니다.

이메일을 작성하는 동안 캘린더를 확인하세요

이제 Outlook 2013으로 이메일을 작성하는 것이 훨씬 쉬워졌습니다. 약속을 위해 캘린더를 확인하기 위해 이메일을 떠날 필요가 없습니다. 더욱 흥미롭게도 이메일을 편집하는 동안 작업 및 연락처를 빠르게 확인할 수도 있습니다.

캘린더를 보려면 커서를 아래쪽의 캘린더 위로 이동하면 이메일 옆에 작은 버전이 팝업됩니다. 다양한 날짜를 클릭하여 약속을 확인할 수 있으며, 이러한 기능 위로 커서를 이동하여 팝업 작업 또는 사람 창을 열 수 있습니다.

이메일을 읽음으로 표시할 시점을 선택하세요

이메일을 잠시 열어두거나 받은 편지함에서 위아래로 이동하면 특정 이메일이 읽음으로 표시되고 다른 이메일은 여전히 읽지 않음으로 표시된다는 것을 이미 알고 계실 것입니다. 이는 색상에도 영향을 미치며, 시간이 없어 이메일을 검토하지 않았는데 실수로 읽음으로 표시된 경우 혼란스러울 수 있습니다.

이런 상황을 피하기 위해 파일로 이동한 다음 옵션 탭을 선택하고 메일을 클릭합니다. 오른쪽에서 다양한 옵션을 보기 위해 읽기 창 체크박스를 클릭합니다. 이 중에서 체크 및 체크 해제할 수 있으며, 이메일을 읽음으로 표시하기 전의 초 단위를 변경할 수도 있습니다. 사용자 정의가 완료되면 확인을 클릭하여 옵션을 저장합니다.

Outlook에서 이메일을 캐시하는 방법은?

이메일 캐싱에 관한 몇 가지 변경 사항을 언급했습니다. 이제 Outlook이 기본적으로 이메일을 캐시하지 않는다는 것을 알았을 것입니다. 이는 효율성을 개선하는 방법으로, 대부분의 경우 모든 항목에 직접 접근할 필요가 없음을 관찰했습니다.

기본 기간은 디스크 용량이 128GB인 경우 이제 12개월입니다. 더 작을 경우 6개월로 줄어들 수 있습니다. 이러한 설정을 변경하려면 파일로 이동한 다음 계정 설정을 선택하고 다시 계정 설정을 클릭합니다. 해당 창이 열리면 Exchange 계정을 두 번 클릭하여 오프라인으로 유지할 메일 슬라이더로 이동합니다.

Outlook 저널 기능을 사용하는 방법은?

이전에 저널 기능에 대해 이야기했으므로, Outlook 2013은 저널 폴드에 즉시 접근할 수 없다는 점을 언급하는 것이 중요합니다. 이제 더 이상 탐색 창에 표시되지 않습니다.

폴더에 접근하려면 탐색 창의 작업 탭 옆에 있는 점을 클릭한 다음 폴더를 클릭합니다. 그러면 사용 가능한 모든 폴더가 열리며, 저널 폴더도 찾을 수 있어야 합니다. 또는 CTRL+8 키를 사용하여 저널 폴더에 즉시 접근할 수도 있습니다.

메시지 미리보기를 사용자 정의하는 방법은?

Outlook 2013의 기본 메시지 표시 방식은 제목 아래에 한 줄만 표시하는 것입니다. 이 측면에 대한 설정을 받은 편지함 보기 모드에 포함할 수 있지만, 훨씬 더 빠르게 할 수 있는 또 다른 방법이 있습니다. 보기로 이동하여 탭 바로 아래에 있는 메시지 미리보기를 클릭하면 1줄, 2줄 또는 3줄로 스크롤할 수 있습니다. 이메일을 열기 전에 내용을 볼 필요가 없다면 이 미리보기를 끌 수도 있습니다.

내 메모는 어디에 있나요?

메모 폴더를 찾는 데 어려움을 겪었을 수 있습니다. 탐색 바의 구조를 변경하고 사용이 제한적이어서 메모 탭을 이동하기로 결정했습니다. 여전히 키보드에서 CTRL+5 키를 사용하여 접근할 수 있습니다.

탐색 창에 메모를 영구적으로 표시하고 싶다면 탐색 옵션으로 이동하여 메모 폴더를 위로 이동하거나 표시할 항목 수를 늘려 메모 탭을 위한 탐색 바에 더 많은 공간을 확보할 수 있습니다.

서명을 만드는 방법은?

Outlook 2013로 개인화된 서명을 만드는 것이 그 어느 때보다 쉬워졌습니다. 파일로 이동하여 옵션을 선택한 다음 메일을 클릭하고 오른쪽에 보이는 서명 탭을 클릭하기만 하면 됩니다.

이 기능을 사용하면 필요한 만큼 많은 서명을 추가할 수 있습니다. 새 서명을 추가하려면 새로 만들기를 클릭하고 새 서명에 대한 이름을 입력한 다음 서명에 포함할 모든 내용을 작성하면 됩니다: 이름, 직위, 회사, 주소, 전화번호 등.

테마와 배경을 변경하는 방법은?

Outlook은 이제 새로운 색상으로 제공됩니다. 이전에 익숙했던 검정색, 파란색 및 은색 테마 대신 이제 테마를 변경하여 연한 회색 또는 어두운 회색으로 설정할 수 있으며, 흰색으로 유지할 수도 있습니다.

이를 위해 파일로 이동하여 옵션을 선택한 다음 Office 테마 옆의 화살표를 클릭하여 세 가지 옵션 중 하나를 선택합니다. 이러한 테마 외에도 Outlook 2013은 배경을 변경할 수 있는 기능도 제공합니다.

캘린더 색상을 변경하는 방법은?

Outlook의 테마를 변경할 수 있을 뿐만 아니라, 특정 색상으로 표시되도록 캘린더를 개인화할 수도 있습니다.

Outlook 2013에서 이를 수행하려면 캘린더를 열고 오른쪽 클릭한 다음 색상으로 이동합니다. 그러면 파란색, 분홍색, 회색, 녹색과 같은 몇 가지 옵션이 표시되며, 자동 버전도 있어 캘린더를 흰색으로 유지할 수 있습니다.

날씨를 섭씨로 변경하는 방법은?

날씨의 기본 보기는 화씨로 설정되어 있지만, 각 국가의 필요와 요구에 맞게 섭씨로 쉽게 변경할 수 있습니다. 이를 수정하는 것은 매우 간단하며, 파일로 이동하여 옵션 버튼을 클릭합니다. 그런 다음 캘린더로 이동하여 날씨 범주로 스크롤합니다. 날씨 옵션을 체크하거나 체크 해제하고 화씨에서 섭씨로 또는 그 반대로 변경하는 것은 매우 간단합니다.

추가 메일박스를 추가하는 방법은?

이 기능은 이전 버전의 Outlook에서 메일박스를 추가하는 방식과 크게 다르지 않습니다. 문제가 발생하는 경우 파일로 이동하여 정보를 선택하기만 하면 됩니다. 그러면 계정 설정이라는 탭이 표시되며, 다시 계정 설정을 클릭합니다.

이메일 옵션 창이 열리면 현재 이메일 계정을 강조 표시한 다음 변경을 클릭합니다. 이제 추가 설정으로 이동한 다음 고급을 클릭하고 추가를 클릭합니다. 이를 통해 사용하고자 하는 추가 메일박스를 입력할 수 있습니다.

Outlook을 소셜 미디어에 연결하세요

우리는 소셜 미디어의 시대에 살고 있으므로 다양한 유형의 소셜 미디어에 Outlook을 연결하는 것은 최신 정보를 유지하는 유용한 방법이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 People 기능이 Facebook, Twitter, LinkedIn 등에서 가져온 정보로 채워집니다.

이러한 계정 중 하나를 Outlook에 연결하려면 파일로 이동한 다음 정보를 선택하고 계정 설정으로 스크롤하여 소셜 네트워크 계정을 클릭합니다. 이를 통해 모든 연결을 관리할 수 있으며, 새 연결을 추가하거나 이전에 Outlook에 연결했던 계정을 제거할 수 있습니다.

Markup Hero로 Outlook에서 사진을 쉽게 주석 달기

Outlook은 훌륭한 이메일 플랫폼이지만, 때때로 이메일에 스크린샷, 사진 또는 스캔한 문서를 추가하여 추가적인 맥락을 제공하고 싶을 때가 있습니다. 예를 들어, 이메일에 주석을 달아 텍스트의 세부 사항을 설명하거나 동료에게 특정 작업을 수행하도록 지시할 수 있습니다. 이를 수행하는 방법은 여러 가지가 있지만, Markup Hero만큼 간단하고 효과적인 방법은 없습니다. Markup Hero를 사용하면 텍스트, 도형, 선 등을 사용하여 사진과 스캔한 문서에 주석을 쉽게 추가할 수 있습니다. 이메일에 첨부한 사진에 쉽게 메모를 추가할 수 있으며, 편집을 돋보이게 하기 위해 다양한 색상과 선 스타일을 선택할 수 있습니다.