10 Recursos pouco conhecidos do Microsoft Excel

A ferramenta inigualável de manipulação de dados e organização de estatísticas, Microsoft Excel, é sem dúvida um aplicativo que economiza tempo, mas assim como suas ferramentas irmãs Word e PowerPoint, também possui alguns recursos ocultos. Ao saber quais são, você pode aproveitar mais este aplicativo.

Importar estatísticas de websites

Ao inserir figuras em gráfico de um website, no Excel, você não precisa necessariamente se preocupar em copiá-las e colá-las manualmente. Em vez disso, você pode simplesmente importar as estatísticas de sites. Para fazer isso, se você estiver usando o Excel 2010, vá para Arquivo, clique em Abrir e insira o endereço na barra de perguntas.

Curiosamente, existem muitos recursos desse tipo presentes no Excel 2013. Primeiro de tudo, você pode definitivamente puxar dados da sua conta SkyDrive ou SharePoint, se necessário. Para fazer isso, vá para Arquivo| Abrir| e clique no sinal de mais que diz “Adicionar um Local”. Se você quiser pegar a tabulação de uma página da web específica, clique no menu “Dados” na barra de ferramentas e, à esquerda, clique em Da Web. Ele então pedirá o URL daquela página; tenha em mente que pode levar um minuto ou dois para buscar dados do site. Além disso, você também pode importar estatísticas de tabelas SQL, arquivos XML e vários outros lugares, conforme mostrado na imagem abaixo.

Colar especial para realizar cálculos em lote

Manipular dados em algumas linhas e colunas não é uma tarefa tediosa, mas quando você precisa realizar algumas operações matemáticas em um grande número de células e linhas, isso com certeza não é fácil. É aqui que o Colar Especial entra em cena.

Você pode encontrá-lo na barra de menu Colar, ou pode acessá-lo diretamente do seu teclado pressionando Alt + Ctrl + V. Ele ajuda você a inserir apenas os valores que você copiou e não todos os códigos inúteis que vêm junto com isso.

Transformar linhas em colunas e colunas em linhas

Suponha que você confundiu linhas com colunas e percebeu isso apenas depois de causar danos suficientes. Existe uma maneira de corrigir isso? Bem, aparentemente, há uma maneira de transpor a posição das células e corrigir sua posição. Para fazer isso, selecione as células novamente, clique no pequeno triângulo no ícone de colar, vá para Colar Especial e marque o botão Transpor.

Personalizar a área de impressão

Ao contrário de imprimir um documento, obter uma cópia impressa de arquivos de planilhas é um pouco complicado. Seguindo as configurações padrão, você quase sempre terá suas tabelas fora da folha. Uma coisa inteligente a fazer é usar a Visualização de Quebra de Página para verificar como suas tabelas serão impressas. Se você quiser ter uma palavra sobre quais células devem ser impressas, pode arrastar para incluir ou excluir células; dessa forma, você pode incluir apenas as células que deseja que sejam impressas.

Obter os Sparklines

A tabulação e formatação usuais em Planilhas são notáveis, mas é um pouco confuso de entender se você está com pouco tempo. Tente adicionar Sparklines à sua planilha para que suas estatísticas façam sentido mesmo à primeira vista. Para obter os Sparklines, selecione as células, vá para o menu Inserir na barra de ferramentas e selecione Sparklines.

Remover duplicatas

A redundância é outro problema comum que você pode encontrar ao importar estatísticas de fontes. Felizmente, o Excel pode ajudá-lo a corrigir isso; basta selecionar a tabela, ir para a guia Dados e clicar em Remover duplicatas. Uma janela aparecerá pedindo as colunas e linhas nas quais você deseja verificar as entradas duplicadas.

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Somar, contar e calcular a média sem usar nenhuma fórmula matemática

Se você quiser saber algumas coisas básicas, como a soma dos elementos de algumas células, sua média e contagem, você não precisa necessariamente usar nenhuma fórmula matemática para isso. O Excel possui esse recurso onde, se você apenas selecionar as células, ele exibirá os resultados na parte inferior da janela do Excel. Ao clicar com o botão direito na barra de status, você também pode habilitar alguns outros tipos matemáticos, como mínimo, máximo e contagem numérica.

Fique de olho nas células

Uma coisa realmente irritante ao trabalhar com documentos de Planilhas é que, à medida que o tamanho da folha aumenta, é difícil manter toda a folha em uma tela. Claro, você pode aumentar e diminuir o zoom, mas isso também tende a elevar o nível de aborrecimento. É aqui que o Janela de Observação entra em cena. Este recurso do Excel permite que você divida sua folha em várias partes. Então você pode separá-la e continuar seu trabalho nela.

Para obter a Janela de Observação, vá para a guia Fórmulas no menu da barra de ferramentas e clique no botão Janela de Observação. Após uma janela redimensionável aparecer, defina o intervalo de células com o qual você deseja trabalhar.

Mostrar todas as fórmulas

As células, por padrão, mostram apenas o resultado das fórmulas em vez de mostrar as fórmulas utilizadas. No entanto, muitas vezes você precisará verificar a fórmula que usou ao revisar o documento. Para ver as fórmulas funcionando nos bastidores, selecione as células e pressione Ctrl e a tecla menos (-). Uma boa coisa sobre tudo isso é que, quando você pressiona essa combinação, as células que você escolheu automaticamente se ampliam, o que ajuda você a ter uma melhor visão de células tão pequenas contendo tantas expressões.

Tirar instantâneas

Um dos recursos mais práticos do Excel é sua utilidade de câmera. Embora escondida da vista, essa pequena utilidade pode ajudá-lo a tirar instantâneas de células. Para usar esse recurso, você precisará adicioná-lo à Barra de Ferramentas de Acesso Rápido (veja a imagem abaixo). Clique naquela pequena seta e selecione “Mais Comandos”, role para baixo as opções de “Escolher comandos de” e defina como todos os comandos. Depois de fazer isso, localize a opção Câmera e clique duas vezes nela, e selecione Aplicar a essa janela. Você verá um ícone de Câmera na parte superior da sua tela, selecione-o e agora selecione as células das quais deseja tirar as instantâneas. Essas capturas de tela serão armazenadas na sua área de transferência e você pode colar isso em qualquer célula ou criar uma imagem dela a partir de qualquer ferramenta de edição de imagem.