알아야 할 Microsoft Teams의 15가지 팁과 요령

이 힘든 시기에, 국가들이 봉쇄를 겪고 조직들이 직원들에게 집에서 원격으로 일할 것을 요청하고 있을 때, 작업의 발전에 집중하고 파악하는 것이 다소 어려울 수 있습니다. 그러나 화상 회의 앱 및 원격 협업 도구와 같은 여러 앱과 서비스 덕분에 이 경험은 어느 정도 단순화될 수 있습니다. 그 중 하나가 Microsoft Teams로, 팀원들과 연결하고 프로젝트에 함께 작업할 수 있도록 해주는 통합 협업 및 커뮤니케이션 플랫폼입니다. 따라서 이 앱이 처음이거나 그동안 사용해왔던 경우에도, 이 서비스를 최대한 활용하기 위해 알아야 할 몇 가지 Microsoft Teams 팁과 요령을 소개합니다.

1. 배경 변경하기

재택근무를 하는 경우, 집의 모든 구석이 화상 통화에 적합하지 않을 수 있습니다. 하지만 Teams에서는 그럴 필요가 없습니다. 회의 중에 배경을 변경하여 지저분한 주변을 숨길 수 있습니다. 현재 Microsoft Teams는 기본 배경만 지원합니다. 배경을 추가하려면 화상 통화 중에 점 3개 버튼을 클릭하고 배경 효과 표시를 선택하세요. 오른쪽에 기본 배경 목록이 있는 배경 설정 메뉴가 표시됩니다. 여기에서 배경을 선택하고 미리보기 버튼을 눌러 설정과 함께 미리 볼 수 있습니다. 배경으로 설정하려면 선택하고 적용 버튼을 클릭하세요.

또한 배경을 변경하는 것 외에도, 화상 회의 중에 배경 흐림 기능을 활성화하여 배경을 숨길 수 있습니다. 이를 위해 회의 중에 점 3개 버튼을 클릭하여 추가 작업을 표시하고 내 배경 흐림을 선택하세요.

2. 몰입형 리더 사용하기

여러 대화 간에 많은 텍스트를 오가야 할 때, 때때로 꽤 지루한 작업이 될 수 있습니다. 다행히도 Microsoft의 몰입형 리더는 텍스트를 다양한 속도로 읽어주어 시간을 절약할 수 있습니다. 속도는 원하는 대로 변경할 수 있습니다. 또한 다양한 글꼴 크기, 색상 및 간격으로 텍스트를 표시하는 접근성 옵션도 제공합니다. 사무실 환경 외에도, 이 유틸리티는 난독증 및 난필증이 있는 학생들을 가르치는 데도 유용할 수 있습니다. 텍스트를 다양한 품사로 나누어 이해하기 쉽게 만듭니다. 이를 위해 메시지 옆의 점 3개 버튼을 클릭하고 옵션에서 몰입형 리더를 선택하세요.

3. 대화 번역하기

영어가 모국어가 아닌 사람들을 위해, 그러나 그들의 작업이 주로 영어로 이루어지는 경우, Microsoft Teams는 번역 기능으로 지원합니다. 메시지를 선호하는 언어로 번역하려면 대화에서 텍스트 옆의 점 3개 버튼을 클릭하고 번역을 선택하세요. 이제 텍스트가 선호하는 언어로 번역된 것을 볼 수 있습니다. 완료되면 동일한 프로세스를 따라 원본 텍스트로 되돌릴 수 있습니다.

4. 팀 또는 채널 즐겨찾기

동시에 여러 프로젝트에서 작업하는 경우, 특정 팀의 발전을 따라가는 것이 혼란스러울 수 있습니다. 이러한 경우, 팀이나 채널을 즐겨찾기로 표시하여 왼쪽 창의 맨 위에 있는 즐겨찾기 섹션에서 찾을 수 있습니다. 팀이나 채널을 즐겨찾기로 표시하려면 열고 점 3개 버튼을 클릭한 후 즐겨찾기를 선택하세요.

5. 업데이트를 위한 채널 팔로우하기

채널을 즐겨찾기로 추가하여 빠른 접근을 위한 정리된 섹션을 만들 수 있는 것처럼, 채널을 팔로우하여 빠른 업데이트를 받을 수도 있습니다. 이는 팀의 중요한 업데이트나 발전을 놓치고 싶지 않을 때 유용합니다. 채널을 팔로우하려면 열고 점 3개 버튼을 클릭하세요. 이제 옵션 목록에서 이 채널 팔로우를 선택하세요. 채널이 즐겨찾기로 표시되면 모든 업데이트에 대해 푸시 알림을 받게 됩니다.

6. 메시지를 읽지 않음으로 표시하기

채널은 팀원들과 다양한 발전에 대해 논의할 수 있도록 해주지만, 채널에 많은 사용자가 있을 경우 상황이 복잡해질 수 있습니다. 유용한 것이 빠르게 많은 메시지로 변할 수 있습니다. 이러한 상황을 피하기 위해, 우선순위가 높은 중요한 메시지를 읽지 않음으로 표시하여 나중에 다시 방문할 수 있도록 할 수 있습니다. 메시지를 읽지 않음으로 표시하려면 읽지 않음으로 표시할 메시지가 있는 대화로 이동하고 그 옆의 점 3개 버튼을 클릭하세요. 이제 팝업에서 읽지 않음으로 표시를 선택하세요. 검색 상자에 “ /unread ”를 입력하여 이러한 메시지를 찾을 수 있습니다.

7. 메시지 북마크하기

대화에서 메시지를 읽지 않음으로 표시하여 나중에 다시 방문하는 것과 마찬가지로, 대화에서 텍스트, 이미지 또는 기타 콘텐츠를 북마크하여 나중에 확인할 수 있습니다. 읽지 않은 메시지는 완료해야 할 작업을 상기시키는 데 유용할 수 있지만, 메시지를 북마크하면 자주 참조해야 하는 중요한 메시지나 콘텐츠를 저장할 수 있습니다. 메시지를 북마크하려면 대화로 이동하고 그 옆의 북마크 아이콘을 클릭하세요. 검색 상자에 “ /saved ”를 입력하여 북마크한 메시지를 볼 수 있습니다.

8. 리치 텍스트 메시지 만들기

때때로 메시지를 보다 효과적으로 전달하기 위해 텍스트에 대한 더 많은 제어가 필요합니다. 이때 리치 텍스트 편집이 필요하며 글꼴, 주석, 이미지 및 기타 사용자 정의 서식 옵션을 지원합니다. 리치 텍스트 메시지를 작성하려면 메시지를 보내고 싶은 채널을 열고 왼쪽 하단의 “ A ” 버튼을 클릭하세요. 이제 텍스트 창이 팝업되며 여기에서 메시지를 작성하고 서식을 지정한 후 보내기 버튼을 클릭하여 메시지를 전송하세요.

9. Teams에서 앱 통합하기

Teams의 USP 중 하나는 Office 365 앱 전체를 플랫폼에 통합할 수 있는 기능입니다. 따라서 팀이 주로 이러한 앱에 의존하는 경우 몇 번의 클릭으로 통합할 수 있습니다. 그러나 플랫폼이 다른 생산성 도구를 지원하지 않는 것은 아닙니다. 모든 요구 사항을 충족하기 위해 다양한 카테고리로 구성된 전체 앱 컬렉션이 있습니다. 팀에 앱을 추가하려면 팀으로 이동하고 점 3개 메뉴를 클릭한 후 팀 관리를 선택하세요. 여기에서 앱 섹션(팀 이름 아래)으로 이동하고 더 많은 앱 버튼을 클릭하세요. 이제 다양한 카테고리로 선택하거나 모두 검색 상자(앱 아래)에 쿼리를 입력하여 전체 앱 컬렉션을 볼 수 있습니다. 앱을 찾으면 선택하고 추가 버튼을 클릭하여 팀이나 채널에 추가하세요.

10. Outlook을 통해 팀과 채팅 공유하기

앞서 언급했듯이, Teams는 Microsoft의 앱 모음과 사전 통합되어 있습니다. Outlook도 그 중 하나입니다. Teams의 Outlook은 Teams를 떠나지 않고도 대화를 이메일로 공유할 수 있도록 도와줍니다. 이를 위해 대화로 이동하여 점 3개 버튼을 클릭하세요. 팝업에서 Outlook으로 공유를 선택하고 수신자 및 기타 관련 정보를 추가하세요. 마지막으로 보내기를 클릭하세요. 마찬가지로, 채널의 전체 대화를 같은 방식으로 이메일로 보낼 수 있습니다.

11. 언급으로 활동 필터링하기

팀 채널에 많은 사용자가 있는 경우, 논의 중에 메시지가 쏟아지는 것을 보았을 것입니다. 이로 인해 언급된 메시지를 추적하기 어려울 수 있습니다. 이러한 중요한 메시지를 놓치지 않기 위해 언급을 사용하여 대화를 필터링하여 필요한 메시지를 나머지 메시지와 분리할 수 있습니다. 이를 위해 활동으로 가서 오른쪽의 깔때기 아이콘을 클릭하세요. 이제 필터링할 유형 상자 옆의 점 3개 버튼을 클릭하고 언급을 선택하세요. 이제 활동 섹션에서 가장 관련성이 높은 콘텐츠(당신의 언급이 포함된)를 볼 수 있습니다. 또한 활동으로 가서 피드 옆의 드롭다운 버튼을 클릭하고 내 활동을 선택하여 한 곳에서 모든 활동의 자세한 목록을 볼 수 있습니다.

12. Teams 회의 녹화하기

종종 팀원들과 회의 중에 나중에 참조하기 위해 다시 방문하고 싶은 특정 사항이 있습니다. 이러한 경우, Teams는 회의를 녹화하여 나중에 오디오, 비디오 및 화면 공유 활동에 접근할 수 있는 기능을 제공합니다. 이 서비스는 녹화된 회의를 Microsoft Stream에 저장하여 팀 간 안전하게 공유할 수 있습니다. 진행 중인 회의를 녹화하려면 점 3개 버튼을 클릭하고 녹화 시작을 선택하세요. 완료되면 동일한 단계를 따라 녹화를 중지하세요.

13. 슬래시 명령 활용하기

특정 기능을 활성화하거나 다양한 설정을 조정하여 플랫폼을 원하는 대로 사용자 정의할 수 있지만, 운영 효율성 측면에서는 필수 작업을 신속하게 수행하는 방법을 마스터하는 것 외에는 할 수 있는 것이 많지 않습니다. 이때 슬래시(/) 명령이 등장합니다. 이름에서 알 수 있듯이, 이 명령은 슬래시(/) 문자를 사용하고 그 뒤에 명령이 옵니다.

일부 슬래시 명령은 다음과 같습니다 –

i. /goto – 팀이나 채널로 점프하는 데 도움

ii. /call – 누군가에게 직접 전화

iii. /chat – 누군가에게 빠른 메시지 전송

iv. /activity – 누군가의 활동 보기

v. /whatsnew – 팀의 새로운 소식 보기

vi. /mentions – 모든 언급 보기

vii. /saved – 저장된 목록 보기

viii. /unread – 읽지 않은 활동 보기

ix. /keys – 모든 키보드 단축키 목록 보기

x. /available (또는 away, brb, dnd, busy) – 상태 설정

추가적으로, 더 많은 명령을 보려면 검색 또는 명령 입력 창에 슬래시(/) 문자를 입력하여 지원되는 모든 슬래시 명령 목록을 확인하세요. 또는 Microsoft 지원 페이지로 이동하여 이러한 명령에 대해 더 알아보세요.

14. 단축키 마스터하기

슬래시 명령을 사용하여 다양한 옵션에 빠르게 접근하고 기본 작업을 수행할 수 있는 것처럼, 키보드 단축키의 힘을 활용하여 다양한 작업을 쉽게 실행하고 시간을 절약할 수 있습니다.

다음은 일부 키보드 단축키입니다 –

i. 검색으로 이동 – command + . 또는 Ctrl + E

ii. 이동 – command + G 또는 Ctrl + G

iii. 새 채팅 시작 – command + N 또는 Ctrl + N

iv. 설정 열기 – command + , 또는 Ctrl + ,

v. 파일 첨부 – command + O 또는 Ctrl + O

vi. 스레드에 답장 – R

vii. 중요 표시 – command + shift + I 또는 Ctrl + Shift + I

viii. 음소거 전환 – command + shift + M 또는 Ctrl + Shift + M

물론, 이는 Teams에서 사용할 수 있는 일부 단축키입니다. 지원되는 단축키의 전체 목록을 보려면 Office 지원 페이지로 이동하세요. 또한, 일부 단축키 조합은 웹과 앱에서 다를 수 있으므로, 도움을 받기 위해 단축키 링크를 참조할 수 있습니다.

15. 봇 사용하기

Microsoft Teams는 봇을 지원하며, 이는 특정 작업을 자동화하거나 일상적인 작업에 대한 도움을 주는 도구입니다. 예를 들어, 봇은 회의의 의제를 확인하거나, 알림을 설정하거나, 보고서를 조회하는 것과 같은 간단한 작업을 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다. 모든 작업을 Teams를 떠나지 않고 수행할 수 있습니다. 여기에서 인기 있는 봇을 찾거나 요구 사항에 따라 인터넷에서 찾을 수 있습니다. 또한, 봇에 대한 더 많은 제어가 필요하거나 더 깊은 자동화 작업을 수행하고 싶다면, Microsoft의 사용 방법 가이드를 사용하여 자신의 봇을 만들 수 있습니다.

보너스 팁: Zoom을 화상 회의 및 원격 협업을 위해 Teams와 함께 사용하는 경우, 두 서비스 간의 협업 통합이 최근에 발표되었습니다. 이제 회의를 참석하거나 관리하기 위해 앱 간에 전환할 필요가 없습니다. Teams에서 Zoom 통합을 활성화하려면 왼쪽 상단 패널의 점 3개 버튼을 클릭하고 더 많은 앱으로 이동하세요. 이제 다양한 앱 컬렉션이 표시됩니다. 여기에서 앱 아래의 검색 상자에 Zoom을 입력하세요. 이제 앱을 선택하고 추가 버튼을 클릭하여 팀이나 채널에 추가하세요. 완료되면 단 한 번의 클릭으로 Zoom 회의를 시작하거나 참여할 수 있습니다.

이것들은 Microsoft Teams에서 경험을 더욱 향상시키고 작업을 보다 효율적으로 수행하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 팁과 요령입니다. 따라서 시간을 절약하고 더 많은 주의를 요구하는 작업에 투자할 수 있습니다.